17--采购控制程序B0.doc

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二阶文件
公司管理制度
编号/版本
FY-QEOP-17/B/1
生效日期
2015-03-01
采购控制程序

编制： 日期：

审核： 日期：

批准： 日期：
修订记录
版 本
修订内容
修订人
日 期

采购控制程序
编号
FY-QEOP-17
版本/状态
B/1
页数
64/141
1.0 目的
对供方的选择及物资采购的申请、计划、审批及实施采购等过程进行控制，确保采购物资及分包方的服务符合规定要求。
2.0 适用范围
适用于本公司提供服务活动的供方的选择及物资的采购。
3.0 职责
3.1 行政人事部组织对采购产品供方进行选择，对其资质、服务质量等进行评价，并对已批准的供方进行质量跟踪与重新评审。必要时，采取招标方式。
3.2 管理者代表及公司质量管理主管领导负责对物业管理服务项目外包供方进行审核，并组织对供方进行的年度复审。
3.3 总经理确认并批准供方。
3.4 提出采购的部门制定《采购计划》或填写《物品申购单》，由部门负责人审核后报公司主管领导批准。
3.5 采购员按公司采购程序规定实施采购。
4.0 工作程序
4.1 供方的选择和评审。
4.1.1 物资供应商的选择。
4.1.1.1 对物资供应商的选择和评价应从以下几方面进行,并由全体参评人员根据产品/服务的影响程度和所承担的风险,形成评审记录,进行总体评价：
a) 供应商的资质（包括营业执照、法人证明书和委托书等），以往与其在业务交往时的信誉情况；
b) 供应商的质量保证能力或质量管理体系的现场评价；
c) 供应商的品牌；
d) 产品样品的评价；
e) 对比类似产品使用的历史情况；
f) 对比类似产品的试验结果；
g) 供应商售后服务状况；
h) 产品的性价比等。
i) 特殊商品，如农药等需特许经营许可证。

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FY-QEOP-17
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B/1
页数
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4.1.1.2行政人事部在对物资供应商进行评审后应进行记录，并将两家以上入选的供应商的评审记录报管理者代表、公司物业管理主管领导审核及总经理批准。
4.1.2 物业管理项目分包方的选择
4.1.2.1对物业管理项目分包方的选择和评价应从以下几方面进行：
a) 分包方的资质（包括营业执照、相应的资质证书等）， 以往与其业务往来的信
誉情况；
b) 分包方的质量管理体系情况；
c) 分包方的技术力量、人员资质；
d) 服务价格；
e) 服务质量方面的承诺等。
4.1.2.2质量管理部在对物业管理项目分包方进行评审后应进行记录，并将入选的分包方评审记录报管理者代表审核及总经理批准。
4.1.3 合格供方的年度复审。
4.1.3.1 管理者代表每年年末组织对现行物资供应商及合同期在二年以上的分包方进行
一次年度复审。
4.1.3.2 对合格供方进行的年度复审的内容应包括：
a) 与供方的沟通；
b) 供方服务人员资质状况；
c) 供方提供服务的业绩；
d) 供方提供物资或服务的质量状况；
e) 各部门对相关供方工作的检查和评定记录。
（注：提供一次性服务的供方无需进行年度复审。）
4.1.4 行政人事部应制定相应的工作规程对物资供应商提供的物资进行检验及管理处对分包方提供服务的过程进行控制、验收，以确保供方提供的物资和服务达到规定要求。
4.1.5 对于供方在日常服务过程中出现的不合格，行政人事部和管理处应及时通知供方，必要时应与相应的供方召开协调会，分析出现不合格的原因及应采取的措施，以利于双方的长久合作。
4.1.6 凡在评审中确定没有达到合同要求的分包方，经总经理批准，以下列方式处理：

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a) 物资供应商：取消其合格供方资格；
b) 分包方：未实现服务承诺，对顾客造成严重影响的应取消其合格分包方资格；
能满足服务需求，但存在服务质量不稳定的，要求其限期作出整改；如未能在限期内改进的，应终止承包合同，取消其合格分包方资格。
4.1.7 行政人事部和质量管理部建立合格产品和分包服务供方档案，并将《合格供方一览表》按受控文件的方式发放到管理者代表和相关部门。合格供方档案包括在选择、评价与重新评审供方时相关的资料。
4.2 物资的采购
4.2.1 计划性采购
4.2.1.1 仓管员根据物资库存情况，作出下月补充物资采购计划。
4.2.1.2管理处各部门主管每月下旬制定下个月的物资采购计划，说明物资的名称、型号、规格、数量等（如有特殊要求，须说明）。
4.2.1.3各部门将月份物资采购计划交本部门负责人审核后，由行政人事部汇总报公司主管领导批准。
4.2.1.4批准后的采购计划由行政人事部采购员负责采购大件或贵重物品，其余可委托管理处自行采购。
4.2.2 零星采购
4.2.2.1各部门需要零星采购物资和计划外的物资时，先填定《物品申购单》，说明物资的名称、型号、规格、数量、用途等（如有特殊要求，须说明）。
4.2.2.2按上述4.2.1计划性采购条款的程序申报和执行采购。
4.2.2.3 采购人员一般在合格供应商处进行采购如有急需等特殊情况，经批准后也可在其他供应商处对实物质量进行验证后购买。
4.2.3 采购回来的物资交仓管员办理入库验收手续并作记录。
4.3 分包方的管理
A、分承包方应自觉按照合同内规定的项目进行，逐项按程序完成工作。
B、 分承包方每次工作完毕必须让管理处各主管签字确认。
C、 如果分承包方没有按合同条款执行，各管理处可以不签字确认，经总经理批准，
可取消该分承包方的资格。
D、 服务质量不稳定，要求分承包方在一定期限做出整改，如未能在规定定期限内改进的，取消其分承包方的资格。

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4.4 采购产品的验证
4.4.1 物资的验证
4.4.1.1 仓管员依据审批后的《物品申购单》以及各类物资的验收标准，对所采购回的物资进行入库检验。
4.4.1.2验证根据情况可采用核对数量、外观检查和合格证检查等方式。
4.4.1.3对涉及安全性能的产品如电器类、水暖器材、消防用具类、绝缘材料类、化工原料类必须要有合格证；对小五金类、标准件类和其它杂项类应核对规格、型号和数量与采购文件是否一致，外观和包装有无破损，必要时进行功能测试。
4.4.1.4对批量采购回的物品，采取抽检的方式进行检验，对数量超过10个（含10个）的物品按总数的10%抽取，对零星采购的或数量少于10个的物品按单个进行验证。
4.4.1.5对急需使用的来不及检验的物品，由部门负责人或其授权人员签名后，可予以紧急放行，放行部分要有明确标识，没有放行的部分应按常规进行检验。
4.4.1.6验证结果由仓管员进行记录和保存，对验收中发现的不合格品按《不合格品控制程序》进行处理。
5.0 相关文件
《质量手册》 第7.4章
6.0 相关记录
《供方评审表》
《物品申购单》
《合格供方一览表》

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