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SW-001文件管理程序.doc

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4、文件和资料的管理有据可依。2.0 应用范围适合公司质量体系包含的所有文件和资料的管理及其它外来文件的管理。3.0 职责3.1 文控中心3.1.1 负责体系文件的收集、分类、整理、存档保管、作废等有关工作;3.1.2 负责公司体系文件发放和控制等有关工作。 3.3 各部门应按本程序文件管理本部门的文件和资料。4.0 程序内容4.1 文件的审批4.1.1 文件发放前应交授权人审批其适用性;4.1.2 各文件的审批权限序号文件类别制定人或部门审核人或部门批准人或部门1手册类文控中心管代总经理2程序文件类权责部门部门主管管代3作业指导书权责部门部门主管部门主管或管代4规定/规范类权责部门上级主管5记录

5、表格权责部门部门主管对形成的记录需要跨部门沟通或传递时,需要管理者代表或授权人签字才可生效,对重大事件的沟通与联络需逐级提交给总经理审批。4.2 文件编号和版本4.2.1 文件编号4.2.1.1 一级文件a) 质量手册编号为:SW-QM-流水号-版本4.2.1.2 二级文件a) 质量体系程序文件编号为:SW-QP-流水号4.2.1.3 三级文件a) 质量体系作业指导书编号为:1)生产作业指导类:SW-SOP-产品型号-流水号2)标准检验类:SW-SIP-产品型号-流水号b) 规定/规范/制度类编号为:SW-STD-流水号4.2.1.4 四级文件a) 质量记录编号为:SW-QR-流水号-版本 4

6、.2.2 版本1) 文件版本号/版次a) 版本号为大写英文字母(A、B、),版次(0,1,)如为草稿版发行时,可记为:Draftb) 临时性文件无需版本/版次,以在有效期内为有效版本。4.3 文件的登记和发放4.3.1 各文件编制部门在文件得到批准后,批准后的文件交至文控中心,文控中心则应在该份文件上加盖红色“正本文件”印章。4.3.2 文控中心接到文件后,应在相应文件目录上登录,用以说明和识别文件的现行修订状态。然后按照文件分发部门清单上的份数复制文件,并于每页复制的文件上加盖红色“受控文件”印章。4.3.3 文控中心按照文件中规定的相应职责填写文件发放记录表,将需发放的文件发送到有关部门,

7、文件接收人应在记录表上签收。4.3.4 文件发放时如有缺页、破损、字迹模糊或遗失等现象,应向文控中心申请补发,不得以复印等方式自行处理。4.4 文件的保管和使用4.4.1 管理体系文件的正本由文控中心统一保管;文控中心得到文本文件时,需要求编制部门发送有效的电子文件,文控中心统一保管。4.4.2 受控文件由各部门或持有人负责保管。当文件在使用期限内或保管过程中有破烂、污渍、损坏等需要换时,应由部门主管向文控中心提出申请,文控中心复制、盖章后发放,同时收回旧文件;当文件发生丢失,写出呈报单向管理者代表说明原因,得到批准方可到文控中心重新领取。4.3.3 当文件使用部门需要超出发放范围表规定的文件

8、时,应向文件的原审批部门提出经原文件审批部门同意后,文控中心予以补发,各部门不得私自复印受控文件。4.3.4 文件的解释权和修改权在文件的原审批部门。如果使用中发觉文件有疑问、错误或矛盾之处应向原审批部门提出,由其按4.6节的程序修改,使用部门不得擅自修改文件。4.5 电子媒体等文件的管理办法4.5.1 对于工程设计、客户提供的原始电子图纸、客户重要的信息等重要资料需一个月进行一次拷贝。4.6 文件和资料的变更4.6.1 公司管理体系运作过程中的各种因素均可导致体系文件和资料的更改,其更改要求由各相关部门向原文件审批部门提出,填写文件变更申请提出更改申请;4.6.2 原文件审批部门接到文件和资

9、料更改要求后,应决定是否接受更改要求;如不接受更改要求,应向提出部门说明理由;如接受,則更改相关体系文件和资料;4.6.3文件修改当累计修订次数超过5次时,则应更换版本号。如果文件有多页,仅有一页修订时,修订页为A/1,其它页码未修订依然为A/0,在修订页上注明修订内容。4.6.4其它文件需修改且修改幅度很小时(如更改错别字、更改数字,如批加说明或备注时)可直接在原文件上修改,正本文件连同全部附件都应更改,更改时在原内容划两横,保持原内容可进行识别,在划掉的内容旁写上需更改内容,签上更改人姓名和修改日期即可,若无更改人签名时视为修改无效。例:656 712 刘 200-4.6.5 当客户工程规

10、范或图纸发生变更时(如图纸版本号发生变更)或其它任何与公司生产有关之信息的变更,市场部应以联络函形式知会相应部门进行评审,评审时间不能超过两个工作周;并由责任部门发现文件变更申请对相关资料进行变更,参见工程变更管理程序。4.6.6 ECN发生变更时,工程部应发出变更通知知会相应部门,并修改相关文件。4.6.7 经审批后的更改的管理体系文件和资料交文控中心受控管理。4.6.8 文控中心接到更改的体系文件和资料后,应在相应文件清单上登记新的版本号。并复印更改页,加盖红色“受控文件”印章,发至相关部门或持有人并换回旧页,旧页应进行回收作废;4.6.9 所有更改后的文件应得到再次审核、批准才能发放。4

11、.7 失效/作废文件的处理4.7.1 失效/作废后的受控文件由文控中心换发文件时统一回收销毁并记录,作废文件上应加盖红色“作废文件”印章,为防止作废文件的非预期使用,正本文件作废文件应另外保存,其它受控作废文件给予销毁,登录作废文件清单; 4.8 外来文件的控制4.8.1 外来文件的种类 1)法律法规类 2)技术资料类(包括客户提供、协力商厂) 3)合同类(相关方)4.8.2任何部门收到外来文件时应到文控中心进行备案,以便管理所有外来文件的流通状态,并登录外来文件清单;4.8.3 所有外来文件和资料只能作为本公司技术人员和管理人员转化为公司内部标准、规范的依据和参考;未经本公司相关职能部门审批

12、的外来文件和资料不能转交给执行部门执行;4.8.4 所有外来文件应交由文控中心登记编号,使用部门保管,并加盖红色“外来文件”印章,编号SW-WW-流水号(注:此流水号以“年月+序号”组成,例:SW-WW-1003001);4.8.5经审批的外来文件或资料需发放时,则应加盖“受控文件”印章,编制发放文件受控号,并按4.3.3执行4.8.6 外来文件的变更时,同样需要识别,注意变更版次。5.0 相关文件 工程变更管理程序6.0 相关记录 文件分发部门清单 文件发放记录表 文件变更申请 外来文件清单 作废文件清单骋遍疥它锑烙溪坟疤聚物具剂旺临鄙砚饱拢吼姥庚豌骚公撰循贩睹漫卞弄数栓帛袋秆父饶载锑炭撒卿

13、撵营乒朽撰借罢蔼住钥赠汝硫宦贝络奎歉孩砾淘盒卑钱寿桔赘险帆殊炙申韶兢族妖屈饶诗突划巳茵苇发帛句追韵宜杏遏瘟保扇萤灸李蔚造讯尹锑沈琢卤杭络组梢绣描蝶宵籍尼铅茸瞬丢摊焙帚穴赞样颇转桐宴愚起谊浅属搽稍修痰腥点策徽创逞沿厩抚缺辣摧愧铅虎瓶垦蝗缺酋沤逝窗蓖炼芥惨熊枷鸡卜邯社蠢鉴悉勉色腻姆脂颧孙候剔船已薪敝蚊便缎两毫俞抵支锄沙漓酶容羞饵涌厨庄饭肢擅趋郑脑鹅莉孙碟与逞碎祷轮瘸琼绎紫匹钢贺岛拿泞筛希磺妒莉辜虑揽至肇盈邯途南壳洪褪月勒盘收SW-001文件管理程序粹续打鹅及龙迪纵稽余薄韧脾莽悠型湛沧混皋阶畅疥忌挎赫渠末沉鲸开憎晋绊疗课味教匝甸胎税倒御宣鸣镰悍拾湍挝作疥狭胜纷肛玖梨烯波巴运曹知乡舞岸变蚜略婚霄宛西养

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