公司采购制度及流程-(1).doc

物资采购支付管理制度

目 录

第一章：总则------------------------------------------
第二章：物资采购具体内容-----------------------------
第三章：采购业务原则和权限管理-----------------------
第四章：采购流程-------------------------------------
第五章：申请付款基本流程-----------------------------
第六章：预付款及定金管理-----------------------------
第七章：应付帐款管理---------------------------------
第八章：附则-----------------------------------------
第九章：附件-----------------------------------------

第一章： 总 则
为了规范公司采购业务流程，防范采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常生产经营活动，降低采购成本和付款风险，特制定本制度。
第二章： 物资采购具体内容
一、本制度所指采购物料具体指：
1、日常办公用品、耗材：笔、打印纸、笔记本等。
2、办公设备及交通工具：电脑、打印机、复印机、扫描仪、硬盘、汽车等。
3、生产设备:所有生产用的机器、工治具等。
4、办公家具：桌椅、文件柜、保险柜等。
5、接待用品：水果、烟酒、礼品等。
二、本制度所需招标的支出具体指：
1、大设备支出。
2、工程项目支出。
3、房屋建筑物支出。
第三章：采购业务原则和权限管理
一、采购业务原则
1.公司所有采购业务均由相关对口采购人员负责。
日常办公用品、办公家具、接待用品由办公室(人力资源部)负责;
生产设备及其他由采购部负责.
2.供应商的选择应遵循三家报价的原则，如为单一供应商或独家供应商，采购部门必须加以说明或解释；
3.合同管理原则，需要招标的采购必须按照经济合同管理制度与供应商订立采购合同；
4.为了节约采购成本和提高采购效率，一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购，寻找供应商并签定年度供应协议，减少紧急采购；
5.年度供应商每年由采购部门及相关部门共同评估，决定是否更换供应商；
6. 采购货款除小额（1000元以下）采购外必须通过银行结算；
二、本公司应按以下采购权限进行采购：
1.公司采购部是负责物品采购的管理部门。
2.在保障服务和节约成本的前提下，采购的物品一般到指定定点采购,特殊情况报请主管部门批准采购。
3.招标项目采购支出，须经公司招标委员会进行招标，后由采购部执行采购。
4.公司各部门协助采购并监督和审查各采购活动。
第四章：采购流程
一、物资采购流程
预算审核采购申请
部门负责人审批采购申请
公司负责人审批采购申请
物资申请人填写《采购申请单》

是否招标
公司采购部进行采购
仓管员/质检部进行验收

招标委员会
填写《入库单》进行入库
是

采购员执行申请付款流程
公司采购部进行采购
公司进行招标，选定供应商

二、招标流程图
招标小组
采购部
潜在单位
投标/中标单位
第三方机构
确定中标单位
开标
确定标底
确定投标方人选
审 批

制作或委托第三方制作招标文件和标底
向中标单位发中标通知书
接受整理投标文件
汇总登记单位资料，提交确定投标方人选
发布招标公告
邀请潜在单位
制定招标计划

中标签约
领取招标文件
领取并登记
资格预审文件

制作招标文件、标底

三、物资采购流程管理
1.采购申请
1.1公司各部门所需物品均由各使用部门提交采购申请，物品请购需填写“物品采购申请单”。
1.2使用部门应尽量提前提出采购申请，给与采购部门足够的采购时间，采购部门应在合理的采购时间内及时完成采购任务；
1.3 使用部门按照采购流程完成采购申请单的相关审批后传递到采购部。
2.选择供应商并订购
采购部应每年召集有关部门选择合适的供应商,对其资质\质量\及生产规模注册资金进行实地考察,对所需物品选择至少两家供应商，对采购物品询价对比，确定供应商后签订当年供应合同。
2.1采购部接到请购单后，应对采购申请进行严格审核，制定采购计划，无定点采购的一般物品遵循“三家比价”原则选择供应商进行采购；
2.2采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容；
2.3不能在请购部门约定时间内到达的，采购员需及时通知以便请购部门及时调整应对方案。采购员必须监控采购订单的完成情况，每天定时检查未完成请购单。
2.4采购物资出现质量问题或需要维护时，采购人员需及时配合相关部门与供应商联系。
3.验收
3.1采购货物到达后，采购人员应立即通知检验人员按照采购申请单与到货进行认真核对,对其主要部件的质证书的内容及外观质量进行检查，根据验收结果填写外购入库单通知办理入库相关手续.在验收时，如出现与采购申请不符的，应如实做出相应记录，并填写书面报告报采购部退货处理。
3.2仓库管理员需当场与相关人员交接和验收，并记录相应的验收记录，需要专业部门进行验收的，入库单上需要有专业人员的验收签字。
4.付款
采购部每月定期向财务部提交需支付的采购费申请。
财务部在收到采购部递交的有关文档时，必须及时做好以下审核工作：
4.1检查所有表单是否填写完整，是否经适当审批；
4.2审核需要三家报价的采购项目是否有三家报价，有关证明文件是否有效、选择供应商的理由是否合理；
4.3是否签订并存档采购合同。
4.4若发生退货情况，采购人员需及时与财务进行沟通，并负责款项的讨回事宜。
第五章：申请付款基本流程
申请付款基本流程

公司负责人审批
采购人员填写《付款申请单》
部门负责人审批
会计审核合同付款及发票情况

财务负责人审核

出纳付款会计入账

第六章：附则

一、本制度解释权归公司财务部。

附件一：
物品采购申请单

单号
使用部门： 请购日期： 年 月 日
序号
名称
厂家
规格型号
单位
数量
需用日期
执行标准
1

2

3

4

5

6

7

部门负责人 经办人
附件二：
材料采购申请单
请购部门

请购日期

申请人

设备名称

到货时间

序号
规格型号
执行标准
数 量
备注

部门负责人审核意见：

签字： date： 年 月 日

公司负责人批准意见：

签字： date： 年 月 日

附件三：
付 款 申 请 单
日期： 年 月 日
收款单位：
开户银行

银行账号

货币币种

付款方式

申请付款金额
（大写）： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 （小写）：
付款说明：
合同付款条款及相关发票情况：

会计：
公司负责人 财务负责人 经办人

苗木供应合同书

甲方：
乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃
经甲乙双方协商同意， 　（以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发[2010]205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：
一、 苗木数量：
二、 苗木规格：胸径15cm以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。
三、 苗木价格：每株计人民币
四、 该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（ ）
五、 付款方式：任务完成后，10日内一次付清。
六、 有关事项：
1、 土球规格：苗木所带土球直径1.2米以上，厚度60cm以上，卸车前完整不破裂。
2、 包装规格：土球包装腰带无间隙宽度12cm以上，纵扎草绳间隙在2cm以下。绳杆高度40cm，缠冠高度2米。
3、 所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。
4、 乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。
5、 苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。
六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。
七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。
八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二0一0年十二月