采购过程与合同管理.doc

2011年5月采购过程与合同管理复习资料第一章：合同概述1.1合同的概念和功能p11.采购合同定义：合同是采购与供应双方所达成的受法律约束的协议。合同法定义：合同是平等主体的自然人，法人和其他组织之间设立，变更，终止民事权利和义务关系的意思一致的协议；广义:合同是指任何确立当事人权利义务的协议，包括民事合同，行政法，劳动法灯所有法律部门的合同关系；狭义:合同是指民事上的合同，是确立，变更和终止民事法律关系的协议；2.合同的功能：l 规定买卖双方的权力和义务l 阐明协议中的详细内容l 说明所依据的法律l 明确买卖双方之间的责任1.2合同的形成1.主要条款：p3：支付条款；违约；争议处理；2.形成合同的环节：p4l 确定规格l 说明所要求的交货/完成日期l 估计所需的数量l 提供交货地点的细节1.3合同的要素：p6l 要约（协议）l 承诺（协议）l 对价l 设立法律关系的意图1.要约：概念：表示一种建立法律关系的意愿，如果被接受，要约人将受其内容的约束。1）可口头约定或书面确定，也可以通过要约人的行为默示；2）要约被接受后可以转换成为协议的一部分；要约与要约邀请的区别（重点掌握）p61）要约约要求不属于要约，不能称为协议的一部分；2）要约邀请的例子：广告宣传，货物展示，目录和价目表，请求和提供信息：1）请求不是要约；2）但请求后提供详细信息的属于要约，提供比较简单的信息不属于要约；拍卖：1）拍卖人发出要请属于要约邀请；2）出价人出价属于要约；3）拍卖槌落下表示承诺；悬赏：悬赏广告是对公众的发出要约，要求人们对其承诺；2.承诺和反要约：明确什么是承诺、反要约。P91）承诺是对一个有效要约的确认；2）承诺可以通过口头，文件，行为确立；3）承诺必须明确而不含糊；4）反要约不会产生承诺，是对原要约的拒绝，大多数情况下具有取消原要约的3.对价：（买卖合同双方所提供的权力和义务是对等的并且具有一定的价值）p11对价(consideration)原本是英美合同法中的重要概念，其内涵是一方为换取另一方做某事的承诺而向另一方支付的金钱代价或得到该种承诺的承诺。指当事人一方在获得某种利益时，必须给付对方相应的代价。l 对价必须具有一定价值，一个将要履行的许诺（未完成的对价）或将要支付的许诺（已完成的对价）足以构成一个对价。l 对价必须既有真实价值，但不需要充分对价；l 不充分的对价可能造成对价不真实或者欺诈；l 对价要合理合法；l 对价必须由接受承诺的当事人做出；l 英国法律规定：若某一方没有价值则不构成合同，对等的，必须具有价值。1.5合同的形式：重点掌握书面形式p14l 口头形式；指当事人用语言与意识表示订立的合同；一般用于交易额较小的日常生活中经常采购项目；l 书面形式；指用文字表现当事人订立的合同形式；如书信，传真，电子数据等，一般用于复杂的合同，如商业合同等，土地交易，股份转让，租买合同等必须采用书面形式；l 其他形式；如行为形式，特殊情况下，合同必须通过行为才能成立，如超过三年的租赁合同。第二章 法律对合同的影响2.1货物销售合同法：1979年英国货物销售合同法的重要条款p21重点掌握l 所有权：默示条款，卖方必须拥有所售货物的物权；l 说明书：默示条款，买方提供的货物必须与货物说明书一致；或者按照指定的形式或提供的规格供货。l 令人满意的品质（掌握必需具备的条件p22）:默示条款；货物必须具有令人满意的品质；定义：如果货物的说明书，价格和一切其他有关情况都能符合一个正常人的满意标准，该货物将认为具有令人满意的品质，包括：1）货物须适合其用途；2）外观和漆料；3）允许存在微小瑕疵；4）安全性；5）耐久性；以下情况，该默示条款将不再发生作用：1）货物的各种缺陷在订约前已特别提醒买方注意；2）买方在订约前已对货物进行检验，而货物缺陷经过检验本来是可以发现的。3）在凭样品买卖的合同中，货物缺陷在对样品的检验中就可以轻易发现；l 适用性：如果买方已明示或默示地告知对方其购买货物的特定用途，则对卖方存在这样的默示条款：所提供的货物必须合理地适合买方的用途，除非情况表明买方不依赖卖方的技能和判断，或依赖卖方的技能和判断力是不合理的。l 凭样品买卖的条款：有下列默示条款：1）所有货物必须与样品相符；2）买方应有合理的机会将货物与样品进行比较；3）货物不应存在通过对样品进行合理检验所不能发现的使其丧失满意性的瑕疵。第三章：合同条款（重点章节）3.1条件条款和保证条款p31定义:1）条件条款：是主要条款，它构成合同的根基。2）保证条款：是附属于合同主要目的的附则。区别：1）违反条件条款，无论程度多轻，买方具有取消合同并诉请退还采购价款的权利，同时还可以对任何损失后果要求损害赔偿；2）当事人一方违反保证条款时，无过错方只能要求损害赔偿，无权解除合同；3）任何条款都可以成为条件条款，但要通过明示的书面形式将它作为条件列入合同。在实际中：条件条款和保证条款要根据意思判断，没有格式区别。3.2其他条款（理解）A:免责和限责条款被应用于标准格式合同中的意义p33-34重点掌握1）将该类条款列入合同中的一方当事人在发生其负有责任的特定事件时，可以通过这类条款免除或限制自己本应该承担的责任；2）但被实施前必须满足两个条件，一是必须能够列入合同，二是必须在所有情况下公平合理3）若没有明确规定，但能从双方当事人以前的交易习惯中得以推断，仍然可以发挥作用；4）由于疏忽导致的人身伤害责任不能被免除。B:预定损害赔偿条款和惩罚条款；1）预定损害赔偿条款是对预计损失所做的如实估计；2）惩罚条款是为威慑对方当事人必须遵守合同而预先设计的，具有惩罚性；3）条款的称谓不重要，法院将判定他是属于预定损害条款还是惩罚条款；4）惩罚条款不可以实施，将被合同排除（留待原告依正常途径去诉请未加预定的损害赔偿），但损害赔偿条款可以实施；5）如果预定损害条款是不可实施的，那么不管实际损失多少，都会限制损失的足额挽回；C:所有权保留条款；在某些条件得到满足前，如付款前，卖方可以努力防止货物所有权转移。3.3条款之战P4043条款之战：通常情况下，在签订合同时，买卖双方都希望使用他们自己的合同条款。英国法律规定：如果供应商没有反馈任何确认传票，承诺可以通过供应商的行为确立；避免条款之战的方法p43重点掌握1）对合同文件进行仔细管理，要充分识别供应商的文件中可能发生的各种条件变化；2）使用招标程序，因为要约或代表要约的文件必须以买方投标邀请的条款为基础；3）在开始交易前，建立一系列标准条款和条件，使其包含将来可能进行的所有交易内容4）联合国国际货物销售合同公约（1980）（也称维也纳公约）提供了统一的法律依据联合国国际货物销售合同公约（1980）（也称维也纳公约）内容：1）一个对要约条款进行修正的答复是对要约的拒绝，构成一个反要约；2）提供一个“不对要约条款进行实质性改变”的确认，构成一个承诺；3）“实质性内容”包括：价格，支付，质量，数量，地点，发货时间，当事人双方责任内容或处理争议的方法；4）公约的一条基本准则：承诺只有送达要约人后才能生效，承诺可以撤回，撤回通知应在承诺送达要约人之前或同时送达要约人。第四章 合同定价方法4.1固定价格定义：是指一个不可更改的价格，它是固定不变的，除非经过买方与供应商一致同意，否则不能随意改变。P47特点：（优、缺点）p481）买方在合同运行前就知道将要支付的价款；2）合同定价不能修改，定价偏低的风险有供应商承担；3）供应商能够估计完成整个合同所需资源；4）当需要签订的合同期较长时，供应商可能会提高价格，或者收取高额的风险保证金。可变价格合同价格调整公式4.3 成本累加/成本补偿定价定义：供应商的所有成本都会得到补偿，也就是说合同将按照实际成本来进行支付。特点（风险）：1）对供应商的全部工作时间进行支付；2）供应商可能不急于完成工作，花费时间越长，他们所得的报酬越多；3）如果供应商不尽最大能力工作，他们将花费很长的时间来完成合同；4）通常情况下，供应商不会承担任何风险，他们处于无损失状态。避免方法：可以再合同中列入下列保证条款来避免没用超支：1）每周或每月的财务支出报告及合同履行情况；2）财务与执行进展会议；3）采用未扎平账进行竣工成本决算；第五章：合同管理5.1合同管理目标p57基本要求：获得合适的品质在合适的时间内以合适的成本支出重要目标：实现“现金价值”5.2合同管理的好处p58l 加强对合同执行过程的控制l 提高供应商的履约水平，从而使买方按其获得所需货物或服务；l 通过加强对成本和质量的控制，更好的节约资金l 更好地预测风险（合同履行过程中可能产生的不利因素）l 更好的管理合同中的法律和商业条款5.3风险识别与管理p59l 风险类型和因素：成本质量履行期限合同无效可能带来的后果及影响l 风险评价的四个方面：判断可能出现什么问题以及会造成什么后果考虑它们出现的可能性判断这些问题对采购组织运作的影响设计减少或者避免风险及其可能带来的影响的方案l 通过买方所在地点供应工作餐的合同实例学会分析p59-60可能面临的风险如何消除风险5.4支付条款p61支付条款包含的内容：支付方式（例如，支票、银行转帐、汇票）分期付款（例如，对于高价合同）发票处理条款（例如，一般每30天处理一次）确定支付点（例如，一个特定的银行账户）支付的货币种类保留金条款：经常用于工期长（通常长于12个月）以及价值较高的合同。对合同起约束作用（合同违约处理与争议处理）第六章 国际问题（国际采购所依据的国际法律）6.2.国际贸易术语解释通则p75规定了三个方面的内容：1）供应商准确发货地点；2）买方或供应商承担装货，运输及保险费用的责任；3）运输过程中风险由供应商转移给买方的地点；他明确了下列义务：1）谁负责清关手续；2）谁负责装载，运输及最终的发货费用；3）谁负责承担运输中的货物灭失或损坏风险；4）谁领取保单来回避这些风险；各种贸易术语的比较p78-79第七章需求分析7.1 需求与规格p81-84需求的概念：需求是商业生产方面产生的需求，也可以是商业中非生产方面产生的需求规格的概念：是对产品，工序或服务的属性的说明；了解需求和规格的区别：1）规格描述需求如何得到满足；2）有时候满足需求的方式是唯一的，因此规格也是确定的；3）有时候有许多方式可以来满足需求，因此规格也有多种。（输出规格与输入规格）规格的功能：沟通和比较；7.3 采购质量p93质量的体现：1）设计质量；是用来衡量设计或指定的产品如何更好的满足协议的要求；2）符合设计的质量；衡量生产或输入过程如何更好地实现实际设定的规格。质量的（ISO9000）定义：是一系列固有特征满足要求的程度。强调产品和服务有多重特性。1）卓越的方法；口头定义，能够得到普遍认同的高水平；2）以用户为基础的方法；客户定义质量，客户的要求是质量定义的基础。3）以价值为基础的方法；质量与成本联系在一起考虑的；4）以产品为基础的方法；质量是精确可衡量的变量，产品以此为基础进行排列；5）以制造为基础的方法；质量符合制造的规格；采购和供应在质量保证中的作用p941）衡量质量成本；2）控制质量成本并进行改进；3）加强供应商管理和供应商绩效评定.质量成本定义p97：定义：是确保质量的成本以及没有达到质量标准时损失的成本。直接表现就是节约或浪费；相关的三个方面：预防成本；检验成本；故障成本（内部和外部）；7.4 质量控制与质量保证质量控制包含的两方面p98 ： 供应商质量控制；和过程质量控制质量控制方法（知道）p99： 线上控制；和线下控制；线上质量控制工具p991）取样及检验； 3）鱼骨图；2）控制图； 4）质量小组； 5）标杆管理；线下质量控制工具p991）错误防范； 2）故障模式影响分析；3）鲁棒性设计；考虑可能使用（和不良使用）情形，在设计阶段就将产品特色融于产品中。第八章 采购技术8.3资本与运营采购技术消耗品和MRO 供应品p109消耗品定义：经营企业运行中所用的消耗物品；如文具，机油，制服，燃料等；MRO 定义：需要重复或循环维护企业的运行效率的物品；采购职能部门的工作1）消耗品和MRO 物品的谈判和采购；2）与维护员保持联系，确保有关成本，可获得性和运送时间的信息对关键物品是有效的3）建议可供选择的方法，如餐饮和清洁的外包可不需要库存食品和清洁材料；4）通过应用小订单程序和用户根据总括订单合同直接要货,使管理和储存成本降到最低；5）分析供应商提出的维修合同并对是否应该接受提出建议；6）调查共享应急或关键零配件的可能性；资本设备资本货物的定义p110：是长期为组织提供效用或效益的物品，如：建筑物，安装设备，附属设备，操作设备，工具和仪器，家具和饰物；掌握采购资本货物和非资本货物的区别p1111）总成本：资本货物总成本包括采购成本，维护成本，运营成本，以及回收成本；2）成本价：资本货物的价值很高，可以考虑的形式，如租赁，采购等；3）缺少采购经营：资本货物采购是非连续性的，近期不可能有过类似采购。4）无形利润：从采购取得的利润经常是无形的，难以估计，如为了确保提高质量，一台设备可能被更高型号替代。5）谈判通常要比其他获取更广泛，更复杂；6）由于采购物品的技术复杂性，资本设备的规格通常更难设计；7）通常需要团队合同；与其他部门合作更多，需要协调和管理；8）采购资本也意味着采购服务；9）一些资本物品可与合伙共享；10）资本货物可以采购二手货。掌握采购人员在资本投资采购过程的作用p1141）询问需求，如在考虑采购机器生产塑料，是否考虑采购塑料；2）实施调研以识别可能的卖主并获得有关他们的资料；3）向现有用户咨询：与可能的供应商的现有用户交谈；4）报价申请和评标：考虑价格，前置期，运行特效，寿命，性能，维修和支付条款等等5）组织和管理与供应商的讨论和谈判，最终决定协商一致的条款和条件；6）授予合同并发订单；7）检查供应商遵守协议条款的情况，例如提交图纸和满足最后期限要求；8）监督执行情况，包括安装过程中和安装之后；9）保证供应，如合适，可把连续供应零件写入合同。第九章 供应源搜寻与供应商评价9.5 供应商评估与买主等级评定供应商评估的概念p149 ：指在合同签订前对供应商能力的评价；卖主等级评定的概念P149：指合同签订后供应商绩效的评定；卖主等级评定的内容p150：1）质量：退货率，物料抽检合格率，物料在线合格率等等；2）交货：准时交货率，交货数量准确率；3）服务：处理咨询的时间，发票准确性，配合度等等；4）价格：相对其他供应商供货价格或市场价格比较；5）其他还有:资格,能力,承诺,控制,财务状况等等；加权记分系统p150： 对上述评定内容确定评分的权重，以便从各个方面对供应商进行总体评分的方法；加权评分系统能以“谈判，供应商改进方案，供应商奖励方案，与其他买主一起作基准分析，供应基础减少等”多种方式对采购工作提供帮助。第十章 商业关系对供应商关系日益重视的原因p1751）差的供应商关系，造成隐藏成本出现或增加；2）努力整合供应链，可以减少浪费；3）外包活动增长，与供应商联系日益增多；4）商界竞争与合作的新型关系模式，要求重视供应商关系；5）电子商务的发展促使与供应商之间联系更紧密；6）信任在商界关系中具有越来越高价值；7）环境问题和道德压力需要与供应商合作；8）供应商越来越多,但满意的供应商越来越少.卖主希望与世界级的供应商建立好的关系；9）政府采购要求买主与供应商建立密切互惠的关系；决定供应商关系性质的因素p1781）产品或服务的价值和重要性；2）产品或服务的性质：如需要双方密切合作；3）买卖双方的相对规模；4）地理位置，文化，环境等也影响供应商关系；5）供应商态度；如供应商必须接受买方在管理方面的概念和要求；6）最终客户的要求：如客户要求买方从特定的供应商建立关系。7）战略投资和象征性原因：出于非商业或者象征性的原因，使得与特定的供应商关系密切；8）时间期限；所有关系的建立都需要花费时间；9）政府管理：政府为了保证竞争而规定的一些商业关系；10）供应市场条件：买方不愿与大量竞争市场的企业建立密切关系；11）信任：信任关系式最重要的因素；12）所有权模式：供应商的所有权是重要的，如同属一个集团；13）网上通路：具有网络支持并开通在线交易和网络市场交易的供应商更受青睐。关系和供应商定位供应商关系矩阵（图）p179-1801） 瓶颈物品（战略性安全输入品）；高风险的采购物品，但花费不大；采购目标是：保证供应;建议是：订立中长合同，关注供应商状况，寻求替代，考虑自制，提高库存，VMI；2） 非关键物品（战术性购置的输入品/日常物品）；容易买到的低值物品；采购目标是：是关注度最低；建议是：授权用户直接采购，电子采购，采购卡，订立中长期合同，一站式采购。3） 杠杆物品（战术性利润输入品）；低风险，高花费的物品；采购目标是：是利润最大化；建议是：签订短中期合同，以取得竞价优势；是输入产品标准化，以便更容易采购；利用整个公司的采购杠杆；不断开发新的便宜的供应源；考虑通过社团采购。4） 战略物品（关键输入品）；采购目标是：密切供应商合作关系，合作推动成本降低和质量提高；建议是：基于互信，寻求长期合作；考虑组成正是伙伴或联盟；关注供应的总成本而不是价格；考虑建立交叉职能小组或通过沟通解决问题；分享成本信息和提高关系的透明度；计划终止关系时，确保它不是对抗的，而是友善的；代理记帐业务约定书甲方: (以下简称甲方)乙方： (以下简称乙方) 经甲乙双方友好协商，自愿达成以下乙方为甲方提供会计代理服务相关事项的业务约定：一、 乙方为甲方提供以下会计代理服务：建账、记账(总分类账、二级明细账)、填制财务报表、税务报表、国税申报、地税申报(含网上申报)。甲方如有其他服务要求，需在约定书中注明，口头商定无效。 二、甲方在每月25日至次月15日前，按时将本单位所发生合法的经济业务票据传给乙方(乙方可上门取送票据，每月壹次)并提供纳税申报所需要的各种印章(公章、财务章、人名章等)。因甲方票据传递、提供各种印章及税务机关要求的其他资料不及时，造成乙方延误各种纳税申报的，责任由甲方自负。三、在甲方按时传递经济业务票据及按时提供各种印章的情况下，乙方应按时为甲方代理纳税申报，造成延误各税种申报的, 责任由乙方负责。四、乙方丢失票据，书写、计算错误而引起的税务罚款及滞纳金，责任由乙方负责；甲方账外逃税、提供的虚假票据、提供原始凭证不符合规定引起的税务责任，由甲方负责。 五、甲方的出纳每月应主动与乙方会计核对银行账及现金账余额。六、甲方在签订业务约定书的同时付款，否则无效，到期后乙方接受甲方付款的视为约定延续，若到期后未续约付款的，约定终止，双方不再相互承担责任。七、甲方在业务约定期间内如有地址、电话、开户银行及账号、税务登记、工商登记等发生变化应在非报税期内三天、报税期内(每月25日至次月15日)当天通知乙方，不能及时通知乙方由此而产生的后果，由甲方自负。 八、业务约定到期或终止时，如果甲方聘用乙方工作人员，乙方对业务约定期间的凭证、账目、税务出现的问题概不负责。 九、甲方为：1.纯地税户 2.国地税户3.一般纳税人，每月凭证不超过一本，无特殊核算要求(超出要求范围的，服务费另行协商)。十、约定期限： 年 月至 年 月，付款方式：每 ，另每会计年度账本及报表资料费贰佰元，工商年检代理费贰佰元，残保金代理费贰佰元； 年 月 日合计收取 元。十一、本业务约定书一式两份，双方各持一份，经双方签字盖章付款后生效。本约定书未尽事宜，甲乙双方应本着友好协商的态度进行协商解决。十二、会计每月25日至次月1日联系取票据，以下列举部分单据： 1、企业本月开具的发票及与之相对应的收款凭证(进账单、现金送款单、现金收入凭单、出库单、发票领用存情况等)；2、企业取得的购货发票及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单、入库单等)；3、企业取得的费用发票(交通费、差旅费、通讯费、广告费、业务宣传费、房租、水电费、办公费、运费、汽油费、保险单据等)及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单等)；4、银行缴税税票，利息单，进账单，支票存根，电汇单及其它各种银行票据；5、企业自制原始凭单：工资单，折旧单等；6、一般纳税人发票汇总表(一套)，作废发票(联次齐全)，抵扣票认证清单，金税卡；7、其它需要的资料_8、凭证报表由乙方暂存，待工作完成后，年度终了时返还客户。 注意：月末取票后企业如开具收入发票须立即通知乙方。甲方： 乙方： 联系人： 联系人：联系电话： 联系电话：电子邮件/ QQ: 地址：