内部沟通管理制度(试行稿).doc

内部沟通管理制度 制度编号：DH-拟定部门：综合管理部 2014年05月 日发布 内部沟通管理制度目录第一章 总则第二章 内部信息沟通类别第三章 内部信息沟通工作要求第四章 附则第一章 总 则第1条 为提高工作效率，避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节现象，促进公司内部运营和管理信息在内部各管理层级之间的有效沟通和充分利用，特制定本制度。 第2条 适用范围：公司内部涉及到股东之间沟通、文件材料沟通、会议精神沟通及其他形式沟通时均适用。第二章 内部信息沟通类别第3条 内部信息沟通类别包括：正式沟通、非正式沟通。公司组织内部的沟通渠道有如下四种形式：（1）文件沟通（2）会议沟通（3）面谈（4）非正式沟通第4条 文件类信息沟通：1）规章、制度类文件A.规定各种规章制度（含试行性制度）及作业程序、作业规范、操作标准并经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主题、格式化、适用期长，一般不针对具体个人、具体时间，并在相应范围内必须遵循的基础性制度；B.公司制定的制度规章，由总经理签发。2）联络、通知类文书A.进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文书。一般适用期较短，针对性较具体，适用期过后，多数无保存价值或存档年限短。另外，有些临时性或也可采用此类形式。B.各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知会等事宜办理都可用内部联络函形式体现、传递。C.上级主管、上级部门的事项通知、指令的传达、发布,也都可用内部联络函形式体现。3）呈批件、报告、报表类文书A.下级呈报上级、下属部门呈报直接主管部门、主管部门向公司领导的呈批件、述职报告、专项工作汇报及各项业务报表等，分为定期及不定期的呈递；B.须定期呈报有：母公司：个人年度工作计划标、个人月度工作计划表、年度财务预算、月度资金平衡预算、月度的资产负债表和损益表、年度审计报告、年度经营管理报告等；子公司：下月生产计划报表、当月生产报表、月度销售计划表、年度和月度财务收支预算、采购资金计划表、年度和月度的资产负债表和损益表、季度和年度的经营分析报告等；下级主管对上级主管的述职报告、工作报告。C.不定期呈报专项工作报告；具体事项呈报核准。4）会议记录类文书A.各类会议由主持人指定人员做会议记录，重要会议须在会议后两天内形成会议纪要并由参会人员签字确认；B.对会议决议涉及具体工作安排，须确认追踪结果，经主持人指定专人进行追踪、确认；C.对会议决议涉及一般事项的规定须传达、通知、知会的，由会议记录人负责将会议纪要发放相关部门及人员。5）文件沟通途径说明A.审批、发布公司性制度由综合部组织制定，经所属部门领导审核，总经理签发； 各部门内部制度由部门领导制定人员拟定，报总经理认可后由部门领导签发。B.发放记录对传阅的文件、文书，由发放部门要求传阅对象在传阅记录表签章记录；对正式发放文件，由发放部门要求收件者在文件分发记录表上签收登录。C文件存档由综合部或行政部负责，所有颁布、发放的文件必须存档一份。第5条 会议沟通详见公司会议管理制度。 第6条 面谈各级主管应定期或不定期与下属进行当面交谈，主动了解其工作进展并做出指导，下属应反馈部门及人员的动态并提出合理化建议，以增进彼此了解、提高工作效率，原则上：总经理与副总经理及直管的部门经理每个月应有一次不少于1小时的面谈；总经理与其他管理人员每季度应有一次不少于30分钟的面谈；部门经理与其部门人员每月应有一次不少于30分钟的面谈。第7条 非正式沟通方式非正式的沟通方式有：电话、短信、电子邮件、培训、调查、QQ留言、微信留言、非正式的面谈等。适合采用正式沟通方式的尽量采用不采用非正式沟通方式，在条件不允许或不方便的情况下可采用非正式沟通，但须信息发出方明确传递信息并予以后期跟踪，信息接收方若有模糊点须主动再次询问直到获得明确信息。第三章 内部信息沟通工作要求第8条 文书类信息沟通1、文件沟通：对于集团、公司下发的各类文件，各部门必须认真学习，贯彻实施，以确保文件内容沟通、执行到位；2、工作类报告：类似于报告的沟通方式还有请示、向公司上一级主管提出意见或建议等。需要批复或口头上给予反馈，从而形成上下信息交流上的互动；3、简报：用于汇总和反映行业、公司、部门、人员等综合信息而专门制作的报刊类材料。由综合部安排专人每月制作公司简报上报公司领导及各部门，内容可涵盖公司发生的大事记、所获荣誉、各部门工作进展、财务收支状况、各项目完成工程量、业绩状况等内容。第9条 会议沟通：1、股东会、董事会：参照公司章程执行；2、总经理办公会：原则上每月5日召开，主要内容是对照上月部门和个人的月度工作计划考核实际执行情况，并部署和调整当月工作计划，或针对经营管理中的重大事宜予以讨论并确定应对方案； 3、周例会：每周一上午召开，原则上时间不超过一个小时，主要是听取各部门和人员工作进展中的困难，确定本周主要工作事项；4、专项会议：公司和部门都可不定期召开专题回忆（包括技术讨论会），由会议召集部门提前召集相关部门和人员参加，同时告知会议议题并分发会议材料；5、其它不定期会议由回忆召集方临时安排。会议沟通须讲究会议效率，事前要有议案并有预沟通，会议须形成决议，不能议而不决，会议决议须及时执行，重大事宜须安排专人进行跟踪、检查、评估、反馈。第10条 越级沟通对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯。 但当工作中出现如下情况时，可以进行越级沟通：1、下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复；2、下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时；3、下级发现上级的违规行为时；4、个人对公司的改革、发展有建议或意见时。 第11条 本管理制度由综合部拟定并负责监督实施。对于监督检查，各部门需予以全面配合。部门和员工的执行情况与其绩效考核关联。第四章 附 则第12条 本制度由公司综合管理部拟定,自总经理签发之日起施行。附件：1、公司会议制度 2、内部联络函 3、月度工作计划表 4、会议记录模板 内部联络函联络发起部门发起人联络事宜发起日期接收部门接收人抄送至联络事宜描述：期望反馈时间联络协调领导签字接收人员签字 月度工作计划表部门：人员：项目工作目标实施方案所需协助完成时间节点实施进度完成情况原因分析下步安排重点工作日常工作临时性工作自 评上级评定备注:1、重点工作、日常工作为月初必填项，临时工作为月末填写项目,要求具体真实。 2、工作内容、实施方案、实施进度为月初必填项，完成情况及原因分析为工作完成后填写项，实施进度要有具体时间计划，不得用贯彻全月等。 3、月初填写后，该表一式两份，一份交综合部处备案，一份自留；月末填写项填写完毕后，再将自留表格交综合部。会 议 记 录会议主题：主持人时 间地 点参会人员迟到人员记 录请假人员会 议 纪 要 会 议 结 束呈 报主 送