内蒙古中西部片区合同管理规定-2014.doc

新奥能源内蒙古中西部合同管理规定

新奥能源内蒙古中西部片区合同管理规定

1 总则
1.1 目的
为了加强合同管理，明确职责，防范风险，正确签订、履行和管理合同，保障新奥能源内蒙古中西部片区（以下简称“内蒙古中西部片区”）合法权益，依据《中华人民共和国合同法》及有关法律法规以及公司相关规定，制定本规定。
1.2 意义
合同管理是公司管理的重要组成部分，是维护企业信誉、实现企业权益的重要保障，各部门及有关人员应认真负责、积极配合，共同做好合同管理工作。
1.3 适用范围
本规定适用于除人事劳动合同、安全协议外的新奥能源内蒙古中西部片区所有成员企业一切合同及协议。
1.4 释义
1.4.1 合同：本规定所称的合同，是指企业之间或企业与个人之间签订的各类协议、或企业对外出具的担保书、要约书、承诺书或其它与合同有关的具有法律效力并会产生经济后果的报告书及类似文件的总称。但不包括劳动合同，劳动合同管理由综合管理办公室另行规定。
1.4.2 业务承办部门：指有业务发展目标与职责，且需要通过合同为业务实现提供保障的部门。
1.4.3 合同审核相关部门：指对合同执行负有部分或阶段性履行与配合义务的部门，或对合同及其管理负有审查职责的部门。
1.4.4 合同归口管理部门：是指负责组织审定和审核合同范本及各类合同；监督、检查合同管理情况的部门。
1.5 合同授权
公司总经理负责对外合同、协议的签订；合同内容如超出其日常经营范围或该合同的实施可能会对公司产生重大影响的，应报控股公司法律事务管理部门审查，由法律事务管理部门报专业集团总经理批准，特别重大的合同应逐级报集团公司审批。
1.6合同管理权限
1.6.1 下列合同在公司内部完成评审后报控股公司批准后方可签订：⑴贷款融资、对外担保、对外投资、10 万元以上的资产处置和知识产权合同；⑵长期（3 年以上）气源采购合同（非新奥内部）、天然气采购照付不议合同、管道燃气特许经营协议。
1.6.2 下述合同在签署后3日内报控股公司法律总监备案：物资采购超过100万元、工程造价（预算额）超过100万元、因特殊情况不能使用控股公司范本的合同和成员企业合同评审人意见存在重大不一致的合同。
1.6.3 上述合同评审期间，必须选择控股相关部门及控股法律事务部进行评审。
1.6.4上述合同评审前，合同发起部门必须提供合同签订原因说明文件,至少三家标的物、合同价款对比表，以及详实的资信质料。
2 合同管理体系和职责
2.1 计划财务部是合同归口管理的部门，负责组织审定和审核合同范本及各类合同；监督、检查合同管理情况。
2.2计划财务部设兼职合同管理员的职责如下：
2.2.1参与本企业重大合同的前期调研和谈判；
2.2.2指导本企业合同的签订；
2.2.3审查本企业待签合同；
2.2.4协助办理本企业合同审批手续；
2.2.5监督本企业合同的履行以及负责本企业合同日常管理，包括合同的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作；
2.2.6负责、协调本企业合同纠纷的处理，难度较大的应及时联系本企业法律顾问处理，并报控股公司法律总监 ；
2.2.7负责本企业法律顾问的日常联系和监督法律顾问履行法律顾问合同。
3 合同分类
根据合同内容不同，分为：买卖合同，供用电、水、气、热力合同，赠与合同，借款合同，租赁合同，融资租赁合同，承揽合同，建设工程合同，运输合同，技术合同，保管合同，仓储合同，委托合同，行纪合同、居间合同、投资合同，其他合同共17类合同
4 合同范本制订
4.1 合同范本由业务承办部门拟订，按照合同类别提请相关部门评审，无异议后提交计划财务部合同管理员，由其转交公司法律顾问并将法律顾问修改意见反馈业务承办部门，业务承办部门根据法律顾问意见修改范本文本，并将修改后的合同范本反馈计划财务部；
4.2 计划财务部审核同意后上报总经理；
4.3 审批通过后，合同范本正式使用；
4.4 合同范本报控股法律事务部。
5 合同签订
5.1 合同、协议订立的原则
严格遵守法律、法规，结合本公司实际，遵循“诚实信用、平等互利、协商一致、择优签约”的原则。
5.2 资信调查
合同签订前，业务承办部门须对合同对方进行资信调查，确定合同对方是否具有主体资格、是否符合签约要求、是否具有履约能力。未经资信调查，不得对外签订合同。资信调查的范围包括：
5.2.1 审核合同对方是否具备主体资质。调查内容包括但不限于：
5.2.1.1 具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件；
5.2.1.2 涉及专营许可的，具有相应的经营许可证明文件；
5.2.1.3 涉及业务资质要求的，具有相应的资质（等级）证书；
5.2.2 审核对方或其经办人是否具有代理资格：
5.2.2.1 对方为合同项目代理单位的，具有生效的委托合同或委托单位签发的授权委托书等证明文件；
5.2.2.2 对方经办人为合同谈判、签署代理人的，具有授权委托书、职务资格证书、个人身份证等证明文件；
5.2.3 其他与合同签订、履行相关的事项。
上述文件须有对方或相关部门加盖的单位公章并留存，作为合同档案备查。
5.2.4 对不符合资信调查规定的合同对方，须避免与其发生业务往来。若必须发生业务往来，须在合同合法有效的前提下由其提供合法、真实、有效的担保或由其先履行合同义务。其中，以保证形式做出担保的，须按资信调查的规定对保证人进行资信调查；以财产做出担保的，须对担保财产的权利状态、实际价值等进行调查和评估。此类合同须纳入风险管理重点监控对象。
5.2.5 业务承办部门对上述调查文件的真实性和调查结论的可靠性负责。
5.3 合同文本起草
5.3.1 业务承办部门负责起草合同文本。该类业务有合同范本的，必须采用合同范本。
5.3.2 订立合同要注意条款的完整性，合同一般包括以下条款：
5.3.2.1 当事人的名称或者姓名（个人）和住所、电话（传真）、邮政编码、法定代表人姓名、职务等；
5.3.2.2标的物（包括货物、劳务、工程项目等）；
5.3.2.3数量；
5.3.2.4质量；
5.3.2.5价款或者报酬及支付方式；
5.3.2.6履行期限、地点和方式；
5.3.2.7违约责任；
5.3.2.8解决纠纷的方法；
5.3.2.9变更或解除条件；
5.3.2.10签约双方开户银行及银行帐号。
5.3.3 合同签订人必须为法定代表人或其授权人，签订人在签字时必须填写日期。
5.3.4 盖章必须为合同专用章或公章，禁止对方当事人盖章为非法人公章、非法人合同专用章（如项目部、部门章、办事处章、派出机构章）的合同。
5.3.5 合同对方当事人为个体户，合同应附其营业执照复印件或身份证复印件，并加盖当事人手印。
5.3.6 对对方出具的格式合同，本着维护公司利益原则，进行协商并进行相应条款的修改后签订。
5.3.7 单份合同文本达二页以上（含二页）的须加盖骑缝章，合同文字改动处，合同各方应盖章确认。
5.3.8 合同业务承办部门或经办人对合同对方当事人在合同上签字、盖章行为的真实性负责。
5.3.9对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。
6 合同评审
6.1 合同评审由合同发起部门负责组织在工作流中进行评审。
6.2 各类合同发起及评审的相关部门：
6.2.1 买卖类合同：
合同代码：A
6.2.1.1物资采购合同：
发起部门：工程技术部
评审人员：工程技术部主任\总工程师\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.1.2产品购销合同：
物资需求部门发起采购申请由工程技术部物资供应科统一进行采购。（如：储配站设备维护、维修配件）
发起部门：工程技术部
评审人员：工程技术部主任\物资归属部门主任\总工程师\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.1.3气源采购合同：
发起部门：管网运营部
评审人员：管网运营部主任\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员。
6.2.1.4其它买卖合同由计划财务部根据合同实际情况确定合同发起部门及评审人员。
6.2.2 供用类合同：
合同代码: B
6.2.2.1 配套建设合同：
发起部门：市场部
评审人员：市场部主任\分管市场部领导\工程技术部主任\总工程师\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.2.2供气合同：
因工作流系统无供气合同评审功能，供气合同须进行纸质合同评审；
发起部门：客户服务部
评审人员：客户服务部主任\分管客户服务部领导\财务主管\总经理
6.2.3 租赁类合同：
合同代码： E
6.2.3.1 非营业性租赁合同：
6.2.3.1.1 宿舍及办公室、楼租赁合同：
发起部门：综合管理办公室
评审人员：综合管理办公室主任\分管综合管理办公室领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.3.1.2办公车辆租赁合同：
发起部门：综合管理办公室
评审人员：综合管理办公室主任\分管综合管理办公室领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.3.2 营业性租赁合同：
6.2.3.2.1 营业厅租赁合同：
发起部门：综合管理办公室
评审人员：综合管理办公室主任\分管综合管理办公室领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.3.2.2加气站租赁合同：
发起部门：车用燃气部
评审人员：车用燃气部主任\分管车用燃气部领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.3.2.2运输车辆租赁合同：
发起部门：管网运行部
评审人员：管网运行部主任\分管管网运行部领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员。
6.2.4 承揽类合同：
合同代码： G
6.2.4.1 加工、定作、修理、制安合同：
发起部门：综合管理办公室
评审人员：综合管理办公室主任\分管综合管理办公室领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员。
6.2.4.2 车辆改装合同：
因工作流系统中无车辆改装合同评审功能，车辆改装合同须进行纸质合同评审；车用燃气部每月对新签车辆改装合同进行集中评审及总经理签字、加盖合同印章。
发起部门：车用燃气部
评审人员：车用燃气部主任\分管车用燃气部领导财务主管\总经理
6.2.5 工程类合同：
合同代码： H
6.2.5.1 燃气管道安装工程承包合同（外网、室内、土方）、工程发承包合同、路面硬化、绿化协议、拆除协议、拆除重建协议、其他工程合同：
发起部门：工程技术部
评审人员：工程技术部主任\总工程师\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.5.2 屋顶防水、装饰装修合同：
发起部门：综合管理办公室
评审人员：综合管理办公室主任\分管综合管理办公室领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.6 气源运输合同：
合同代码： I
发起部门：管网运行部
评审人员：管网运行部主任\分管管网运行部领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员。
6.2.7 技术合同：
合同代码： L
6.2.7.1 技术咨询、培训合同：
发起部门：综合管理办公室
评审人员：综合管理办公室主任\分管综合管理办公室领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.7.2 工程类技术服务合同：
发起部门：工程技术部
评审人员：工程技术部主任\总工程师\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.7.3 财务类技术咨询、服务合同：
发起部门：计划财务部
评审人员：财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.7.4服务类技术合同：
发起部门：客户服务部
评审人员：客户服务部主任\分管客户服务部领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.8 委托合同：
合同代码：M
6.2.8.1 非工程类委托合同：
发起部门：委托发起部门
评审人员：委托发起部门主任\分管委托发起部门领导\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.8.2 工程类委托合同：
发起部门：工程技术部
评审人员：工程技术部主任\总工程师\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.9 其它合同：
合同代码：Q
广宣合同：
发起部门：市场部
评审人员：市场部主任\分管市场部领导\综合管理办公室主任\财务主管\总经理\计划财务部兼职合同管理员
6.2.10 特殊合同由计划财务部根据合同实际情况确定合同发起部门及评审人员。
6.3 发起部门根据评审意见修改合同，并将修改后的合同重新在工作流中评审。
6.4 合同评审意见达成一致时，双方签署合同；双方不能达成一致时，由总经理最终决定。
7 合同签署
7.1 公司法定代表人代表公司签署合同，未经其授权，任何人不得签署合同。
7.2 法定代表人可以根据具体情况授权相关人员签署合同，法定代表人授权委托代理人签订合同时，必须签署授权委托书，授权委托书必须明确权限和期限。
8 合同附件
合同附件作为合同附属部分，其与主合同具同等法律效力，主合同应予以注明附件名称、数量，附件应盖章确认效力。
9 合同变更、解除
9.1 在合同履行过程中，因我方原因确需变更或解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方进行协商，争取对方的理解与合作；
9.2 在合同履行过程中，因对方原因需变更或解除合同时，应在维护我方合法权益的基础上，积极妥善地做出处理；
9.3 变更或解除合同时，应订立书面协议，在新协议达成之前，原合同仍具有法律效力；
9.4 因变更或解除合同而使双方或一方遭受损失的，除依法免除的责任外，应在变更、解除合同中明确责任方的赔偿责任；
9.5 变更或解除合同，应依照订立合同时的审批权限和程序办理有关手续。
10 合同纠纷的处理
10.1 合同发生纠纷时，应依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等有关法律、法规和本管理办法妥善处理；
10.2 合同纠纷由原资料筹集部门具体负责纠纷处理工作；
10.3 纠纷发生后，应及时向有关领导汇报并与对方积极协商，本着实事求是的原则协商解决问题；
10.4 合同纠纷经协商达不成一致意见、需要通过法律途径解决的，部门应及时向控股公司法律事务管理部门合同主管人员报送《对外合同纠纷处理申请书》、协议书等有关诉讼材料，以便集团公司及时协调、处理；
10.5 解决合同纠纷形成的调解书、仲裁书和判决书应按照本规定及时报送公司计划财务部及控股公司法律事务管理部门，计划财务部兼职合同管理员应及时将其和原合同一并归档留存。
11 合同管理
11.1 合同日常管理
11.1.1 合同台帐建立、维护由合同相关部门合同管理员负责；
11.1.2 合同履行管理由合同相关部门合同管理员负责；同时合同经办人应当随时了解、掌握合同履行情况，发现问题应及时处理或汇报。
11.1.3 每季度计划财务部兼职合同管理员对各部门合同管理情况进行检查，检查结果三日内反馈给各部门；若检查中发现存在不符合公司合同管理规定事项即日向相关部门下达《限期整改通知单》，未按要求整改部门将在该部门月度考核中扣减考核分。
11.2 合同编码管理
11.2.1 合同编码是合同管理工作的重要组成部分，各部门所签订的各类合同应依照如下办法统一执行。
合同编码 = 公司代号+签订部门+年份+合同类型代号+合同序号+ “–”+主合同下的分合同或补充合同序号+合同执行公司区分代号
其中：“公司代号”：DLTQ（达拉特旗公司）；“签订部门”：签订部门第一个字的第一个大写拼音字母，S（市场部）、G（工程技术部）、Y（管网运行部）、K（客户服务部）、C（车用燃气部）、A（安全保卫部）、Z（综合管理办公室）、J（计划财务部）；“年份”：用四位数表示；“合同类型代号”：用下表中代号表示；“合同序号”：统一为3位数，不足3位数的用“0”补齐； “分合同号及补充合同序号”：统一用2位数表示，不足2位用“0”补齐；“合同执行公司区分代号”：A表示燃发公司、B表示燃气公司。
例如：
①2013年工程技术部签订的第一份燃发公司物资购销合同：DLTQG2013A001-A
②2013年客户服务部签订的第一份燃气公司供气合同补充协议：DLTQK2013B001-001B

11.2.2 合同分类及编码遵循集团公司统一规定，即：
合同类型
代号
合同常见形式
买卖合同
A
物资采购合同；商品销售合同；商品房买卖合同
供用水、电、气、热力合同
B
管输燃气供用协议（民用户、工福户）；居民小区供暖协议、其他供用协议
赠与合同
C
赠与合同
借款合同
D
贷款合同、借款协议
租赁合同
E
房屋租赁协议、设备租赁协议、车辆租赁协议
融资租赁合同
F
融资协议、融资租赁协议
承揽合同
G
加工合同、定作合同、修理合同、制安协议
建设工程合同
H
燃气管道安装工程承包合同（外网、室内、土方）、工程发承包合同、路面硬化、屋顶防水、绿化协议、拆除协议、拆除重建协议、装饰装修协议、其他工程合同
运输合同
I
货运合同、客运合同
保管合同
J
物资保管合同
仓储合同
K
物资仓储合同
技术合同
L
合作开发合同、专利（技术成果）转让合同、专利（技术成果）许可合同、技术咨询合同、技术培训合同、技术服务合同
委托合同
M
物业管理委托协议、委托管理协议
投资合同
P
合资经营合同、合作经营合同、股权投资合同、股权转让合同
其他
Q
保密协议、战略合作、框架协议、合作意向书

12 合同存档
12.1 每份合同公司应持有二份原件，由合同签订经办人连同合同评审单于签约之日起两个工作日内（如有类似需要邮寄至对方单位进行签字、盖章的可根据实际情况延期上交）上交计划财务部兼职合同管理员、出纳员各一份并签署《合同交接登记表》；
12.2 签约部门留存一份合同复印件，作为登记合同台帐及日常查阅的依据；合同签订部门及合同接收部门指派专人负责建立电子版合同管理台账（合同台账须含工作流中合同评审单）。
12.3 合同借阅时必须按相关借阅规定办理借阅手续，借出后三日内必须返还；如有特殊原因，需延长借阅时间的，须向计划财务部兼职合同管理员说明延长原因及时间，并在《合同借阅登记表》上详细注明。
12.4 计划财务部兼职合同管理员于次年初将所保管的上年合同原件整理后与综合管理办公室归档管理员进行交接，由综合管理办公室统一保管，如需查阅可到综合管理办公室档案室进行登记借阅。
12.5 合同专用章由综合管理办公室统一保管，合同印章应严格按集团相关制度执行，并严格按授权范围使用，不得混用、代用或借用；加盖合同印章，须依据评审完整的《合同评审单》进行，应做好合同印章使用记录。
12.6 合同资料保存期限为长期保存。
13 罚则
13.1 未审查对方当事人资信状况，给公司造成损失的，合同经办人承担赔偿责任。
13.2 未经审批或授权，私自对外签订、变更或解除合同的，对责任人予以严肃处理。
13.3 有谋取私利，损害公司利益的；不负责任、玩忽职守或者不严格按照合同履行给公司造成重大损失的，公司将严肃处理并赔偿给公司造成的全部损失，情节严重构成犯罪的，移交司法机关追究责任。
13.4 发起部门应对各评审人员意见进行沟通，只要是有利于公司的都应该采纳。
13.5 对违反以上管理办法对外签订、变更或解除合同的相关人员均予以严肃处理，有关主管领导亦应承担相应责任。损害公司利益或构成犯罪的，将由集团公司做出处理或移交司法机关追究其刑事责任；
13.6 对合同管理部门和人员、签约人、合同印章管理人玩忽职守的，依据集团有关规定从严处理，构成犯罪的，将移交司法机关追究其刑事责任；
13.7 对公司各部门不按规定设置合同台帐、对合同不进行分类、归档、填写合同报表或管理混乱的，依据集团有关规定从严处理，有关主管领导亦应承担管理责任。
14 附则
14.1 本规定未尽事宜参照《新奥集团合同管理规定》执行。
14.2 本规定由计划财务部负责解释。
14.3 本规定自 2014年3月1日开始试行，试行三个月，三个月内若无修订，则自动转入实施。

代理记帐业务约定书
甲方: (以下简称甲方)
乙方： (以下简称乙方)
经甲乙双方友好协商，自愿达成以下乙方为甲方提供会计代理服务相关事项的业务约定：
一、 乙方为甲方提供以下会计代理服务：建账、记账(总分类
账、二级明细账)、填制财务报表、税务报表、国税申报、地税申报(含网上申报)。甲方如有其他服务要求，需在约定书中注明，口头商定无效。
二、甲方在每月25日至次月15日前，按时将本单位所发生合法的经济业务票据传给乙方(乙方可上门取送票据，每月壹次)并提供纳税申报所需要的各种印章(公章、财务章、人名章等)。因甲方票据传递、提供各种印章及税务机关要求的其他资料不及时，造成乙方延误各种纳税申报的，责任由甲方自负。
三、在甲方按时传递经济业务票据及按时提供各种印章的情况下，乙方应按时为甲方代理纳税申报，造成延误各税种申报的, 责任由乙方负责。
四、乙方丢失票据，书写、计算错误而引起的税务罚款及滞纳金，责任由乙方负责；甲方账外逃税、提供的虚假票据、提供原始凭证不符合规定引起的税务责任，由甲方负责。
五、甲方的出纳每月应主动与乙方会计核对银行账及现金账余额。
六、甲方在签订业务约定书的同时付款，否则无效，到期后乙方接受甲方付款的视为约定延续，若到期后未续约付款的，约定终止，双方不再相互承担责任。
七、甲方在业务约定期间内如有地址、电话、开户银行及账号、税务登记、工商登记等发生变化应在非报税期内三天、报税期内(每月25日至次月15日)当天通知乙方，不能及时通知乙方由此而产生的后果，由甲方自负。
八、业务约定到期或终止时，如果甲方聘用乙方工作人员，乙方对业务约定期间的凭证、账目、税务出现的问题概不负责。
九、甲方为：1.纯地税户 2.国地税户3.一般纳税人，每月凭证不超过一本，无特殊核算要求(超出要求范围的，服务费另行协商)。
十、约定期限： 年 月至 年 月，付款方式：每 ，另每会计年度账本及报表资料费贰佰元，工商年检代理费贰佰元，残保金代理费贰佰元； 年 月 日合计收取 元。
十一、本业务约定书一式两份，双方各持一份，经双方签字盖章付款后生效。本约定书未尽事宜，甲乙双方应本着友好协商的态度进行协商解决。
十二、会计每月25日至次月1日联系取票据，以下列举部分单据：
1、企业本月开具的发票及与之相对应的收款凭证(进账单、现金送款单、现金收入凭单、出库单、发票领用存情况等)；
2、企业取得的购货发票及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单、入库单等)；
3、企业取得的费用发票(交通费、差旅费、通讯费、广告费、业务宣传费、房租、水电费、办公费、运费、汽油费、保险单据等)及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单等)；
4、银行缴税税票，利息单，进账单，支票存根，电汇单及其它各种银行票据；
5、企业自制原始凭单：工资单，折旧单等；
6、一般纳税人发票汇总表(一套)，作废发票(联次齐全)，抵扣票认证清单，金税卡；
7、其它需要的资料_____________________________________
8、凭证报表由乙方暂存，待工作完成后，年度终了时返还客户。
注意：月末取票后企业如开具收入发票须立即通知乙方。
甲方： 乙方：
联系人： 联系人：
联系电话： 联系电话：
电子邮件/ QQ: 地址：

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