房地产企业合同管理办法.doc

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合同管理办法

第一章 总则
第一条 为维护公司利益，规范合同管理，特制定本办法。
第二条 法律室为公司的合同管理部门，负责合同审查及合同审批、执行情况的检查。
第三条 本办法所称合同包括合同、协议、招标文件(含答疑与澄清)、补充协议及变更合同条款的会议纪要、确认函等。
第四条 合同经办人为合同编制部门成员，负责办理合同编制、审批及归档的相关手续；合同执行人为合同执行部门成员，负责合同履行的相关事宜。

第二章 合同的编制与执行
第五条 各部门负责本部门职责范围内的合同编制和执行，详见下表：
合同类别
编制部门
执行部门
广告（策划、测绘等
市场发部
市场部
地质勘察，建筑设计、装修、园林景观、智能化等专业设计
总工室
总工室
工程采购、施工、监理等
成本部
工程部
造价咨询、招标代理等
成本部
成本部
自用物资的采购和维保、人事管理等
办公室
办公室
法律服务
法律室
法律室
按揭、销售代理、购房（含认购书）、物业管理等与房产销售有关合同
代理公司
代理公司
贷款、担保、资产评估、审计、开户等
财务部
财务部
合资、合作、委托经营等重大合同
法律室
办公室、市场与产品开发部

第六条 编制合同时，有标准文本的，应在标准文本的基础上结合实际情况编制；无标准文本的，根据实际情况编制，并在合同完成审批后，由合同编制部门收集整理相关修改意见，建立标准合同文本库。
第七条　合同经办人应综合项目实际情况、合同各方的沟通情况，拟定合同文本。
第八条 合同执行部门应指定专人负责跟踪合同的履行情况，协调、督促合同的全面履行。
第九条 合同执行过程中，发现合同的条款需改进时，合同执行部门应及时向合同编制部门反馈，合同编制部门应及时组织修改合同文本库。
第十条 合同执行部门负责收集与合同履行有关的文件及材料，并及时归档。当发生违约或预期违约时，合同执行人应及时向有关领导报告，共同寻求解决办法。

第三章 合同的审批
第十一条 合同的审批按本办法附件流程执行。
第十二条 合同有附件的，应将合同附件一并送审。
招标或议标的项目，在办理合同审批时应附中标通知书、招标文件和中标人投标文件中的设备型号清单一览表。合同条款与招标文件、投标文件不一致的，合同经办人应在合同审批表中说明。
第十三条 为加快审批流程，提高工作效率，合同审查人应尽快完成合同审查，每道流程的审查时间原则上不超过半个工作日。
第十四条 合同审查人完成审查后，应在合同审批表中签名并注明完成时间，并应及时将审批件返还合同经办人。
第十五条　合同完成审批流程后，由合同经办人综合各审查人及合同对方的意见，制作合同修订稿，交项目分管领导对修改内容作确认。

第四章 合同的签订
　　第十六条　完成审批流程的合同方可办理签字盖章手续。特殊情况下需要提前办理的，必须征得合同审定人（附件审批流程的最后审批人）的同意。
第十七条 办理合同签字盖章前，合同经办人应复核合同。
第十八条 公章管理人确认合同完成审批程序且公司法定代表人或项目分管领导已在合同上签名，方可在合同上加盖公章。
第十九条 合同有附件的，附件应与合同正文一并加盖骑缝章。合同为多页的，各页间应加盖骑缝章。正式合同的文本有修改的，修改处应加盖合同双方校对章或公章。
第二十条 办理盖章的合同的份数应与合同约定的总份数一致。
第二十一条　合同对方的签字盖章事宜由合同经办人负责落实。
第二十二条 合同完成审批流程后放弃签订的，合同经办人应将合同审批表交办公室注销。
第五章 合同的编号和归档
第二十三条 合同编号由办公室统一编制 (《商品房买卖合同》等主管部门统一编号的合同除外)。
公章管理人在合同上加盖公章后即对该合同进行编号。任何人不得擅自编号或随意修改编号。对于无编号的合同，财务部有权不予办理合同付款。
第二十四条 合同的档案管理由办公室负责。
商品房认购书、商品房买卖合同的原件及合同审批表，由代理公司及时归入各单元房产卷宗并妥善保管，项目产权主件出件后6个月随整个项目的销售档案一并移交办公室归档。
第二十五条 我司为先盖章一方的，公章管理人在合同盖章后即留存合同送审稿及合同审批表。合同经办人应于我方盖章后三日内将各方均已签字盖章的合同及其附件的原件交公章管理人归档。公章管理人应督促合同经办人及时将合同原件归档。
我司为后盖章一方的，公章管理人在合同盖章后即留存合同及其附件的原件、合同送审稿及合同审批表。
第二十六条 我司盖章后的合同若作废的，合同经办人应及时将所有已盖章合同收回，交办公室销毁。
第二十七条 归档的合同份数为合同约定由我司收执的份数。若我司留存的合同为多份(或一正多副)的，所有合同原件均由办公室归档，合同经办人或合同执行人可留存合同复印件，以办理相关手续之用。

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