项目公司档案管理办法.doc

沙洋县沙河线项目管理
有限公司

档案管理办法

实施日期：二〇一七年十二月
目录
第一章 总则 3
第二章 管理原则 3
第三章 管理员职责要求 3
第四章 档案范围及分类 4
第五章 档案销毁管理办法 5
第六章 档案使用管理办法 5
第七章 档案保密管理办法 6
第八章 档案移交和接收管理办法 7
第九章 附则 7
档案移交表 8

第一章 总则
第一条 为规范公司各类档案管理，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，充分发挥档案作用，根据相关法律法规和公司管理工作的实际，制定本管理办法。
第二条 本制度适用于公司全体员工，公司各部门在办理相关档案业务时，必须遵循本管理办法的规定。
第二章 管理原则
第三条 根据其经营管理需要设置档案工作机构，公司重要档案由行政部负责保管。各部门兼职档案员由各部门负责人兼任，文件材料的收集由各部门档案员负责整理。
第四条 公司对重要档案文件进行集中保管，档案管理人员必须规范管理，确保档案的安全。
第三章 管理员职责要求
第五条 档案工作职责为：
(一) 负责公司档案的收集、整理、保管、统计、使用、保密、销毁和移交工作；
(二) 负责档案房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理；
(三) 负责敦促部门兼职档案人员做好本部门文件材料的收集、归档工作；
第六条 部门档案员工作职责为：
(一)负责本部门履行职责中形成的所有档案资料的集中统一保管，对本部门产生的档案资料系统、齐全、完整地收集、保管；
(二) 负责对本部门产生文件材料的质量把关，保证文件材料的字迹、纸张、内容、装订等符合档案归档的质量要求；
(三) 负责做好本部门档案资料的安全和保密工作；
(四)在工作中发现问题及时上报，妥善处理。并提出改进档案工作的意见和建议
第四章 档案范围及分类
第七条 公司大记事类(公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；公司股东会、股东、监理会形成的文件材料；反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像及获奖证书等)，此类档案由行政部保管。
第八条 生产经营管理类(公司年度经营计划、公司年度预决算报告、考核指标、经营合同和协议等)， 此类档案由行政部保管。
第九条 财务档案类(报表、凭证及其管理方面的文件材料)， 此类档案由财务部保管。
第十条 往来文书类(上级主管单位文件、公司文件及公司对外的正式发文与有关单位来往的文书)，此类档案由行政部保管。
第十一条 基建档案类(房屋租赁、物业维修方面的文件材料、合同、办公设备说明书等)，此类档案由行政部保管。
第十二条 其他(其他具有利用和保存价值的文件材料)，此类档案由行政部保管。
第五章 档案销毁管理办法
第十三条 失去保存价值的和已到保管期的档案要经过鉴定后进行销毁。
(一)对失效的档案，编制销毁清册，及时销毁；
(二)办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；
(三)销毁时要有二人以上监销，并在确认签字。
(四)公司终止、解散时，档案应移交公司法人。
(五)公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
第六章 档案使用管理办法
第十四条 公司凡需使用公司重要档案者，均须在钉钉上发起审批，经领导同意后，填写《文件借阅/领用表》，注明借阅/领用用途及使用人等情况。
第十五条 借阅期限不得超过二星期，到期需归还，并在《文件借阅/领用表》上如实填写归还日期及经手人姓名；如需再借，应办理续借手续。
第十六条 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告。
第十七条 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离公司。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第十八条 公司内档案使用的方式有：
(一)提供档案原件；
(二)提供档案复印件；
(三)提供文献索引资料；
(四)提供档案扫描电子档。
第七章 档案保密管理办法
第十九条 要按照国家保密法的有关规定，凡涉及秘密的档案，应按规定范围使用。
第二十条 不得擅自提供、抄录、公布档案。
第二十一条 任何单位、部门或个人，不准出卖公司档案和内部资料、文件，不得丢失文件和档案；不归档文件材料，集中交档案室统一处理”
第二十二条 对于造成失密、泄密、侵权事件的单位或个人，必须严肃查处，追究其责任，情节严重者移送司法机关依法处理。
第八章 档案移交和接收管理办法
第二十三条 公司档案在办理移交手续时，交接双方必须同时在场，在完成档案名称、数量等信息核实无误后双方确认签字，方可完成移交。
第二十四条 公司档案办理快递邮寄档案前，需与档案接收方电话联系确认邮寄档案信息，档案信息确认无误后经行政部负责人、公司负责人同意确认后通知快递公司邮寄，并将快递运单号，邮寄地址，联系电话等信息填入登记。

第九章 附则
第二十五条 本办法由公司行政部负责解释，并随公司发展不断完善。

档案移交表

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