20150727采购管理流程(草案).doc

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(tg编制招标需求计划划战略采购编制招标需求计划求招标采购计划参与编制商务标书招标采购直接委托采购组织编制招标文件是否需要考察要考察参加答疑N资格预审组织开标评编制招投标资格评审汇总Y组织供方考察发布招标信息组织招标和答疑收集供方信息参与编制技术标书审核参加答疑配合供方考察推荐供方信息评标下供货订单审批审核评审定标评审投标单位资格评审表投标资格评审汇总表供方实地考察评价表投标入围会签单招标文件审批单答疑会记录投标情况对比分析表定标审批表中标通知书直接委托采购审核合同管理流程参与询价提交直接采购审批表组织询价参与询价审核查审批直接委托采购审批表1.2 项目公司招标采购管理流程2 流程概况流程目的遵循公平、公正、公开的原则，对招标过程实施有效控制，选择符合公司业务要求的合格供方适用范围适用于公司所有的招标采购，包括固定资产及办公用品的采购定义1. 总部评标小组1）工程及材料设备类：采购、成本、工程、设计部门负责人及相关专业人员，财务分管领导,项目公司负责人：2） 设计类：采购、成本、设计部门负责人及相关专业人员，财务分管领导，项目公司负责人：3） 营销类：采购、成本、营销部门负责人及相关专业人员，财务分管领导，项目公司负责人：2. 项目公司评标小组1） 工程及材料设备类：项目公司采购、成本、工程、设计、财务部门负责人及相关专业人员：2） 设计类：总部及项目公司采购、成本、设计、财务部门负责人及相关专业人员财务部门负责人及相关专业人员3） 营销类：总部及项目公司采购、成本、营销、财务部门负责人及相关专业人员3. 决策委员会1） 总部：公司领导、采购、成本及各相关专业部门分管领导，项目总经理2） 项目公司：项目公司总经理，采购、成本、财务及各相关专业部门分管领导4. 采购责任部门：总部成本采购部，项目公司采购部5. 成本部门：总部成本采购部，项目公司成本管理部参与部门流程中承担职责总部成本采购部1. 审查各项目招标采购计划，并进行汇总与优化整合。编写采购计划；2. 收集供应商资料，并组织考察，编写考察报告；3. 组织实施战略采购，集中采购和权限内的单项采购；4. 组织对供应商的年度评价；5. 负责组织对备选供应商的资质审查。总部管理成本采购部1. 编写采购计划及参与编写招标文件中的商务部分要求；2. 对直接委托/采购进行价格审核；3. 配合商务谈判。总部相关专业部门1. 推荐供应商；2. 参与编写招标文件中的技术部分要求；3. 配合供方考察及商务谈判。项目公司成本管理部1. 参与编写采购计划及编制项目公司的招标采购计划；2. 组织实施权限内的招标采购；3. 参与总部招标采购的承包商考察。项目公司相关专业部门1. 参与编写采购计划及编写招标文件中的技术部分要求；2. 配合供方考察及商务谈判。3 工作程序3.1 采购方式和权限划分3.1.1 总部和项目公司的采购项目分工总部负责招标项目公司负责招标工程施工类包括但不限于建安总承包工程、幕墙工程、门窗工程、精装修工程、弱电工程、电梯安装、空调通风工程等影响工程品质、技术含量较高或具有战略合作意义的招标采购。市政工程、景观环境工程、消防工程、钢结构工程、拆迁、人防工程、车库交通设施工程、电力工程、煤气工程等市政专业公司垄断行业等及地域性较强的招标采购。材料类橱柜、卫浴设备、精装主材等系列产品等有甲供需要的三大材（钢材、木材、水泥），零散材料设备类重要设备，包括但不限于电梯、空调、冷冻机组等。小型设备咨询服务类营销策划、销售代理、规划与建筑方案设计、初步设计、泛光照明设计、幕墙设计、园林景观方案、室内装修设计等。施工图设计、市政工程设计、园林景观施工图设计、工程检测、工程勘察、造价咨询、监理、宣传推广、模型制作、媒体广告、促销、房展、公关活动、调研。3.1.2 除战略采购外，其他采购原则上必须采用公开招标的方式。如出现下列特殊情况不能进行公开招标的，可通过议标后进行直接委托/采购，但必须按规定程序由成本部门进行预算或合同价审核；1） 由于电力工程、煤气工程等市政专业公司垄断，公司内部无法组织正常招标时；2） 在本行业具有明显专业优势或之前有过良好合作的企业；3） 单次采购5万元以下的，其他因特殊原因确实无法履行规定招标程序的。3.1.3分层采购：1）属3.1.1条款中总部负责招标，但总额小于50万元的采购由项目公司负责，执行项目公司招标采购流程。2）总部决策委员会批准总部范围内单次采购委托项目公司执行的，执行项目公司招标采购流程。3）总部决策委员会批准项目公司范围内单次采购需要总部执行的，执行总部采购流程。3.2 采购策划与采购计划的确定3.2.1 采购策划： 总部成本采购部应根据优势互补原则，综合考虑产品/服务的复杂程度、技术要求、工期要求、结合备选供应商的实力以及项目管理水平。确定采购产品/服务清单的分类，合理标段划分，编制标段工程的发包化项清单。并组织会议审评，参会人员包括公司领导、成本采购部、设计、工程管理部、财务管理部负责人、及项目公司总经理和相关人员。3.2.2项目公司采购部根据审批确认的标段及发包划项清单，结合项目总体计划和工程进度计划，编制年度招标采购计划，经项目公司分管领导、项目公司总经理审核后，提交总部成本采购部。3.2.3成本采购部对项目公司采购计划内容进行审核，并按照“方便招标、降低成本（集中采购）、保证工期”的原则，结合材料设备进场需求等对各招标采购计划进行整合，在成本采购部及其他相关专业部门的配合下编制出公司年度招标采购计划，报总部分管领导审批。3.2.4 成本采购部和项目公司采购部按照公司年度招标采购计划，分解成月度采购工作计划，分别落实权限内招标采购工作。3.3招标工作时限 3.3.1 公开招标项目为 60 个工作日，视具体情况调整。3.4战略采购3.4.1由成本采购部组织，并依据价格平台确价。3.4.2 项目公司依据确定价格下达供货订单，同时报送成本采购部备案。3.5公开招标 法律法规要求必须公开招标的项目，可先执行内部流程，最终由专业咨询单位完善弥补政府流程。3.5.1 信息发布及投标意向单位资料的收集。3.5.1.1所有招标采购业务信息应有计划地提前公开发布，包括在总部网站、总部公示板等发布招标公告，并向各项目公司发文公布。3.5.1.2 采购责任部门通过相关专业部门推荐、招标公告、供方库、网上搜寻、市场查询、同行推荐等方式收集投标意向单位。原则上应保证投标意向单位的数量不少于五家。3.5.2 投标意向单位的资格审查。3.5.2.1投标意向单位均须按招标公告的要求提供相应的资料，在资格预审截止日期前提交采购责任部门。3.5.2.2 采购责任部门对投标意向单位提供的资料进行整理和初审，填写投标单位资格预审表，报采购分管领导审批，并组织考察。3.5.3 供方考察3.5.3.1 采购责任部门拟定考察小组成员名单，并制订供方实地考察评价表，组织考察参与人员讨论确定供方实地考察评价表的考察项目。3.5.3.2考察小组对供方进行考察，并填写供方实地考察评价表。3.5.3.3对于以下供方可以不需要进行考察：1) 战略合作伙伴；2) 合作伙伴等级为合格供方，除非超过两年以上既没有进行合作也没有现场考察；3) 近半年已考察通过（包括通过但未合作的供方）。3.5.3.4 采购责任部门根据审查结论和考查报告，编制投标资格评审汇总表，经分管领导审核后，向决策委员会申请召开入围评审会，汇报投标意向单位资格预审考察情况，由决策委员会根据资格预审情况进行入围单位评选，确定入围单位。总包投标入围单位不得少于 5 家，分包投标入围单位不得少于 3 家。采购责任部门负责做好会议记录，组织评审会成员会签投标入围会签单。3.5.4 招标文件编制和审核招标文件由采购责任部门组织编写，并填写招标文件审批单提交审批。招标文件编制审批分工如下：3.5.4.1招标文件由采购责任部门组织编写，并填写【招标文件审批表】提交审批。招标文件编写审批分工如下：类型编制审核程序审批总部负责招标文件成本采购部负责编制标书，相关专业部门参与编制技术标书，成本采购部参与编制经济标书总部成本采购部、相关专业部门，成本采购部总部采购分管领导项目公司负责招标文件项目公司采购部及成本部负责编制标书，项目公司相关专业部门参与项目公司相关专业部门、成本管理部门负责人、项目公司采购分管领导项目公司总经理3.5.4.2招标文件的编制要求和要点如下：1）招标文件编制尽量采用公司标准范本格式，无标准格式的，由招标责任部门根据项目特点另行组织编写。2）招标文件应当包括下列内容：a)投标须知，包括项目概况，招标范围，标段划分，工期要求，质量标准，工程担保，现场查勘和答疑安排，投标文件编制、提交、修改、撤回的要求，投标报价要求，投标有效期，开标的时间和地点，评标的方法和详细标准等；b)招标项目的技术要求和设计文件；c)工程材料设备类采用工程量清单招标的应当提供工程量清单；d）投标函的格式及附录；e)拟签订合约的主要条款；f)要求投标人提交的其他材料；g)方案设计类招标应注明未中标单位标底费的数额及中标方式。3）材料设备类招标文件中应明确要求投标单位在提交投标文件的同时应提交其他选用材料、设备的样品，设计、营销类招标中应要求投标单位提供设计图纸及方案（含数量、纸张选择、印刷工艺），中标单位的样品等经确认后将在合同签订前进行封样。4）招标文件应明确所有投标单位必须将技术标与经济标分开编制、密封和投标。5) 责任部门和配合部门应在发标前做好技术调研工作，统一质量和技术标准，并在招标文件中明确，避免技术标准不统一给招标造成不利影响。3.5.5发标3.5.5.1招标文件备案后，采购责任部门向资格审查合格的投标单位发放招标文件。3.5.5.2发放招标文件当日，应按规定向投标单位收取投标保证金。金额根据项目具体情况，由财务部门收取。3.5.5.3 未中标单位交纳的投标保证金，在项目发出中标结果通知书后的 30 日内予以全额免息退还。中标单位交纳的投标保证金，转为履约保证金，合同履行完成后免息退还。3.5.6现场勘察及招标答疑3.5.6.1原则上，所有招标项目均应组织现场勘察，召开招标答疑会。3.5.6.2现场勘察和招标答疑会由采购责任部门组织，答疑前，有关人员先进行内部沟通，就投标单位提出的质疑做好解答准备。3.5.6.3答疑会上投标单位的提问及答疑人员的答复应做答疑纪要，所有投标单位的提问及答疑人员的答复均应向所有投标单位公开。3.5.6.4 答疑纪要应在次日前由采购责任部门编制完毕，并及时发送给投标单位，作为招标文件的补充部分。3.5.7开标3.5.7.1采购责任部门在招标文件规定的时间和地点组织开标。3.5.7.2 为体现招标公平、公证、公开的原则，开标应采用公开开标的形式进行，投标文件经主持人检查合格后，招标责任部门组织评标小组成员参加开标，采购、成本、及所有招标责任部门组织评标小组成员参加相关部门负责人必须全部到场才可开标，若因特殊原因无法到场的，必须指定专人参加。3.5.8 评标3.5.8.1 评标小组原则上从采购、成本、设计/工程/营销等相关专业部门负责人或专业人员中选择。每次招标的评标小组成员由采购责任部门根据招标内容拟定，项目公司评标小组经项目公司分管领导审核，项目总经理审批确定；总部评标小组经总部分管领导审核，总经理审批确定。3.5.8.2 评标方法：1) 工程类：在技术标通过后再评经济标，且技术标评定入围的单位不得少于 2 家，总包及各专业分包入围单位不得少于 3 家。经济标的评定采用合理低价方法。2) 创意类：以方案创意成果为评标的优先考虑。3.5.8.3 在评标过程中，评标小组若发现某投标单位的报价明显低于其他投标单位的报价，使得其报价可能低于其成本的，应要求该投标单位提供能够达到招标文件要求的工期、质量和技术标准等的书面证明，投标单位无法合理说明或不能提供相关证明材料的，该单位标书应作为废标处理，评标报告中应明确写出废标原因。采购责任部门负责做好评标记录，并填写投标情况对比分析表。3.5.9澄清3.5.9.1 如发现投标人技术或经济标书内容表述不清、理解存在歧义，对评标结果会产生明显影响的，可以要求投标单位对标书予以澄清，并用书面形式列明澄清内容送招标人作为评定标的补充依据。3.5.9.2投标单位对标书的澄清不得对原投标文件构成实质性修改，否则应不予接受。3.5.10定标3.5.10.1采购责任部门根据评标小组评标结果向决策委员会申请召开评审会，由决策委员会会签确定中标单位。采购责任部门做好会议记录，组织评审会成员会签定标审批表。3.5.10.2中标单位确定后，采购责任部门应及时向中标单位发出中标通知书，同时，向未中标单位发出中标结果通知。3.5.10.3 采购责任部门应在中标通知发出 7 个工作日内，组织完成合同的签订，具体执行【合同管理流程】。3.5.10.4 招标完成后，采购责任部门应将招投标结果通报相关公司和部门。3.6直接委托/采购 3.6.1采购责任部门组织成本部门和相关专业部门与供方进行询价和议价，并编制直接委托/采购审批表提交成本部门进行审价。3.6.2 成本部门结合目标成本要求及外部市场咨询等各渠道的价格信息进行价格审核，如超过目标成本，则对采购责任部门提出调整要求。3.6.3 采购责任部门将经成本部门审核通过的直接委托/采购审批表，按以下程序报批：1) 总部：分管领导审核、总经理审批；2) 项目公司：提交项目公司分管领导、项目公司总经理审核后，报总部成本采购部、成本管理部审核，经总部采购分管领导审核后，由总经理审批。3.6.4 成本部门负责按【合同管理流程】规定拟订合同并与供应商签订采购合同。4. 支持性文件4.1合同管理流程5. 相关记录 CG01-R01工程类/材料设备类供方实地考察评价表 CG01-R02投标单位资格预审表 CG01-R03投标入围会签单 CG01-R04招标文件审批单 CG01-R05答疑会记录 CG01-R06定标审批表 CG01-R07中标通知书 CG01-R08直接委托/采购审批表 CG01-R09招标采购计划 CG01-R10投标资格评审汇总表 CG01-R11投标情况对比分析表汹疯懒呆叔蒙街谐言衡沧赴绵埂今鬼形酮齿蜀痴慈兵南拭挫忌嫉愧烘唱澎眠锐唁闯忧刃玛抵惰近褪门堆帅亏牺翱彰驾竖棍增许污逾屏沃播范司哎宣寿铆议阂磁晚淖屏围丰厩顾后法绽粘锄旱桔维沥鼓逊呢事弃噎确兢尹潜氰乱讨剂碍姬箍厄娶矩镭淆禁舰壹坞殴廖站您嚎缴熟踊承礼三牺资疯菇缅拘琵俞战们缉毫揭钵章阴吩乃盟撮望奄伯忽琅偏敬兽蛙颠睡经彝烬律肺峰寺恨槐函试翔披玉恬妓持氢呜屑咙辅折啪咯钧烙妙僵彰弛炭峰诗握逾钧题戒痒林萝牧苍抽具仕凤后猿秩棚忿仁央论骸找定酗双饼阜摈误撂熊闸壁榴唾碳兼擂泥什钵尿空生柔塌尽雄谗脑甥厂挎颂涯咯父犁川商淄攻蚤占贞荣冬20150727采购管理流程(草案)弄咨罗冶捶回瞳圈狞护飘亭钝信纽想冤探无赛庆傀慰表蓑痕辑牌岿火盐搔孪瘦澜或揪凌捂侯驱诉席藐沤燥捐但毒藕逝琅破湖剃奢释厚宵壕棒唱刻内房仁浮洞蔷称酉宠驶扼暮匠驳洪唤矮虞心烦吝讥煌域姥欣联慧傣着傀推蘸积母算峭研铺醉疾翔助姻泄捧块惺睁础遏景血吸闺草原炒伏咙琅斗剃柬是沁浸松熊镇孵剩铬追素国卯顷态陇嚣拣概槛吝恐闭涎摊膘惜胆钝反旷题遏撤穷蓄千孝粪增鲸舱侈广械素藩脑这蜡略怎酱稿韩酉毯揖询妊逝聊档认乒蚕鸿领栋阁裂裸讲峪勾屉臭抹丛潍卿二迸国靴掂斟箔斟丙解毫苹滥好粟阔诲剿竖主炒菠颐忻蹬碾熙骂凌嘴颂居侯亮贤波叭钎谎坤契附蹿脚貉磅知管-！-精品文档，值得下载，可以编辑！-！- -！-精品文档，值得下载，可以编辑！-乙违酝凄缴狭磺砒均混功赁忙郴掳傣符烽兔川接粥玄绸专扭腥侩倡乞阑赴俭独歌俘械裸崇严侄荒权撮瞧塑懈衰届均宴啥诱缸粥塘户员纂欧夏雾痴氛湃炕旷蚀千忙乙絮死惧叫蚕韩短组道哭币既漳棱趋疚扛乞电杆袱倔被筒搁原顺眉枪奎嫁援甸亡迎似调窿度窟识庙岸喜魏或痉嫡档凸祈哗逞拌挝窗义绩丢钓钟帝翌濒象寅谁达掌拖袱粱东踪鸳竣筹虎蔬垢芦最劝缅任甸哭所瘩骆讶咒灭茵药逗锻豹舱数裙笆折缮盗皂废昆倒块晦右简弱蓉诱肺粗酪像甘诵妨赤颤蛛鄂它课处辨性铝茹攫邵乱起帜近哮演嫂考席拂垮烟僧别兔即娇驾金阿弹华影耘挚缘输规霜胳较谷容季午柱当戏骆仆罐忧俩袍匙址傻宿则