IT设备采购流程.doc

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IT设备采购流程
一、目标
规范现有IT采购流程，及时满足门店及部门需求，特制定《IT设备采购流程》1.0版，自发布之日起生效。
二、适用范围
电脑硬件设备及周边设备的申购(如打印机、USB数据线、移动硬盘、扫描仪、扫描枪等)。
三、流程图

四、节点说明
序
内容
输入
输出
1
申请人：
根据需求填写IT设备采购申请表，清楚注明事由以及设备类型及数量，特殊要求可备注
/
IT设备
采购申请表
2
店总/部门经理：
审核采购需求正确性，有误退回申请人则重新提报
IT设备
采购申请表
IT设备
采购申请表
3
运营管理部总监/总监：
审批采购需求必要性，无必要则退回
IT设备
采购申请表
IT设备
采购申请表
4
IT专员：
收到审批通过的申请后，根据申请人需求在1-2天内完成选型，提报IT经理审核
IT设备
采购申请表
IT设备
采购申请表
5
IT经理：
收到选型结果后0.5天内完成选型合理性审核，不合理则退回重新选型
IT设备
采购申请表
IT设备
采购申请表
6
店总/部门经理：
审核选型是否满足需求（功能性、成本等方面考虑），不满足则退回IT专员重新选型并补充说明
IT设备
采购申请表
IT设备
采购申请表
7
财务部：
1、收到审批通过的采购申请表后，0.5天内完成采购需求合理性及费用的审核
2、费用不合理则退回重新选型，需求不合理则退回申请人
IT设备
采购申请表
IT设备
采购申请表
8
财务总监：
1、收到申请表后0.5天内完成采购需求审批
2、费用超过1000元转呈总裁审批
总裁：
审批费用超过1000元的采购申请
IT设备
采购申请表
IT设备
采购申请表
9
采购经理：
收到采购申请表后立即安排采购员跟进采购
IT设备
采购申请表
/
10
采购员：
1、根据选型结果联系供应商下采购订单，2天内完成物资采购，特殊情况立即向申请人反馈
2、跟进发货进度，提前0.5天告知IT专员验货时间及地点
3、跟进验货及配送进度，报备财务安排付款
IT设备
采购申请表
/
11
IT专员：
检验到货IT设备型号是否正确、外观是否存在破损、试用性能是否正常等，有误则联系采购员退换货并反馈申请人
/
/
12
仓管专员：
1、将通过验收的IT设备配送至申请人处
2、更新台账，做好出入库登记

台账
13
财务总监：
IT设备交付申请人后安排付款
IT设备
采购申请表
/
五、记录保存
记录名称
类型
责任岗位
保存期限
到期处理
IT设备采购申请单
纸档
采购员
一年
销毁
六、修订记录
序
原版本号
修订人
修订日期
修订内容
新版本号

七、附件
附件一 IT设备采购申请表
IT设备采购申请表
申请部门/门店

申请人

时间

申请事由

序
名称
规格型号
数量
单价
金额

备注说明
申请人咨询IT专员后，确认规格型号及单价
申请单元负责人
（部门经理/店总）
□已核对物资种类、数量，准确无误。
签名： 时间： 年 月 日 时
分管负责人
（部门总监/
运营管理部总监）
□需求合理，同意申请；
□不同意， 。
签名： 时间： 年 月 日 时
IT部经理
□选型合理，同意采购；
签名： 时间： 年 月 日 时
财务部
□同 意， 。
□不同意， 。
签名： 时间： 年 月 日 时
总裁办
□需求合理，同意申请；
□不同意， 。
签名： 时间： 年 月 日 时
领用人
□已收到数量、规格型号准确的物资。
签名： 时间： 年 月 日 时

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