远程开放教育流程型教务管理.docx

远程开放教育流程型教务管理 摘要：流程管理是当代管理学的新理念，它以系统化的方法来科学地组织各项活动。以此而言，电人系统就应当充分利用当代互联网技术和数据库技术，实行扁平化管理，减少教务管理层级，由原来的四级管理变为三级管理，即中央电大、省电大、分校（地市级和县级电大），以提高管理效率。同时，利用流程管理原理来设置教务管理中各职能模块及环节，并运用其信息流的增值及畅通与甭来考察教务管理运行的有效性，以此优化省级电大的教务管理。关键词：开放教育，教务管理，流程优化电大的教务管理模式创建之初主要借鉴于普通高校，多年来虽在工作中凭经验摸索出一些办法，但仍缺少系统的、科学的、符合自身特征的优化整合，这就难免在工作中产生不和谐的现象，对畅通工作中各环节的关系，提高工作效率，更好地服务于学生是不利的。为此，面对开放教育的新模式，在一个信息化、电子化的远程教育的环境中，对现有的教务管理模式进行科学的优化应是当务之急。一、优化的科学依据流程管理是当代管理学的新理念，它以系统化的方法来科学地组织各项活动，以所面对的对象为依据，有效地提高组织活动的效率。用这样的理论来改造、完善电大的教务管理，应能满足开放教育的需要。电大现有的教务管理模式是以职能来划分模块，并以此搭建架构来完成相应的功能。这种模式的优点是形式较为清晰，容易形成层次性的系统架构，这对于电大这种特殊的办学模式来说是有利的。但这种模式存在着运转效率低、信息流通不畅等弊端，因此，运用流程管理理念来优化现有的教务管理模式应是不错的选择，这既可以扬长避短，又可以为以后管理模式的再造奠定基础。作为承载教育功能的学校来说，它所面对的对象就是学生，因此，学生就是学校运作的基点所在，由此形成的信息将构成基本信息库，是学校运作的基本依据。电大系统和学生间由信息互通而形成的互动就是电大运作的基本准则，体现在教务管理中就成了模式优化的科学依据。不过，优化是在现有的职能模块上进行的，因此，如何调和新的理念与旧的模式之间的矛盾，并将两者有机关联，是一个需要研究的问题。笔者认为，学生的素质及其价值取向就是模式优化的导向性依据，信息流通是纽带性依据，信息流通状态则是标准性依据，三者合一，则能用流程管理理念来理顺职能模块的关系，并在此基础上运转流程管理新模式，以畅通信息流，提高工作效率。所谓导向性依据，是指管理活动中程序的设定、规章制度的制定者日应以学生的基本信息为依据，这是因为学生是整个流程服务的对象。开放教育的学生来自于社会的各个层面、各行各业，作为活生生的个体，他们承载了所处环境的大量信息，当然也反映了他们的自身规定性，从教育为社会服务的角度看，这些信息理所当然地成为启动教育活动且制约整个活动过程的基本要素，所以说是导向性依据。所谓纽带性依据，是指通过信息流的运行将各职能模块有机地结合起来，通过各职能模块的运作，让信息流按照流程管理的终极目标作增值性运行。当信息流通过设定的程序到达终点时，则管理过程结束，学生就以毕业生的身份附加了整个教育活动的价值，通过毕业生的社会活动，实现教育为社会服务的功能。可见，信息流是贯通各职能模块、确定各职能模块次序、发挥各职能模块功能的决定性要素，所以说是纽带性依据。所谓标准性依据，是指以信息流在运行过程中所呈现的状态为指标来判断运行过程是否正常，并以此确认相应的程序是否正常、有效。当信息流运行到某一职能模块时，就可以观察信息流是否在规定时间内从该模块中流出，其增值程度是否达到规定的要求，如果各项指标都符合要求，则表明该职能模块运转正常，反之则不正常，需要优化。如果当信息流运行到某一路径，从理论上说需要信息流发生某种增值，但该路径中并没有相应的环节，这就说明现有的工作程序设计有问题、有漏洞，那么就需要创设新的环节，甚至是职能模块，以确保信息流在到达下一个职能模块时达标。只有当流经每个职能模块的信息流都能达标，才能保证流程管理目标的实现。如果信息流经过某个环节或职能模块没有发生任何变化，那么这个环节或职能模块就是空置的，应予取消。当然，处于某一职能模块的主持者，虽然不一定直接触及信息流，但其对该职能模块的控制作用则使其成为必要的环节。可见，正是信息流的状态成了判断的标准，所以说是标准性依据。二、电大系统教务管理的优化（一）电大开放教育办学特点中国广播电视大学作为世界上最大的开放大学，办学规模相当庞大，开设专业门类繁多。截至2006年秋季，全国电大开放教育累计注册学生379.6万人，在校生达到216.9万人。陆续开设专业67个，其中本科专业（专科起点）18个，专科专业49个，涉及10个学科的24个门类。电大是一个金字塔式的庞大的办学系统，由中央电大、省级电大、市级电大和县级电大（教学点）四级组成。现有1所中央电大，44所省级电大，987所地市级分校，1896个县级电大工作站，全国电大共有3176个开放教育教学点。电大开放教育实行“统筹规划、分级办学、分级管理、分工协作”的系统运行与管理机制；质量保证机制在于它的“五统一”（统一教材、统一教学大纲、统一考试、统一评分标准、统一教学计划）管理和质量标准；学生报名并参加电大统一组织的入学水平测试，合格者正式注册学习；实行学分制管理，学生自主选课，课程成绩及获得的相应学分在学籍注册后八年内有效。正因如此，电大开放教育教务管理比普通高校更为复杂。现有的电大四级办学模式呈现出系统层级多、办学类型多的特点，而各地发展不平衡，逐级传递信息和反馈信息就造成信息衰减和失真，影响了教务管理的实效。因此，如何利用互联网络，保证信息流的连续、真实、便捷和互动，减少信息的人为衰减，加强网络信息管理，降低办学成本，提高教务管理水平，是一个需要研究和加快解决的问题。（二）电大系统教务管理的优化电大系统开放教育教务管理主要涉及招生管理、教学计划管理、考试管理和学籍管理等四个方面。在电大教务管理中，上级电大对下级电大进行业务指导，下级电大对上级电大及时进行信息反馈，各级电大职责不同：中央电大主要负责宏观计划、指导和监控；负责电大人才培养方案的总体设计；进行各专业统设课程建设，提供课程资源；负责统设课程的考试管理和毕业审核；负责确定招生专业、招生规模、入学资格终审等。省级电大根据当地经济建设和社会发展对人才培养的需要，按照中央电大制定的指导性人才培养方案，负责制定出实施性人才培养方案；负责省电大开设课程的资源建设；负责入学资格复审、毕业审核；负责课程考试工作的组织安排和实施；组织实施教学，对下级电大进行指导和监控。地市级电大和县级电大（教学点）主要是具体实施人才培养方案，负责执行、实施上级电大所规定的各种计划、方案，使用各种课程资源。地市级电大对下属县级电大（教学点）有一定的管理职能，主要负责入学资格初审、集中实践环节和形成性考核指导教师的审批及其成绩上报等，在教务管理上，主要是信息的汇集和发散，其职能性的权限不多，信息流途经此环节并未发生明显的增值现象。因此，笔者认为，可以充分利用当代互联网技术和数据库技术，实行扁平化管理，减少教务管理层级，由原来的四级管理变为三级管理，即中央电大、省电大、分校（地市级和县级电大），以提高管理效率。三级管理系统中，中央电大的职能未变，主要的变化是直接打通了省级电大与县级电大的信息通道，将县级电大的基本信息直接汇入省级电大的数据库，由省级电大直接处理，而省级电大中心数据库的信息则可与下属各级电大共享，不必再通过地市级电大流向县级电大，这样既可以加快信息的流动速度，又可以减少流动中出现的差错，提高工作效率。三、省级电大教务管理的优化为此，省级电大就必须整合现有的教务管理框架，用流程优化原理对自身的工作流程进行优化。经优化后的省级电大教务管理流程如图1所示。招生管理模块。招生计划管理：按中央电大招生专业设置，各教学点根据当地的社会需求和自身的办学条件预报招生计划。省电大审核确定各教学点招生方案，并上报中央电大，经中央电大批准后下达各教学点招生计划。组织实施招生：包括招生宣传、招生报名、组织入学水平测试、入学资格审核四个程序。招生报名时各教学点对学生进行入学资格初审，并采集学生基本信息。各教学点组织学生参加入学水平测试，省电大根据测试成绩择优录取。省电大对录取新生进行入学资格复审，生成新生学号，打印新生名册。中央电大对新生入学资格进行终审，终审通过后，学生入学资格得到最终确认，取得学籍，招生工作结束，进入学籍管理模块。如此，通过三级电大的信息互通完成了学生基本信息的采集，信息流的始点就此形成了。学籍管理模块。包含学籍注册、课程注册、成绩管理和毕业办证四个程序。学籍注册：录取新生进行学籍注册取得学籍。课程注册：各教学点组织学生自主选课并进行课程注册。成绩管理：省电大设置各门课程的形成性考核成绩比例、各教学点上报形成性考核成绩；期末考试成绩登录、考试成绩分析。毕业办证：省电大毕业资格复审、中央电大毕业资格终审、毕业证书学位证书办理。考试管理模块。确定考试课程：从教学计划管理模块接收中央电大本学期统设课程和省电大开设课程，并剔除无人注册课程，最终确定本学期考试课程。组织命题：根据本学期考试课程给各教学系下达省电大开设课程命题任务。编排试场、统计试卷份数：根据各教学点课程注册数据编排试场并统计试卷份数。印制省电大开设课程试卷和征订中央电大统设课程试卷。核对和分发试卷：按照各教学点课程注册数据核对试卷份数并分发试卷。全省电大系统期末考试。各教学点送回试卷：期末考试结束，各教学点将试卷装订密封送回省电大。评阅试卷：省电大组织教师评阅试卷并登录考试成绩。教学计划管理模块。包括制定教学计划和课程管理两大环节。应当说学籍、考试、教学计划这三个管理模块互为依存，相互贯通，是整个教务管理的核心，信息流在其中穿梭运行，且其每经过一个环节，其存在状态都发生增值现象。如进入学籍管理模块，其组织形式、信息集合就在类别与数量上都发生变化，不再是从招生模块中出来时简单的信息集合。值得注意的是，信息流在这三个管理模块中循环运行，每循环一次，信息集合都将发生变化，直到达到预先设定的标准，学生就可以毕业了。所以，如何理顺这三个管理模块的关系，保证信息流的循环畅通是教务管理的关键。同时，信息流的增值现象也说明这些环节设置的合理性。 总的来说，利用流程管理原理来设置教务管理中各职能模块及环节，运用其信息流的增值及畅通与否来考察教务管理运行的有效性，并藉此优化整个教务管理系统，应当是一种科学的、行之有效的方法。 -全文完-