从采购作业来谈降低成本.doc

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从采购作业来谈降低成本

請多指教

請多指教

健峰管理技术研究院

胡 勝 惠
从采购作业来谈降低成本 -- 主題4
1.成本结构
2.采购作业流程
3.从内稽内控看采购
4.从采购作业来谈降低成本.
成本制度建立的步骤8
(一)确定生产流程
(二)确定采用分批或分步成本
(三)确定成本﹙ 責任 ﹚中心
(四)产品分类
(五)产量统计
(六)用料统计
(七)人工统计
(八)制造费用统计.
成本标准的设定
1.标准的定义: 在最理想的作业情况下, 所设定之最经济、最高效率下的最低成本。
2.成本标准应按成本要素─材料、人工及制造费用三类分别订定。
•
制造成本三要素
(一)直接原料成本
(二)直接人工成本
(三)制造费用成本
制造成本比例
(一)直接原料成本65%

(二)直接人工成本15%
(三)制造费用成本25%

成本差异发生原因之追查7
1.材料用量差异原因
2.材料价格差异
3.人工工作时间差异
4.工资率差异
5.制造费用预算差异:系实际费用与实际工作时间下与标准费用间的差异。
6.制造费用能量差异:系由于生产设备未能充分利用引起。
7.制造费用效率差异: 系由于工作时间不符标准所引起, 与直接人工成正比, 故其差异原因同人工工作时间差异。.
直接原料成本↓
•降低庫存•減少浪費及報廢•降低進料價格.
流程圖

采购管理作业范围

企業使用之材料请购、采购有关之作业、采购方式之设订、作业方法、供应厂商选定、 调查/评鉴/考核、采购记录、询价、议价、订购、进度控制等。

供应厂商的选定与撤销和资料建立4-1

(一)供应厂商资料来源大致可从电话簿、工厂名录、报章杂志、工会名册中查得, 必要时也可从外贸协会或其它相关机构中洽询。
(二)各项材料设定之供应厂商至少应有三家(特殊状况如独家供应或总代理除外)之资料, 采购部门登载于「供应厂商资料卡」, 经采购部經理核准后列入询购对象。

供应厂商的选定与撤销和资料建立4-2

三)内购供货商之选定, 由采购人员会同生管 品管 技术部门人员实地了解厂商生产设备制程、产能、品质水准、品管情形, 填报「协立厂商设定评核表」, 经筛选后, 呈（并附「供应厂商资料卡」）总经理核准后列入采购对象。
(四)已设定之供应厂商, 因交货品质不良、交期无法配合需要、停止营业或由复查厂商作业中发现重大异常等因素, 应予撤销, 由采购人员以签呈记明具体异常原因呈总经理核准后撤销设定。

商业谈判

•在商业谈判上要获得最佳结果，最有效的策略并非强硬的态度，而是要求对方提出更好的条件。

谈判技巧14-1

1. 带一点疯狂酌量情势；
2.高目标达成要求；
3.装得小气一点让步要慢；
4.不以『大权在握』的口吻进行谈判；

谈判技巧14-2

5.不要轻易亮出底牌；
6.运用竞争的力量；
7.伺机喊『暂停』；
8.当心快速成交谈判进行太快；

9.出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤；
10.兵临城下的大胆做法，进行相逼；
11.柔性哀情战略；
12.积砂成塔，小利也是利；

13.要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你的新构想；
14.不要逼对方走投无路，总要留点余地；

谈判规则

•谈判规则沒有哪一方是失败者，雙方都是胜利者。
•非追求数学最小公倍数 ；而是最大公因數。

请购作业﹙ 提出需求 ﹚10-1

部门请购来源如下:
1.来自客户订单RUN MRP
2.来自销售计划RUN MRP
3.来自计划性用料预先核算
4.来自研发试产RUN MRP
5.来自受托加工RUN MRP

部门请购来源如下:
6.来自批号备料结转请购单
7.来自不足材料资料维护
8.来自不足成品(半成品)维护
9.来自安全存量结转请购单
10.自行Key-In请购单
•

控制重点

1.物管人员是否依业务产销计划，确实拟定生产企划表，有无遗漏，所计算之需求数量是否正确。
2.订购单是否经权限主管核准，修改时亦同。
3.供货商之回复结果，是否经物管人员确认无误。
4.业务需求变化时，是否立即将结果反应于生产企划表与量产计划表与相关部门。
5.供货商因故无法准时交货，生企部门有否将结果反应业务部门，进行协调。

依据资料

供应厂商调查/评鉴/考核表
生产企划表
量产计划表
请购单
采购单

检查库存

一、作业程序
采购前应先检查请购之商品品名、规格、厂牌有无库存品或替代品可替代。

二、控制重点
是否有相同之库存品未查觉而重购材料造成存货呆滞。

一般性请购

一、作业程序
非材料生产为工程用料、零配件、机器设备、个人计算机软硬件等请购，应为各部门提出申请，并依申请之品名数量，相关计算机请购须会签IT部门，才能进行请购。

二、控制重点
1.一般性请购须权责主管核准，是否须会签相关部门再进行采购。
2.是否定期检讨请购单有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。
3.紧急采购是否经常发生，事后有无补开请购单，并应追究其发生原因是否合理。

采购作业查询供货商资料2-1
一、作业程序
1.材料采购：调阅过去供货商与采购作业，并确认记录是否更新与最正确价格。
2.一般性采购：
(1)调阅供货商资料，了解过去采购及询价记录。
(2)进行询价与议价。
3.重要采购合约签订前须经法律专家同意对公司无不良之影响。
采购作业查询供货商资料 2-2
二、 控制重点
1.材料采购：承办人员备妥资料及预拟订购厂商数量、型号须经主管核准，并确认资料是否完整，供应、数量、价格是否考虑周详。
2. 一般性采购：
(1)无采购记录或有二家以上不同报价是否须征询公司相关单位。
(2)请购之数量、金额是否有权责主管核准。
3.是否建立可完全配合之协力厂商。
采购方式
一、作业程序
依材料管理办法，决定应用下列何种方式购买：
1.访价： 金额较小，不需书面比价，但仍以访价方式向最低价厂商购买。
2.议价、 比价：依议价、比价程序办理，并召开议价会议。
二、控制重点
1.依议价、比价办法办理，于召开议价会议时，应有会计或稽核人员在场。
决定订购事项
一、作业程序
1.由承办人员备妥资料及预拟订购厂商数量、办法等经主管核准后采购。
二、控制重点
1.查询供货商记录是否详实。
2.价格资料收集是否完整。
3.预拟订购厂商数量及价格考虑是否周详。
更新记录
一、作业程序
1. 将不同购买方式之订购及询价资料键入供货商资料中。
二、控制重点
1.请购单是否确实经核准。
2.采购人员应建立完整之采购及厂商资料。
3.常备物品则在合约期限终止前，可先询价。
4.新料品之询价对象以现有供应厂商为优先考虑。
5.为便于管理，应建立可完全配合之协力厂商。
进口作业
•需结汇者
•申请信用状•准备提货 •结汇还款 •提货 •记帐
需结汇者
1.由采购单位计算结汇所需金额，并将所需金额申请表及各类凭证一并送交主管人员核准。
2.预付外购款依订单号码或L/C号码逐案控制。
二、控制重点
1.预付费用入帐、转销、收回及调整时所应附之原始凭证是否经核准、内容是否合理。
2.应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证，核对无误后始签付支票。
3.己付款原凭证是否盖付讫章，付款凭单是否有领款人签章，以免重复付款或冒领情事发生。
•
申请信用状
一、作业程序6-1
1.准备相关文件向银行申请开立信用状。
2.销售者须提供"PROFORMA INVOICE"。
3.依采购条件，是否有进口保险单。
4.开发信用状应避免下列条款：
(1)开立保兑(CONFIRM)信用状。
(2)押汇手续由买方负担。
(3)可装运于甲板板上。
(4)信用状可转让。
(5)指定开状银行或押汇银行。
(6)可凭仓库收据(尚未装船)押汇等。 5.应以采购要求及银行合约开立信用状。
6.上述手续无误且无超过银行之授信额度等。
准备提货2-1
一、作业程序
1.进出口于接获预定到港通知后，通知报关行。
2.进出口接获到货日期、品名、数量后，预先安排人员搬运人员及存置位置。
3.财务单位于知悉预定结汇还款日后，安排调度各项财务资源，准备结汇。
二、控制重点
1.提货时物品若有损坏或短少，有无立刻请公证机构公证。
2.仓库、财务、会计或采购单位彼此联系是否良好。
结汇还款
一、作业程序
1.检核利息计算是否正确。
2.结汇费用是否依银行之收费标准。
二、控制重点
1.是否有结汇费用不符规定者或金额不符之情形。
2. 浮动汇率发生溢缴时，余款是否办妥缴还。
提货
一、作业程序及控制重点
1.每一项费用是否有合理凭证；额外项目应查核原因是否合理。
2.核算各项计算方式是否合理，计算起迄日期是否正确。
3.实收数量少于装运数量，注意有无办理索赔；实收数量少于公证数量时，有无向货运公司提出索赔。
4.应将同一进口采购案之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。
记帐
一、作业程序
1.请款条件审核无误后，制作传票记入台帐。
2.传票及有关凭证交由出纳开立支票；支票经签章后交由负责人申请开立信用状。
二、控制重点
1.原始文件、凭证、合约核证无误后始签付支票。
2.预付帐款(本国币部份)之支付应规定以支票;美金部份应以电汇或美金支票为主要支付方式，但受款人必须以订单上之出售人为限。
3.支付传票是否有领款人签章。
验收作业厂商交货
一、作业程序
厂商于交货日备妥送货资料、发票于指定地点交货。
点收
一、作业程序
1.卸货完毕后，仓储人员应依过秤单核对其重量或依计数方式核对数量。
2.点收无误后，应将收货资料键入计算机。
检验
一、作业程序
1.收料后，仓运人员通知检验部门办理检验，非生产性材料应通知使用部门检验。
2.材料检验规范应包括：取样样品数、依材料使用性质之重要性列出检验项目、各检验项目之品质标准及可接受范围。
3.检验稍形加以说明，做为收用与否之参考。
二、控制重点
1.货品依性质决定是否需检验。
2.需经试车验收者依合约书行之。
入库记录
、作业程序
检验合格时，检验部门应将检验结果键入计算机，并由仓储办理入库。
请款
一、作业程序
1.检验合格时，检验部门应将检验结果通知仓储。仓储应将验收单、发票等转送采购部门办理请款。 
二、控制重点
1.如属分批收料时，储运人员应在订购单上注明分批收料日期、数量。
2.发票之品名、规格、数量、金额与送货单及验收单及订单应相符。
3.非原料性验收时应会同请购部门及相关部门办理。
索赔
一、作业程序
若检验不合格，则依规定办理退换货、扣款或索赔之手续。
二、控制重点
自国外购进之货品抵港时，若数量不符或有损坏事项，应请公证行出具证明以办理索赔。
与合约不符作业
一、控制重点7-1
1.各项违约是否依规定处理。
2.所交货品如因检验不合格退回更换者，则其交货日期应以调换补送到达日期为准。
3.非因人力所能抗拒之灾害而申请逾期免罚者，是否事后立即检具之认可证件。
4.申请延期交货，其原合约有保证人者，是否征得保证人之同意。5.依事实不能依购合约所订裁决者，其违约案件，是否经适当批准。
6.所交货品之品质、规格与合约不符，但可使用者，如因急需勉予验收使用，应经权责主管事前认可，按规定扣款或减价处理。
7.如因检验不合格退回更换，或因故申请延期交货，必须事前报请公司相关主管同意，并确定逾期罚款或其它处理办法。
付款作业
•请款 •核对 •入帐 •开立支票 •盖印 •领款
请款2

一、作业程序
1.仓储部门于办理收料手续完妥并经验收合格后，应将验收单及发票转送采购部门请款。
2.采购部门收到仓储转来之请款凭证，查核无误后，即按付款之条件填妥支出凭证黏存单，经主管签核后转会计部门审核。 

请款2

二、控制重点
1.国内采购案是否于办妥验收手续后，检齐凭证申请付款。
2.付款时，是否经过事前审核，审核条件相符后，方签付入帐。3. 对交货延期罚款及品质不良扣款之列计，是否经详细核对，确认合理。

核对

一、作业程序
会计部门经上述审核程序后，若有不合规定或异常之情事者，应反应之。
二、控制重点
依会计事务处理办法处理

入帐2-1

一、作业程序
1.请款程序无误后，制作传票。
2.于每月固定日期整理货款单据交由出纳开立支票。

二、控制重点
1.确定有关核准付款之内部控制是否执行良善。
2.是否定期复核应付帐款明细表之冲销情形，如有已届支付期限而未付款或性质不明者，应追查其原因。
3.应付帐款如有借方余额时，应予追查其原因。
4.应付帐款之支付应规定以支票。
5.是否定期调节应付帐款明细帐与总帐。
6. 月底结帐前进货待验或正进行验收中，帐入暂估应付款者，应密切注意期后冲帐情形。

开立支票

一、作业程序
1.出纳收到支出传票后应注意其支付程序是否齐全。
2.支票送盖印鉴章时，应在支出传票上注明银行帐户、支票号码及日期。
3.支票之到期日应配合付款条件。

盖印

一、作业程序
1.将填妥支票送权限主管审核后交印鉴保管人员盖章。
2.需先审核各项凭证是否经主管签核，始可盖章。
•

领款2-1

一、作业程序
1.付款之时间出纳部门可视作业情况而排之，其方式有：挂号邮寄、定期(每个月之10、20等)、随时。

二、控制重点
1.支付传票是否有领款人签章，原始凭证上应盖「付讫」章，以免重复付款或冒领情事发生。
2.查阅是否有已收料，并经检验合格之货品尚未入帐者
3.核对年度终了日后至查核日止，应付帐款之偿付情形。
4.出纳付款时，应核对支付凭证之金额是否与支票上之金额相同。
5.交货期罚款及品质不良罚扣之列计，须经过详细核对，确认合理。
6.领款日期与列帐日期相距很久者，应查明原因。
材料价格差异16-1
(1).市价变动。
(2).进料数量不按标准采购量办理。(3).达最低存量时, 未及请购, 致以紧急方式采购, 致价格或进货成本提高。 (4).采购时, 舍近求远, 运费较昂, 运送途中损耗增加。(5).使用不必要的快速运输, 增加运费。 (6).现金折扣期限内未曾付款, 丧失优待。(7).经常付款缓慢, 供货商故意抬开售价。(8).向给予优惠条件以外之厂商购料, 未获优待。(9).采购人员善用机智, 低价进料。(10).原料品质变化。

(11).询价未深入。
(12).汇率变化。
(13).运费费率变化。
(14).采购对象或条件变化。
(15).有关人员薪资变低。
(16).仓储费用控制是否妥当。

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