PROD-01采购控制程序.doc

采购控制程序

文件编号：Q/EP-PROD-001
版本/版次：A1

制订部门/人：生产运营中心
审核人：
生效日期：2014-10-1
分发部门及数量：市场营销部/生产运营中心/财务部/人事行政部各1份。共4份

打星号（☆）的管理层需审批本文件。

总经理

☆
管理者代表

生产运营中心

人事行政部

财务部

市场营销

文件修订履历
版次
修订内容摘要
制定/修订部门
制定/修订人
审核人
审批人
生效日期
A1
新制定
生产运营中心

文件控制印记：

1、目的
规范采购和供给过程，确保工作的顺利达成；
2、 范围
本程序适合于本公司所采购的物料的控制及外协加工控制，包括纸张，油墨，CTP/PS版、办公用品及设备零配件与基建材料、电脑与耗材及外协等所有的材料；所指“供应商”包括“外协商”。
3、职责
3.1工艺计划负责《销售订单》生产所需物料的申购；
3.2采购负责物料采购的实施，组织和协调对供应商的评审、选择和动态控制，成品外协实施；最低库存补仓物料的申购，物料库存控制和采购成本控制；
3.3品质部负责对供应商准入评审、现场评价及采购物料质量的验证；
3.4生产总监负责组织常用物料标准库存量的制定，审核新供应商准入、审批新物料试用申请
3.5执行副总审批所有合格供应商。
4.程序
4.1供应商的开发与准入
4.1.1供应商开发时机
A、当公司有新物料/新工序的引进时；
B、当常用材料的供应商低于备用数量时；
C、当新供应商具有竞争优势时。
4.1.2供应商选择标准
供应商的选择遵循技术、服务、质量、响应能力、供货表现、成本综合最佳的原则。一般综合考虑以下因素：
A、具有优势的产品资源；
B、具有良好的财务状况，原则上要可以给予60天以上账期，有一般纳税人资格；
C、具有健全的商务管理流程和制度；
D、具有良好的市场信誉和良好的售前、售后服务能力和服务意识和积极的合作态度；
E、具有相对有利于我公司的供配货地理区位。
4.1.3供应商开发流程
4.1.3.1由采购组组织对备选供应商的信息进行收集，对其基本的生产设备、检测设备、信誉、质量、环境体系和ROSH是否通过认证或其产品是否通过认证、价格情况等方面进行调查。
4.1.3.2筛选出符合条件的供应商，采购组负责组织与供应商的合作意向洽谈，并向有意向合作的供应商发放《供应商调查表》收集供应商的详细信息。
4.1.3.3采购组负责组织物料试样工作，物料试样按照《新材料试用与管理标准》进行，对备选供应商的报价按照《采购价格管理规定》执行。
4.1.3.4采购组负责收集汇总关于试样、现场监查及价格洽谈等的结果及相关资质证明文件（包括使用、性能说明书、有害物质检测报告、纸张FSC证书、供应商报价及营业执照、产品检验报告、ISO9000/ISO14001证书等），对备选供应商从质量、交期、服务、结算方式等方面进行评价，填写《新供应商申请表》。
4.1.3.6所有《新供应商申请表》报生产总监审核、总经理审批。
供应商的开发与准入流程图见后附表1
4.2供应商的管理
4.2.1供应商的日常管理
4.2.1.1供应商日常供货中提供产品不合格时，由品质部以《供货质量反馈单》的形式反馈供应商进行处理。品质主管视问题的严重程度及供应商的性质可采取上厂监查的措施。如同一供应商同一产品连续两次改进无效果，品质部可以要求计划组降低其采购量，供应商相同问题出现三次仍无法改善或出现因物料问题重大损失的，品质部可提出取消其合格供应商资格申请，报总经理审批。
4.2.1.2对于供应商日常供货产生的品质或交期方面的问题，可视其对公司经营生产产生的影响程度，由品质部或采购组提出对供应商进行适当金额的经济处罚，处罚申请需报生产厂长批准后才能通知供应商。
4.2.1.3发现供应商以次充好、偷工减料的欺骗行为时，品质主管可立即提出取消其合格供应商资格。采购组组织对供应商进行处理，处理结果报生产厂长审核，总经理审批。
4.2.2供应商的季度考核
4.2.2.1季度考核：每季度由计划组组织、品管协助对主要物料的首选供应商（季度采购额最大的）季度供货情况进行考核：
（一）季度考核项目及比重列表：
项目
比重
考核单位
质量
50%
品质部
交期
40%
计划组
服务
10%
计划组

（二）考核计分方法：
1. 质量得分A=〔1-（进料不合格批数÷总进料批数）〕×50
2. 交期得分B=〔1-（超期批数÷总进料批数）〕×40
3. 服务得分C=〔1-（服务投诉次数÷总进料批数）〕×10
4. 总分S=A+B+C
（三）对考核结果的应用
95分以上为优秀供应商，可加大采购。
85~94分为合格供应商，可正常采购。
80~84分仍为合格供应商，由品质部向供应商发出纠正预防措施，并减量采购。
＜80分，连续2个季度将予以淘汰。
4.2.2.2每季度的供应商考核结果应由计划组在季度采购会议上通报并报送财务部留存。
4.2.3供应商的年度评审
每年度结束后，计划主管须对当年度供应商的供货情况进行统计分析，结合每季度的考核结果及公司采购管理需要，对所有供应商进行重新评估，对不符合要求的填写合格供应商资格取消申请报总经理批准。
4.3产品采购过程的控制
4.3.1采购计划
4.3.1.1年度计划：计划组每年底需对当年度的主要采购物料进行统计分析，结合下年度销售预算测算下年度的物料采购需求，并据此对年度合作的供应商进行选择并组织谈判。
4.3.1.2最低库存补充计划：生产厂长负责组织计划组和仓储组、成本会计依据生产的用料情况，编制常用物料的最低库存量标准，由计划组负责依据物料的最低库存量标准提出采购计划。
4.3.1.3战略备库计划：对于因市场变动，计划主管可申请战略备库存计划，以保证物料的供给及合适的价格。
4.3.1.4订单采购计划：依批次《销售订单》需求提出的物料采购。
4.3.2采购/外协的执行
4.3.2.1采购的执行由请购部门填写《请购单》经权责人员审核审批后交计划主管组织实施。
4.3.2.2常规外协的执行由印刷组外协人员填写《外发加工单》发外协单位执行；特殊外发由计划组填写《外发加工申请单》经权责人员审核审批后实施。
4.3.2.3采购的价格管理按照《外购外协管理制度》规定进行审核审批。
以上外购外协的审核审批权限见后附表2。
4.4采购/外协过程的变更
4.4.1当采购/外协的产品及交期发生变化或出现任何障碍时，计划组应第一时间通知请购部门/人（电话、邮件等形式），并跟踪处理并及时反馈处理结果。。
4.4.2当采购/外协需求发生变化时，首先以电话形式通知到供应商，并及时以变更《采购订单》或《外发加工单》形式通知供应商，并要求供应商签字回传，以确保供应商采购/外协需求信息得到更新。
4.5特殊采购
4.5.1因合格供应商发生重大质量问题或不可抗拒的原因不能及时供货时，计划组可填写《新供应商申请表》报生产厂长审核，再报总经理审批，申请供应商临时准入，由财务部负责录入《合格供应商一览表》（须在名称前加注临时）。
4.5.2所有上述的特殊采购，计划组在采购实施前，都必须提前通知到品质部，由品质部组织对物料的检验工作。
4.5.3计划主管在10天之内组织对该类特殊采购的供应商按新开发供应商流程进行评价、审批。如审批不合格，由计划主管通知财务部将该供应商禁用。
4.5.4对零星采购的供应商（办公用品类及细小配件）或一次性采购的供应商不需作“供应商评价”审批,直接从价格、质量方面作比较即可。
4.5.5所有原、辅助材料都必须具有环保相关资料，若销售部有注明不需使用环保材料的订单，经生产厂长批准后方能依单采购。
4.6采购物料的验证
4.6.1物料到公司后，由储运管理组仓管员按收料单的品名、规格、数量进行验证，并做好供应商供货记录。
4.5.2物料到公司后，由品质部IQC按《过程及产品监视与测量控制程序》进行验证，并做好供应商来料质量情况记录。
4.5.3、经验证不合格时，按《不合格品控制程序》执行。
5.相关程序
《过程及产品监视与测量控制程序》
《不合格品控制程序》
6.相关记录
《供应商调查表》——FM-PROD-001-B1
《新物料试用评价表》——FM-PROD-002-B1
《新供应商申请表》——FM-PROD-003-B1
《供应商考核表》——FM-PROD-004-B1
《合格供应商一览表》——FM-PROD-005-B1
《请购单》——FM-PROD-006-B1
《外发加工申请单》——FM-PROD-007-B1
《外发加工单》——FM-PROD-008-B1
《采购订单》——FM-PROD-009-B1
《采购价格调整审批表》——FM-PROD-010-B1
《收料通知单》——FM-PROD-011-B1
《销售订单》——FM-MKT-003-B1
《供货质量反馈单》——FM-QC-001-B1

否
是
通过
需要
组织物料试用
通过
开始
开发必要性评估
审批
审批试样结果
提供试样品质报告
计划组
其他相关部门
总经理
生产厂长
评估是否需现场监查
初步筛选
填写《供应商调查表》
信息/资料收集
提供样品
未通过
是
纳入合格供应商
收集齐资料填写《供应商评价表》
是否符合
审核
审批
同意
否终止
组织现场监查
撰写供应商现场评估报告
终止
附表1：供应商开发流程

附表2：外购/外协审核审批权限表
项目
类别
额度
一级审核
二级审核
审批
外购外协执行
供应商准入审批
新供应商准入
不限额
成本会计
生产厂长

总经理
/
品质主管
采购价格审批
原材料
浮动价格调整
上调﹥200元每吨
成本会计
生产厂长
总经理
/
上调
100元-200元每吨
成本会计
生产厂长

辅材料浮动价格调整
上调﹥10%时
成本会计
生产厂长
总经理
/
上调≦10%时
成本会计
生产厂长

原材料
批量购买价格核定
批量﹥5万
成本会计
生产厂长

临时外发价格审批
＜3000元
生产厂长

≥3000元
成本会计
生产厂长

现金采购价格核定
5000元
成本会计

询价单审核控制
审核询价单
印刷发外﹥3000元；半成品、成品外发﹥5000元
生产厂长

/
采购流程执行控制
订单采购
原材料
(不含特种纸)
﹤10万元
请购主管
计划主管
/
采购员
≧10万元
请购主管
计划主管
生产厂长
采购员
特种纸/辅料
﹤3万元
请购主管
计划主管
/
采购员
≧3万元
请购主管
计划主管
生产厂长
采购员
最低库存补仓
按标准
生产厂长

/
采购员
采购储备物料
不限额
生产厂长

总经理
采购员
《外发加工单》
流程执行控制
表面处理类
不限额
印刷车间负责制单直接外发
印刷助理
模/版类制作
不限额
印前车间负责制单直接外发
工艺员
临时外协（除公司可印刷类别）
不限额
生产厂长

采购员
外发印刷类
(公司可印的)
不限额
销售经理
生产厂长
总经理
印刷助理
其他采购流程执行控制
电脑
不限额
请购主管/经理
信息工程师
总经理
信息工程师
办公设备用
零配件、耗材
≦0.2万元
请购主管/经理
人事行政部经理
/
人事部
>0.2万元
请购主管/经理
人事行政部经理
生产厂长
信息工程师
设备
不限额
生产厂长

总经理
生产厂长
生产设备用
零配件
≦0.5万元
请购主管/经理
生产厂长　
/
生产厂长
>0.5万元
请购主管/经理
生产厂长　
总经理
生产厂长
个人工作业务总结
本人于2009年7月进入新疆中正鑫磊地矿技术服务有限公司(前身为“西安中正矿业信息咨询有限公司”)，主要从事测量技术工作，至今已有三年。
在这宝贵的三年时间里，我边工作、边学习测绘相专业书籍，遇到不懂得问题积极的请教工程师们，在他们耐心的教授和指导下，我的专业知识水平得到了很到的提高，并在实地测量工作中加以运用、总结，不断的提高自己的专业技术水平。同时积极的参与技术培训学习，加速自身知识的不断更新和自身素质的提高。努力使自己成为一名合格的测绘技术人员。
在这三年中，在公司各领导及同事的帮助带领下，按照岗位职责要求和行为规范，努力做好本职工作，认真完成了领导所交给的各项工作，在思想觉悟及工作能力方面有了很大的提高。
在思想上积极向上，能够认真贯彻党的基本方针政策，积极学习政治理论，坚持四项基本原则，遵纪守法，爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心。积极主动学习专业知识，工作态度端正，认真负责，具有良好的思想政治素质、思想品质和职业道德。
在工作态度方面，勤奋敬业，热爱本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，能够主动寻找自己的不足并及时学习补充，始终保持严谨认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。
在公司领导的关怀以及同事们的支持和帮助下，我迅速的完成了职业角色的转变。
一、回顾这四年来的职业生涯，我主要做了以下工作：
1、参与了新疆库车县新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿的野外测绘和放线工作、点之记的编写工作、1:2000地形地质图修测、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，提交成果《新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿普查报告》已通过评审。
2、参与了库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估项目的室内地质资料编写工作，提交成果为《库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估报告》，现已通过评审。
3、参与了《新疆库车县巴西克其克盐矿普查》项目的野外地质勘查工作，参与项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘查线剖面测量、测绘内业资料的编写工作；最终提交的《新疆库车县康村盐矿普查报告》已通过评审。
4、参与了新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量监测工作，项目包括：野外地质测量与室内地质资料的编写，提交成果为《新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量年报》，现已通过评审。
6、参与了《新疆博乐市五台石灰岩矿9号矿区勘探》项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。
7、参与了《新疆博乐市托特克斜花岗岩矿详查报告》项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。
通过以上的这些工作，我学习并具备了以下工作能力：
1、通过实习，对测绘这门学科的研究内容及实际意义有了系统的认识。加深对测量学基本理论的理解，能够用有关理论指导作业实践，做到理论与实践相统一，提高分析问题、解决问题的能力，从而对测量学的基本内容得到一次实际应用，使所学知识进一步巩固、深化。
2、熟悉了三、四等控制测量的作业程序及施测方法，并掌握了全站仪、静态GPS、RTK等测量仪器的工作原理和操作方法。
3、掌握了GPS控制测量内业解算软件（南方测绘 Gps数据处理）以及内业成图软件（南方cass）的操作应用。能够将外业测量的数据导入软件进行地形图成图和处理。
4、在项目技术负责的指导下熟悉了测量技术总结的编写要求和方法，并参与了部分项目测量技术总结章节的编写工作。
5、在项目负责的领导下参与整个测量项目的组织运作，对项目的实施过程有了深刻理解。通过在项目组的实习锻炼了自己的组织协调能力，为以后的工作打下了坚实基础。
二、工作中尚存在的问题
从事测绘工作以来，深深感受到工作的繁忙、责任的重大，也因此没能全方位地进行系统地学习实践，主要表现为没有足够的经验，对于地形复杂的地段理解不够深刻；理论知识掌握不够系统，实践能力尚为有限。以上问题，在今后工作中自己将努力做到更好。
三、今后的工作打算
通过总结四年来的工作，我无论从工作技术上，还是从世界观、人生观、价值观等各个方面，都有了很大的提高。今后，我会在此基础上，刻苦钻研，再接再厉，使自己在业务知识水平更上一层楼，为测绘事业的发展，贡献自己的力量。

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