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湖南双舟医药有限责任公司制度文件文件名称：法人委托书管理制度分编号： HNSZ- OF-OS-001总编号:修订部门：办公室修订人：王 丹审阅人： 彭旺军批准人： 谭 平上次修订：2009.1.1本次修订：2012.2.22本次批准日期：版本号：2012第1版1 目的为严肃公司法人委托书管理，现对法人委托书的申请、开具、领用，法人委托书回执联收回等环节作出如下规定，望各相关部门遵照执行。2 依据：ISO9001:2008标准、药品经营质量管理规范及其实施细则。3 范围适用所有需开具法人委托书的部门及人员。4 权责4.1 部门领导：负责法人委托书中开往的客户单位的审核。4.2 人力资源部：负责法人委托书被委托人资质审核。4.3 办公室： 4.3.1 负责法人委托书的开具、整理、回执回收及相关情况报表。4.3.2 负责法人委托书原稿的存查管制。 4.4 使用部门：负责法人委托书的投递与回执的收回。 5 内容5.1 申请、审批5.1.1 申请流程5.1.1.1 市场营销中心及采购营运中心正确、规范填写法人委托书开具申请单(SZFO-OF-DO-009)部门经理审核签字人力资源部审核签字办公室审批并开具5.1.1.2 医院营销中心正确、规范填写法人委托书开具申请单(SZFO-OF-DO-009)综合管理办公室主任/基药一部经理审核签字人力资源部审核签字办公室审批并开具5.1.2 申请及审批注意事项5.1.2.1 开销售委托书的，被委托人必须持有公司衔头的有效上岗证。5.1.2.2 所有被委托人必须在人力资源部完整备案。5.1.2.3 申请人非被委托人本人的，必须在代办人一栏填写自己的姓名。5.1.2.4 委托事宜必须填写明确、不得超出上岗证资格范围或公司许可范围。5.1.2.5 委托所至的单位必须写明准确的全称，不得写简称、不规范的简称。5.1.2.6 填写委托期限时必须填自然年限，即自申请之日起至本年度的12月31日止。5.1.2.7 委托事宜为特定事项的，必须至公司主管领导处或总经办审批。5.1.2.8 该单位已开具销售委托书的，办公室可不予开具，且不开具同一单位不同被委托人的法人委托书。5.1.2.9 属法人委托书遗失，重新补开的，必须重新审批，并要求该单位出示遗失证明， 同时由办公室出具法人委托书废止声明函至该单位，回执联由该单位盖章收回，否则，办公室不予开具。5.1.2.10 属法人委托书本年度期满，需开具下一自然年度的，必须重新审批，且必须在下一年度1-3月份内办理完毕，其他月份一律不予办理。5.1.2.11 因对方单位存档需要重复打印法人委托书者，需重新填写申请单并注明原 因，交部门经理及人力资源部签字后，由办公室负责审核开具。5.2 开具5.2.1 办公室文秘主管必须严格审核被委托人资格。5.2.2 办公室文秘主管必须用准确的公文用语填写法人委托书。若为销售委托书，一律写“销售我公司经营品种”，必须注明品种名称的除外；若为购销委托书，一律写“采购贵单位经营品种，销售我公司经营品种”，必须注明品种名称的除外；若为其他临时性须办事宜的委托书，依实际情况组织规范、明确的书面语言，不得写模糊或易产生歧义的不规范语言。5.2.3 在开具销售或购销法人委托书时，必须对照申请单，严格将期限截止至本年度 12月31日止。若其他临时性须办事宜的委托书，时间期限依实际情况定，但不得超过1个月。5.2.4 上下游客户开至我公司的法人委托书具体要求：5.2.4.1 销售产品（限于贵公司营业执照载明的经营范围）；采购（限于我公司营业执照载明的经营范围）；核对往来账务；催、收货款（领取银行承兑汇票、转账支票）；退货；处理货损货差；售后服务。5.2.4.2 须写明被委托人的姓名、身份证号、委托期限以及委托的权限（一般委托或特别委托）。5.2.4.3 法人委托书需盖有清晰的公章和法人章（法人签名）。5.2.4.4 须提供本人有效的身份证明（第二代身份证）以及相关的资质证明。5.2.5 医院营销中心业务员需开具采购性质的法人委托书时，须以采购部人员名义开具，并由该业务员签订承诺书，承诺按公司规定流程将采购药品入库、出库，同时在法人委托书权限栏标明“先款后货”。5.3 领用、存档领用人领用法人委托书后，办公室文秘必须建立法人委托书电子档台帐，并将法人委托书申请单及存根联按法人委托书编号顺序保存归档，以便备查。5.4 法人委托书回执联的收回5.4.1 所有在当月开具的法人委托书，必须在下月31日之前全部收回交至办公室文秘主管处，办公室文秘每月1日对上上月开具的法人委托书及对应回执联收回情况进行统计，并于每月3日之前公布，以便各市场部业务员能及时收回回执联。5.4.2 法人委托书回执联需盖对方公司有效印鉴或由对方公司接收人签名后交回公司方算有效。5.4.3 所有领用人必须按照办公室要求，将法人委托书回执联在法人委托书回执回收情况登记表（SZFO-OF-MA-038）上登记相关信息，以便日后查找确认。5.4.4 每月5日，办公室文秘对各部门法人委托书开具情况及回执联未回情况报法 人委托开具及回执清查月报表(SZFO-OF-ST-004)及法人委托书回执未回考核明细表(SZFO-OF-ST-004-01)经办公室主任、行政人事总监签字后报至人力资源部，对回执联未回的责任人考核10元/份，之后未回则按月累加。5.5 变更若销售委托书或购销委托书中的被委托人有所变更，如离职、转岗等，公司办公室必须出具法人委托书废止声明函(SZFO-OF-DO-050)至对方单位，声明该被委托人的法人委托书即日起作废，并由对方单位确认盖章。5.6 责任追究由被委托人代办人引起的责任由被委托人承担，由其他流程、环节引起的责任由相应责任人承担，视情节处以10-100元/次的罚款，造成法律纠纷的由责任人承担相应经济损失。5.7 存档及保密要求5.7.1 本规定所涉及的表格由办公室文秘主管根据申请内容及审批事宜，严格在慎思系统内开具委托书，不得重复编号或跳号开具，若出现作废委托书，须将该编号同样纳入归档内容，以确保委托书不断号，有连续性。若有不到位，对文秘主管及相应责任人处以10元/次的罚款。5.7.2 文秘主管应对开具完毕的法人委托书妥善保管，定期移交档案管员，若保管不 到位或泄密，对责任人处以20元/项的罚款。6 附件6.1 附件1：法人委托书开具申请单(SZFO-OF-DO-009)6.2 附件2：法人委托书回执回收情况登记表（SZFO-OF-MA-038）6.3 附件3：法人委托开具及回执清查月报表(SZFO-OF-ST-004)6.4 附件4：法人委托书回执未回考核明细表(SZFO-OF-ST-004-01)6.5 附件5：法人委托书废止声明函(SZFO-OF-DO-050)苗木供应合同书甲方：乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃经甲乙双方协商同意， （以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发2010205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议：一、 苗木数量： 二、 苗木规格：胸径15cm以上，主干通直，树头完整，枝条匀称、丰满，无病虫害，树形美观。三、 苗木价格：每株计人民币四、 该价格包括：苗木费、挖掘费、包装费、装车费、拉运费五项。合计人民币（ ）五、 付款方式：任务完成后，10日内一次付清。六、 有关事项：1、 土球规格：苗木所带土球直径1.2米以上，厚度60cm以上，卸车前完整不破裂。2、 包装规格：土球包装腰带无间隙宽度12cm以上，纵扎草绳间隙在2cm以下。绳杆高度40cm，缠冠高度2米。3、 所有苗木必须是播种培育，均为本苗圃苗木，严禁从外省、外地调动，由此产生的不良后果，由乙方负责。4、 乙方必须按照甲方时间、地点、数量要求按时送苗。（送苗地点，渭南市城区）并保证我县任务完成居全市前三名。5、 苗木结算数量以接收方接收单上的数据为准，因不符合合同条款中苗木规格要求的，接收方拒绝接收的苗木由乙方自行处理。六、本合同未尽事宜，甲乙双方同意协商解决。七、合同条款违约，造成经济损失，由造成损失方全额赔偿。八、本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自签字盖章之日起生效 二0一0年十二月ISO9001:2008 第 5 页 共 5 页