机械制造企业合同管理暂行规定.doc

第B版(06.9.1发布) 职责范围与规章制度 投资-3A-19-003机械制造企业合同管理暂行规定1 总则1.1 为了加强公司合同管理，提高经济效益，减少合同纠纷，切实维护企业的合法权益，根据中华人民共和国合同法及其他法律、法规的规定；根据中华人民共和国经济贸易委员会国经贸法规2002181号文的规定精神，结合本公司的实际情况，特制定本规定。1.2 本规定适用于公司及所属各部门对外订立的各类合同；适用于合同的签订、履行、变更、解除、审核和批准；适用于合同管理的检查、监督、考核、奖惩和合同纠纷的处理。1.3 本规定所称合同是指公司对外签订的买卖合同、供用电、水、气、热力合同、赠与合同、租赁合同、融资租赁合同、承揽合同、建筑工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同、居间合同等。1.4 订立合同必须遵守国家的法律、法规，必须符合国家的政策、规章的要求。禁止与任何单位或个人签订各种违章的合同、不得利用合同进行违法活动，扰乱社会经济秩序、损害国家利益和社会公共利益及本公司利益，牟取非法收入。1.5 订立合同，应当遵循平等互利、协商一致的原则，任何一方不得把自己的意志强加给对方。任何单位和个人不得非法干预。2 合同管理2.1 公司对合同管理实行统一领导、分级管理、分级负责的原则。2.2 公司法律事务归管部门负责公司合同的综合管理。各单位、各部门指定一名分管领导和合同管理员，负责本单位、本部门的合同管理。2.3 公司法律事务归管部门合同管理的主要职责：2.3.1 负责宣传、贯彻合同法及其他有关法律法规和政策。组织各单位、各部门合同管理员进行业务学习培训。指导、检查、监督、考核各单位、各部门的合同管理工作。2.3.2 参与重大合同的谈判并提出有关法律意见，负责对重大合同的法律审查，牵头组织合同审查和审签工作。2.3.3 会同有关单位、部门参加合同纠纷的协商、调解；负责合同纠纷的仲裁、诉讼工作，并协助工商行政管理部门和司法部门，查处利用合同进行的违法活动。共9页 第1页 2.3.4 根据各单位、各部门递交的“重大合同审查表”（见附件）建立公司重大合同台帐。2.3.5 负责审查办理各单位、各部门“授权委托证书”2.4 公司各单位、各部门合同分管负责人及合同管理员的主要职责2.4.1 单位、部门分管负责人职责2.4.1.1 负责宣传、贯彻合同法及其他法规、政策；2.4.1.2 在授权范围内负责本单位、本部门合同的谈判、签约工作。2.4.1.3 检查和督促部门合同履行情况2.4.1.4 负责本单位、本部门合同纠纷的处理。2.4.2 合同管理员职责2.4.2.1 负责填写本单位、本部门合同台帐，对合同统一登记，编号分类，保管。对已履行完毕的合同分期装订成册，分别整理归档。2.4.2.2 负责本单位本部门一般合同的审查，办理重大合同的报审手续，指导、监督、检查本单位、本部门的合同签订和履行情况。负责向公司上报本单位、本部门的合同签订、履行、变更、解除情况的统计报表2.4.2.3 保管好本部门的合同专用章、合同表格，做好合同专用章的使用登记，协助公司法律事务归管部门办理本单位、本部门“授权委托证书”2.4.2.4 协助公司法律事务归管部门处理本单位、本部门的合同纠纷。2.5 公司合同分为一般合同和重大合同。重大合同是指：合同标的额超过各单位、各部门授权委托权限的合同，对外投资合同；涉外合同（买卖合同除外）；联营合同；技术合同；承包合同；（融资）租赁合同；涉及知识产权的合同。一般合同是指：除重大合同以外的合同。2.5.1 重大合同的审查签订程序：2.5.1.1 由直接业务部门（指负责具体经营业务，直接履行合同的部门）提出签订合同意向。经公司分管领导同意后，法律事务归管部门派员参加合同谈判，并根据谈判结果，指导或牵头起草合同文本。2.5.1.2 由直接业务部门填写：重大合同审查表并附拟定的合同文本，报公司有关职能部门对合同进行审查。a 超出各单位各部门委托权限的设备租赁、运输、加工承揽、供用电、水、气和仓储合同由工程部门负责审查。b 超出委托权限的买卖合同由销售部门负责审查。c 对外投资、合资合作、参股联营，生产线租赁承包，兼并和担保委托合同由证券资产管理部门负责审查。共9页 第2页 d 融资租赁合同、借款合同由财务部门负责审查e 技术合同由产品开发部门负责审查。f 涉外经贸合同由证券资产管理部门负责审查g 建筑工程承包、房屋租赁安装和房屋修理合同主要由工程部门负责审查。2.5.1.3 经公司有关部门审查通过的重大合同除买卖加工合同类重大合同可有有关部门直接报总经理授权有关人员审批、签订外，其他重大合同均须报公司法律事务归管部门复审并送公司总经理或授权的副总经理审批。2.5.1.4 经审查、复审、审签和审批后的重大合同由公司总经理或总经理授权有关负责人签订。2.5.2 一般合同的审查签订程序：2.5.2.1 各部门业务人员在授权委托的权限范围内，负责本部门合同的谈判，拟定合同文本，报合同管理员初审。2.5.2.2 合同管理员对送审的合同文本按本规定的要求审查内容及合同条款进行逐项审查，并交部门分管负责人审核签字后，加盖合同专用章并进行登记。2.5.3 合同审查的具体内容2.5.3.1 资格审查。主要是审查对方是否具备法人资格，索取并查验法人授权委托书、居民身份证等证件，并将委托书和摘抄的身份证号码等附合同档案备查。2.5.3.2 资信审查。主要是审查对方的资本信用，经营作风，技术装备和履约能力以及是否被当地工商行政管理部门命名为“重合同、守信用”单位。并将有关情况记录后，附合同档案备查。2.5.3.3 合法性审查。主要是审查合同的内容是否违反我国法律、行政法规的强制性规定，标的是否为限制性流通物，合同的内容是否损害公司利益，国家利益和社会公共利益。2.5.3.4 可行性审查。主要审查合同标的签订是否真实，合理可行。2.5.3.5 基本条款审查，根据中华人民共和国合同法和有关法规的规定，审查合同条款是否完善。2.5.3.6 形式审查。审查订立合同的手续是否完备和符合法律、法规的规定。2.6 有关部门在收到报送审查的合同及有关附件材料后，应及时预予审查，并在“重大合同审查表”上加注意见和签字，不得无故拖延，遇到复杂不明的事项要及时与送审部门取得联系，说明原因。审查后要签署意见并由审查人签名。2.7 公司各部门必须建立健全合同专用章管理制度。申请刻制合同专用章，必须报公司法律事务归管部门审查批准。业务人员一律不得携带合同专用章外出，作废的合同专用章，应交公司法律事务归管部门处理。共9页 第3页 3 合同的签订3.1 公司各部门应谨慎向外发出要约，作出承诺。对外发布的价目表、拍卖公告、招标公告必须注明有效期限。3.2 订立合同除即时清结外，一律采用书面形式。书面形式指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。合同签订方协商同意的有关变更、解除合同的文书、电报、图表，也是合同的组成部门。必须完整保存。对外采用信件、数据电文等形式签订合同，应当在合同成立之前要求签订确认书。3.3 本公司董事长为公司的法定代表人，依法有权持有法定代表人身份证明，在企业法人营业执照核准的经营范围内，代表公司签订合同。双方都为法定代表人直接签订的合同，在签订合同时，应当验证对方的法定代表人的资格证明。3.4 公司法定代表人可以授权各单位、各职能部门的行政负责人或经办业务员为委托代理人对外签订合同。未经授权委托或超越代理权签定的合同，事后未得到追认的为无效合同。3.5 委托代理人在签订合同时应具有法定代表人签署的授权委托书。授权委托书分为常年授权委托书和专项授权委托书。签订合同时应当出示授权委托书，同时查验对方的授权委托书。主要查验对方授权委托事项、期限、权限，确认对方是否具有签约的资格。委托代理人因岗位变动、调离本公司或其他原因不适合现岗位工作的，应及时取消授权。委托代理人所在单位在收回授权委托书后，方可办理岗位变更及调动手续，并同时向与该代理人有业务往来的单位发出书面通知。书面通知应存档备案。3.6 严禁任何人在空白合同书上加盖公司合同专用章，严禁任何人保存或携带盖有合同专用章的空白合同书，任何人不得持本单位介绍信或盖有合同章的空白合同书对外签订合同；公司所属不具备独立法人资格的单位及职能部门未经公司授权不准以部门的名义或以公司的名义对外签订合同。3.7 严禁任何人将合同谈判，签订过程中获得的商业秘密向缔约方以外的任何第三方泄露。3.8 签订合同的具体要求3.8.1 在订立合同前，应详尽考察，了解对方的法人资格，经营范围、履约能力，注册资本，经济性质和信誉资信情况，可以通过工商部门查询或实地考察，必要时会同公司法律事务处调查了解。3.8.2 公司各部门对外签订的合同都必须分类编号，合同编号采用年号、部门、序号结合的方式，如：共9页 第4页 （2000）销售 威孚锡字第1-001号（XXX）采供 威孚锡字第X-XXX号（XXX）工具 威孚锡字第X-XXX号3.8.3 合同签订时必须注明年月日。签订时当事人双方的企业名称，应使用经工商行政管理部门核定的营业执照上的企业名称，不准使用简称，企业的名称与印章必须相符。3.8.4 订立合同，必须明确、详细表达以下条款：3.8.4.1 产品名称：应按产品类别分类。3.8.4.2 商标、牌号：应使用产品的注册商标；无注册商标的须订明牌号。3.8.4.3 规格型号：应明确订货编号。3.8.4.4 计量单位：必须使用国家法定的标准计量单位。严禁使用箱、盒、捆、堆、车、筐、等非法定计量单位。3.8.4.5 单价、总金额：应规范填写，人民币合计金额应使用汉字大写。3.8.4.6 交提货时间及数量：时间须写明某一季度、月份或日期。不得使用明年、下月或不冠以年份的月份等。3.8.4.7 质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件和期限：对本企业作为供方提供的产品的，有国标的可填写国标。没有国标的可填写“按本企业标准或双方认定的技术协议”；本公司为需方的，应填写“按该合同产品的国家标准供货”；对有具体质量要求的，应当制作质量协议书，作为合同的附件。本公司作为供方供应产品的，对质量负责的期限可填写“按合同规定履行”；本公司作为需方的应根据具体情况约定保质期限。3.8.4.8 交货地点、方式：本公司作为供方的宜采用由供方代办运输或需方自提的方式。本公司作为需方的，可以要求供方送货，交货地点以本公司为宜，也可根据情况双方商定。3.8.4.9 运输方式及到达站港和费用负担：运费由本公司承担的，应尽量选择安全兼快捷的运输方式。一般情况由本公司作为供方的，运费由需方承担为宜，到达站港要明确具体，应写详细名称，不得用简称。3.8.4.10 合理损耗计算方法：主要指油类、煤炭、化工液体等产品，本公司为工业产品可不填写，但必须在有关栏内注明划除符号。3.8.4.11 验收方法及提出异议期限：验收方法应写明当场验收或约定其它方式。提出异议的期限是指收货后对产品数量、质量、规格型号提出异议的期限，可根据具体情况双方商定。共9页 第5页 3.8.4.12 随机备品、配件和工具的数量及供应方法：如有要求则如实填写，如无则划去。3.8.4.13 结算方法及期限：本公司作为供方的，结算方式应采用银行转帐结算方式，如：汇票、支票等；结算期限可规定为“款到供货”或“发货之日起多少日内付款”明确具体的付款日期。3.8.4.14 担保：如需提供担保，应另立担保合同作为本合同的附件或由担保单位在合同上明示担保并盖章。对确有信誉、具有履约能力的可不作此项要求。对信誉、履行能力不明或经营状况不好、业绩不佳的单位，在供货或付款前，应要求对方提供担保。3.8.4.15 违约责任：依照合同法有关规定，本公司作为供方的，可考虑按不能交货部门货款总值2%的比例约定违约金。本公司作为需方，通用产品按不能交货部门货款总值的5%、专用产品按2530%确定违约金。3.8.4.16 解决合同纠纷的方式：订立合同时应明确双方日后解决争议、纠纷的方式，一般情况下，通过双方友好协商解决。如协商不成，应约定通过仲裁或诉讼解决，并尽量争取约定由无锡仲裁委员会仲裁，或通过本公司所在地法院诉讼。外贸合同应尽量争取约定在中国国际经济贸易仲裁委员会仲裁，也可约定由无锡仲裁委员会仲裁。3.8.4.17 其它约定事项：如有可作相应约定3.8.5 签订合同时，应尽量将交货地点约定为无锡或无锡威孚公司。3.8.6 签订合同时，应签署经办人姓名、注明双方开户银行、帐号及双方单位地址、邮编、法定代表人姓名。3.8.7 在合同签订时，发现对方采用的格式合同有关条款明显损害我公司利益的，必须对相应条款提出修改意见，或采用非格式条款将其否定，切实维护公司利益。3.8.8 签订合同应内容完整、用词规范准确、条款齐全、手续合法，书写工整、清晰易辩、不得潦草。双方加盖合同章或企业公章时，必须清楚、不得模糊。3.8.9 对法律、法规或双方另有约定需要进行鉴证、公证、第三方担保或报国家主管部门批准的合同，必须报公司法律事务归管部门，由公司法律事务归管部门统一办理。3.8.10 签订合同应统一使用工商行政部门监制的规范文本。不得把自己的意志强加给对方。任何单位和个人不得非法干预。3.9 本公司各类合同（协议）负责签订的范围及部门：3.9.1 合同(协议)签订的范围：(按法律事务归管部门核定的范围)3.9.2 公司董事长授权下列部门按照本规定，以公司名义签订合同：销售部门、采供部门、生产部门、劳资部门、产品开发部门、工程部门、装备制造部门、后勤部门、财务部门，其它部门、分厂均不得对外签订合同（经公司法定代表人同意授权的共9页 第6页 除外）上述部门签订合同的权限由公司法定代表人在签订合同法人委托书中具体界定。4 合同的履行、变更和解除4.1 对已生效的合同必须认真履行，自觉承担合同规定的义务，任何一方不得擅自变更或解除合同4.2 合同在履行过程中，遇到妨碍合同履行的情况，或出现下列情况，有关人员应立即向本部门负责人汇报，部门负责人应及时处理，需要法律事务归管部门协助，应立即申报。4.2.1 在履行不分先后顺序或者我方后履行义务的合同时，对方未按照合同先给付之前，我方有权对抗对方的履行请求，并有权拒绝履行自己的义务。但一旦对方履行了结付义务，我方必须按合同约定义务履行。4.2.2 我方在合同中应先履行义务的，如在履行前或履行中发现对方没有履约能力，可以立即书面通知对方中止履行合同，但必须符合以下情形并有确切证据证明：a 经营状况严重恶化；b 转移财产、抽逃资金以逃避债务；c 丧失商业信誉；d 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其它情形。中止履行后，对方在合理的期限内未恢复履行能力并且未提供适当担保的，我方可以解除合同，对方提供适当担保的，我方应当恢复履行，4.2.3.在合同履行中，发现债务人怠于行使到期债权，对我公司利益造成损害的，我公司可以向法院请求以自己的名义代位行使债务人的债权4.2.4 在合同履行中，如发现债务人放弃其到期债权或者无偿转让财产，对我公司造成经济损失的，可请求人民法院撤消债务人的行为。并且受让人知道情景的，也可请求人民法院撤消该行为。撤消权的行使范围以我公司债权为限。4.3 行使撤销权必须在知道或者应当知道撤销事由之日起一年内行使；如自债务人的行为发生之日起五年内没有行使撤销权，该撤销权消灭。合同履行过程中，我方需要变更或解除合同的，在本单位负责人作出决定之后应书面通知对方。对方书面提出变更或解除合同请求的，我方在接到通知后应十五天内书面答复对方，逾期不答复的，则为默认。4.4 要求变更或解除合同时，在未达成新协议以前，原合同仍然有效。4.5 有关合同履行中，中止履行行使抗辩权、变更或解除合同的信函必须留有副本，并采用挂号形式邮寄。共9页 第7页 4.6 重大合同的变更或解除，必须报公司分管领导批准并报送法律事务归管部门备案。4.7.签订合同有笔误需要修正，须经双方协商，并书面修正。5 合同的检查、监督、考核、奖惩5.1 公司法律事务归管部门对各部门合同管理情况每季检查一次，对检查中发现的签订不规范、履行不认真、管理不严格的要予以批评、制止和通报，各部门有关人员应及时采取措施予以纠正。5.2 不属于即时清结的经营销售业务，都必须签订书面合同（即时结清是指双方在交易过程中，当场钱货两讫的情况），各部门签约率纳入经济责任制考核。5.3 公司对合同管理工作每年总结评比一次，对自觉遵守法律、法规，认具签订合同，全面履行合同，严格管理合同并为公司避免或挽回经济损失的部门和个人予以表彰。5.4 由于不认真了解对方的法人资格、资信情况、履约能力而盲目签订合同或签订合同条款不规范、齐全、准确、完整，给公司造成经济损失的，对签订合同的部门负责人、直接责任人，按公司的有关规定予以赔偿。在空白合同书上加盖合同专用章，或私自保存、携带盖有合同专用章的空白合同书对外签订合同，对当事人调离岗位，造成经济损失的，由当事人赔偿全部经济损失。5.5 因严重失职、渎职或违法行为引发经济纠纷、造成经济损失的，当事人除按规定赔偿外，根据情节轻重，给予调岗、下岗或行政处分，直至移交司法部门追究刑事责任。6 合同纠纷的处理6.1 发生合同纠纷应立即向所在部门负责人汇报，由该部门负责人责成有关人员和当事人一起负责处理，及时与对方协商解决，经协商解决不了的，自纠纷发生之日起三个月内应向法律事务归管部门申报案情。6.2 各部门因合同纠纷要求提起仲裁或向司法机关起诉、应诉的，按公司有关规定办理。7 附则7.1 本规定与国家法律、法规、政策相抵触的，以国家法律、法规、政策为准。7.2 本规定未作规定的，按中华人民共和国合同法等法律、法规执行。7.3 公司各单位、各部门可根据本规定制定本部门合同管理实施细则。共9页 第8页 7.4 本规定如有未尽事宜，协调仲裁权属公司。7.5 本规定的解释权属公司法律事务归管部门。制订部门：投资审计处 审核：赵献时 管理处审定：宣建清7.6 本规定自发布之日起施行，原公司经济合同管理暂行规定同时废止。共9页 第9页