印章使用与管理制度参考.doc

印章使用与管理办法文件编号版 本页 次1 目的和适用范围1.1 目的：规范公司印章管理，避免因印章使用不当给公司造成的损失。1.2 适用范围：本公司。2 定义 指在公司文件、凭证文书上，需以公司或部门名义证明其权威作用而使用的行政类印章、专用印章、个人名章等。3 印章种类、刻制、启用、保管、检查、停用与销毁3.1印章的种类3.1.1行政印章包括：公司公章、工会印章。3.1.2专用印章包括：公司财务专用章、合同专用章、人事专用章、发货专用章、品检专用章、帐号专用章、收发专用章等。3.1.3个人名章包括：公司法定代表人、总经理、副总经理、财务负责人、部门负责人、会计、出纳及相关岗位用于公务的人名章。3.2印章刻制3.2.1印章刻制申请。公司各类印章由公司管理部统一制作，任何人严禁私自制作印章。用章部门或用章人需提出书面申请，填写印信制发申请单（印章的规格、内容、字体、排列等须严格遵循公司的有关规定），按审批权限报公司总经理批准后由管理部负责刻制。3.2.2部门印章需由部门负责人审核、管理部确认后，报总经理批准方可刻制。其它印章审批权限如下：印 章 类 型审批人公司公章、法定代表人印章、总经理印章，公司合同专用章、财务专用章、人事专用章总经理工会印章管理部经理会计、出纳及相关岗位用于公务的人名章，发货专用章、品检专用章、帐号专用章、收发专用章部门负责人3.2.3各印章申请部门在领用印章之前须到管理部办理印章领用手续。3.3印章保管3.3.1按互相约束原则由总经理授权进行分别保管。未经授权的人员一律不得接触公司印章。保管人员因业务需要不能临时保管的，需由总经理指定他人保管, 办理好印章交接手续。3.3.2公司公章、法人章、合同章、财务章、工会章等公司印章由总经理授权指定专人负责保管；个人名章由本人保管或本人授权他人保管。3.3.3各印章应妥善保管。节假日期间，应将印章存于公司档案室。3.4印章的检查和盘点管理部每月组织一次印章使用情况的盘查，对违反印章管理规定的部门负责人、印章管理员视情节轻重分别予以处罚。3.5印章的停用与销毁3.5.1印章内容需要变更时，由印章管理部门提出书面申请，经公司领导批准后，将旧印连同书面申请一并交管理部封存，同时登记备案。若需更改印章格式（以旧换新），应先收回旧印章，方可发放新印章。作废的印章一律交由管理部登记、保存，若要销毁，必须履行审批手续，报总经理批准后执行。3.5.2印章停用由管理部形文通知相关部门（须注明印章停用原因、停用日期，并附上印模）。3.6印章的使用、借用3.6.1使用公司印章前应填写印章、证件使用审批单，根据条款3.7印章使用的分类与审批权限审批后，方可盖章。若审批领导不在公司，用章人可以微信、短信、邮件请示后截图。未依权限征得相关领导同意，任何人不得擅自使用公司印章。使用后，印章保管人负责及时登记备案。3.6.2使用公司印章原则上要在印章管理部门内。如确需携带外出，应填写印章、证件外借审批单，据条款3.7印章使用的分类与审批权限审批后方可，使用完毕后应及时交还，由印章管理员登记用印时间及归还记录。所有印章应在上班时间内使用（特殊情况例外）。3.6.3印章管理员应定期对印章、证件使用审批单、印章、证件借用审批单统一编号、登记、以备查询。3.7印章使用的分类与审批权限文 件 类 型使用印章审核人最终审批人所有文件、资料（支票印鉴除外）法人印章部门负责人总经理所有文件、资料总经理印章部门负责人总经理公司重大事宜的文件资料、经济合同公司公章部门负责人总经理普通内部文件，普通对外文件、私人材料等（无需公司承担经济、行政责任的资料文件）公司公章部门负责人部门负责人财务会计业务文件、资料财务专用章部门负责人财务负责人（重大事宜及重大经济需报总经理审批）对外协议书、经济合同等合同文书合同专用章部门负责人总经理品质保证协议、研发技术协议等合同专用章部门负责人生产技术副总经理（重要协议须报总经理审批）3.7.1经总经理及以上高管人员签批的文件、信函加盖公章勿须另行审批。3.7.2使用法定代表人或总经理个人印章，须经法定代表人或总经理本人签批（支票印鉴除外）。3.7.3涉及公司重大事宜的文件资料、经济合同（如授权委托书、重大经济合同及其他需要公司承担经济、行政责任的单据）须盖公司公章的，应报总经理批准，印章管理员须将盖章资料复印备案。3.7.4私人材料须盖公司公章的，须填写使用用途，报部门负责人审批后，由印章管理员盖章。3.7.5使用财务专用章须由财务部负责人审批（重大事宜及重大经济合同报总经理审批）。3.7.6有关对外协议书、经济合同等须由用章部门负责人审核、总经理批准后方可盖章，并将副本留存备案。3.7.7向客户提交品质保证协议、研发协议等与客户相关的技术指标类协议书必须经生产技术副总经理审核（重要协议须报总经理审批）后方可盖章。3.7.8如因工作需要或其它特殊情况需开具空白介绍信、证明等，须经总经理批准方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途。未使用的必须交回。4 印章管理员及借用人主要职责4.1负责公司印章的规范使用、监管、保密、保管理；负责各部门印章的刻制。4.2印章保管人员应严格遵守公司各项规章制度，维护公司利益，不假公济私。4.3印章管理员应妥善管理印章，严格照章办事，若违反规定造成的一切后果由直接责任人负责，视情节予以严肃处理。伪造印章除承担损失赔偿责任外，还将追究其法律责任。4.4借用印章应履行审批手续，及时登记，借用人要妥善保管好印章，不得转借或遗失。否则予以责任人200元罚款，并承担刊发遗失公告的所有费用和由于印章遗失而导致的其它一切损失。一般情况下，印章借用人须在当天将印章交还印章管理员。 3.8 附则3.8.1本制度由管理部负责起草与解释。3.8.2本制度经批准后颁布之日起正式实施。3.9附表1：印章刻制申请表2：印章、证件使用审批单3：印章、证件外借审批单发文部门生效日期编制修改审核批准受 控管理部印章刻制申请表申请刻章部门申请人申请日期 申请章类刻章状况 初次 复次（第 次）印章内容印章形状印章字体印章制造材 料印章尺寸申请刻制原因新刻制，原因： 原章损坏，损坏原因： 其它 部门主管意 见签名: 日期： 年 月 日管理部意见签名: 日期： 年 月 日总经理意见签名: 日期： 年 月 日印章、证件外借审批单申请人部门申请日期预计归还日期实际归还日期申请印章/证件名称申请原因部门经理签字管理部签字总经理签字印章、证件使用审批单申请人部门申请日期申请印章/证件名称申请原因部门经理签字管理部签字总经理签字 7