201文件控制管理程序试行版.doc

版本
编制日期
编 制 记 要
备 注
A/0
2005/10
新版编制

批 准
审 核
编 制

形成具有可行性和适宜性的质量体系文件
易于识别和检索的文件管理系统

体系文件管理需求
外来文件管理需求

使用文件审批率100%
文件更改时受控文件100%更改到位

文件控制管理程序
技术文件管理程序
记录控制管理程序

计算机系统
打印机 复印机
公司网络办公软件
文件管理控制过 程

文件编制人员
文件保管员

文件管理控制过程乌龟图

1.目的：
通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件编写、修改、发行、废除和管制等得到有效控制。

2.范围：
本程序适用于与管理体系有关的所有文件的控制。

3.职责：
3.1文件编制（修订）、审核、批准权限
文件类型
编制（修订）
审 核
批 准
系统文件
授权人员
管理代表
总经理
程序文件
授权人员
管理代表
总经理
作业标准/办法
授权人员
单位行政一把手
管理代表
表单记录
授权人员
单位行政一把手
管理代表
QC工程图
授权人员
单位行政一把手
管理代表
3.2质量部是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及管制，负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。
3.3公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】和第二层次程序文件的发布。
3.4管理代表负责公司内使用的各线第三层次文件的批准发布。
3.5管理代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。
3.6管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件。
3.7各单位单位行政一把手负责本部门内的文件、作业标准的审核。
3.8 技术部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。
3.9各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文件清单，并进行管制。

4.有关术语和定义：
4.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。
4.2管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作规范等。
4.3系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。
4.4程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。
4.5指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。
4.6表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单：
a．使用期及保存期超过三个月以上。
b．正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。
4.7 外来文件 : 国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部所发行的文件数据均属之。

5.文件控制工作流程及工作流程说明：
5.1工作流程(见图表一)

图表一：
文件管理作业流程

作 业 流 程
权责单位/领导
表 单
文件需求

文件起草/修改

NO
评 审

YES
NO

批 准

外来文件接收
YES

文件归档管理
文件发行

文件宣贯执行

收集各使用单位意见

NO
YES
意见评审

NO

A

A

文件废止审批

废止文件处理

各单位

编写小组/相关部门

管理代表/授权人员/单位行政一把手

总经理/管理代表

职能部门

质量部/编制单位/使用单位

职能单位

文件编制单位/使用单位

编制单位

管理代表

流程转接下一页

流程转接上一页

总经理/管理代表

相关单位/质量部

【文件修废申请单】

【公司有效文件目录清单】

【管理体系文件审批收发登记表】

【文件修废申请单】

【管理体系文件审批收发登记表】
衡量指标：1、发布使用的文件100%经审批
2、文件更改时受控文件100%更改到位

5.2 文件控制工作流程标准
序号
流程块
工作内容或标准
一
文件需求
各单位根据质量管理和体系标准要求，确定所需的文件清单。
二
文件编写/修订
文件编写

1、质量手册——由管理代表组织编写。

2、程序文件——根据质量管理体系要求策划，由管理者代表组织编制【程序文件】；

3、三阶文件——由各单位一把手组织编制各作业标准／作业办法文件、表单、QC工程图。

4、文件编写格式，按附件1～附件6格式规定要求编写。

文件修订

1.文件运行中，发现文件需要修订时，由原文件编写单位提出，并填写【文件修废申请单】，对其作出相应修订；

2、文件经多次更改（修改状态从0到9时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换成新版和新版次，新版次从0次开始。
三
审 核
1.质量手册和程序文件由管理代表审核.
2.各部门内作业标准/办法﹑表单由各单位一把手审核。
3.【管理体系文件审批收发登记表】的审核与相应的文件审核程序相同。
四
批 准
1.编制单位将质量手册、程序文件及其【管理体系文件审批收发登记表】送总经理批准。
2.各部门内作业标准/办法﹑表单，由编制单位将文件原稿及审批发放表一起报管理代表批准。
3.【管理体系文件审批收发登记表】的批准与相应的文件批准程序相同。
五
外来文件接收
1.对于一般的外来文件，如国家、国际标准等统一由职能部门接收、登记、编号、转发，发放时加盖“外来文件”印章。
2.对于顾客提供的技术资料，按【技术文件管理程序】的相关规定进行管理。
六
文件归档管理
1、文件编号：程序文件的编号由质量部在编制【程序文件汇编】时按编号方法一编写。其它三阶文件的编号由编制单位按编号方法二编写。（技术资料的编号格式不包含在内）。编制人员应确保文件编号和发放号其唯一性。表单记录的编号办法由编制单位按编号方法三编写。

编号方法一：质量手册、质量管理体系程序文件的编号方法为：
QG/PJ □ □□
该类别文件的流水号
文件类别号
配司企业管理文件代号
质量手册类别号为1，质量管理程序文件类别号为2.

编号方法二：三阶管理性文件编号方法为：
QG/PJ □ □□—□
文件编制单位代号
编制单位内部的该类别文件的流水号
文件类别号为3。
配件制造有限公司企业管理文件代号
文件编制单位代号为：
单位
代号
单位
代号
单位
代号
单位
代号
质量部
A
物资部
W
铸一车间
Q
冷一车间
Y
管理部
B
财务部
D
铸二车间
T
冷二车间
E
技术部
Z
企业文化部
I
准备车间
S
转向泵车间
H
生产部
J
销售部
X
冲焊车间
C

编号方法三：
①质量表单记录编号方法为：
TSJL/PJ □□—□
编制单位代号
编制单位内部的质量记录流水号
TS质量记录的代号
②质量记录编号（NO：的编号）规则如下：
□ □□□□ □□ □□□
年份 月份 流水号
单位代号

2. 编制单位将审批后的系统文件、程序文件、三阶文件及各式表单的原稿、【管理体系文件审批收发登记表】及电子版一起报质量部，由质量部系统列帐管理。同时要及时在公司OA体系文件系统上维护，确保纸版文件与电子版文件的统一性。

3.编制单位应对本单位编制的文件底稿进行台帐系统管理。

4.各使用单位主管或授权人员，应建立本单位【有效文件目录清单】和相关记录，负责文件的归档管理。

5.各类质量数据、记录及表单的保存期限依据【记录控制管理程序】的相关作业内容进行管理。

6.任何人均不得于正式文件上加以标记、书写或涂改任何文字、符号，否则视为无效文件。

7.相关部门设有专人管理，文件的管理纳入内部审核项目中，以确保数据的正确使用。
七
文件发行
1.职能部门将审批后的文件，按【管理体系文件审批收发登记表】中由编制单位确定好的印制份数和发放范围，印发到相关人员及单位。
2.经发行的文件，由质量部以【公司管理体系有效文件目录清单】列册管理，印适当份数，在纸质文件封面上加盖受控章后发行，并请收文单位于【管理体系文件审批收发登记表】上签收(表单除外)。电子版本的文件，设定审批及签收人员的权限，自行打印的无受控章的文件为非受控文件。
3.各单位若有发现文件份数不足需求、缺页、破损、字迹模糊，应填写【文件复制申请单】，向职能部门申请补发。
4.当文件、资料已经丢失，持有人应填写【文件复制申请单】，向职能部门、文件编制单位（或外来文件的职能管理部门）申请补发。经核实无误，职能部门则重新印制、发放并记录。
八
文件宣贯执行
1、文件编制单位负责组织本文件的培训，同时做好相关学习或培训记录。
2、各单位组织本单位员工学习相关的文件，并作好相关学习或培训记录。
3、各单位按文件要求指导、执行工作。
九
收集各使用单位意见
编制单位负责收集各单位的反馈意见。
十
意见评审
文件编制单位负责组织相关单位及领导参与文件意见的评审
第一：应该修改，则接第二款“文件修订”

第二：若不需修改则接第八款“文件宣贯执行”。

第三：应该废止，则接“文件废止审批”。
十一
文件废止审批
1.质量手册和程序文件的废止由管理代表审核. 总经理批准。
2.各部门内作业标准/办法的废止由各单位一把手审核。管理代表批准。
3.外来文件的废止由管理代表审核. 总经理批准。
十二
废止文件处理
1、经过批准废止的文件,应由质量部根据【质量管理体系文件审批收发登记表】发放范围,收回旧版文件,并作好记录。
2、质量部回收的旧版文件可于文件上画“【×】作费”标识供回收用纸，或进行销毁。若因需要保留作废文件时，保存单位应对这些文件进行标识，防止造成错用或误用。

6.相关文件/数据
序号
文件编号
文件名
引用处
1
QG/PJ100
【质量手册】

2
QG/PJ200
【程序文件汇编】

3
QG/PJ203
【记录控制管理程序】

4
QG/PJ202
【技术文件管理程序】

7. 质量记录表单
序号
质量记录号
名称
使用处
保存时间
存放
1
TSJL/PJ01—A
【管理体系文件审批收发登记表】
质量部
3年
质量部
2
TSJL/PJ02—A
【文件修废申请单】
各单位
3年
质量部
3
TSJL/PJ03—A
【公司有效文件目录清单】
质量部
动态
质量部
4

【公司有效文件目录清单】
各单位
动态
各单位
5
TSJL/PJ04—A
【文件复制申请单】
各单位
3年
质量部