合同管理办法试.doc

合同管理办法

第一章 总则
1、为规范XX高速公路十标段经济行为，强化合同管理工作，增强合同管理意识，依据《中华人民共和国经济合同法》和《中华人民共和国建筑法》，结合集团公司有关规定，制定本办法。
2、本办法适用于本项目与外部单位间订立的外部劳务、设备租赁、物资购销、物资租赁、物资运输、保险、专项借款、劳动加工及其它经济合同。

第二章 组织机构及职责分工
3、组织机构
项目合同管理小组由项目经理任组长，项目党工委书记、项目副经理及总工程师、总经济师任副组长，成员由项目部各部室、各施工队负责人组成，负责本项目有关经济合同管理工作。项目财务部具体负责经济合同日常管理归档工作。
4、职责分工
4.1合同管理小组
4.1.1宣传贯彻经济合同法规，对项目各部门经济合同的签订、履行、变更、解除、奖罚进行审定、审批、考核。
4.1.2组织对项目所签订的各类经济合同的评审工作，对满足项目要求、实现合同目标，提出相应措施。
4.1.3负责制定项目经济合同管理规定及所属单位间合同纠纷的调解和裁决。
4.2计划合同部
4.2.1负责对项目所签订的经济合同的文本进行起草、审核工作。
4.2.2管理各类合同文本及资料，建立合同档案和台帐，对本项目的所有经济合同统一编号，分类管理。
4.2.3对项目对外的所有经济合同进行审核。
4.3各业务部门
4.3.1办公室：负责办理土地征租用及拆迁等有关合同。
4.3.2实验室：负责办理测试仪器及相关设备的购销合同。
4.3.3财务会计部：负责办理劳务用工合同、保险合同等。
4.3.4物资设备部：负责办理施工生产原材料、构件、设备、器材等物资购销合同及租赁合同，协助办理相关财产保险合同。
4.3.5其他经济合同由归口业务部门负责办理。

第三章 签订合同要求
5、所有合同必须使用统一编制的合同范本并按标准要求进行编号管理。订立合同必须符合相关法律法规，做到条款清楚，责任明确，特别是计量计价、劳务工资发放、合同付款方式、质量验收标准、权利义务、违约责任、纠纷解决等条款要清楚、规范。
6、项目签订经济合同时，必须报合同管理小组批准同意后，由项目归口部门牵头办理，一切经济合同均应报计划合同部备案。
7、各类经济合同由归口业务部门牵头办理。各业务部门必须及时收集整理与合同有关的协议、会议纪要、签证、证明材料、单据、信函、电报、电话记录、录音、录像、照片等资料，并妥善保存，为清算、索赔补差、合同纠纷处理提供原始凭据。
8、各类经济合同签订前，相关业务部门报请合同管理小组进行合同评审，对合同条款的合法性、操作性等提出意见，完善合同条款，做好合同评审记录(见附表-2、-3)。

第四章 合同签订程序
9、合同洽谈程序：合同洽谈一般由归口业务部门负责人具体承办，并将洽谈结果及时向管理小组汇报，集体审查，研究通过。
10、所有经济合同、协议的签订，必须事先经项目经理批准同意。经过洽谈并经项目经理同意后做好合同评审记录表，并据此送办公室盖章。(见合同用印审批表附表-4)
11、经济合同签订后，合同副本送计划合同部登记存档，并据以检查履行情况。
12、重大经济合同订立必须报公司相关业务部门审查。
13、项目计划合同部牵头组织对项目的所有经济合同立项、审查、订立、执行、考核等工作，对经济合同建立合同台帐和档案(见附表-5)。

第五章 合同的订立
14、订立合同必须遵守国家的法律法规，符合国家的方针政策。坚持平等互利、诚实守信，做到条款齐全，责任明确，手续合法，严防订立无效合同。
15、业务部门经项目经理授权并代表项目经理对外签订合同时，必须了解对方的法人资格和履约能力，及时进行可行性调研，严禁盲目承诺、超越授权范围签约。
16、物资设备合同的订立需掌握工程进度、财务(资金)收支计划，以及物资商品库存、市场行情等，并确定采购计划、订货品种、规格、数量及其他内容。
17、合同按CR17BG3C-2009-DT- 进行编号。
其中第一项为单位名称“XXX”； 第二项为年度“2009”；第三项为项目名称“XX”；第四项为牵头部门名称简写及编号。

第六章 合同的履行
18、各部门单位都要严格履行合同，及时掌握合同履行情况。
19、各类购销合同严格按程序文件验货，如发现对方违约，应及时将处理意见通知财务部门以便按期办理部分拒付或全部拒付业务，同时应在合同规定检验期内通知对方。需要索赔的应在合同规定索赔期内提出，逾期将追究有关人员责任。
20、合同的变更或解除，必须由承办部门提出意见，经成本管理小组核准后，同签约方进行协商，在接到对方同意变更或解除合同的通知时，应在十五天内答复对方，达成一致意见时必须签署书面协议，不得单方修改、废止或随意口头变更或解除合同。合同变更或解除后，及时通知相关领导和部门。

第七章 违约
21、对方违约要按规定索取违约金，造成经济损失的要向对方索取赔偿金。由我方违约造成经济损失的，要对有关责任人员进行追究处理。

第八章 附件
1、合同管理组织机构图
2、合同评审记录表
3、合同评审会议签到表
4、合同用印审批表
5、合同台帐
6、合同变更审批会签单
7、合同管理流程图

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附表-1

副组长：xxx
组长：xxx
XXX集团XX高速公路十标段项目经理部合同管理组织机构图
综合办公室
xxx

物资设备部
xxx
计划合同部
xxx
财务会计部
xxx
安全质量部
xxx
工程管理部
xxx

预制梁厂厂长
xxx
拌合站站长
xxx
各作业队队长

附表-2
XXXXX高速公路十标项目经理部
合同评审记录
合同名称

合同编号

主持人

地点

时间

评审记录
从以下几方面进行描述：
1、对方的资质是否满足要求，是否满足我方施工要求；
2、工期是否明确，并满足总体要求；
3、质量是否明确，并满足总体要求；
4、付款方式是否符合要求；
5、有无其他可能存在的隐患；
6、合同的合法性。
7、合同实施过程中应注意的事项。
8、其它
落实情况

1、评审记录表一页填写不下时可加附页。
2、后附会议签到表。
附表-3
合同评审会议签到表
(CR17BG3C-2009-DT-××合同评审)
序号
姓名
职务
备注

日 期： 年 月 日

附表-4
合同用印审批表

基本情况
承办部门

经办人

申请用印日期

合同主要内容
合同名称

合同编号/合同份数

合同标的

数量及质量

价款

期限

履行地点

违约责任

履约保证金

其他

审 批
审 查 内 容
审批意见
1.是否经过合同会签程序： □无； □有
2.是否经过授权合同批准人批准：□无； □有
3.是否经过合同联签： □无； □有
4.其他。

(签字)

年 月 日

附表-5
合同变更审批会签单
编号：
合同名称

合同编号

变更合同金额

承办部门

主办人

附 件
□ 无；□ 有，名称：

审核人
修改意见
审核人签名
日期
审

□ 无； □有，详见文件标注
□有，详见附页说明

□ 无； □有，详见文件标注
□有，详见附页说明

核

□ 无； □有，详见文件标注
□有，详见附页说明

□ 无； □有，详见文件标注
□有，详见附页说明

会

□ 无； □有，详见文件标注
□有，详见附页说明

□ 无； □有，详见文件标注
□有，详见附页说明

签

□ 无； □有，详见文件标注
□有，详见附页说明

文本打印单位

校 对 人

校对日期

审核人意见：

签名／日期：
批准人批示：

签名／日期：

附表-6
经济合同管理程序

承办部门起草合同

合同管理小组评审

经济合同印章使用申请，组长批准

签订合同

合同正本交财务部门保存，合同副本承办部门和计划合同部分别保存

附表-7 XXXXX高速公路十标项目经理部
合 同 台 帐
单位名称：

序号
合同编号
类型
签约单位
签约人
联系电话
签订时间
合同期限
工程金额
主要合同内容
备注