大型商场基本部门职能.doc

商场四个部门的工作内容：一、行政部：经理1名，秘书1名，保密员若干名，办公区前台接待员若干名1对外关系协调；2公司证件、印章等的办理和保管；3各种报请总经理文件的签收、发放；4顾客资料的保管二、人力资源部：经理1名，秘书1名，人事专员若干名1统计管理员工；2员工招聘面试；3员工薪资；4员工培训、考核；5考勤统计汇总三、财务部：总监1名；经理1名，现金出纳1名，收银主管、收银员若干，分管各营业部会计若干名1录入各种降扣、处罚单据；2同供应商核对帐目；3通知给供应商结帐四、物业公司：经理1名，秘书1名，水电木工、外部保安、保洁员若干名1负责商场外部周边保安；2商场内外保洁；3水电、电梯等供应及维护；4装修电路检查审核；行政部：管事理人，搭建模式，形成规范，避免出现浪费、安全质量事故等，减少人为的主管因数来印象我们整体的服务质量。主要工作内容：1、各项行政费用管控。诸如办公用品、卖场设备维护、车辆、年会筹备、新闻媒体接待、突发事件处理、卖场美化陈列材料的提供、人员福利安排、对外如政府机关等相关部门的联系沟通等等。2、商场的安全防火、防盗均属行政部门管辖。3、商场装修，重装开业等。管事：1、 管理公司日常事务，落实公司规章制度的修订、实施及检查监督，沟通内外联系，负责对会议文件决定的事项进行催办、查办和落实。负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订。2、 对消防安全，用水电火的安全，防盗，卫生环境进行管理，控制成本。3、 做好服务工作来提升企业形象。（在规章制度上“人性化”）公司证件印章管理：编号归档管理存放使用部门申请部门主管审核审批签字专管人员核对使用登记按时归放办公用品采购，发放管理：部门申请查看库存请购计划单经理审批物品采购检查验收出入登记月末盘存帐物相符监督检查设备设施维修管理：申请维修准备材料安排维修检查验收缴纳各种费用(店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等)：统计各项所要交纳费用申请审批资金支付各项费用归类登记管理执行对外关系建立维护：关系建立沟通协调经常维护情况汇报合理调整处理突发事件时：突发事件出现主要情况收集及时汇报领导减少不利影响处理结果汇报妥善解决处理后勤服务保障：拟定制度加强检查收集建议提高质量员工满意人力资源部：1、 人事工作：员工招聘、选拔、配置、培训、开发、激励、考核公司所需的各类人才。制定并实施各项薪酬福利政策及员工职业生涯计划。2、 管理制度的建设：制定人力资源管理制度，制定员工手册，制定薪酬福利制度，制定员工绩效考核，员工培训开发制度。3、 人事管理：员工招聘、录用、考核、调动、离职管理；内部员工的考察、选拔和培养；员工人事档案、代理协议、劳动合同管理；思想工作的沟通。人员招聘程序如下（一）人事专员处收到“人员需求单”时，即行拟订招聘计划，内容包括下列项目：1. 招聘职位名称及名额；2. 资格条件限制；3. 职位预算薪金；4. 预定任用日期；5. 通报稿或登报稿(诉求方式)拟具；6. 资料审核方式及办理日期(截止日期)；7. 面试方式及时程安排(含面谈主管安排)；8. 场地安排；9. 工作能力安排；10. 准备事项(通知单、海报、公司宣传资料等)。（二）应征信息处理：1. 诉求消息发出后，会收到应聘资料，经审核后，对合格应征者发出通知，通知前来本公司接受面试。2. 不合格应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发“致谢函也是应有的礼貌。(三)甄试：新进人员甄选考试分笔试及面谈。1. 笔试包括下列：(1)专业测验(由申请单位拟订试题)； (2)领导能力测验(适合中层以上领导)；2. 面谈：由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：(1)要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松；(2)要了解自己所要获知的答案及问题点；(3)要了解自己要提问对方的问题；(4)要尊重对方的人格；(5)将口试结果随时记录于人员面试评估表。3. 如初次面谈不够周详，发出“复试通知，再次安排约谈。财务部工作职责：负责公司财务基础管理工作和各项财务收支的计划、控制、核算、分析和考核工作，合理筹集、使用资金，有效利用公司的各项资产，实施成本控制，提高企业经济效益。一、财务部工作主要岗位职能1、制定公司财务会计制度及内部控制制度并组织实施；2、编制公司经营计划；3、监控公司各项经济活动的有效运作；4、根据公司财务管理要求，建立会计核算体系；5、对公司各项经济活动和财务收支进行核算；6、对公司的现金流量进行分析，向决策层客观反映公司的财务状况；7、定期分析公司经营成果及财务状况，为公司经营决策提供信息；8、掌握和执行国家税务政策，依法纳税；9、建立公司资产管理体系，确保资产安全；10、对公司各项资产的使用状况进行分析评价，促进资产的有效使用；11、参与制定存货管理方面的业务流程，监督存货管理的执行情况；12、负责对公司的投资项目做好成本、盈利的预测工作，参与公司投资项目的决策；13、 为公司各项业务提供财务支持；14、 14、解决商场在营运过程中出现的财务问题；15、 定期组织各项财务专业知识的培训。三、财务部各岗位主要职能（财务部经理工作职责）1、全面负责公司的财务会计工作； 2、负责制定并完成公司的财务会计制度、规定和办法；3、解释、解答与公司的财务会计有关的法规和制度；4、分析检查公司财务收支和预算的执行情况；5、审核公司的原始单据和办理日常的会计业务；6、编制公司业务部门的记帐凭证，登记会计帐簿；7、编制公司的会计报表；8、编制、核算每月的财务预算；9、定期检查公司库存现金和银行存款是否帐实相符；10、不定期检查联营商品是否帐实相符；11、承办上级领导交办的其他工作。财务部商品会计工作职责1、负责费用核算及账簿登记工作；2、负责各项会计凭证的填制工作；3、负责往来账、税金账等账簿的记账工作；4、监督商品盘点工作；5、负责各专柜扣款、结款工作，并向对应供应商做好解释说明；6、负责促销活动临时扣率调整及促销费收取；7、负责联营商品代发工资员工薪资核算工作；8、完成上级领导交办的其他各项工作。财务部出纳工作职责1、严格按照现金管理规定和程序，根据手续完备的原始凭证进行现金收付业务；2、设置并登记“现金日记帐”，结出每日余额，盘点库存现金，做到日清月结；3、整理、登记经办收付的原始凭证，定期移交相关财务人员；4、负责按照开票通知单开具供应商扣款凭证；5、协助会计整理、装订审核无误并登帐完毕的记帐凭证；6、严格按照银行结算制度的规定，根据手续完备的原始凭证办理银行结算业务；7、严格保存及管理空白支票，办理支票的领用、注销的备查登记工作；8、完成上级领导交办的其他各项工作。财务部收银主管工作职责1、掌握收银的全套操作流程，熟悉厂商编号、收银机的使用及对真假钞的识别；2、熟悉商场关于货币现金管理制度，掌握商场的有关单据、发票、表格的使用和填报；3、掌握简单的人事管理知识以及排解收银员与顾客发生矛盾的技巧；4、做好商场有关收银方面的工作，督促收银员遵守服务守则，指导收银员的日常操作；5、定期对收银员机位的现金进行抽查，堵塞漏洞，并做好收银员的工作安排及轮班编排；6、按商场货币现金管理制度做好现金的交接管理，协助防损做好商场对内对外的安全工作；7、根据营业需要到各专业银行兑换零钞，并做好商场零钞的准备工作；8、严守本店商业秘密，防止其它企业的暗察；9、负责收取各款台每日上交的营业款，包括现金、支票、优惠券、信用卡等，并履行相应的手续；10、收取的现金核对无误后应及时送存银行；11、收取的支票应到付款银行办理转帐手续，以免造成不必要的损失；12、对商场收取的信用卡要进行详细记录，并与各专业银行转来的信用卡进帐单进行核对，产生的未达帐项要及时查找；13、及时将优惠券、已入帐的各种银行票据连同销售日报表传递给相关财务人员；14、对商场收银员进行业务指导，及时解释、解决商场收银员提出的各种问题。物业部：电工部；安保部（保安；消防）维修部；保洁部电工部：1、 负责强电和弱电的调试、保养、维修工作。2、 建立齐全的商场所有厂商的用电管理档案（包括每月电费抄表读数记录表、月度、季度、年度电费收缴情况统计表以及各厂商电表变动更换情况等有关用电管理的各项资料）。3、要亲临现场督察厂家展位装修中电路、消防、通风口等设施检查工作，做到早发现问题，早处理，减少浪费，控制、验收厂家装修的电、消防、通风等设施的安全质量，发现问题及时纠正。4、对门店各展位的用电量及装修线路审核要严格把关，杜绝电量超负荷运载，对临时用电要加强管理，减少安全隐患。5、对配电间所有有关记录资料进行建档保存，包括停、送电时间记录、高低压配电框电气仪表，每小时抄表数据记录，交接班工作记录、所有操作、检修工具的报关、年检、更换记录、日常各项巡查、检修、保养工作记录，季度、年度停电检修工作记录等。安保部1、负责商场各阶段消防安全工作的计划编制、检查落实和总结。2、对厂商的展位、商品防盗、防火安全负全责。3、每日巡视门窗、玻璃、墙壁、地面、屋面等是否完好、整洁。4、认真审核装修厂商的消防情况，对现场的烟感、喷淋进行检查，必免移位和损坏。审核装修厂商是否装修手续刘全，是否按照规定施工。5、认真做好无烟商场的管理工作。巡视时发现动用明火,要检查是否持有动火许可证。如有,则应有专业消防人员在现场实施监护,如无立即制止,并通知到有关部门办理动用明火手续。6、 认真检查各楼层及所有消防器材是否完好。7、 对重点防火部位及各经营户进行日常性消防监督检查，其包括防火间距是否占用，消防通道是否畅通，防火卷帘门运行状态是否良好，灭火器材是否完好，有无被挪作他用，消火栓被家具或杂物遮挡情况，是否影响使用，防火安全隐患死角存在情况等。门卫岗位：1、 密切注意进入商场人员的动向，对乞讨、推销、衣冠不整者、摄影、摄像人员，前三种劝其离场，后一种情况则必须经商场总经理批准或企划部办理手续后方可进行摄影、摄像，否则要礼貌地做好解释工作并禁止摄影、摄像。巡查岗位：1、 巡查报案员当班期间要不间断地对责任区实施全方位巡视检查。2、 巡查中应注意门窗、玻璃、墙壁、地砖等是否完好清洁。巡查是否有打赤膊、穿拖鞋、带宠物、酗酒、乞讨、推销、无人照看的小孩、精神病人以及未经批准的摄影、摄像等谢绝进入商场的人员。如有，应视情况予以解释、劝说，切不可出言不逊。3、 当班时要经常到装修厂商进行巡查。4、 巡查时应注意安全用电情况。停车场岗位：消防安全岗位培训：商场装修部分：地面工程、涂料工程、玻璃工程、吊顶工程、电气工程。