1要求、标书和合同评审管理程序.doc

Q/107（DLS）BZ905.1-2014
要求、标书和合同的评审程序

1. 目的：为了建立和维护评审客户的要求、标书和合同的程序，并使客户的要求及时准确地得到满足。
2. 适用范围：
2.1 客户与本实验室达成的任何形式的合同或协议；
2.2监督检验、发证检验等政府部门或上级主管部门下达指令性任务；
2.3 为履行合同所安排的评审；
2.4 合同履行期间客户提出的必要的修改。
3. 职责：
3.1 所长与客户签立检验协议，组织对非常规检测合同进行评审，负责解决执行协议所必要的一切人力、信息和物质等资源。
3.2 技术负责人组织为履行合同所实施的一切验证活动。必要时要组织有关人员对履行合同所安排的一切培训。
3.3 文件管理员应负责保存一切与合同签立、履行有关的一切文件和记录。
3.4 监督员负责对检测过程实施监督。
3.5 检验员应按照作业文件和要求开展验证和检测，并填写、编制与检测结果有关的记录和报告。
3.6 技术负责人应当维护本程序的有效性。
4. 合同评审政策
4.1 当客户向本所提出常规检测要求时，接待或授权人员应与客户就有关检验要求填写“委托检验单”的有内容，并在授权范围之内与客户签立检验协议。签立后的协议，按照检验工作程序向检验部下达检验工作计划。
4.2 如果客户要求不变，仅需在初期调查阶段或在与客户有一个总协议下对持续进行的例行（常规）工作合同批准时进行评审。
4.3 对于新的（第一次）、复杂重要的或需要采用先进技术的检测任务，则需在充分理解客户要求或合同基础上进行正式细致的评审，且需保存较全面完整的合同签立、评审、执行的记录。
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4.4客户要求、标书与合同之间的任何差异应在工作开始之前得到解决。
5. 工作程序
5.1 当客户向本实验室提出非常规的、新的、复杂的、需采用先进技术的、大宗的、特殊要求的检测请求时，实验室的负责人应及时向客户了解要求，并记录客户有关检测的依据、对象、目的、时间、数量、结果等细节要求，必要时应与客户签立检验合同草案。
5.2 技术负责人应就客户的请求起草文件化的程序文件，阐明客户的要求，拟订检测方法。为降低使用方法造成的风险，在拟订检测方法时（包括所涉及到的抽样方法），最好首选国际、国内已经公布的公共标准，专业权威技术杂志，教科书等推荐的方法。当需要由本所制定方法时，技术负责人也应参照上述公共标准所推荐的方法。拟订的检测方法应当便于双方理解和接受。
5.3技术负责人组织本所参加合同履行的相关人员对草拟的合同进行评审，评审应当从以下诸方面着手：
（1） 社会效应与法律责任要素；
（2） 利益和风险要素；
（3） 技术能力要素；
（4） 财务要素；
（5） 合同交付要素；
（6） 分包要素；
（7） 样品要素（包括样品的选定、抽取、运输、保管、制（置）备、安装、准备、返回或处置等）；
（8） 保密和保护所有权要素；
（9） 双方放弃权利和要求的声明；
（10）传送检测结果的要求；
（11）根据检测结果提供评价意见和建议的要求；
（12）合同变更或偏离时的要求；
（13）当检测存在风险时中止合同的规定；
（14）其他要求（如在检测报告中给出测量不确定度的要求）等。
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（对内部客户的要求，合同的内容可以简化，对合同的评审可以以简化的方式进行。）
5.4质检技术机构在接受指令性检验任务时，首先应确认检验产品是否在本机构认证认可的能力范围内。质检技术机构承担超出认证认可能力范围的产品质量检验时，出具的检验报告不可使用认证认可标识。除按一般合同评审的规定明确的评审要素外，应重点确认检验方法，所需的仪器设备、环境条件及检测人员等。合同评审的结果应及时通知有关下达指令性任务的部门及人员。需下特殊检验结论的合同、无检验标准的新产品鉴定合同及管理层认为应归入特殊合同的均应纳入特殊合同评审的范畴。
5.5 对于首次实施的检测方法，技术负责人应再组织检测人员实施检测可靠性、有效性和准确性的验证。验证后的结果应作为与客户签立正式检测合同的依据之一。
5.6 当客户表示可以接受本所合同评审的最终结果时，所长与客户正式签署一份检测合同，合同中应载明与客户要求相一致的双方的责任、义务和权利以及与本程序5.3条有关的内容。并在合同生效后认真组织实施。
5.7 当合同执行中涉及有分包项目时，应将分包的内容写入双方签署的检测合同。
5.8 合同执行中如遇到对合同要求的任何偏离时，技术负责人应及时地向客户进行通报，以保证能得到客户的理解或更改要求。
5.9 合同签立后，在执行合同中，如双方中的任何一方提出需要修改合同时，技术负责人应采取有效的措施，并及时与客户进行沟通，防止偏离后给双方的利益造成损失。
5.10 如修改后的合同涉及到重大的变化，则技术负责人应重新组织有关人员对变更后的合同进行评审，评审结果应作为检测合同的批注或附件由双方授权人签字。技术负责人应将修改后的内容通知所有受到影响的人员，防止出现工作差错给双方造成损失。
5.11 全部合同和合同修改件应与检测原始记录、检测报告副本以及其他必要的文件一并归档。
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6.相关记录
合同评审记录
委托检验单