合同管理实施细则.doc

合同管理实施细则第一章 总则及适用范围第一条 为加强合同管理，保护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法以及相关法律、法规，结合XXXXX公司已下发的相关制度文件及XXX公司相关规定，特制定本实施细则。 第二条 本细则适用于生产经营活动中的所有经济合同（除销售合同、劳动合同）。第二章 合同管理机构及分工 第三条 合同管理机构公司各业务部门为合同经办部门，是合同管理的第一责任部门，根据相应职责负责公司各类合同的管理工作；财务处为合同综合管理部门，负责对合同相关条款复核。第四条 合同管理分工原则上与公司发生的所有经济业务往来都须订立经济合同，少数特别紧急且小额（采购总额贰仟元以内）零星即时结算的物资采购可以采用询比价的方式直接购买，经部门负责人审签，报公司分管领导及公司主要负责人审批后方可执行。具体各类合同办理分工如下：1、原材料、辅材、备件、汽配、包装物等合同，由供应处办理。2、设备采购、工程机械维修、供用电设施维修、工艺设备维修、计量器具检测、贸易称检定、固定资产租赁、特种设备维修检测、电力接入系统技术服务等合同，由生技处办理。3、借款、保险、担保、税务代理、委托审计或评估等合同，由财务处办理。4、办公用品、低值易耗品、福利设施及维护材料采购、生活后勤家具用品采购、绿化保洁、垃圾清运、资料印刷、对外宣传、广告、通讯、行政车辆维修等合同，由办公室办理。5、土建零星维修、项目环保安全验收、生产线劳务外包、安全评估等合同，由生技处办理。6、质量体系认证等合同，由质控处办理。7、特定、重大事项签约须报集团公司或股份公司审批。8、水泥装卸劳务合同按照股份公司下发的水泥装卸、原材料清仓劳务招议标业务规范指引执行；上述未涉及的其他合同，由公司主要负责人临时授权委托经办部门。第三章 合同管理职责 第五条 合同综合管理部门职责1、制定并组织实施公司合同管理规章制度和合同评审须知（见附件1），并对各业务部门合同经办人员进行培训。2、参与市场调研、招（投）标、合同评审、合同签约。3、制定统一规范的询比价表、合同评审会签单（见附件2）、合同付款审批会签单等；负责投标资料的收取登记及传递。4、通过市场抽查、电话询价、历史价格对比等手段对招标或比价信息及议价情况进行审核。5、对合同的签订、变更及终止进行审核把关，对合同履行情况进行监督检查。6、审查汇总合同台账及执行情况表；对公司合同的签订、履行以及合同管理制度的执行情况进行检查，每季度形成检查通报或分析。7、审查合同签订部门是否在公司授权范围内签订合同，如发现越权签订合同，有权拒签、退回。8、规范合同专用章使用，严肃合同专用章保管，建立合同用印登记台账，确保用印规范、安全；对合同及所有合同附件资料分类收集、编号、整理存档及成册保管。9、公司规定的其它职责。 第六条 合同经办部门职责1、负责所签合同标的物的市场调查和供应商资信审查；负责招标物资的招标方案编制，并形成书面报批材料。2、组织采购计划编制、市场调研、招（投）标、询比价、议价、合同谈判等工作。 3、根据法律、法规的规定以及所签合同的具体性质和要求，全面准确地拟定合同条款，并办理报批和签章手续。 4、负责合同履行，每半年或合同履行结束时组织相关部门对供应商进行评审。5、负责登记本部门合同台账及执行情况表（见附件3），每月5日前提交给财务处；每季度对本部门合同履行情况进行检查，形成执行情况分析。 6、及时妥善办理合同的变更或解除事宜；牵头组织合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，并及时向公司汇报。7、做好本部门合同档案管理。第四章 合同的签订、审批与签章第七条 合同签订、审批与签章程序1、计划准备标的咨询资格审查（信用审查）技术和商务谈判拟定合同条款合同评审办理签章第八条 计划准备1、根据公司年度生产经营综合计划及日常生产经营实际需要，供应处、生技处等部门编制月度采购计划，并组织召开会议对计划进行专业评审。通过评审的月度采购计划经公司分管领导、主要负责人批准后方可执行。没有采购计划的，原则上不予采购。2、对紧急采购物资（紧急采购是指生产现场急需，既未列入月度采购计划，也未在已招标范围内的物资采购），由用料单位经办人提供紧急函件，报本部门负责人、采购部门负责人审核，经公司分管领导、主要负责人审批后，交采购部门采购。第九条 招标或比价（一）招标。根据股份公司物资采购招标暂行办法，纳入物资采购招标的范围：1、在国家法律法规要求招标采购的物资具体范围和规模标准内，必须依法招标采购。2、有三家或三家以上的备选渠道，且单批次采购额在十万元以上的原则上实行招标采购，不得将必须进行招标的物资采购化整为零或以其他任何方式规避招标。 3、有下列情形之一的，可以不进行招标：1）承包商、供应商或者服务提供者少于三家的；2）需要采用不可替代的专利或者专有技术的；3）本集团内能够自行生产或者提供的；4）政府独家授权或代理的特殊物资，或法律法规规定不可招标采购的；5）已签订中长期战略合作协议，具有稳定供货关系、价格、质量风险小和定价机制规范的；6）或无批量优势，招标采购不能进一步降低价格的零星物资。（二）比价或定向采购。对不具备招标条件的物资，原则上采取比质比价采购，特殊情况下实行定向采购。比质比价采购业务，应有实力相当的具有代表性的三家以上单位提供真实的书面报价，询价可采用密封函件、传真报价、来人洽谈、电话或市场询价等方式，询价单采用统一格式（见附件4）：1、密封函件，需经办部门、财务部门二人以上同时拆阅并在报价函件上签字。2、传真报价，须传真至办公室（办公室负责收发、登记、传递传真报价单），收到时在报价单上注明收到时间(年、月、日、时、分)，所有报价单收齐后传递给经办人签收。3、来人洽谈、电话或市场询价，至少由财务人员和经办人员共同参与，经办人负责在询价单上书面记录，报经办部门领导审签。4、原则上未密封的函件报价、电子邮件报价不予接收；确需接收的，须报公司分管领导、主要负责人在该报价单上审签。5、询价单应明确规定报价的截止时间，超过时间的报价无效，经办部门根据询价结果编制比质比价汇总表（见附件5），确定最终价格和供应商，经财务处审核会签，报公司分管领导审批后开始办理合同签订手续。6、确需定向采购的物资，采购前须拟专题报告，经公司分管领导、主要负责人审批后采购，作为合同会签依据。7、每批次采购的物资价格可与公司历史采购价格、部室指导价进行比较，为比价后的议价工作提供参考。8、合同经办部门应将所有询比价原始资料随合同一并送合同综合管理部门审查归档，作为合同的附件。第十条 资格审查。包括对签约对方当事人的主体资格审查和签约的法定代表人、委托代理人的资格审查。1、对当事人主体资格的审查。根据中华人民共和国合同法的规定，订立合同的当事人必须具有合法的主体资格，方有合同签订的权利。签约的对方是法人，应审查其是否依法成立，有无营业执照，其经营范围是否超越营业执照规定的范围。2、对法定代表人资格的审查，法定代表人在签订合同时，要出示本人的身份证明，并应与营业执照的项目相一致；对委托代理人资格的审查，委托代理人应出示“授权委托书”或“委托代理证书”和本人身份证，只有在授权范围内签订合同，才能产生合同效力。3、凡第一次签约单位，须提供企业法人营业执照、组织机构代码证及税务登记证复印件（须加盖公章）等资信材料；每年与公司发生多次业务的单位，每年须提供一次年审过的相关证件复印件；与个人签约，须提供身份证复印件。第十一条 信用审查。包括对签约对方当事人的履约能力以及履约信用的审查。1、履约能力主要包括支付能力和生产能力两个方面。2、履约信用主要了解对方是否是重合同、守信用的企业，以往是否恪守信用，是否有过违约行为，业绩情况是否良好等等。第十二条 技术和商务谈判1、凡在技术、质量上有特定要求的采购合同，先进行技术谈判，再进行商务谈判，并由经办部门填写合同评审会签单，参谈人员在合同评审会签单上进行会签。2、技术谈判由合同经办部门负责。主要涉及合同标的货物的规格型号、技术参数、质量检验与验收标准、图纸与技术资料清单、主要技术要求、技术培训等。如合同内容涉及其他专业，应召集相关专业人员参加。谈判结束后，应形成合同技术文本，作为合同附件。3、商务谈判由合同经办部门牵头负责，合同综合管理部门共同参加。主要涉及合同价款、交货（完工）期限、合同履行方式（交提货地点、运输方式及费用负担）、双方违约责任、结算方式及期限等。谈判结束后，应形成合同文本。4、除以上条款规定之外的合同谈判，由合同经办部门牵头负责，相关人员参加，与对方单位进行技术和商务洽谈，参谈人员原则上不少于二人，并形成谈判记录表，参加人员会签，作为合同会签的依据之一。第十三条 拟定合同条款（一）合同应具备的主要条款：1、签约方名称、地址、联系方式、开户行及账号、税号；2、合同签订日期及有效期限；3、标的；4、数量和质量要求；5、价款或酬金；6、履行的时间、地点和方式。必须规定具体、详细的合同履行日期、地点，明确履行方式(验收方式、标准，结算方式等)；7、违约责任。指双方对违约各自应承担的责任，违约责任要明确、具体；8、合同争议解决办法；9、根据法律规定或按经济合同性质必须具备的条款，以及当事人双方要求必须规定的条款。（二）合同起草原则上由我方合同签订部门负责，力争合同起草权，以掌握主动。合同必须条款齐全，权利义务明确具体，文字表述准确，不得使用含糊其词、模棱两可的文字，以免产生歧义。第十四条 合同评审及签章程序经办人草拟经办部门负责人审核相关部门会签合同管理员审核财务负责人审签公司分管领导、主要负责人审批财务部门加盖合同印章第五章 合同的履行、变更、终止第十五条 履约保证金收取1、原则上至少原材料、年度辅材、年度备件、水泥装卸、清仓劳务、大宗运输合同须约定缴纳履约保证金，确不能约定缴纳的，须书面请示区域专业管理小组批准。2、合同履约保证金收取金额按合同总金额（或预测金额）的2%-10%标准进行约定，但每份合同应不少于1000元。3、原则上在合同签订前需要求供应商交纳合同履约保证金。4、履约保证金要按照合同签订主体退还，若帐户变更，合同签订对方需出具相关证明原件方可退还。5、合同履行完毕、货款两清后，凭双方确认的对账单、会签单在30日内办理履约保证金退还手续，不得无故拖延，同时留存书面证明材料。6、经办部门合同结算员要跟踪验证资金退还情况，每月与合同管理部门核对履约保证金情况，并导出明细清单，依据考核标准提出相关岗位人员的考核建议。第十六条 物资到货验收1、到货验收按公司物资验收、保管、领用等相关规定办理。2、到货清单的数量、质量与合同不符时，经办部门和仓库不得验收入库，但应妥善保管并及时协调解决。3、对方延期交货的，应及时书面催货，如对方确实无法按时交货或不能交货，应及时向部门领导汇报并书面通知财务处。4、合同经办人不得验收本人经办合同项下的货物。第十七条 合同结算。双方按合同约定完成各自的义务后，方可按合同规定价款、结算方式、结算期限，办理合同付款手续：经办人填写合同付款审批会签单（见附件6）部门负责人审核使用部门负责人会签财务处经办会计、合同管理员、负责人审核公司分管领导、主要负责人审批第十八条 每半年或合同履行结束时，经办部门组织相关部门对供应商进行评审，评审供应商履约情况，跟踪合同标的物的使用情况，收集使用单位意见。第十九条 每季度经办部门对本部门合同履行情况开展自查，全面掌握合同订立、履行情况和存在的问题，每季度形成合同执行情况分析。第二十条 变更、解除、终止履行合同的通知或协议，应当按照原合同的审批程序办理，经批准后采取书面形式签订合同变更、解除、终止履行合同。第二十一条 经双方协商同意对经济合同进行修改的文件资料，作为原合同相应条款的变更，与原经济合同有同等法律效力。第二十二条 解决合同纠纷。合同履行过程中发生纠纷时，合同经办人应及时向部门领导或公司领导汇报，运用合法手段及时解决纠纷，维护公司合法权利。第六章 合同的分类、编号及归档第二十三条 公司将生产经营中发生的合同分为六类进行管理，即：原材料合同、辅材合同（含汽配）、设备合同、备件合同、维修合同、综合类合同。 第二十四条 公司合同统一采用4级编号，第1级为公司码、第2级为类别码、第3级为年度码、第4级为流水号。1、公司码统一为公司名称的首字母，如“长丰海螺”公司码为“CF”。2、类别码采用各类别的名称首字母，原燃材料合同类为“YC”、辅材合同类为“FC”、设备类为“SB”、备件类为“BJ”、维修类为“WX”、综合类为“ZH”。 3、年度码采用公历年度的后两位，如2013年为“13”。4、流水号为该类合同的自然流水顺序号，取3位。如公司的备件2013年第11号合同，编号即为“CFBJ13011”。第二十五条 补充协议或变更协议中应当明确原合同号、原合同主要内容等事项。补充协议或变更协议编号为原合同号加补充协议号，如：CFFC13001的第一份补充协议的编号为“CFFC13001补1”，第二份补充协议的编号为“CFFC13001补2”，依次类推。第二十六条 用印后财务处应留存一份合同原件以及该合同的过程资料（如：合同会签单原件、对方资信资料、招议标资料、比质比价资料、谈判纪录等），并根据合同分类按顺序及时依次归档。第二十七条 合同的补充协议原则上附于原合同之后，补充协议的管理与原合同一致。第七章 合同印鉴章管理第二十八条 合同章保管部门合同专用章由财务处负责保管和使用。第二十九条 合同章保管规定财务处应妥善保管合同章，原则上不得私自携带外出，如确需携带外出，必须经公司主要负责人书面批准。第三十条 合同章用印规定1、财务处在用印前应对合同及合同会签进行复审，并根据合同分类要求对每份合同进行编号，将合同编号填写在合同会签表及每一份合同上，同时在合同中填写合同签订时间、合同签订地点。财务处有权就与合同相关事宜向合同签订部门质询。2、用印前合同必须经公司法定代表人或主要负责人审批，并且由法定代表人或委托代理人在合同上签字。3、若所签合同在程序上不合规定、内容上存在错误，财务处应拒绝加盖合同专用章，并及时将意见反馈给合同签订部门，以便修正。4、禁止签订空白合同。对外签订合同，原则上应由对方先办好合同签字、盖章手续。第三十一条 合同印鉴章遗失及更换一旦发生合同印鉴章遗失情况，财务处应及时办理遗失报批手续。第八章 责 任第三十二条 合同经办人或签订部门负责人系所签合同的第一责任人，对所签合同的签订、履行应自始至终负责。除需特别授权确定委托代理人外，日常合同委托代理人均为经办部门负责人，负责指导、监督、检查本部门合同的签约、履行及结算。第三十三条 对在签订、履行和合同管理中失职、渎职、玩忽职守、假公济私、以权谋私，造成公司经济损失的，视其情节轻重，追究其经济及行政责任；触犯中华人民共和国刑法构成犯罪的，移交司法机关追究其刑事责任。第三十四条 有下列情形之一的，对责任者进行处理或考核： 1、违法或违反公司规定签订合同的；2、签订的合同条款不全或不规范给合同履行造成障碍或发生纠纷的；3、没有代理权、超越代理权或代理权失效后签订合同的；4、没有对签约对方进行资信审查，或资信审查不认真的；5、由于合同经办部门、会签部门、合同管理部门的原因造成我方违约的；6、对方违约给公司造成损失而未及时给予追究的；7、拒绝、阻碍合同管理部门依法执行公务的；8、其他违反本细则及公司合同管理相关规定的行为。第三十五条 对在签订、履行和合同管理工作过程中严格执行本实施细则，成绩显著，以及为公司避免或挽回重大经济损失的部门和个人，可给予适当的奖励。第九章 附 则第三十六条 本实施细则由安徽长丰海螺水泥有限公司财务处制定并负责解释，自下发之日起执行。 2013年7月11日12