第一篇--行政管理制度1.doc

行政管理制度第一章 员工行为规范制度2第二章 仪容仪表制度2第三章 办公管理制度2第四章 考勤制度4第五章 保密制度8第六章 内部管理协调联络制度9第七章 保安清洁管理制度9第八章 来宾接待、招待规范和规格制度10第九章 电话服务管理制度11第十章 一般办公用品管理制度12第十一章 电话、移动电话管理制度13第十二章 复印机、传真机、打印机管理制度13第十三章 电脑使用管理制度13第十四章 公司网络使用管理制度14第十五章 电子邮件及网络聊天工具管理制度15第十六章 公文管理制度15第十七章 文件流转审批督办程序性规定18第十八章 文书档案管理制度20第十九章 印章管理制度22第二十章 印刷品管理制度23第二十一章 报刊管理制度24第二十二章 固定资产管理制度24第二十三章 车辆管理制度25第二十四章 出差管理制度27第二十五章 会议制度27第二十六章 租房补贴管理办法29第一章 员工行为规范制度一 鑫利大通员工应遵守公司一切规章制度，尽忠职守，服从领导的工作安排及监督。二 员工代表着鑫利大通的形象，本公司员工应遵守社会道德准则，不断提高自身的文明修养和知识水平，为公司争取荣誉。三 员工要热爱公司，忠于公司，不说有损公司声誉的话，不做有损公司信誉的事。四 鑫利大通提倡团队合作精神，公司员工的人格平等，工作中应互相尊重，互相协助。第二章 仪容仪表制度着装要求五 上班时，员工的衣着服饰应保持整洁、大方、得体。公司对外谈判、会议、接待等正式场合，员工必须按以下标准着正装：1.男职员：应着西装，衬衫，系领带，穿皮鞋；2.女职员：应着有袖衬衫，职业套装或裙装，穿皮鞋。六 员工上班着正装时，应平整，无皱纹，无破损，颜色协调；皮鞋应干净光亮；领带须挺括干净，系带端正；衬衣应保持清洁。仪表礼貌七 员工上班时应保持头发干净，整洁，不可头发蓬乱或烫怪发。八 女员工宜化淡妆并保持清新自然，不得佩带过多饰物；男员工不得留长发（发长不遮耳、遮领），不蓄胡须，胡须要经常刮。九 注意个人卫生，不要留长指甲及涂染深色指甲油，上班前不得饮酒，吃葱、蒜、韭菜等异味食品，保持口腔洁净、口气清新。十 对待客人态度要稳重大方、热情有礼、不卑不亢、落落大方，正式场合应讲普通话；十一 与公司客人相遇时，要主动让路；与客人同行时，应礼让客人先行；同乘电梯、车辆时应让客人先上、先下；每位员工都有为公司客人让坐、让茶的服务义务。第三章 办公管理制度十二 公司按照国家规定每周工作五天，节假日正常休息。每天工作时间不超过八小时，即：上午8:0011：30，下午1:005:30，共八个小时（除早上上班时间外，各地区公司可依据当地通行作息时间酌情调整）。十三 公司员工必须严格遵守工作时间，不得迟到、早退、擅离职守和旷工。十四 公司员工在上班时间应当专心致力于工作，不得在公司内玩电脑游戏、利用电脑看节目、看录像、听音乐和大声喧哗等。十五 员工上班应穿着得体，保持良好的精神面貌。 十六 要保持办公室内整洁、卫生和办公桌及资料柜内的整齐、美观，不得随意摆放资料、办公用具，不得在办公室内乱扔杂物。每天下班前应当整理保管好重要资料和文件。十七 办公室的门和抽屉（库房、档案柜及个人储藏柜除外）不得上锁。十八 未经部门领导同意，任何时间不得在办公室接待非公来访者；严禁在办公区域内以任何形式进行违法、违纪活动。十九 员工离开公司时必须关好门窗、空调、电脑，切断电源，消除灾害隐患。二十 工作时间应坚守工作岗位，不得擅离职守；暂时离开办公室要与同事交代，外出办事需经部门领导同意。二十一 使用电话应注意礼仪，语言简明，电话铃响应立即接听，一般铃响不得超过三声，接听电话要先说“您好，鑫利大通”，声音要温和。二十二 注意保持清洁、良好的办公环境，文件要存放整齐，电脑要经常擦试；未经允许不得动用他人电脑和办公物品，不得翻看他人桌面摆放的各类文件。二十三 接待来访及业务洽谈要在接待室进行，不得在办公区域洽谈公务。二十四 办公时间不得接待亲友、处理私事及将家属带入办公区域，不得长时间接打私人电话。二十五 下班离开公司时必须将个人使用的电脑及其他用电设备关闭。二十六 员工不要将大量个人钱款或贵重物品放在工作场所，避免不必要的损失，公司对个人财务的损坏丢失不承担任何责任。二十七 在接待或谈判中，不得以任何方式向客商索要（或暗示）礼品，对客商主动赠送的礼品，应上交行政人事部登记后统一处理；严禁在参与公司经济活动过程中接受回扣。二十八 公司为员工提供的办公用品、办公设备（包括家具、记算机、电话、传真机、复印机等）等资源的使用应注意如下事项：1.公司资源的使用只限于公司的业务活动，不得因私人事务使用这些资源，公司保留随时核查设备的使用状况及所有记载于公司设备内资料的权利。2.员工不得随意调换公司办公设备，更不得对公司设备资产进行改装，如需调换或修理，要先征得设备管理人员同意，或请设备管理人员修理。3.员工与公司解除合同之前，要向公司归还其使用的办公设备以及所记载的质料。4.对于计算机及辅助设备，除非事先征得设备管理人员的同意，任何职员不得随意更换、安装或删除任何计算机软件及其内部设置，与工作无关的软件不得安装在公司的计算机上；另外，职员应注意计算机文件数据的定期备份，以避免意外的损失。第四章 考勤制度总体规定二十九 本制度是公司管理工作的基础，是计发工资的重要依据，考勤统计结果将作为职员年度考核的依据之一。各位员工必须予以高度重视。三十 本制度适用公司全体员工。三十一 前台文秘负责考勤的平日监督及月底的考勤统计，考勤周期为每月26日至下月25日。行政人事部负责根据考勤统计进行每月的工资核算。三十二 考勤审批权限为：（一）基层员工（行政五级以下）在以下情况中，由所属部门负责人批复即可，选择请批人的顺序可依次为本部门负责人、人力资源部总经理、董事长（即本部门负责人不在的情况下，可由行政人事部总经理或董事长代为批准）：1.请假在两天（含）以内的；2.因工作需要而加班的；3.迟到或早退等其他考勤情况。（二）基层员工请假超过两天的，部门负责人审批后，需报人力资源部门备案。（三）部门经理及以上级别人员请批需经董事长批准并告知人力资源部门备案。考勤三十三 考勤内容（地区公司按各自规定考勤时间执行）1.迟到：公司规定的上班时间为每周一至周五的8:00，超过8:00到岗即视为迟到。2.擅离职守：上班时间外出，未向所在部门领导或直接上级请假并且未在行政人事部考勤管理人员登记，事后又无法说明充分理由的一律视为擅离职守。3.早退：公司规定的下班时间为每周一至周五的17:30，早于17:30离开公司，未向所在部门经理请假并且未在行政人事部处登记的视为早退。4.旷工：凡未请假或请假未被批准，即不到岗的情况视为旷工。5.事假：员工遇重要个人事宜必须于工作日亲自办理的，可以申请事假。6.病假：员工因病或非因工负伤，无法正常工作时，可申请休病假。员工经批准病休，应保持与公司的联系畅通，以便公司及时了解员工身体康复状况。如因通讯障碍无法沟通无法认定员工请假类型时，按旷工处理。员工申请病假，需出示医院的病假证明，病休后需将医生诊断证明等相关资料附于请假单后，一同交与行政人事部，凡提交资料不全的，不能享受病假待遇，视情节按事假乃至旷工处理。（当月病假1天的，经部门经理批准可不附医院诊断证明。）一天(不含)以上病假应当需出示医院的病假证明。员工因患病或非因工负伤，需要停工医疗的，根据相关法律、法规的规定，结合本人实际参加工作年限和在本单位工作年限，给予相应的医疗期，医疗期待遇按国家和公司有关规定执行。病休时间在两个月及以上的或医疗期满，病愈复工时，需持医务部门康复证明并与公司签订复工协议后方可复工。员工病愈后不能胜任原工作，公司有权对员工的工作岗位及相应的工薪待遇进行调整。员工因公负伤，当事人及部门负责人应在48小时内向人力资源部门申报。由人力资源部门按照国家规定办理相关手续，未申报的不能享受工伤待遇。7.外出公务和出差：离开公司外出公务时必须向直接上级报告（打招呼），长途出差必须在出差公告栏中予以通报，如因情况特殊必须及时打电话联系直接上级和考勤人员通报。三十四 考勤管理1.迟到时间在30分钟之内的，扣除本人日工资的20%；迟到30分钟以上的，按旷工1天处理；凡一月内迟到累计超过三次(含)者，除按现行规定扣减工资外，给予迟到之日工资100%的经济处罚，并在全公司范围内通报批评。2.早退、擅离职守者按迟到处理，即早退、擅离职守时间在30分钟之内的，扣除本人日工资的20%；在30分钟以上的，按旷工1天处理。凡一月内早退、擅离职守累计超过三次(含)者，除按现行规定扣减工资外，给予早退、擅离职守之日工资100%的经济处罚，并在全公司范围内通报批评。3.申请病假应填写“请假申请单”，每月病假在三天以内的需经申请人所在部门负责人批准，并按日扣发其日工资的40%；每月病假在三天至二十天的需经公司主管领导批准，并按日扣发其日工资的60%。每月病假超过二十天的，按当地最低工资标准发放。凡伪造医疗诊断证明的，一经发现，每请1日假（不满1日按1日计算），按1次旷工处理，并给予纪律处分直至解除劳动关系，公司不给予任何补偿；4.申请事假需提前一天填写“请假申请单”，三天以内事假需经申请人所在部门负责人批准；三天以上的事假需经公司主管领导批准。每月事假在三天（含）以内的，按日扣发其日工资的100%；每月事假在三天以上的，年底扣除事假当天的绩效奖金或年终奖金。5.工作时间内的事假，以小时为计算单位，每月不超过三次的，按小时扣发其小时工资的100%；超过三次的，全部按小时扣发其小时工资的200%。6.一年内旷工一天者扣发其日工资的四倍；一年内累计旷工两天者扣发其一个月工资的20%；一年内累计旷工三天者予以解除劳动合同。7. 加班是指员工在超出公司为其指定的标准工作时间以外从事由公司安排的工作。公司所有人员应在规定的时间内完成工作任务，公司不提倡加班。由于员工自身原因未能正常下班的不计加班。出差人员遇周休日或节假日，应在当地休息，不计加班。除非经上级提前安排或经本人申报批准，报公司总部行政人事部备案方可按加班处理。但最长不得超过每日8小时。出差的员工，如周末只是在旅途中的不计加班时间，公司给予出差补助；因工作需要公司总部派往支持地方业务的人员，在支持地方项目产生的加班费用由地方公司承担。如确需加班的应在加班前填写加班工作说明单，按规定的考勤审批权限经批准后方可加班，未经批准的加班视为员工个人行为不计加班。行政人事部有权不定期抽查员工加班到岗情况，如发现不合理加班现象的，不计加班。行政人事部每月核定员工加班时间。加班时间不含就餐时间为保障员工身体健康，每位员工每月加班时间不得超过36小时。员工加班原则上给予同等时间的补休。部门可根据工作安排指定员工进行补休时间，员工应配合服从。为保证员工正常的休息时间和加强员工休息时间的灵活性，员工的补休时间可按三个月期限累计计算，在规定时间内未休完的，年底支付加班费，部门年终奖金在扣除加班费后方可分配。因工作原因未能在规定时间内补休的，可由部门经理报行政人事部核准后进行适当延期三个月。申请倒休的员工，需提前与部门经理申请，经批准后方可休假。休假三十五 公休:1.星期六、日休假。2.国家法定假日及政府临时公布的休假日。三十七 合理事假1.婚假：本公司正式员工，符合国家婚姻法有关规定的员工结婚，可享受有薪婚假：符合法定结婚年龄者初婚或再婚，可享有3天有薪婚假；符合法定晚婚年龄者(双方均初婚的)，另享有7天有薪婚假。在本公司任职期间领取结婚证的，婚假需在领取结婚证1年内休完，过期作废。在本公司任职前领取结婚证的，按已休过婚假处理，公司不再批准婚假。员工申请婚假应向行政人事部提供结婚证书原件，无法提供原件的不予享受婚假。2.丧假：三天（指参加直系亲属的丧葬，包括：父母、公婆、岳父母、配偶、子女）。3.产假：产假90天；难产增加15天；晚婚晚育增加30天；多胞胎每多生育1个增加15天。哺乳期内（产后1年），每天有2次半个小时哺乳时间，累计八小时，可以调休一天。三十八 福利休假公司为每一位员工提供完善的福利休假，详细规定见人力资源管理手册。第五章 保密制度三十九 保密范围：反映公司经营决策、市场业务、经济合同、各类媒介广告、各类客户资讯、项目组织实施、劳动人事、财务会计、工商税务、行政管理的文字、图表、声像、图像、软盘等资料。主要包括各类媒介和客户单位的文件、标准、规定、参考资料，公司经营方针、策略和内部规章制度，各类业务的合同、协议、意向书，客户及协作单位提供的信息，经营项目开发方案及经营情况，上报税务报表及资料，公司人员背景，公司会议记录等。四十 属公司保密范围的事项，公司全体人员必须无条件严格予以保密，并做到：1.不该说的不说，即不向家人、亲戚、朋友等无关人员谈及公司秘密。2.不该问的不问，即不向公司同事打听不该知道的公司秘密。3.不该带的不带，即属公司秘密的资料未经批准，不得带离办公室的不带。4.不该提供的不提供，即不向无关人员提供公司秘密。5.不该做的不做，即不将公司秘密资料据为已有或出卖。四十一 公司人员不论职务高低，均有义务和责任监督其他人员保守公司秘密，发现泄露公司秘密，应当予以制止，并主动报告公司领导，不报告公司领导的，也负有责任。四十二 凡本人有意或无意，泄露公司秘密的，按下列办法处理：1.未造成严重后果：（1）情节轻微的，进行批评教育，并扣发本人当月奖金30%（当月无奖金的扣发当月工资20%）；（2）情节较重的，通报全公司，并扣发本人当月奖金50%（当月无奖金的扣发当月工资40%）；（3）情节严重的，降职降级，并扣发当月全部奖金（当月无奖金的扣发当月工资70%）。2.造成严重后果：（1）未造成直接损失，但后果严重的（如给公司开展工作造成被动等），扣发本人全月奖金和30%工资，并作降职降级处理；（2）造成直接损失数额在五万元以下的，由本人赔偿50%，公司作留用察看处理；（3）造成直接损失在五万元以上的，由本人赔偿70%损失，公司予以除名。四十三 所有正式员工都应与公司签署保密协议。第六章 内部管理协调联络制度四十四 为了加强公司的整体管理协调工作，需要在公司总部与分支机构之间建立正常的管理信息联络渠道。四十五 公司的公告和规章制度，在总部正式发布时，由行政人事部主管负责以E-MALL方式发送至全体人员专用企业邮箱，同时用E-MALL方式发送给各分支机构指定行政管理人员，延迟期不超过一天,如有重要的信息，应及时打电话通知收转。四十六 各分公支机构指定行政管理人员在每个工作日的09:00-11:3013:00-17:30两个个时段接收信息并及时转发到当地公司，延迟期不超过一天。各分支机构如有需要发给总部的有关信息，经分支机构主要负责人的签字同意后，由指定行政管理人员发给总部指定行政管理人员收转。各部门间和个人之间的信息传递可直接进行。四十七 职员需向公司提供专用信箱，全体职员每天上班时应打开信箱公告和规章制度等相关栏目，及时了解公司最新信息。四十八 为使无计算机配置的工作人员及时观阅，联络人员应将公告和规章制度按实际需要打印分发给相关人员。四十九 公司发布的信息，除有具体的时间要求外，在发布一周后视同知晓处理。第七章 保安清洁管理制度五十 安全保卫防范工作规定1.安全保卫责任落实到人，明确职责，并制定落实奖惩办法。2.办公室内各种物品在下班后须整理保管好，关好对外的所有门窗。3.财务人员在提送大额现金时，应安排使用机动车，并须两人以上同行护送。4.需要时, 行政人事部在节假日须安排好值班人员。5.行政人事部有关人员在放假前必须对全公司进行一次安全检查，发现事故隐患应妥善解决后方能离开。五十一 卫生管理规定1.公司外包办公场所清洁工作，由外包清洁公司负责每个工作日上班前完成办公区域内的清洁工作。2.公司全体员工应不断保持整洁，不得在办公场所堆放垃圾、污垢或碎屑。3.各工作场所内，严禁随地吐痰。除指定场所外，办公区域内职员禁止吸烟。4.办公场所内的地毯及大理石地面，保证每月清洗一次。5.各工作场所须保持适当的温度并保持空气流通。6. 即时发现卫生问题，请清洁公司及时清理。7.行政人事部有关部门人员在节假日前必须对公司进行一次全面卫生检查。第八章 来宾接待、招待规范和规格制度五十二 接待服务规定1.凡一般宾客来访，应准备茶水或饮料招待，由相关部门负责人或行政人事部协调有关部门决定安排陪同人员。并视情况赠送一般的礼品。2.贵宾来访，应事先准备好水果、咖啡、茶水、糕点、冷饮等食品和饮料，并由公司高级人员自始至终陪同，同时应视情况赠送比较贵重的礼品，并做好照相录像工作。3.如贵宾需要题词，应准备好签字题词的用具，在适当的时候请贵宾给公司留言或题词，并做好照相录像工作。4.贵宾离开公司，陪同人员应礼送至电梯口、大门外或车门旁，目送客人离开后方可离开。5.各部门临时来访者，由各部门负责人核定接待标准，并协调行政人事部协助接待。如涉及两个部门以上者，由行政人事部统筹处理。6.接待人员不得在宾客面前谈论与接待无关的事项，不得当着宾客商量接待标准。7.接待贵宾的活动没有结束前，服务人员未经批准，必须坚守岗位，不得擅离。五十三 招待用餐、娱乐管理规定1.招待一般客人应在员工食堂（高职餐厅）用餐，经接待部门的经理批准后，可从行政人事部领取就餐金卡,直接带领客人用餐。2.招待贵宾用餐，应事先征求贵宾意见，特别要注意尊重客人的生活习惯。在安排娱乐活动时，也应征得客人同意后方可进行。3.宴请贵宾活动，陪同人员由主管领导或其他负责人安排指定。一般接待人员如未被安排就餐，应另外自行安排简单用餐，餐后应处在近处等候，不得擅自离开或进行其它活动。司驾人员跟随领导出席宴会，除特殊情况外，一律自行解决，每次可补助50元，如与其他人一起用餐，则不予补助。五十四 用餐及接待标准1.餐费标准。营业餐厅用餐标准分为A档600元以上、B档300-600元、C档300元以下三个档次。2.重要客人按A档执行，由主管领导决定具体用餐标准，较重要客人按B档，一般客人按C档标准安排接待。3.相关人员可至计划财务部预支招待费用，招待结束及时实报实销。4.报销时须填写费用清单。第九章 电话服务管理制度五十五 公司全体职员在上班时间内接听固定电话的开头语为：“您好！鑫利大通”。五十六 电话铃声响起三次之内，必须有人接听电话。五十七 通话时如果需要与同事讲话，应有礼貌地说：“请您稍等”，然后捂住话筒，小声交谈。通话时如有其他客户来访，应点头致意。五十八 通话中断应主动联接，再次接通后，要表示歉意。五十九 通话完毕，应该等对方挂断之后再轻轻放下。六十 在通话高峰时，尽量不要往外打电话，不要占线时间太长。六十一 前台如接到指名找人电话，应迅速转接。如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，必须作好记录。第十章 一般办公用品管理制度六十二 公司办公用品包括消耗性物品、非消耗性物品及贵重办公用品，消耗性物品主要指墨水、笔、纸张、记事本等；非消耗性物品，包括钉书器、计算器、台灯等各类物品；贵重办公用品，包括台式电脑、笔记本电脑、高级钢笔等各类用品。办公用品由公司行政人事部管理。六十三 办公用品的采购应当按照以下规定进行：1.行政人事部应对各部门的办公用品消耗进行控制。2.各部门每月填列当月需要的消耗性物品清单，并于1日报到行政人事部，经审核批准后统一采购。3.由于业务需要购买非消耗性物品及贵重办公用品，应由专人（至少两人以上）询价并作好预算，然后填写“采购申请表”，按审核权限审批。4.购回物品必须经行政人事部验收，办理入库手续后方可报销。六十四 发放办公用品应当按照以下规定进行：1.每月5日限额发放。2.其中非消耗性办公用品为一次性发放，此类办公用品报废时，应当以旧换新，再办理领用手续。3.每月行政部门将统计各部门和个人领用的办公用品总金额，并抄报计划财务部。六十五 员工应当爱护和节约使用办公用品，公司视浪费为不良行为；损坏和丢失各类办公用品应当照价赔偿。六十六 非因公不得将办公用品(公司配备给个人随身携带的物品除外)带离公司。因公务需要带离公司的，应当报请所在部门负责人同意；公司各类办公用品不得擅自外借。六十七 解聘或辞职的员工，必须如数交还个人领用的非消耗性办公物品和贵重办公用品，否则应当赔偿公司损失。第十一章 电话、移动电话管理制度六十八 公司固定电话由行政人事部与各部门使用人共同管理。六十九 办公时间接听私人电话应控制在三分钟内，严禁利用电话聊天。对于利用公司固定电话长时间接打私人电话者，每发现一次罚款50元。七十 公司已开通直拨长途电话，并严格控制使用长途电话。因公拨打长途电话要简短扼要。公司允许员工适当使用固定电话拨打亲情电话，但对于过于超时、过于频繁者，行政人事部有权收取费用并处以罚款。七十一 公司要求员工的移动电话每天8:0022:00开通，部分员工要求24小时开机，相关通讯费用打入员工总收入。第十二章 复印机、传真机、打印机管理制度七十二 公司严格控制使用长途传真。禁止使用传真机收发与公司业务无关的私人传真。对不经行政人事部负责人同意私自使用传真机长途传真者，行政人事部有权收取费用和处以罚款。七十三 各部门需复印文件材料时，如无特殊情况，应交由行政文员直接处理，文员有权对所印文件材料进行审查，发现与公司业务无关的事项可拒绝使用打印机或复印机。对不经行政人事部负责人同意而私自复印或打印文件材料，行政人事部有权收取费用并处以罚款。各部门复印或打印资料应由行政人事部文员对所印资料进行登记。七十四 打印、复印资料时尽量双面使用。打印非正式资料时应把打印机设置成省墨方式。对于单面打印的已报废资料要进行再次利用，如有可做二次使用的纸，请放于前台继续使用。七十五 使用复印机、传真机、打印机处理文字材料，要注意安全维护，一次用量不宜过多，连续使用时间不宜过长，超过一小时需暂停使用，以保持设备的使用寿命。第十三章 电脑使用管理制度七十六 基本原则1.公司所属台式电脑、笔记本电脑的管理部门为行政人事部。2.公司承诺给确有工作需要的员工配备专用台式电脑。3.行政人事部备有少量笔记本电脑，因公需要借用的员工，经其所属部门负责人同意，可到行政人事部办手续借用，使用完毕即刻归还。4.公司所属台式电脑、笔记本电脑的深层保养及内部网络管理外包给网络服务公司,平时正常保管和保养由领用人负责。5.公司电脑配备有音频设备，不得因非公原因使用这些设备，电脑扬声器在办公时间，除工作需要，不得发出声响。6.不得在工作时间、使用公司电脑观看与工作无关的视频。七十七 软件安装与网络安全1.公司所属电脑需安装软件时，须由相关人提出申请，经行政人事部负责人同意后，由外包网络服务公司负责。2.所有电脑不得安装游戏软件，禁止玩任何形式的单机、联机和网络游戏。3.数据的备份由相关责任人负责，备用磁盘由行政人事部保存。4.软件在使用前，必须确保无病毒。5.任何人未经他人同意，不得使用他人电脑。第十四章 公司网络使用管理制度七十八 公司网络资源是公司用于工作目的的投资，只能用于工作，禁止在网络上编写或转发违法、违规及违反道德的内容。七十九 公司企业网站的日常维护，由行政人事部负责。应做到及时维护、及时更新。八十 行政人事部有权对公司网络运行情况进行监管和控制。有权对通过公司网络收发的邮件进行备份审查。八十一 公司网络运行由行政人事部统一管理，任何部门和个人不得私自更改网络结构。个人电脑的IP地址必须按指定方式设置，不可擅自改动。八十二 公司不鼓励员工担任任何与本职工作无关的网络兼职，有权阻止员工在工作时间、使用公司网络进行与本职工作无关的活动。八十三 严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行，或窃取公司网上的保护信息。八十四 任何部门和个人应高度重视保护公司的技术秘密和商业秘密，对于需要上网的各类保密信息必须保证有严密的授权控制。八十四 禁止使用公司网络进行eMule、BT及迅雷兼容的eMule、BT下载。八十八 禁止在网络上发布对公司不利的文字、图片、音频、视频等。第十五章 电子邮件及网络聊天工具管理制度八十九 公司开设企业邮箱,为每一个员工设立专用帐户。员工在公务活动中应使用公司企业邮箱而不是个人邮箱。公司开通INTERNET电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与工作无关的内容。九十 电子邮件使用规定1.员工应定期检查自己的邮箱并取走邮件，以保证用户的邮箱只占用合理的网络空间。2.公司内部电子邮件只能用公司开户的电子邮件地址，不能擅自使用其他邮件地址。3.严禁使用公司企业邮箱收发任何有违法、违纪、违背道德的内容。4.发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待：秘密级：需由部门负责人同意，加密发送，由部门对资料的安全性负责。机密级：由部门负责人签字同意，将发送资料交行政人事部审核，存档，由行政人事部负责发送。绝密级：禁止在网上发送。九十一 网络聊天软件使用规定1.公司不禁止员工工作时间使用QQ、MSN等网络聊天工具。2.公司有权阻止员工使用网络聊天工具进行与本职工作无关的活动。3.禁止通过网络聊天工具传送公司涉秘文件。第十六章 公文管理制度九十二 公文种类根据公文的发文目的和内容，本公司公文种类主要包括：1.决定：用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位、部门不适当的决定事项。2.决议：用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。3.意见：用于对重要问题提出见解和处理办法的事项。4.通告：用于公布应当遵守或周知的事项。5.通知：用于公布规章制度，转发政府政策、规定及上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项。6.通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。7.报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。8.请示：用于向上级机关请求指示、批准。9.批复：用于答复请示事项。10.函：用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。11.规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。12.会议纪要（会议记录）：用于记载、传达会议情况和议定事项。九十三 对外行文公司总部各部门，不能直接对外行文。对外行文，应由各职能部门撰写，其负责人审稿签字并经行政人事部核稿、编号、编写主题词，报相关领导会核、签发，撰写部门根据领导签发意见修改、校对后，由行政人事部以公司名义对外行文。对外印发的公文一般由公文名称、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发单位、印发日期等部分组成, 即包括三个部分：文头部分、行文部分、文尾部分。（一）文头部分包括：1.文件名称，位于文头的正中央，公司总部发文纸用“鑫利大通集团”套红印刷大字。2.发文字号，由发文机关代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。公司对外发文机关代字为“鑫利大通”；发文年度一律用公元纪年全称，括于角括号“ ”内，置发文机关代字之后，发文顺序号之前；发文顺序号不编虚号（即1 编1 号），不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正下方。如：“鑫利大通 2010001号”（二）行文部分包括：1.标题。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文部门。公文标题除发布规章性档等特殊需要可加书名号外，一般不用标点符号。如果被转发的文件标题文字过长，可以适当地压缩文字、概括内容，但不能以被转发档的发文字号代替档标题。2.主送单位 (部门或人)。指承办或处理公文的单位 (部门或人)。主送单位(部门或人)应使用全称或规范化简称，应写在标题之下，正文之上，居左顶格。3.正文。正文是公文的主体，用来表达公文的具体内容。正文位于标题或主送部门下方。4.附件。指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，一般应与主件装订在一起，并在正文之后、印章位置之前注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件的顺序号。6.成文日期。以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方。7.如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。8.印章。公司对外行文一律加盖公章，印章盖在发文时间的位置，用印要做到清晰、整洁、端正、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。（三）文尾部分包括：1.主题词。主题词不能随意标注，应由行政人事部统一标注主题词。2.抄送单位(部门或人)。公文的抄送单位 (部门或人)指除主送单位（部门或人）以外的需要执行或知晓公文内容的其它单位(部门或人)。抄送单位（部门或人）应为使用其的全称或规范化简称，抄送部门名称置于印发日期上方抄送栏内。3.印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下；印发日期，以公文复印的时间为准。4.印发份数置于印发单位名称和印发日期的右下角。5.公文应当在每页下方用阿拉伯数码标注页数（首页不显示）。九十四 内部行文（一）在本部门、分支机构职权范围内，可根据各自的实际情况和公司领导授权规定，属各职能部门、分支机构专项事务和业务范围须对内行文的，一般由各职能部门、分支机构撰写并编号（如：“鑫利大通董2008001号”、“鑫利大通行人2008001号”等），部门、分支机构负责人报经董事长签发（若须部门会签，会签部门负责人也须签字）。（二）除董事会会议纪要（会议记录）由董事会秘书撰写外，其它专题会议的会议纪要（会议记录）由会议组织单位撰写并在行政人事部备案。（三）内部请示和报告要求：1.各分支机构向公司总部请示或报告须一文一事，“请示”同“报告”必须严格分开。“请示”的问题如涉及相关部门，呈报单位（或部门）应主动与有关部门协商，尽可能取得一致意见后会签上报，如双方经过协商仍未取得一致意见，应把分歧和各自理由一并说明。凡未经协商会签，以及协商后仍有分歧而未作说明文件，公司将退回原呈报单位（或部门）。2.“请示”一般单头主报，不同时主送两个以上主管部门或领导。3.一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应抄报被越过的职能部门和领导，并在文中写明越级理由。（四）“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。九十五 公文的用纸、印装格式及发文格式（一）公文的文字应从左至右横写、横排。（二）一般情况下，公文的字体应统一。文件名称一般用一号小标宋体；标题一般用小二号宋体加粗；文件正文统一用四号仿宋体，正文中需重点强调部分可用四号黑体；标题与正文之间要空一行；（三）公文用纸一般使用国际标准A4 型（长 297 毫米，宽210 毫米）纸张。行与行间距一般可选择固定值27 磅,左侧装订。（四） 发文格式。发文采用国家标准的信函式格式。即文头用发文单位名，置于距上页37 毫米处,下页距35、左页距28、右页距26；一般用一号宋体；发文单位全称下 4 毫米处为一条武文线（上粗下细）。公司总部对外发文时,单位名称及双线均印红色。以公司总部名义发文，除会议纪要外，一律须加盖公章。 第十七章 文件流转审批督办程序性规定九十六 公司总部内各类事项，一律遵循“书面下达、逐级下达，书面汇报、书面审批、逐级上报”的原则。九十七 公司总部行政人事部（以下简称行政人事部）为公司总部全口径文件下达、上传及督办的协调机构。九十八 下达文件流转流程（一）公司总部下达文件只有一个出口：以公司总部名义。公司总部各部门如需下文，应将已经相关权限负责人批准同意的文件汇至行政人事部，由行政人事部以公司总部名义印发文。（二）公司总部下达文件，直发层级包括：总部各部门（行政人事部、财务审贷部、市场融资部、资本运营部）、及各地区公司。九十九 上传文件流转流程事务性文件，直接汇至行政人事部，由行政人事部代呈董事长书面审批，审批完毕，原件发还相关部门执行。业务性文件，按照相关规定执行。一百 文件流转过程中的相关规定（一）下达文件1.公司总部下达的文件，行政人事部均应将文件原件（或复印件）、原件扫描件和电子档文件一并编号存档。所有备案复印件，遵循三年一清、三年一销原则。电子档、扫描件备案文件永久保存备查。2.公司总部下达的文件，统一署名“集团总部”，并加公司印章，无印章文件视同无效。（二）上传文件1.所有汇至行政人事部的正式文件均应遵循原件（或传真件）和电子档文件并报的原则。原件递送地址为：北京市东城区北三环东路36号环球贸易中心A座2008室（100013）传真地址为：010-58257576转699电子邮件地址为：xldt_xz2.所有汇至行政人事部的