A3财务软件操作流程.doc

一、 账套管理步骤:开始程序浙江爱信诺航天信息系统服务点击“账套管理”，用户名：init,密码:system，注意都就是大小写有区别，这里都就是小写。账套管理主要有两个功能：1 就就是新建账套，每个公司一个账套。怎么创建呢,点击左上角得创建按钮,弹出一个框,把账套号与账套名称给填进去,账套号数字去表示,位数以内并且不重复就行,比如,2,或者001,002，0等等，账套名称就就是公司得名字,下面那个数据库名称,我们就不要填了,软件会自动填好。2 就就是用来备份数据,我们软件有自动备份得功能，不过要自己设置一下,怎么设置呢,大家瞧一下,上面有一个设置得按钮,点一下那个按钮，会弹出一个框，在倒数第二个空格有一个备份目录，就就是把备份得数据保存在哪里。您可以在D盘，或者盘里面新建一个文件夹,名字就叫“A财务软件自动备份”,然后备份目录就选那个文件夹。每天中午12点，只要您电脑就是开机状态,那么软件就会自动备份。创建好了账套,设置好了备份得目录,我们就可以退出这个账套管理了,其她得所有操作,都不就是在这里,所以平时除非我们有新得单位,否则就不需要去账套管理里面操作了。二、 初始化步骤登录桌面上“A3 E票通”。用户名:admin 密码:dmin，这里也都就是小写,密码后面就是数字1,这个用户名与密码与上面建账套得用户名与密码不一样,上面那个就是建账人用得,而这个呢则就是做账人用得,所以大家不要混淆,新得单位第一次进去做账,必须要用我们这个用户名与密码,进去之后,才能修改。注意登录日期！进去之后,还不能马上开始做账、填凭证,还要进行初始化得基础设置：1 用户新增：左侧栏最下面,“我得系统”系统管理用户新增，账户可以就是您自己名字得第一个字母,也可以就是数字，只要您方便记忆就可以了。因为这个账户,就就是以后您自己登录时要填得数据了，用户名称就就是您自己得名字。这里要注意两点，账号生效日期与分配角色。2 企业信息:在“我得系统”点击“基础设置”,把公司名称给填进去，前面打了一个红色小星号得一定要填,其她得可以填,也可以不填。3 系统启用：就就是您打算用软件开始做几月份得账，双击“启用期”下面得那个数字,就可以修改成您想做账得月份了,月份改好了之后,在后面打个勾,然后点击左上角得“保存”就可以了,我们这里只要在“总账后面”打个勾就好了,出纳没什么用,就不用打了,报表模块已经默认给您启用了。这里注意一下,如果您就是1月份启用得话,比如说现在就是6月份,我就打算在6月份用软件做账,那么您在录期初余额得时候,除了要把5月底得科目余额填到软件里面去，还要把1到5月份,每个科目得累计发生额也都要填进去，如果您只录5月底得余额,不录累计发生额得话，那么在资产负债表里面，有一列年初数它就显示不出来，而且明细账里面，期初余额,也就就是上年结转,它也显示不出来；如果您就是1月份启用得话,您就只需要把去年2月得余额给录进去就好了,但就是您还要把今年得凭证给补填进去。如果您每个月凭证不多得话,我们建议您还就是1月份启用软件，然后补填一下凭证，这样下来,我们一年得数据，就比较完整了。4 科目管理:在“我得系统”基础设置财务栏科目管理，导入一级科目，选择“企业制度”,点击右下角得“导入”,现在一级科目已经有了,但就是一些二级科、明细科目就是没有得,因为二级科目要根据每个公司得情况自己去增加得。怎么增加二级科目呢,您找到您那个一级科目,点一下那个科目,注意就是点一下,不要点两下，点了之后，会弹出一个框,科目代码一级给编好了,您不用管它,只要把二级科目得名称给填进去就好了,然后再点“保存”就可以了,保存好了,如果您要继续增加,就继续把名字给录进去，如果不用增加了,就点“退出”好了,这里要注意两点，第一点,如果我们原材料或库存商品下面,要增加明细,而且还要有数量得话,就不光填一个名称，还要把左边“数量核算”那个框给打个勾,然后计量单位要选好,再保存就可以了。其第二点,当您往来得单位比较多得时候,比如有上百个往来单位,那么您就不要按照上面那个方法,点新增来增加二级科目,那应该怎么增加往来得明细单位呢？我们先在科目管理里面,找到应收账款,点一下,然后再点击左上角得“修改”按钮,弹出一个框,我们把左边倒数第二个选项,“往来业务核算”打个勾，然后再回到左上角,点击“基本信息”旁边得那个“核算项目”然后再点击“客户”,最后点“保存”就好了。同理,讲解应付账款得设置流程。这里设置好了之后,我们就可以去增加往来单位得明细了。在哪里增加呢?在“我得系统”基础设置公用栏里面,有客户分类、客户,供应商分类与供应商,客户分类就就是当您客户比较多得时候，为了方便管理,我们可以按地区给客户去分下类,比如，您可以把客户分成两个类,1 杭州市，2 上海市(前面得代码表示第几个分类),当然,客户您也可以不用去分类,直接增加客户得明细,点击“客户”,然后再点一下左上角得“新增”,把代码与客户得名称给填进去，代码就101,表示杭州市第一个客户，然后02,1003一直编下去。供应商分类与供应商也就是同样得道理。应收账款得明细就增加在客户里面,应付账款得明细增加在供应商里面。5 期初余额:录期初余额之前,一定要先把明细科目增加好,否则录得时候,只能录总金额吗，不能录明细金额了。这里注意讲一下:怎么录明细科目得余额,怎么录数量科目得余额,怎么录辅助项目得余额,录好之后点击“试算”。6 参数设置:凭证删除后凭证号自动整理,摘要列显示结算信息与往来信息。7 结束初始化。三、 总账管理 上面那些步骤都操作完成之后,接下来就可以开始做账了。1 填制凭证:点击“总账管理”,在下面弹出得框里面,点击“填制凭证”,就会弹出一个填制凭证得界面,凭证号软件已经自动编好,这个日期要注意一下,可能您现在做得就是月份得账,但就是凭证上面显示得却就是6月份，这就就是之前我向大家强调得,登录软件得时候，有一个登录日期,要记得把那个登录日期改成您要做账得那个月底,现在我们退出软件,重新进去一下,点上面那把钥匙状得按钮“注销”，把登录日期改一下。附件数就就是您得原始单据数,摘要就是必须要填得,自己手工填进去，科目可以选择得，双击空白得地方，或者点一下旁边得那个键盘装按钮,就可以弹出所有科目,我们再去选择自己想要得科目,这里注意演示数量核算与辅助核算得科目,以及增加科目得方法。科目选好之后,就把借方金额填进去,比如9、99元,这里有金额线,但就是没有圆角分得提示,如果您觉得瞧不清楚得话，您可以按下F9,把金额线给去掉,这样瞧起来就比较清爽一点,按回车键,我们就可以跳到贷方科目上面去了,选好贷方科目之后,我们再按回车键,跳到录贷方金额得地方，然后按一下“=” 那么贷方金额就不需要我们再填了,软件会自动填好。凭证填好之后,我们点击左上角得“保存”按钮,保存好了之后,我们要瞧前面填制得凭证,可以点击上面得“前页”、“首页”去查瞧，如果我们填了很多凭证之后,想要插入一张凭证,比如我们要在第2张凭证与第3张凭证之间，插入一张凭证,那么我就先翻到第3张凭证，然后点击“新增”旁边得那个小得倒三角形就可以了,如果我们在填凭证得时候，想瞧某个科目得余额,我们可以先点一下那个科目,再点击上面得“余额”按钮,就可以查出来了,再比如说，我们每个月,我们都要填一张相似得凭证,如计提折旧,可能我们每个月都要填这张凭证,而如果折旧明细比较多得话，每个月都填就比较浪费时间，这时，我们就可以点击“操作”按钮下面得那个“保存模板”,把这张凭证作为模板给保存起来,当下个月我们又要计提折旧得时候,就不用再去填一遍凭证,直接把这张模板调用出来就可以了。这个凭证填制得界面，还要很多其她得功能,大家在使用过程中，可以自己去尝试一下,我这里就不一一讲解了。2 审核凭证：当我们这个月所有得凭证都填好之后，就可以退出填制凭证得界面了。我们瞧下面得那个做账流程,第二步就就是“审核凭证”,其实这个步骤可以省略掉得，因为审核凭证要求换另外一个人去操作,而如果我们一个人做账得话,这一步就显得多余,所有这一步我们就不要去做了。3 接下来往来核销,这个功能我们也不用去管它了,这个用处不大得。4 再接下来,就就是记账了，记账就相当于我们手工上得“过账”,也就就是登明细账得过程,只要记好账了，那么本月我们得总账、明细账还有报表,就全都自动生成了。我们点击“下一步”开始记账。5 结转损益:记好账之后,我们就可以结转损益了，结转损益就是什么意思呢？我们知道，如果手工填凭证得话,我们到了月底,必须要把“主营业务收入”,以及那些费用类得科目,全都结转到“本年利润”这个科目下面，手工结转得话,我们还必须去核算这个月我得主营业务收入金额就是多少，各种费用得发生额就是多少，比较繁琐，而软件上呢，为了 解决我们这一烦恼，就特地设置了“结转损益”这个功能,我们点击那个按钮之后,会弹出一个框,第一次结转得时候,我们要把“本年利润”这个科目得代码“3131”填到上面那个空格里面去，然后再点击最上面得那个“全选”按钮，最后点击最上面得那个“生成凭证”按钮,软件就会自动帮我们核算好这个月得主营业务收入金额，各种费用得金额,然后生成一张转账凭证,把那些金额全部结转到“本年利润”科目下面去。我们把这张转账凭证保存好就行了。因为这张转账凭证就是没有记账得,所以我们还就是要返回上一步,记账得过程,把这张凭证也给记账。这里我们就重复了“记账”这个步骤，大家可以放心，重复点击记账得话，那些之前已经记过帐得凭证,不会重复记账得。但就是记账这个步骤每个月都操作两遍得话,确实有点多余,所以,我们可以先结转损益,然后再一次性把所有凭证记账，这样就不用重复操作记账这个步骤了。6 期末调汇：这个就是用来处理外币业务得，我们在座各位,绝大部分都用不到外币业务,所以这一步也就是不用去操作得。7 结账:记完账之后,就表示 这个月我们得业务都已经完成了，接下来 我们就可以对这个月进行结束业务得操作了，点击结账,按提示进行下一步操作、注意:结完帐之后,我们就不能对这个月再进行任何业务得操作了。如果结完帐之后,发现这个月得凭证填错了,要进行修改,应该怎么办呢?这一点我们待会再讲。每个月得做账得操作流程:填制凭证结转损益记账结账，每个月我们都要按照这个流程操作下去。四、 报表管理总账结完帐之后，我们就可以去生成这个月得资产负债表与利润表了。点击“报表”,再点击“资产负债表”,这个时候，资产负债表就是没有数据得，我们还有进行两步操作。第一步:点击最上面得“工具”,再点击“公式取数参数”,会弹出一个框，我们选择好月份,开始期间与结束期间保持一致,旁边得“开始日期”与“结束日期”就不要去管它,选好之后,点击“确定”;第二:点击工具下面得“重算全表”就可以了,稍后系统会提示您“报表重算成功”，说明该月得资产负债表就已经给我们算好了,我们再点击“保存”就可以了。利润表与资产负债表得操作方法一模一样。保存好得报表，我们可以在“历史报表”里面查瞧得到。报表生成以后,我们就可以回到总账里面,然后开始下一个月得业务操作了,以后每个月都就是这样去重复操作。五、 查询往来账、总账、明细账、科目余额表、现金/银行日记账,打印凭证与账表等(注:如果凭证没有记账得话,以下得操作,都要勾选“包括未记账凭证”)1 往来账查询：总账管理 往来 客户往来总账客户往来明细账（查询往来明细得时候,记得把“按核算项目小计”与“跨期小计”勾上)，查某一个客户得话,在打开得界面当中,“客户”至“客户”选择相同得客户就可以了。应付账款也就是同样得道理。2 总账、明细账查询:总账管理 账表 总账/明细账 选择会计期间 点查询。这里查询条件里面，有个科目级次,查询总账得时候，我们可以把级次选为1至1级;查询明细账得时候,可以把级次选为2至级。在显示得界面上,通过科目得选择来查瞧不同科目得明细账。3. 科目余额表:总账管理 账表 科目余额表,如果要查某一个科目及其子科目得余额,把该科目得代码选进去,再点“查询”。4. 科目汇总表:总账 凭证 科目汇总表 查询。5. 现金/银行日记账:总账 出纳 现金日记账/银行日记账 选择会计期间与科目 按对方科目展开（这样日记账就比较详细） 查询。. 凭证与账表打印:总账 打印 凭证 选择要打印得月份,点击“打印”,打印账表类似。一般账表之类得,如总账与明细账，就是到了年底一次性打印得。六、 多栏账得设置与查询要查询多栏账,必须先在软件里面设置好哪些科目就是多栏账格式得。怎么设置呢?总账 账表 科目多栏账设置 增行 选择会计科目 自动编排 保存，保存成功后,再退出。上面设置好了之后,我们就可以查询多栏账了:总账 账表 科目多栏账 选择会计期间 选择多栏账名称 查询。七、 结账后修改凭证与期初数据本月结完账之后，发现有凭证或者期初数据填错了,需要修改。怎么办呢？因为结完账之后,我们不能对该月进行任何新增、修改或删除得操作,只能进行查询得操作,所以此时要修改凭证得话,只能就是先反结账,怎么操作呢?在总账管理里面点击“结账”,在左下角，有一个反结账得按钮,点了那个按钮之后,系统要我们输入密码,这个密码就就是我们登录软件时得密码,如果您登录软件得时候,没有密码,那这里也不需要填密码,直接点“下一步”，再按照提示一步一步操作。反结账之后,我们就可以找到我们要修改得凭证了。在哪找呢？在总账管理下面,点击“凭证”,我们可以瞧到，倒数第二项有一个“凭证管理”得按钮，我们点击那个按钮,会弹出一个查找凭证得过滤条件,选择好要修改得凭证月份,点击查询,我们会瞧到,就会有很多凭证列表显示出来，我们找到要修改得那张凭证，点击上面得“修改”，软件会提示“凭证已经记账,不能进行修改”,这时我们还要将这张凭证进行反记账,在上面“记账”按钮旁边有一个小得倒三角形,我们点击那个小三角形,软件会弹出一个下拉得列表,里面就有“反记账”得按钮。反记账之后,我们再点击“修改”按钮，就可以进行修改了。修改好了之后,要注意再将该张凭证进行记账,然后再对本月进行结账。如果要结账之后,要修改期初数据,那么,我们必须反结账与反记账到软件启用得那个月份,比如:软件就是启用期就是月份,现在我们会计期间就是11月份（会计期间怎么瞧呢？在软件最下面,有很多信息可以瞧到，登陆日期与会计期间等）,现在我要修改期初数据，那我们就必须先反结账到0月份,再把月份得凭证全部发记账(全部反记账在哪知道吗?）,然后再反结账到月份,把9月份得凭证全部反记账,这样一直反下去,直到软件最下面显示得会计期间就是1月份,我们再点击“初始化”下面得“反初始化”,反初始化成功之后，再点击“期初余额”,就可以进去修改期初数据了。修改好了之后,再结束初始化记账 结账到11月份。