Excel2010介绍全解.ppt

1 Excel2010介绍l启动Excel与认识工作环境l工作簿与工作簿视窗l结束Excel21.Excel 基本功基本功能能v方便的表格制作：方便的表格制作：能够快捷地建立工作簿和工作表，并对其进行数据录入、编辑操作和多种格式化设置。v强大的计算能力：强大的计算能力：提供公式输入功能和多种内置函数，便于用户进行复杂计算。v丰富的图表表现：丰富的图表表现：能够根据工作表数据生成多种类型的统计图表，并对图表外观进行修饰4.1.1 Excel 4.1.1 Excel 基本功基本功基本功基本功能能能能 3v快速的数据库操作：快速的数据库操作：能够对工作表中的数据实施多种能够对工作表中的数据实施多种数据库操作，包括排序、筛选和分类汇总等。数据库操作，包括排序、筛选和分类汇总等。v数据共享：数据共享：可实现多个用户共享同一个工作簿文件，可实现多个用户共享同一个工作簿文件，即与超链接功能结合，实现远程或本地多人协同对工即与超链接功能结合，实现远程或本地多人协同对工作表的编辑和修饰。作表的编辑和修饰。1-1-1 1-1-1 启动启动ExcelExcel 方法一：执行“开始/所有程序/Microsoft office/Microsoft Excel 2010”命令启动Excel。方法二：双击已有Excel文件图标来启动Excel。1-1 1-1 启动启动ExcelExcel与认识工作环境与认识工作环境 Microsoft Excel是一套功能完整、操作简易的电子计算表软件，提供丰富的函数及强大的图表、报表制作功能，能有助于有效率地建立与管理资料。除了执行命令来启动Excel外，在Windows桌面或文件资料夹视窗中双击Excel工作表的名称或图示，同样也可以启动Excel。启动Excel201062.Excel窗口窗口74.1 Excel 2010概述 84.1 Excel 2010概述 94.1 Excel 2010概述 1-1-2 Excel1-1-2 Excel界面介绍界面介绍p 启动Excel后，可以看到如下界面：快速存取工具列功能页次功能区工作表页次标签工作表显示比例工具目前显示“开始”页次的工具按钮依功能还会再区隔成数个区块，例如此处为字体区 另外，为了避免整个画面太凌乱，有些页次标签会在需要使另外，为了避免整个画面太凌乱，有些页次标签会在需要使用时才显示。例如当您在工作表中插入了一个图表物件，此时与用时才显示。例如当您在工作表中插入了一个图表物件，此时与图表有关的工具才会显示出来图表有关的工具才会显示出来:美化及调整图表属性的相关工具，都放在图表工具下 在功能区中按下 钮，还可以开启专属的【交谈窗】或【工作窗格】来做更细部的设定。例如我们想要美化储存格的设定，就可以切换到“开始”页次，按下“字体”区右下角的 钮，开启储存格格式交谈窗来设定。切换到开始页次按下此钮开启交谈窗格更细部的设定 隐藏与显示“功能区”：如果觉得功能区占用太大的版面位置，可以将“功能区”隐藏起来。隐藏“功能区”的方法如下：目前“功能区”是完整显示按下此钮将“功能区”隐藏起来再按一下此钮即可显示功能区 将“功能区”隐藏起来后，要再度使用“功能区”时，只要将鼠标移到任一个页次上按一下即可开启；然而当鼠标移到其他地方再按一下左键时，“功能区”又会自动隐藏了。如果要固定显示“功能区”，请在页次标签上按右键，取消最小化功能区项目。将鼠标移到任何一个功能页次上按一下，即会再度出现功能区取消“功能区最小化”164.1 Excel 2010概述 3.工作簿、工作表和单元格工作簿、工作表和单元格1)工作簿工作簿 工作簿是一个工作簿是一个Excel文件（其扩展名为文件（其扩展名为.xlsx)。工作簿最多可以含有工作簿最多可以含有255个工作表。个工作表。启动启动 Excel 后，默认有后，默认有3个工作表：个工作表：Sheetl、Sheet2和和Sheet3。2)工作表工作表 工作表是一个表格，可以含有多行多列单元格；工作表是一个表格，可以含有多行多列单元格；每每个工作表有一个标签，工作表标签是工作表的名字个工作表有一个标签，工作表标签是工作表的名字。1-1-3 1-1-3 工作簿与工作簿视窗工作簿与工作簿视窗p 工作簿与工作表工作簿与工作表 工作簿是Excel使用的文件架构，我们可以将它想象成是一个工作夹，在这个工作夹里面有许多工作纸，这些工作纸就是工作表：工作夹工作表p 页次标签页次标签 每一本新的工作簿预设会有3张空白工作表，每一张工作表则会有一次页次标签（如工作表1、工作表2),我们就是利用页次标签来区分不同的工作表。工作表的页次标签按下此钮可建立新的工作表 一个工作簿中可以有数张工作表，目前显示在荧幕上的那种一个工作簿中可以有数张工作表，目前显示在荧幕上的那种工作表称为作用工作表，也就是您现在的编辑对象。若想要编辑工作表称为作用工作表，也就是您现在的编辑对象。若想要编辑其它的工作表，只要单击该工作表的页次标签即可将它切换成作其它的工作表，只要单击该工作表的页次标签即可将它切换成作用工作表。用工作表。p 单元格与单元格位址单元格与单元格位址 单元格是表格数据的基本存储单位，每个单元格都有一个地址，单元格是表格数据的基本存储单位，每个单元格都有一个地址，由由“行号行号”和和“列标列标”组成；行号用数字标记，列标用字母标记，组成；行号用数字标记，列标用字母标记，例如，例如，“G8”单元格表示第单元格表示第8行第行第7列的单元格列的单元格 。同理，同理，E E栏的第栏的第3 3行单元格，其位址是行单元格，其位址是E3E3。A1单元格E3单元格这是1行这是1列列标题行标题p 卷轴卷轴 您知道一张工作表有多大吗？一张工作表共有16，384列（AXFD)*1,048,576（1 1,048,576)，相当于17,179,869,184单元格。这么大的一张工作表，不论是17、21、24寸的荧幕都容纳不下。不过没关系，我们可以利用工作簿视窗的卷轴，将工作表的各个部分分批卷到荧幕上来。卷轴的前后端各有一个“卷轴钮”，中间则是一个滑动杆，底下我们一垂直卷轴来说明其用法。按下可卷动以列可上下卷动工作表水平卷轴可左右卷动工作表 可卷动一个荧幕 画片p 结束结束ExcelExcel Excel的工作环境介绍的差不多了，若想离开Excel，只要按下主视窗右上角的“关闭”钮，或是按下“文件”页次，在按下“退出”钮，就可以结束Excel了。按此“关闭”钮按此“退出”钮按此钮关闭工作表 如果曾在Excel视窗中做过输入或编辑的动作，关闭时会出现提示存档信息，按需求选择即可。2 建立Excel工作簿与输入资料l建立新文件及工作簿视窗的操作建立新文件及工作簿视窗的操作l在单元格输入资料在单元格输入资料l资料的显示方式与调整单元格宽度资料的显示方式与调整单元格宽度l选取单元格的方法选取单元格的方法2-1 2-1 建立新文件及工作簿视窗的操作建立新文件及工作簿视窗的操作2-1-1 2-1-1 建立新工作簿建立新工作簿p 建立工作簿的动作，通常可借由启动Excel一并完成，因为启动Excel时，就会顺带开启一份空白的工作簿。启动Excel就会建立的新工作簿p 你也可以按下“文件”标签，切换到“文件”标签后按下“新建”钮来建立新的工作簿。开启的新工作簿，Excel会依次以工作簿1、工作簿2来命名，要重新替工作簿命名，可在存储文件时变更。（后面章节会介绍）2-1-2 2-1-2 切换工作簿视图切换工作簿视图p 利用刚才所学的方法，再建立一个新工作簿，现在就有2个工作表视窗。p 切换至“视图”页次，再按下“窗口”区的“切换窗口”，即可从中选取工作簿。档名前显示打钩符号，表示是目前所在的工作簿显示Excel中所有已开启的工作簿按一下即可切换至此工作簿2-2 2-2 在单元格中输入资料在单元格中输入资料2-2-1 2-2-1 认识资料的种类认识资料的种类p 单元格的资料大致可分成两类：一种是可计算的数字资料（包括日期、时间），另一种则是不可计算的文字资料。可计算的数字资料：由数字0-9及一些符号（如小数点、+、-、$、%.)所组成，例如15.36、-99、$350、75%等都是数字资料。日期与时间也是属于数字资料，只不过会含有少量的文字或符号，例如：2012/06/10、08:30PM、3月14日等。不可计算的文字资料：包括中文字样、英文字元、文数字的组合（如身份证号码）。不过，数字资料有时亦会被当成文字输入，如：电话号码、邮递区号等。2-2-1 2-2-1 输入资料的程序输入资料的程序p 现在我们要练习在单元格输入资料，不管是文字或数字，其输入程序都是一样的，底下我们以文字资料来做示范。首先是选取要放入资料的单元格，例如在B3单元格按一下:输入“货号”2个字，在输入资料时，环境会发生一些变化，请看下图的说明：在B2单元格按一下状态列表显示就绪，表示可以开始输入资料输入资料时，资料编辑列会出现取消钮或输入钮输入的资料会同时显示在资料编辑栏以及单元格中状态由就绪变成输入 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。2-2-2 2-2-2 在单元格中输入多行资料在单元格中输入多行资料p 若想在一个单元格内输入多行资料，可在换行时按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行，便能在同一单元格中继续输入下一行资料。在A2单元格中输入“订单”，然后按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行。插入点移到第二行了其它单元格内容请自行练习输入 继续输入“明细”两个字，然后按下Enter键，A2单元格便会显示成2行文字。单元格的行高会自动调整 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。2-2-2 2-2-2 清除单元格内容清除单元格内容p 如果要清除单元格的内容，先选取欲清除的单元格，然后按下Delete键或者按下鼠标右键，在弹出的对话框中选择“清除内容”。2-3 2-3 资料的显示方式与调整单元格宽度资料的显示方式与调整单元格宽度p Excel会自动判断使用者输入的资料型态，来决定资料的预设显示方式，例如数字资料将会靠右对齐；文字资料则会考左对齐。若输入的资料超过单元格宽度时，Excel将会改变资料的显示方式。p 当单元格宽度不足显示内容时，数字资料会显示成“#”,而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如何显示。当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边单元格太窄，数字会显示成#字p 这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调整宽度。p 调整高度的方法和调整宽度的方法一样，只要拉曳行下方的框线就可以了。2-4 2-4 选取单元格的方法选取单元格的方法2-4-1 2-4-1 选取多个单元格选取多个单元格p 在单元格内按一个鼠标左键，可选取该单元格；若要一次选取多个相邻的单元格，将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格，然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格，最后再放开左键。p 假设我们选取A2到D5这个范围，选取的单元格范围我们会以范围做左上角及右下角的单元格位址来表示，如下图选取的范围即表示A2：D5。若要取消选取范围，只要在工作表内按下任一个单元格即可。先点选A2单元格按住鼠标左键不放，拉曳至D5单元格2-4-2 2-4-2 选取不连续的多个范围选取不连续的多个范围p如果要选取多个不连续的单元格范围，如B2：D2、A3:A5,先选取B2：D2范围，然后按住Ctrl键，再选取第2个范围A3：A5，选好后再放开Ctrl键，就可以同时选取多个单元格范围了。先选取B2：D2范围按住Ctrl键后，再接着选取A3：A52-4-3 2-4-3 选取整行或整列选取整行或整列p 要选取整行或整列，在行编号或列编号上按一下：在此按一下，选取整个B列在此按一下，选取整个第4列2-4-4 2-4-4 选取整张工作表选取整张工作表p 若要选取整张工作表，按下左上角的“全选按钮”即可一次选取所有的单元格。按下“全选按钮”可选取整张工作表