建筑智能化商务部工作管理制度.doc

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商务部工作管理制度
商务部主要负责公司项目的前期工作。从公司跟踪项目到项目的备案，项目报名，资格预审，投标，获取中标通知书以及合作单位的挂靠等等。
针对投标工作的重要性、综合性和复杂性，投标工作的目标是：提高编标水平，积累编标经验，提高投标管理水平，把投标工作做得更好，更专。为了实现这一目标，特制定本制度。
一、 建立完善的信息管理系统
1、 认真跟踪筛选招投标信息，并建立档案，确定参加投标项目。目前投标信息来源主要为公司领导层决策。在已知将对某工程项目进行投标报名时，即对确定投标的工程项目进行信息跟踪。
2、 信息跟踪要确定专人负责进行，通过网络、电话等多种途径积极主动的与招标代理、建设单位进行有效的沟通，以获取对投标报价、文件编制有利的信息。
二、 成立工程项目投标小组，根据个人技能水平合理分配工作。加强学习，提升投标人员投标技术水平
1、 投标工作一般分为商务标、技术标。目前针对商务标来说，在接到投标通知后即针对工程项目、人员工作情况组成投标小组，并指定主要负责人。
2、 随着公司的日益发展，项目也会越来越多，商务部根据项目的多少也会渐渐扩大队伍。针对投标工作所需技能，制定年度培训计划，要求商务部所有成员对投标的基本技能掌握，并做到一人一专多能。对每次投标的结果进行系统分析，分析存在的问题并提出解决问题的方案。
三、 精心组织、提高编标水平
1、 投标负责人首先要做到因人分工，与合作部门、外单位及时沟通协调；
2、 在接受投标任务的第一时间，通过多种途径汇集对投标工作有利的信息资源，以制定投标工作的主要方针。
3、 招标文件是投标文件编制的依据。投标负责人和标书编制人员在领到招标文件后首先要吃透招标文件的精神，以响应招标文件的要求。对理解不一、不清楚、不详细、不明确的地方，是否还缺少其他文件、资料或条件等要及时与业主或招标代理等联系，要求澄清和补遗。
四、 提前计划，打有准备之战役
在投标运作过程中，要根据招标文件的要求，合理规划和安排相关工作时间。比如领用相关资料，投标保证金的打款，与合作单位联系等方面工作，要提早计划，合理安排，提前申请用车或备用金，使工作做得不重，不漏，不影响工作进度。
五、 保证投标的保密性
1、 严格对本部门的资料保密，未经部门经理以上人员同意，不得将本部门资料向外泄露。
2、 办公室重要资料（项目备案表，招标文件，邀请书，资料领取清单，交费收据，外联单位联系方式及相关资料）严格保管，最好可以设立专门的档案柜上锁保管。
3、 办公室门，办公设备电源下班后随手关闭。
六、 保证封标的严谨性
1、 在领到招标文件后即仔细阅读，分析，将招标文件中有关投标文件重要条件进行汇总并用红笔划出来，将汇总打印出来给投标小组人员人手一份。以免在开标时被判无效标书而废标。
2、 对编制好的商务标进行校对检查，对填报文件也反复校对，保证投标文件的完整无缺。
3、 严格按照招标文件的有关规定签字、盖章、密封，并按规定的时间递交，切忌因人为疏忽而成废标。
4、 投标文件开标前，要保证有二人以上的人员校对审核，确定无误后封标。
5、 投标前，严格检查所有涉及参加投标人员是否到位，所需提交证件原件是否备齐。
6、 装订力求完美，保证形式与内容相协调。

工作流程图
项目报名
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资格预审
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购买标书
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工地考察 ，标前会议，确定编标人员日程安排
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编制商务标书（此处商务部不含施工组织，报价）
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编制人员审核初稿（初审）并修改
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部门领导或公司领导审定标书
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二稿修改及最终定稿
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文件整理、复印、装订、标书封装、递交