建筑公司外判服务和招投标流程.doc

外判服务和招投标流程
第一章 总则
第一条 目的
规范外判服务和招投标流程，并对全过程进行有效控制。
第二条 适用范围
适用于公司各类外判服务和招投标工作的管理，包括：
1.大型设施设备采购、检测、维修和保养。
2.园林绿化养护、花卉租摆。
3.物资采购。
4.土建工程、整改翻新等综合项目。
5.其他需进行外判或招投标的工作。
第三条 人员组成
由招投标小组负责所有外判服务和招投标工作，其组成及职责如下：
1.需求部门：提出需求、跟进招投标工作。
2.技术人员：从专业和技术角度进行指导和审核。
3.行政人事部：拟定招标书、审核投标书及协调招投标工作。
4.项目负责人：对招投标全程进行监督。
5.总经理：总管整个招投标工作的开展，对申请执行审批权。
6.其他授权人员：总经理觉得有必要邀请的其他人员。
第二章 处理流程
第四条 流程的确定
由需求部门填写《外判服务和招投标申请表》，交由行政人事部、项目负责人、总经理审核，招投标小组根据需求部门提供的预估金额等信息确定是否执行招投标流程。
1.单次项目总价低于2,000元（含2,000元），至少提供 1 份报价，并填写《招投标报价分析书》，按审批权限报批。
2.单次项目总金额介于 2,000 元和19，999元（含19，999元）之间，须进行 3 方比价，并填写《招投标报价分析书》，按审批权限报批。
3.单次项目总价介于 2,0000 元和3,0000元（含3,0000）之间，须进行3方比价，并填写《招投标报价分析书》，同时与之订立合同，按审批权限报批。
4.单次项目总额超过 30,000 元，行政人事部必须组织进行单独招投标，按审批权限报批。
第五条 招标
1.提出需求：需求部门须至少提前 2 个月提出招标需求、提供预估金额以预留充足时间开展招标事宜。对于维修保养工程，除要求供应商提供维保服务费的金额，还应要求其列明零配件/材料或可选项价格。
2.选择供应商：招投标小组中行政人事部必须优先考虑从公司《合格供应商名录》中选择具有相应专业资质及能力、且具有竞标意愿的供应商，至少邀请 3 家参与竞标。如名录中的供应商无法满足需求，可另行寻找供应商。
3.报批备案：需求部门填写《外判服务和招投标申请表》，经项目负责人批核，并提交行政人事部、总经理审批后，由行政人事部统一发放标号并登记备案。
4.发出标书：招投标小组的总经理、项目负责人、行政人事部、技术人员与需求部门审核确认招标文件内容和要求后，行政人事部发放《招标邀请书》和《招标文件》。若《招标文件》以电子版本形式发出（邮件/光盘/磁盘），须确保合约之安全性，供应商不能擅自修改《招标文件》。
第六条 回收标书
1.标箱放置于行政人事部办公室，标箱钥匙由专人保管。
2.供应商根据现场勘查及标书要求进行回标，投标单位将标书送达行政人事部办公室，登记单位名称和投标标号后，自行将标书投送至标箱内。
3.当超过截标日期，由行政人事部清点整理收到的标书。如标的总价为50,000 元以下，至少应有 2 家供应商回标；如标的总价为 50,000 元（含 50,000 元）以上，至少应有 3 家供应商回标。
第七条 开标
1.当回标的数量符合要求时，方可开标；若回标数量不符合要求，须另行寻找供应商，重新报批备案后方可参与竞标。
2.开标地点在行政人事部办公室。
3.授权开标代表至少 3 位，且均为管理级别人员。
4.授权开标代表将标书的信息（如：招投标名称、标书编号、工作细则、供应商名称及价格等）填写在《招投标报价分析书》上，正楷填写“开标人员姓名”并签名确认。
5.对于不回标的供应商,可根据其书面回复，或由招投标小组中行政人事部提供的其不回标的相关凭证，认定为“不回标”。同时每位授权开标代表在每份标书的报价位置旁签名确认并写上日期。
6.行政人事部将所有标书及《招投标报价分析书》交招投标小组的需求部门及技术人员进行分析。
第八条 议标
1.若开标结果异常（例如价格远超预算或投标价格差异过大等），由招投标小组所有成员决定是否进行议标，如决定议标，则应对投标总价较低的 3 个供应商或所有竞标供应商进行议标，以确保各投标方完全了解标书要求。
2.由行政人事部组织招投标小组进行议标面谈。
3.所有议标面谈的重要内容，须现场以书面形式记录在《议标面谈记录》，并由双方签署确认。
4.议标项目的标号仍采用原项目标号，但须注明“议标”。
5.招投标小组中行政人事部通知各有关投标供应商，流程与招标流程相同。
第九条 评标及定标
由招投标小组中需求部门及技术人员进行评标分析。对于维修保养工程，应注意在比较维保服务费同时，也应对零配件/材料或可选项价格进行比对，综合判断出价格更合理的供应商。
第十条 告知招投标结果
按照审批流程完成批核后，招投标小组中行政人事部即可发函或致电告知供应商及需求部门相关招投标结果。
第十一条 中标单位进场
由行政人事部安排中标单位进场。
第十二条 合同订立
招投标双方订立正式合同，双方签字盖章宣告合作开始。
第三章 后续事宜
第十三条 验收、评价及付款
1.行政人事部负责组织有关专业人员对合作单位提供的服务质量，按照合同的规定和公司的管理要求，定期进行监督检查，如有不合格项，由行政人事部及时提出整改要求。
2.每次服务完成需由招标需求部门对合作单位的表现做出评价，填写《供应商货品承判商工作验收报告》。
3.需求部门应及时申请付款，并附上发票、《招投标报价分析书》、《供应商货品承判商工作验收报告》等文件作为付款申请的附件。
第十四条 文件存档及管理
1.《外判服务和招投标申请表》必须设置编号，编号流水号须连贯。
2.行政人事部应将《外判服务和招投标申请表》、《招投标报价分析书》、报价单或投标书及《供应商货品承判商工作验收报告》等相关文件按《外判服务和招投标申请表》流水号妥善存档，包括已取消或未中标供应商的投标书等文档，以备审计。
第四章 附则
第十五条 本流程由行政人事部负责解释。
第十六条 行政人事部负责本流程的修改。
第十七条 本流程经总经理批准后生效，自公布之日起实施。

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