物资管理办法.doc

物资管理办法第一章 概述第一条 为加强项目物资的管理，有效监管项目物资成本，规范物资管理工作，根据公司有关管理规定，特制定本办法。第二条 本办法旨在规范项目物资计划、采购、租赁、验收、消耗核算、调拨、回收、处置等日常工作，是本项目物资设备管理人员的工作准则。第二章 物资管理职责 第三条 项目物资设备部职责:1、按照公司物资管理的相关规定，参与公司组织的集中采购工作，负责项目零星物资的采购工作。2、负责对分供方的考察、招议标、推荐、选择、评价工作，并提供相关的资料与建议。3、负责工程所需周转材料的计划、购置、租赁管理。4、根据进度要求及需用计划，制订分批采购计划。5、做好现场物资的验收、标识、堆码、储存、保管和限额领料发放工作，严把质量关、数量关。6、负责物资的账务处理及物资的成本归集、分析核算工作，及时编制和保管各类台账和物资报表，动态掌握现场材料的库存、消耗情况。7、及时完成在综合项目管理系统、集中采购网络交易平台的信息化录入工作，负责培训新入围供方在集中采购网络交易平台中的运用。8、负责废旧物资的收集归类、建立台帐及处置申报工作。第四条 项目物资设备部部长职责1、认真贯彻执行公司物资设备的管理办法和标准，在项目经理的带领下，负责项目物资设备部的全面管理工作。2、负责项目物资管理，完善材料采购、材料节约措施，确保项目所需物资满足质量、环境、职业健康安全管理体系要求，制定有关物资管理制度、措施。3、负责新项目开工前的的材料供应准备工作，调查掌握工程概况，交通运输条件，业主、监理在材料供应方面的特殊要求及地方政府法律法规，核算项目主要材料构成总量，对材料供应做总体规划。4、收集物资采购有关规范标准，物资价格信息资料，进行市场调查分析，掌握主要厂家的生产规模、价格、质量、服务信誉等方面的情况，对主要材料分供方进行初审评定工作和参与物资采购招(议)标工作。5、根据生产安全部计算编制的主材物资总需用计划，结合项目工期制定项目采购计划，确保项目施工生产需要。6、负责指导材料人员做好进场材料的验收、发放和送检工作，做好物资标识、搬运、检验、试验、储存、保管和使用情况的监督检查工作。7、严格遵守物资管理规章制度，做好现场物资管理，防止物资积压、损失和浪费，及时回收利用废旧物资，为项目经营利益最大化做好服务。8、做好物资基础管理工作，建立健全有关台帐、报表、记录、制度做到完整、规范、数据真实准确。做好项目竣工物资技术总结编制工作。9、完成领导交办的其他工作。第五条 项目材料内业员职责1、严格执行公司相关规章制度。2、负责收集、整理、保管项目与材料相关的质量体系、技术、业务资料、记录等。3、做好现场材料统计分析，竣工后对项目材料各种数据做出完整准确的反映。4、必须及时掌握材料出入情况，逐笔核对到货的每一批材料的数量、单价和金额；出库时，应将每笔材料单价、金额填写清楚，负责将保管员交来的入库单、领料单等进行认真核对，核对相符后，分类、编号及时登帐。5、负责在每月末结账，结账前应与保管员核对账、物，盘点仓库物资，结账后应与项目成本会计对账，做到账账、账物、账卡相符，如遇到不符时，要及时查明原因。6、定期做好库存物资盘点工作，与工程盘点要同步进行，防止因盘点不实造成虚盈实亏或虚亏实盈，以确保材料成本和工程成本的准确性。7、负责建立进销存帐，按时填报相关报表，确保真实性、准确性、完整性和及时性，参与耗量分析、成本分析，并将各项资料分项装订成册保存备查。8、负责综合项目管理系统常态化运用、培训新入围供方运用集中采购网络交易平台，及时完成每月在集中采购网络交易平台中与供应商的对帐工作。9、完成领导交办的其他工作。第六条 项目收料员职责1、认真执行公司物资管理制度，做好材料的进场验收和发放工作。2、物资进场验收时，应会同不同岗位（如生产安全部、合约法务部、实验室等）两个部门两人（钢材由三个部门三人）以上进行验收，验收必须以实物验收，严禁凭单验收，每次材料进场必须及时填写材料试验委托单交付试验室。3、验收时要详细核对产品名称、数量、规格等，对所收材料的数量、规格、外观质量负责，并做好材料的进场记录，注明材料的各项属性，索要材料质量保证书，确保材料质量的可追溯性。4、做好现场物资的存储管理工作，是现场物资管理的直接负责人，对现场物资的堆放、数量定期检查，防止发生失窃。5、材料的发放必须及时的填写领料单，劳务队的领料必须有劳务队负责人签字或是由劳务队负责人委托书中指定的领料人签字。6、做好自用机械和租赁机械的燃料调配工作。7、每月按时盘点库存，做好记录，为材料内业员的统计提供数据。8、完成领导交办的其他任务。 第三章 物资分类 第七条 所有物资统一分为主要原材料、低值易耗品和周转材料三大类。其中主要原材料包括钢材、有色金属、水泥及掺料、商品砼、砂浆、玻璃制品、地材、木材、装饰材料、空调通风材料、水卫材料、电器、结构件、五金、机械配件、油料、化工、AB填料、其他材料等十九类；低值易耗品包括工具、机具、劳保用品等三类；周转材料包括木方、模板、架管扣件、竹架板、活动板房、其他周转材料等六类。 第四章 物资计划 第八条 物资计划是物资采购或租赁的主要信息依据。第九条 物资总需用计划和月需用计划项目部须在成立后一个月内，将项目经理审批后的物资总需用计划提交公司物资设备部。项目部每月30日前编制次月物资月需用计划，需经项目经理审批。计划编制的内容：项目名称、编制时间、物资名称、规格型号、计量单位、需用数量、质量要求、需用时间，同时必须有编制人、审核人及项目经理签名，确保计划的准确性，如遇超出计划的物资需查明原因后方可对计划进行增补。第十条 项目部物资部依据审批的物资需用计划结合库存情况编制物资采购计划，报项目经理部审批后实施采购。第十一条 对于紧急需求来不及提出计划申请的物资采购，如属项目采购权限范围内的物资采购，可由相关需用部门书面或xx请示项目经理后由物资设备部进行采购，事后完善相关手续。第五章 物资采购第十二条 采购原则所有采购必须凭物资需用计划和采购计划，严禁无计划采购；1、 大宗物资：钢材、水泥、商品砼、砂石、防水材料、钢模台车、模板、木枋、电线电缆、配电(箱)柜、活动板房等实行同质低价优先的原则，由公司实行集中招（议）标采购。2、 零星物资由公司物资设备部、合约法务部会同项目部实行议标方式确定供方，实行定点采购。3、 劳务合同中明确由劳务队自购的辅材项目部不得采购，特殊情况需征得公司物资设备部的同意方可代购，且项目部要向劳务队开具调拨单，在劳务结算中扣除。第十三条 采购程序和权限项目部采购员根据经过审批后的物资采购计划组织采购活动，所有大宗物资均要求在合格物资供方名册中选择供方，否则，需进行供方评价，供方评价工作由项目部完成，报公司物资设备部、合约法务部备案，大宗物资实行招标(或议标)方式确定供货商：1、 批量物资采购额在10万元以内的分供方选择可采用招标或议标方式。2、 批量物资采购额在10万元以上的分供方选择应采用招标方式，如特殊情况须按流程报公司总经理批准后方可采用议标方式。第十四条 采购合同的评审由公司相关部门对物资价格、物资(服务)质量、供货能力(方式)、社会信誉、付款条件、履约风险等按评审程序进行评审。第十五条 采购合同的签订经评审通过后的合同按公司合同管理办法进行签订。第十六条 调价协议处理合同履行过程中，如遇市场调价，项目部应与分供商协商，报公司物资设备部和合约法务部，由项目部物资设备部、商务经理、项目经理、公司物资设备部、合约法务部共同核价，经公司总经济师审核、总经理批准，补签调价协议，作为合同附件。第六章 物资验收第十七条 实物的验收物资进场时，项目部应由不同岗位（如生产安全部、合约法务部、实验室等）两个部门两人（钢材、水泥、砂石料由三个部门三人）以上进行验收，验收必须以实物验收，严禁凭单验收；实物进场前，采购员提交进货清单，收料员、采购员、技术员必须检验物资的外观质量、数量、规格型号、生产厂家(品牌)是否符合需用计划的要求，同时要求供应商必须随货提供质量证明文件(材质书、出厂合格证、试验报告等)；需送检的物资，采购员及时填写物资取样送检通知单通知试验员送检，如有不符或不合格品应及时组织退货或拒收，甲供材料要及时将情况反馈到发包方，填写好不合格品评审处置记录，杜绝以次充好、以少充多的现象发生。大宗物资(钢材、周转材料等)验收时必须由材料员、生产安全部、商务部、劳务队材料员共同验收。有条件的项目应配备适当的计量器具，确保进场物资的数量。第十八条 验收资料的管理验收合格后的物资由保管员按类别开具收料单，收料单必须有两人以上按规定签字，收料单的内容(收料时间、物资名称、规格型号、计量单位、数量、生产厂家供应商、质量等级；特别强调：检尺的钢材填写清楚根数、每根长度，木枋的根数以及具体的规格)必须填写清楚完整，数量要求有大小写，大小写数量一致，签收单的结算联交供应商作为结算依据；砂石、商品砼、架料及零星材料可在分供方送料单据上双方签字认可，并留底存档以此单据作为结算依据。物资验收后材料员记录物资进场登记台帐以及物资质量证明文件台帐，将质量证明文件及时移交项目资料员。第十九条 验收凭证的办理材料进场对帐后，项目内业员依据对账单(附签收单或送料单)在 综合项目管理系统进行NC录入生成物资验收凭证，并且进行脱纸化办公，打印之后由成本会计、商务经理、项目经理、材料主管、收料员签字生效，然后手写验收汇总表附验收凭证交财务一份，料帐存一份，公司不定时对各项目的材料合同执行和内部管理情况进行检查。租赁的物资，项目部应与分供方办理双方签字认可的租赁费结算单。第七章 材料款结算和支付管理第二十条 材料款结算1、结算时间：断帐时间与项目工程报量同步，为每月20日，20-25日为项目与分供商结算时间。2、内业员凭物资验收凭证 第二联附供应商开具的发票及清单，经相关部门和领导签字后报销、挂帐。3、每月与分供商对帐，分供方在对帐单上签字确认对帐结果。第二十一条 材料款支付1、物资部根据财务部编制的项目月度材料资金使用计划，填写付款申请单，经相关部门和领导审批后，交至财务部。2、项目料帐员应每月与财务部门进行对帐，以做到帐帐相符。第八章 物资贮存第二十二条 物资贮存1、 隧道用的物资存放于隧道施工现场的库房内。 2、物资要定期检查库房状况，确保地面平整、排水畅通。3、物资贮存应合理堆码、整齐规范、标识清楚，场、库内物资堆码整齐有序；库外物资要按要求支垫、齐头、分层堆放，散料要成堆成丁；易燃易爆物资分开存放，水泥清底使用，不能有结块情况，做好防火、防水、防盗工作。第二十三条 标识：收料员负责进入施工现场或加工场地及库房物资的标识并始终保持标识完好。场、库内物资使用标签标识，室外物资使用统一标识牌进行标识，标明物资名称、出厂时间、质保期限、检验状态等内容。1、砂、石等只做待检、已检合格标识。2、水泥、外加剂、防水材料等不做产品标识，只做保质期限、待检、已检合格标识，标识内容要注明进场时间和检验状态。3、钢筋应做产品和状态标识，应注明材质、规格、待检或已检合格标识。第九章 物资发放第二十四条 存放于隧道施工现场库房的材料，项目部材料员在收料时，同时开具收料单和领料单，劳务队、生产部和合约部一起确认数量。第二十五条 搅拌站使用的地材、外加剂、水泥等材料，验收时开具收料单、过磅单，每月10日盘点和对账完成后统一开具领料单，由搅拌站调度、收料员共同签字确认。第十章 劳保用品第二十六条 眼护具、防毒护具、安全帽、安全带、护听器等作为通用防护用品，由生产安全部报需用计划给物资部，物资部采购后，全部领用给生产部，由生产部统一管理发放和记录台账。第二十七条 防护用品管理措施1、项目部应设置管理员，负责项目的日常劳动防护用品管理工作，同时负责项目自有员工的劳动防护用品采购、发放工作。2、分包单位的劳动防护用品由分包单位自行采购，项目部管理员对其进行监管。 第十一章 周转材料我部周转材料只有台车一项，按照公司相关管理办法执行。第十二章 物资盘点第二十八条 盘点要求：每月10日定期按时盘点库存材料。年终盘点由公司制定统一的盘点计划。盘点参与人员：物资设备部主管、合约法务部、生产安全部、劳务队代表。实物盘完后由内业员编制物资盘点表，其他参与盘点人员审核签字，并对本次盘点进行总结分析。第十三章 废旧物资第二十九条 废旧物资范围：1、废、旧钢材：加工剩余短料、边角余料；因各种因素(设计变更、施工剩余等)剩余的材料等。2、废、旧周转材料：木枋、模板、竹架板、各类型钢等。3、废、旧临时用电线电缆等电器。4、废、旧不能再用的机具等。第三十条 废旧物资的确定：各项目在废旧物资处理前应对其进行确认，由项目物资部门组织项目生产安全部、合约法务部有关人员对项目现场堆放的废旧物资进行确定，并报公司物资设备部确认，确实不能再继续使用或暂时无其他项目使用的才能视为废旧物资。第三十一条 废旧物资处理1、组织部门：由各项目物资设备部、生产安全部和合约法务部组织对本项目产生的废旧物资进行处理，分析产生的原因并与计划成本进行对照分析。2、参与部门：项目物资设备部、生产安全部、合约法务部、技术质量部、财务资金部；公司物资设备部、合约法务部、财务资金部。3、处理程序：先由项目物资设备部、合约法务部、生产安全部和技术质量部确定待处理的废旧物资，填写废旧物资处理确认单，再由项目物资设备部和合约法务部组织选择废旧物资回收单位(个人)并招(议)标，并将询价记录、处理数量、单价等相关资料报公司审批后处理。4、废旧物资处理的计量(过磅)应有项目物资设备部、合约法务部和生产安全部等部门共同确认签字。处理回收的款项交财务资金部，由财务资金部开具收据，项目物资设备部、财务资金部分别留底，以便于项目部和财务对账。项目物资设备部设专门台帐，保证资料清楚，真实，可追溯。第三十二条 废旧物资处理所得费用交公司财务资金部，冲抵项目物资成本。第三十三条 不可回收利用的废旧物资由项目部按照环境管理要求处置。第十四章 物资台帐的设置第三十四条 项目部的帐务设置物资明细帐进销存帐：记录项目所有物资的收、支、存详细动态情况(内容包括物资名称、规格型号、分供商名称、计量单位、价格、数量、金额，记录应及时、清楚、完整，帐、物、卡应相符)。 分供商往来帐：分供商记录、采购(租赁)物资金额、款项支付情况、欠款余额，该往来帐与分供商、项目成本会计三方帐帐相符。第十五章 物资成本核算第三十五条 项目物资成本核算1、每月20 日内业员对当月领用的物资按类别进行汇总，交项目成本会计及合约部各一份。2、对当月物资收、支、结存的金额进行统计，该表具有连续性，本月的期末余额即为下月的期初余额。公司物资设备部对项目成本的管理：每月末对各项目物资耗用、周转材料、设备租金进行汇总统计，并对项目物资成本分析进行监督。第十六章 资料管理第三十六条 项目物资设备部对各种物资原始资料包括收料单、领料单、对帐单、验收凭证、收支结存的金额报表等月末进行装订；项目完工后，除以上资料外还包括物资设备采购(租赁)合同、物资明细帐(进销存帐)、进出场台帐、领料单、材料收支盘存报表等进行整理装订。第十七章 奖罚 第三十七条 凡在物资验收过程中没有达到两部门两人（钢材三部门三人）以上共同进行验收或采取代签验收的，处收料员200元罚款，如出现两次以上类似情况以待岗处理。第三十八条 发料给劳务队时，未开具领料单或签字不全的，处收料员200元罚款。第三十九条 每月10-12日为对账日，未按期与供应商对账完成的，处内业员200元罚款。第四十条 物资盘点或月报表账务不符、盈亏原因不清、没有盘点记录、物不相符、原始凭证及单据没有装订归档的、各类台帐和进场记录等建立不全的，每缺一项对项目物资设备部经理和内业员各罚款100元。 第十八章 附则第四十一条 本办法由物资部依据公司物资设备管理办法修订。第四十二条 本办法自发布之日起执行。