妙笔生花的公文写作之道：公文写作的四大构成要素.ppt

公文写作的构成要素公文写作的构成要素公文写作的构成要素公文的主旨公文的主旨一一公文的材料公文的材料二二公文的结构公文的结构三三公文的语言公文的语言四四一、公文的主旨一、公文的主旨何为公文的主旨?指通过公文的全部内容所表述或体现出来的指通过公文的全部内容所表述或体现出来的行文的用意、目的、意义。具体表现为行文的用意、目的、意义。具体表现为“做做什么什么”内容。内容。例例例例1 1：“根据中华人民共和国第十届全国人民代表大根据中华人民共和国第十届全国人民代表大根据中华人民共和国第十届全国人民代表大根据中华人民共和国第十届全国人民代表大会第一次会议的决定，任命温家宝为中华人民共和会第一次会议的决定，任命温家宝为中华人民共和会第一次会议的决定，任命温家宝为中华人民共和会第一次会议的决定，任命温家宝为中华人民共和国国务院总理国国务院总理国国务院总理国国务院总理”（中华人民共和国主席令中华人民共和国主席令中华人民共和国主席令中华人民共和国主席令【第第第第一号一号一号一号】国务院公报国务院公报国务院公报国务院公报20032003年第年第年第年第5 5号）号）号）号）主旨主旨主旨主旨：“根据根据根据根据决定，任命决定，任命决定，任命决定，任命为国务院总理为国务院总理为国务院总理为国务院总理”例例例例2 2：“宋庆龄名誉主席病情未继续恶化宋庆龄名誉主席病情未继续恶化宋庆龄名誉主席病情未继续恶化宋庆龄名誉主席病情未继续恶化”（中中中中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄名誉共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄名誉共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄名誉共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄名誉主席病情的公告主席病情的公告主席病情的公告主席病情的公告）主旨主旨主旨主旨：“宋庆龄名誉主席病情未再恶化宋庆龄名誉主席病情未再恶化宋庆龄名誉主席病情未再恶化宋庆龄名誉主席病情未再恶化”1、具有很强的针对性、具有很强的针对性2、明白、显露、明白、显露3、形成具有时限性、形成具有时限性4、具有直接的社会应用性、具有直接的社会应用性5、一篇公文只有一个主旨、一篇公文只有一个主旨公文主旨的特点公文主旨的表现方法l标题明旨例：“中共XX省委关于开除XXX党籍的决定”主旨：“开除党籍”l开篇明旨例：“为了改革我国在对外活动中有关赠礼、受礼的规定，特作如下规定：”目的、意图：要求在对外活动中不赠礼、不受礼。l撮要明旨：将主旨放在公文每一部分或撮要明旨：将主旨放在公文每一部分或每个段落的开头或段末每个段落的开头或段末l分题明旨：把公文主旨分成几个部分，分题明旨：把公文主旨分成几个部分，每个部分用小标题来显示每个部分用小标题来显示l线穿显旨：主旨散见于文章的各部分线穿显旨：主旨散见于文章的各部分公文主旨的提示性文字标志意图类意图类下行文：决定、下行文：决定、必须、应当、望、必须、应当、望、批准等；批准等；上行文：拟、需、上行文：拟、需、报等；报等；通用的：现、特、通用的：现、特、建议等。建议等。提示性提示性文字标志文字标志目的类目的类主要以介词主要以介词为、为了为、为了作标作标志。志。公文主旨的优秀品质要求要正确要正确要鲜明要鲜明要集中要集中要新颖要新颖要一致要一致阅读下面各段文字并归纳出各段段旨。请看一组数字。从本世纪初70年代中期，全世界农业用水量增长7倍，而工业用水量增长20倍。目前，已有63个国家和地区面临缺水危机。我国是一个淡水资源贫乏的国家，人均淡水占有量只有2700吨，只及世界平均水平的1/4，居世界第84位。我国淡水资源的分布与人口和耕地的分布是不相适应的，80集中在长江以南，所以，有一个南水北调的任务。因此，从全局出发，我们必须十分重视长江水源的涵养和保护。我国已面临水资源匮乏的问题。或，我国水资源状况令人勘忧。我国已面临水资源匮乏的问题。或，我国水资源状况令人勘忧。反腐败斗争涉及面较广，特别是行业不正之风，几乎侵蚀到各行各业以及这些行业的许多方面。因此要抓好面上的思想教育，从根本上提高干部队伍的素质，坚决制止以手中的职权谋利的歪风，大力发扬全心全意为人民服务的精神，表彰为国家、集体、社会做出奉献的优秀人物，切忌鼓吹“一切向钱看”。要大力加强思想道德教育，特别是职业道德教育，树立良好的社会风尚，清理产生不正之风的社会环境条件。要加强政治思想工作，提高干部素质，要加强政治思想工作，提高干部素质，积极开展反腐败、反行业不正之风的斗争。积极开展反腐败、反行业不正之风的斗争。二、公文的材料二、公文的材料何为公文的材料?指公文制作者为了表现公文的主旨，从现实指公文制作者为了表现公文的主旨，从现实公务活动中摄取并写入公文的一系列内容。公务活动中摄取并写入公文的一系列内容。它是提炼公文主旨的基础和依据。它是提炼公文主旨的基础和依据。公文材料的种类公文材料的种类公文材料的种类公文材料的种类感性和理性感性和理性材料材料现实和历史现实和历史材料材料直接和间接直接和间接材料材料正面和反面正面和反面材料材料公文材料的收集和积累首先是日常的积累其他材料其他材料社会上的有关情况社会上的有关情况本行业、本系统的材料本行业、本系统的材料本单位材料本单位材料本部门材料本部门材料知识更知识更新储备新储备积累公文材料框形图积累公文材料框形图日常积累材料应该注意以下几点：1、立足本部门、本单位；2、着眼于本行业、本系统；3、关注社会上的有关情况；4、遵循适度、有用原则。要有以下几种意识；剔除意识时效意识整体意识超前意识统计意识其次是切实掌握第一手材料常用的积累材料的方法笔记式剪辑式卡片式索引式微机式公文材料的选择原则切旨性切旨性新颖性新颖性典型性典型性现实性现实性真实性真实性公文的材料公文的材料选择原则选择原则公文材料处理的常用方法类化法类化法常用材料处理方法常用材料处理方法Text筛选法筛选法浓缩法浓缩法截取法截取法合理安排材料先亮观点，后举材料这是先用层、段、条首先概括出观点，然后列举理论材料或事这是先用层、段、条首先概括出观点，然后列举理论材料或事实材料来陈述观点的方法。用这种方法安排材料的优点是观点实材料来陈述观点的方法。用这种方法安排材料的优点是观点鲜明，引人注目。鲜明，引人注目。先举材料，后亮观点 这是先举事实、列举数字或说明根据，然后推导出结论、归纳这是先举事实、列举数字或说明根据，然后推导出结论、归纳出观点的方法。这种方法的优点是由事到理，说服力强。叙事出观点的方法。这种方法的优点是由事到理，说服力强。叙事性公文或文中叙事性较强的片断写作，常用此法。性公文或文中叙事性较强的片断写作，常用此法。边举材料，边亮观点这是一边举材料，一边亮观点的夹叙夹议的方法。这种方法的这是一边举材料，一边亮观点的夹叙夹议的方法。这种方法的优点是既摆事实又讲道理，行文层层深入，使人便于理解。公优点是既摆事实又讲道理，行文层层深入，使人便于理解。公文中叙事说理较强的部分常用此法写作。文中叙事说理较强的部分常用此法写作。阅读下面这篇公文。这篇公文，主旨是否明确？理由是否具体、充分、有力？试推测上级领导看到这篇公文，可能会产生哪些想法？请提出修改思路。关于建宿舍楼的请示区人民政府：我局下属的单位多、职工多，老职工更多。过去因无资金从未建过一间职工宿舍。职工的住房非常困难，再不解决就会影响职工的工作积极性。但是过去我们无条件建房，现在我局在党的正确路线指引下，经过改革，企业有了活力。自去年，我局除了向国家上交利税外，还有一些盈余。我们准备用这笔钱，将一处商店撤销，并入附近商店，自筹资金、地皮，建一栋三门六层的职工宿舍楼。这样可以解决职工的住房问题，安定职工的工作情绪，也不会因撤销商店影响附近居民购买商品。以上请示，恳请批准。区局 年六月四日职工住房困难的实际表述职工住房困难的实际表述主旨句主旨句在何处拟盖什么样的楼？（具体数字）在何处拟盖什么样的楼？（具体数字）那家商店如何撤销？拆迁户能否妥善安置？有无遗留纠纷？那家商店如何撤销？拆迁户能否妥善安置？有无遗留纠纷？资金如何解决？资金如何解决？请示要求请示要求三、公文的结构三、公文的结构何为公文的结构?指根据主旨表达的需要，合理地安排和展开指根据主旨表达的需要，合理地安排和展开材料，使文章成为一个有机的整体，也叫谋材料，使文章成为一个有机的整体，也叫谋篇布局、立格定局。篇布局、立格定局。公文结构的表现形式指公文的开头、主体、结尾在文面上的组合表现形式。主要有八种形式：国务院关于发布国务院关于发布国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法的通知的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：机构：现发布现发布国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法，自，自20012001年年1 1月月1 1日起施行的日起施行的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法同时废止。同时废止。二二年八月二十四日年八月二十四日1、篇段合一式（单枪匹马式）2、撮要分条式（天鹅下蛋式）例1.北海市人民政府通告 （20年月日）为加强对市区北部海域的管理，充分发挥海域使用的整体功能，广西北海市人民政府根据国家有关法律法规，决定对市区北部乱占乱围乱用海域的现象进行清理整治，并就有关事项颁布通告如下：一、二、三、四、例2.中华人民共和国财政部公告（20 年第号）根据国家国债发行的有关规定，财政部决定发行20 年记账式（四期）国债，现就有关事项公告如下：一、二、三、四、五、特此公告。3、分列小标题式（刀枪剑戟式）中共市委关于认真学习 “三个代表”重要思想学习纲要的通知 一、充分认识学习纲要的重要意义 二、认真学习好纲要，全面深刻理解“三个代表”重要思想 三、切实加强对学习的组织领导 中共市委 20年月日4、全面性分块式（豆腐块式）中共中央国务院关于加快林业发展的决定（20年月日）加强生态建设，维护生态安全，是二十一世纪人类面临的共同主题，现作出如下决定。一、加快林业建设是经济社会可持续发展的迫切要求 1、2、3、二、加快林业发展的指导思想、基本方针和主要任务 各地区各部门要5、转发转述式中共中央关于印发中国共产党党内监督条例（试行）的通知各省、自治区、直辖市党委，各大军区党委各人民团体：现将中国共产党党内监督条例（试行）（以下简称（党内监督条例（试行）印发给你们，请认真贯彻执行。中共中央 20年月日中国共产党党内监督条例（试行）第一章 总则 第二章 监督职责 6、章、条、款分列式（下楼梯式）中华人民共和国道路交通安全法第一章 总则第一条 为了维护交通秩序第二至七条 第二章 车辆和驾驶人第一节 机动车、非机动车第八至十八条第二节 机动车驾驶人第一百二十四条 本法自20年月日起施行。7、条、段贯通式国务院关于禁止在市场经济活动中实行地区封锁的规定 第一条 为建立和完善全国统一、公平竞争、规范有序的市场体现，制定本规定。第二至第二十七条（略）第二十八条 本规定自公布之日起施行。8、并列句式天津市民守则十要一、要遵纪守法二、要热爱劳动 三、要维护公共秩序 四、要敬老尊师爱幼五、要礼貌待人公文结构的内在规律固有的基本规律：提出问题分析问题解决问题内在结构表现形式：1、对解决问题的结果予以答复或表态的单一结构形式。2、侧重于提出问题、分析问题，但不去解决问题的单纯结构形式。3、先提出问题，然后把解决问题的结果或意见表达出来，即“提出问题解决问题”的简单结构形式。4、“提出问题分析问题解决问题”的完整形式。5、边摆问题，边分析与解决问题的特殊结构形式。公文结构的基本内容公文的标题常有三种形式公文式标题。程式性较强，表达平直，主要用于正式公文。公文式标题。程式性较强，表达平直，主要用于正式公文。新闻式标题。文章题目式，又分为单标题和双标题。新闻式标题。文章题目式，又分为单标题和双标题。“必须加强社会主义精神文明建设必须加强社会主义精神文明建设”（主旨式）（主旨式）“大巴山捕蛇严重导致鼠害猖獗大巴山捕蛇严重导致鼠害猖獗”（事实式）（事实式）“职工的归属感从何而来职工的归属感从何而来”（问题式）（问题式）“艰苦拼搏，丰硕的成果艰苦拼搏，丰硕的成果XX省省XX系统系统XXXX年工作总结年工作总结”四项式标题。由单位、时限、事项和文种四部分组成。四项式标题。由单位、时限、事项和文种四部分组成。“XX市市XX研究所研究所XXXX年度科研工作总结年度科研工作总结”（一）标题（一）标题（二）开头概述情况。开头简明扼要、切题地介绍有关情况或背景说明依据。开头即引用上级指示精神或有关精神、法规，常以“根据”、“遵照”、“根据”等领起下文。直陈目的。这种方式开头，常用“为了”、“为”等介词构成的主旨句领起下文。法规、规章、决定、通知等公文常用此方式。交待原因。这种方式开头，常用“由于”、“因为”、“鉴于”等词领起下文，也可直接陈述发文原因。阐明观点。这种方式开头先提出观点，或者点明主旨，接着加以解释说明，以引起读者的重视。表明态度。这种方式开头直截了当地对批转、转发或发布的文件或者有关的事项、会议表明态度，做出评价，提出看法。批转、转发性通知多如此开头。引述来文。这种方式开头引述对方来文、来电的标题、文号，然后引出下文。公文中的复函、批复普遍使用此方式开头。提出问题。这种方式开头提出问题，提示公文的主旨或主要内容，以引起阅读者的注意与思考。各类调查报告常用这种方式开头。（三）结尾1、作强调。正文结束时，对文中的主要问题作强调说明，以引起阅读者的重视。2、作请求。正文结束时，写上请求上级批复、批转、批准或请求对方帮助之类的话语。公文中的请示、函等普遍使用此方式结尾。3、作总结。正文结束时，对文中的主要观点或问题做出归纳或总结，使读者对全文有一个较完整的印象。4、作要求。正文结束时，提出要求、希望或发出号召。5、作补充。正文结束时，补充交待有关事宜。通知、法规、规章等常用这样的结尾。6、显文种。以模式化的方式把名词性文种作动词用，并以此结尾，如“特此通告”、“特此通报”、“特此通知”、“特此报告”等。（四）层次 纵向推进直叙式。这是以时间先后为序，按照事情的发生、发展、直叙式。这是以时间先后为序，按照事情的发生、发展、变化过程的次序安排层次。变化过程的次序安排层次。递进式。这是按事理变化、发展的顺序或对事物的认识递进式。这是按事理变化、发展的顺序或对事物的认识过程来安排层次。过程来安排层次。因果式。这是按前因后果或前果后因的顺序来安排层次因果式。这是按前因后果或前果后因的顺序来安排层次 横向展开按照空间位置的变换来划分层次按照空间位置的变换来划分层次按照材料的性质或内容的特点划分层次，多用于内容较按照材料的性质或内容的特点划分层次，多用于内容较为复杂、涉及面较广的公文为复杂、涉及面较广的公文总提分承。这是一种辐射式展开的层次，鲜明地体现着领属关系或整体与部分的关系,其特点是中心突出，层次分明，条理清楚。纵横交叉。这是将纵向推进和横向展开综合起来交叉安排层次的方式。（五）过渡 以词语过渡，如“为此”、“对此”、“总之”、“由此可见”、“综上所述”、“但是”、“相反”等；用总结上文、提示下文、设问句等表承上启下的句子过渡，这些句子可以放在前段的段尾，也可放在后段的段首；用一个相对独立的自然段来承转过渡；不用任何明显过渡标志，而是靠文中内容内在联系过渡。（六）照应1、首尾照应。这种照应使文章首尾圆合，结构严谨。2、文题照应。公文的标题往往体现其主旨，照应标题有突出主旨的作用。3、针线照应。围绕主旨或基本事件，行文中针走线行，多处照应。这种方式由于多处相互照应，可以起到强化主旨，突出中心事件的效果。四、公文的语言四、公文的语言公文使用语言的基本要求1、真实准确无假话u避免产生歧义“病假、事假三天以上者，扣发当月奖金。”u防止褒贬失当u排除疏忽错漏u注意措辞得体2、严谨庄重无虚话 “要勤俭节约，避免不必要的浪费”“会计员是经济管理人员”“会计员是具有一般财务会计专业知识、能担负一般会计工作的人员公文语言中的庄重语系文言词汇：“兹”、“兹因”、“值此”、“惊悉”专用词汇：“任免”、“免职”、“呈报”、“审核”偶数音节词语：“破坏”、“隐瞒”、“通报”、“表扬”、违法乱纪、不务正业、助人为乐、克己奉公、为政清廉、大快人心对偶句和排比句：“转变工作作风，提高办事效率”介词结构：“为了”、“根据”、“关于”、“通过”、“除了”、“对”3、简明扼要无废话 称谓用语：“你局”、“该厂”、“本厂”经办用语：“经”、“业经”、“兹经”期望用语：“希望遵照”、“拟请”征询用语：“当否”、“是否可行”、“可行”、“是否同意”期复用语：“请批示”、“请审核”、“请回复”、“请指示”综述过渡用语：“为此”、“对此”结尾用语：“为要”、“为盼”、“特此函复”4、平实易懂无大话不要堆砌辞藻，乱用修饰词语不要文白夹杂，故弄玄虚不要过多地引经据典5、鲜明生动无套话下面一段文字不够简练，分析其原因，并加以改正。干部队伍革命化、年轻化、知识化、专业化是党改革开放以来的一项重大方针，是加强党的建设的一项重要内容。自党中央提出干部队伍革命化、年轻化、知识化、专业化的方针以来，各级党委采取一系列重要措施，对干部队伍“四化”起了积极作用。但是由于历史和现实的原因，再加上一部分干部受传统观念制约，要真正在短时间内实现干部队伍革命化、年轻化、知识化、专业化，还需下大决心，花大力气，各级党委一定要公文用语的特点1、使用书面语一般不用口语2、适当使用一些文言词语和文言句式 例：鉴于目前出版物在涉及数字时，使用汉字和阿拉伯数字没有统一的体例，情况比较混乱，根据有关方面的建议，我们会同部分新闻出版单位，经过多次讨论、修订，制定了出版物上数字用法的规定，现予公布，要求新闻出版有关单位试行。3、有一套特定的公文专门用语 开头语：近查、电悉、函悉、请示悉 叙述缘由：为了、遵照、根据 经办：经、业经、已经 承转：据此、为此 祈请：请求、期望、盼语 态度：拟、准予 结尾：特此报告、此复4、大量使用介词结构5、经常使用模糊词语使公文内容得到准确表达 模糊语言和语言的模糊 例：以上措施，要认真贯彻执行模糊语言显玄机 相传，乾隆同刘墉等大臣登上城楼观景，恰有一家人出殡，抬着棺材向城外走。不一会，又见着一家人娶媳妇，抬着花轿走过城楼下。乾隆就问刘墉：“刘爱卿，都说你聪明过人，现在我问问你，你说全国一年生多少人，死多少人？”刘墉答：“生一人，死十二人。”乾隆疑惑不解，刘墉就解释说：“国家再大，一年内生的也只有一个属相，死的是十二种属相。”宋朝王安石之子王元泽很小的时候，有客人将一獐一鹿放在同一笼子中送给他，并问:“哪个是獐？哪个是鹿？”元泽不认识獐和鹿，沉思了一会，回答说：“獐边是鹿，鹿边是獐。”民间从事看相、算命、卜卦之类活动的人，常使用模糊语言也算是一种机智。古代有三位读书人赴京赶考，路过一座高山，听说山上住着一位半仙，能推算出一个人的功名利禄、凶吉祸福，于是就一齐登山拜谒。半仙听了三人的来意，故作神秘地伸出一个指头，却不说话。三人看着那一根指头，请求解释。半仙摇摇头说：“此乃天机，岂可泄露？”三人只得下山去。徒弟问师傅：“您伸出一个指头，是什么意思？”师傅道：“他们一共三人，此次如果有一人考中，我这个指头就表示考中的；如有两人考中，这个指头就表示不中的；如果三人都考中，这指头就表示一齐考中；如果三人都没考中，这指头就是表示一齐落榜。”例题：找出下面一段文字中的模糊语言，并分析其用例题：找出下面一段文字中的模糊语言，并分析其用法。法。随着改革开放的深入发展，今年我国工业生产增长迅速，随着改革开放的深入发展，今年我国工业生产增长迅速，夏收取得了较好成就，市场繁荣，购销两旺夏收取得了较好成就，市场繁荣，购销两旺，值得注意，值得注意的是经济活动中违法行为显著增加，不少无照商贩和有些个的是经济活动中违法行为显著增加，不少无照商贩和有些个体工商户不遵守国家规定体工商户不遵守国家规定有些国有集体企业以擅自提价、有些国有集体企业以擅自提价、变相涨价等违法手段牟取暴利，有些单位和个人变相涨价等违法手段牟取暴利，有些单位和个人公文模糊语言使用的场合表述内容本身具有抽象模糊特点时当前土地管理特别是土地调控中出现了当前土地管理特别是土地调控中出现了一些一些新新动向、新问题，建设用地总量增长动向、新问题，建设用地总量增长过快过快，低成本工，低成本工业用地业用地过度过度扩张，违法违规用地、滥占耕地现象扩张，违法违规用地、滥占耕地现象屡屡禁不止禁不止，严把土地，严把土地“闸门闸门”任务仍然任务仍然十分艰巨十分艰巨（国务院关于加强土地调控有关问题的通知国务院关于加强土地调控有关问题的通知）。）。是指“建设用现象屡禁不止”这种现象，因为这些现象是对全国各地事实的概括，内容较为模糊“过快”、“过度”、“屡禁不止”又是分别对每种现象进展情况和违规频率的表述，对已经大量出现的这些现象没有必要一一列举。而要解决这些问题，杜绝这种现象恐怕要做大量的工作，要顶住来自各方面的压力，所以文中用“十分艰巨”这个模糊词语来修饰内容较为模糊的“任务”。暂时无法实施但又必须说明时工商行政管理部门要严把网络游戏经营单位的市场工商行政管理部门要严把网络游戏经营单位的市场准入关，未经文化部门许可，不予核发营业执照。准入关，未经文化部门许可，不予核发营业执照。要要加大加大对无照经营网络游戏经营单位的查处取缔力对无照经营网络游戏经营单位的查处取缔力度，积极配合度，积极配合有关部门有关部门加强对网络游戏经营单位的加强对网络游戏经营单位的监管。（监管。（文化部、公安部等部门关于净化网络游文化部、公安部等部门关于净化网络游戏工作的通知戏工作的通知）是对工商行政管理部门提出今后的工作要求 其含义较为模糊，即跟此事相关的部门，不管是文化部门、公安部门还是教育部门等，今后只要加强对网络游戏经营单位的监管，工商行政管理部门都要积极配合 需要给办文机关单位留有回旋余地时各级领导要各级领导要深刻深刻领会党中央、国务院关于实施退耕领会党中央、国务院关于实施退耕还林还草，加强西部生态环境保护和建设的重大意还林还草，加强西部生态环境保护和建设的重大意义，义，进一步进一步提高认识，加强领导，提高认识，加强领导，切实切实把退耕还林把退耕还林还草试点工作列入重要议事日程，及时研究解决实还草试点工作列入重要议事日程，及时研究解决实施中的重大问题，保证这项工作施中的重大问题，保证这项工作健康有序健康有序地开展。地开展。（国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见的若干意见）这些模糊词语没有明确标准，收文单位只要保证做到大方向不变，至于怎样“深刻”、“进一步”、“切实”、“健康有序”，那是各级领导的具体工作。该段文字中，由于模糊词语的使用，对执行者来说，既可以做到方向明确，有章可循，又可以结合自身情况，发挥各自的智慧，把工作做好。无法全部或不必要列举时两年多来，通过两年多来，通过各方面各方面的努力，中小学危房的修缮和改造的努力，中小学危房的修缮和改造工作取得了显著成绩。中央和地方工作取得了显著成绩。中央和地方各级政府各级政府，逐年逐年增加了中小增加了中小学危房修缮经费，城乡厂矿企业、农村集体、机关团体、人民学危房修缮经费，城乡厂矿企业、农村集体、机关团体、人民群众和爱国侨胞，积极集资、捐款，修缮改建了大批校舍群众和爱国侨胞，积极集资、捐款，修缮改建了大批校舍。但是，由于但是，由于种种原因种种原因，目前全国尤其农村还有，目前全国尤其农村还有相当数量相当数量的校舍，的校舍，年久失修，破烂不堪。受年久失修，破烂不堪。受各种自然灾害各种自然灾害破坏，每年还出现一批破坏，每年还出现一批新的危房新的危房。这些词语如果用精确语言代替，无法做到一一列举，即使能列举，也可能有遗漏；中小学危房修缮经费如何增加也不必每年一一列出，用“逐年”代替既省文字，又可以看出各级政府对教育的重视。在谈到原因时，只用“种种原因”这一模糊词语代替，因为原因复杂且涉及面广，无法或不必要一一列出；至于数量是多少，更是无法作出准确的统计，所以用“相当数量”来表达是恰如其分的。自然灾害种类也很多，该文说的是教育问题，不是说明自然灾害，所以用“各种”模糊词语来表达，显得干净利索，简洁明了。用语名称用语名称作用作用常用特定用语常用特定用语开端用语开端用语主要用于文章开主要用于文章开 头，表示发语、头，表示发语、引据引据 为、为了、为着、查、接、顷接、根据、为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。兹定于、今、随着、由于。称谓用语称谓用语 用于表示人称或用于表示人称或对单位的称谓对单位的称谓 第一人称：我、我单位、本人、本公司、第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。我们、敝单位。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第三人称：他、该公司、该项目。第三人称：他、该公司、该项目。递送用语递送用语 用于表示文、用于表示文、物递送方向物递送方向 上行：报、呈。上行：报、呈。平行：送。平行：送。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。引叙用语引叙用语 用于复文引据用于复文引据 悉、接、顷接、据、收悉。悉、接、顷接、据、收悉。公文常用特定用语简表公文常用特定用语简表 拟办用语拟办用语用于审批、拟办用于审批、拟办拟办：责成、交办、试办、办理、执拟办：责成、交办、试办、办理、执行。行。经办用语经办用语 用于表明进程用于表明进程 经、业经、已经、兹经。经、业经、已经、兹经。过渡用语过渡用语 用于承上启下用于承上启下 鉴于、为此、对此、为使、对于、关鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。于、如下。期请用语期请用语 用于表示期望用于表示期望请求请求 上行：请、恳请、拟请、特请、报请上行：请、恳请、拟请、特请、报请平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。即请、切盼。下行：希、望、尚望、切望、请、下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。希予、勿误。续前表结尾结尾用语用语 用于结尾用于结尾表示结束表示结束 上行：上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。请批转；以上报告，请审核。平行：平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此 证证明；尚望函复。明；尚望函复。下行：下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为此复；为而努力；而努力；现予公布。现予公布。谦敬谦敬用语用语 用于表示谦敬用于表示谦敬 承蒙承蒙 惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。批转批转用语用语 用于上级对下级用于上级对下级 来文的批转处理来文的批转处理 批转、转发。批转、转发。征询征询用语用语 用于征请、询问用于征请、询问对对 有关事项的有关事项的意见、意见、态度态度 当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。如无不当、如无不妥、如果可行等。续前表续前表公文语言应用中常见的错误倾向口语化倾向 滥用方言。如把自行车写成滥用方言。如把自行车写成“单车单车”，把骑车载人写成，把骑车载人写成“骑车搭人骑车搭人”，把红灯亮时越线写成，把红灯亮时越线写成“冲红灯冲红灯”，甚至，甚至把处罚凭单写成把处罚凭单写成“牛肉干牛肉干”，把做好了写成，把做好了写成“搞掂搞掂”。滥用口语。如下面病句：滥用口语。如下面病句：“错误列支的，务必纠正。今错误列支的，务必纠正。今年的要纠正，去年的也不要放过。今后不论超产奖还是年的要纠正，去年的也不要放过。今后不论超产奖还是什么乱七八糟的这个奖那个奖，统统都得在利润中支付。什么乱七八糟的这个奖那个奖，统统都得在利润中支付。”滥用俗语俚语。如有一份批复，文中肯定下级机关增设滥用俗语俚语。如有一份批复，文中肯定下级机关增设便民信箱举措时，竟借用这句电影台词便民信箱举措时，竟借用这句电影台词：“高，实在是高，实在是高高”。滥用外来语。对一些已通用的外来语，如拖拉机、俱乐滥用外来语。对一些已通用的外来语，如拖拉机、俱乐部、爱滋病等当然可以适当使用，而对未经规范化处理部、爱滋病等当然可以适当使用，而对未经规范化处理的外来语，如的外来语，如“的哥的哥”、“阿蛇阿蛇”、“密丝张密丝张”等内外等内外夹生的词语夹生的词语 。滥用缩略语。对一些尚未约定俗成的缩略语，在公文写滥用缩略语。对一些尚未约定俗成的缩略语，在公文写作中应慎用，避免发生歧义。如在一份函中写着商购作中应慎用，避免发生歧义。如在一份函中写着商购“黄白芝麻黄白芝麻”品种，这里是指黄色和白色的两种芝麻，还品种，这里是指黄色和白色的两种芝麻，还是指黄白相间的一种芝麻，只有发函者知道了。类似这是指黄白相间的一种芝麻，只有发函者知道了。类似这样的缩略或简称，原则上应先用全称或作补充说明；而样的缩略或简称，原则上应先用全称或作补充说明；而在规范性公文写作中，一般不宜使用。在规范性公文写作中，一般不宜使用。感情化倾向 在上行文中滥用比喻，过分谦恭。例如，把上级的正确领导比喻为在上行文中滥用比喻，过分谦恭。例如，把上级的正确领导比喻为“阳光雨露阳光雨露”，把上级的有力支持比喻为把上级的有力支持比喻为“及时雨及时雨”等，这是文学等，这是文学作品的常见修辞方法，但出现在一份报告或请示中就是一种错位现作品的常见修辞方法，但出现在一份报告或请示中就是一种错位现象。运用拟人、比喻等修辞方法，必然趋向感情化，这样的修辞，象。运用拟人、比喻等修辞方法，必然趋向感情化，这样的修辞，就与公文的主旨、语境不相适应，也与公文语言的简朴平实风格不就与公文的主旨、语境不相适应，也与公文语言的简朴平实风格不相符。相符。在下行文中滥用讽刺，变相训斥。例如某上级单位认为下级单位申在下行文中滥用讽刺，变相训斥。例如某上级单位认为下级单位申报开发项目贪大求全，本来应在批复中指出其条件不成熟等原因，报开发项目贪大求全，本来应在批复中指出其条件不成熟等原因，因而暂不可行即可，但撰稿者却在批复中写上因而暂不可行即可，但撰稿者却在批复中写上“火鸡学孔雀，越学火鸡学孔雀，越学越走样越走样”、“癞蛤蟆想吃天鹅肉癞蛤蟆想吃天鹅肉”等字样，进行讥讽挖苦。这种错等字样，进行讥讽挖苦。这种错位语言，把公文写成杂文，失去了公文严肃庄重的特色。位语言，把公文写成杂文，失去了公文严肃庄重的特色。在平行文中滥用夸张，开战对骂。如某宾馆的芳邻某小学在函告对方厨房在平行文中滥用夸张，开战对骂。如某宾馆的芳邻某小学在函告对方厨房排出油烟气味时，夸大其辞排出油烟气味时，夸大其辞：“铺天盖地而来，形同谋杀铺天盖地而来，形同谋杀”；而对方则针而对方则针锋相对，以牙还牙，在复函中说锋相对，以牙还牙，在复函中说，“贵校尽污蔑之能事，无所不用其极贵校尽污蔑之能事，无所不用其极”。又如某工厂因没有及时收到向某大学预订的教材，便给该大学发函查询，又如某工厂因没有及时收到向某大学预订的教材，便给该大学发函查询，函中竟写上函中竟写上“我们怀疑这里有无贪污、挪用的可能，或其他什么伎俩，一我们怀疑这里有无贪污、挪用的可能，或其他什么伎俩，一些所谓教育人民的人，打着名人专家的旗号，干着欺骗工人群众的勾当些所谓教育人民的人，打着名人专家的旗号，干着欺骗工人群众的勾当”。于是彼此唇枪舌剑，不可收拾。于是彼此唇枪舌剑，不可收拾。在函中滥用敬语，近乎肉麻。函属平行文，行文时应不亢不卑，平等待人。在函中滥用敬语，近乎肉麻。函属平行文，行文时应不亢不卑，平等待人。但不少撰稿者为了尊重对方，以求办事顺当，常常滥用敬语雅语，恭维逢但不少撰稿者为了尊重对方，以求办事顺当，常常滥用敬语雅语，恭维逢迎。其中搜罗什么迎。其中搜罗什么“如同再生父母如同再生父母”、“大恩大德，没齿不忘，永将图报大恩大德，没齿不忘，永将图报”之类词语，还有之类词语，还有“如获恩准，可谓雪中送炭，我们如久旱逢甘露如获恩准，可谓雪中送炭，我们如久旱逢甘露”，“将为我单位作出极其伟大的贡献将为我单位作出极其伟大的贡献”等等。这些近乎庸俗肉麻的语言，与准等等。这些近乎庸俗肉麻的语言，与准确、简朴、庄重的公文语言格格不入。确、简朴、庄重的公文语言格格不入。散文化倾向 滥用描写性语言，轻浮花哨。在公文写作中，有些人为滥用描写性语言，轻浮花哨。在公文写作中，有些人为追求形象生动而堆砌修饰词语，以致损害了公文语言的追求形象生动而堆砌修饰词语，以致损害了公文语言的庄重性。如在一份公函中，就有这样的文字庄重性。如在一份公函中，就有这样的文字：“在这金在这金光灿灿、步履辉辉的改革年代光灿灿、步履辉辉的改革年代鸟瞰三江情报鸟瞰三江情报”这样的形容和渲染，只能给人以卖弄词藻、华而不实的这样的形容和渲染，只能给人以卖弄词藻、华而不实的感觉。感觉。滥用抒情性语言，不伦不类。如在一份表扬性通报中，滥用抒情性语言，不伦不类。如在一份表扬性通报中，撰稿者在对先进事迹作简要评析时，用抒情代替议论撰稿者在对先进事迹作简要评析时，用抒情代替议论：“他用自己的行动，谱写了一曲社会主义文明的赞歌，他用自己的行动，谱写了一曲社会主义文明的赞歌，多么嘹亮，多么优美！多么嘹亮，多么优美！”、“他就像一面鲜红的旗帜，他就像一面鲜红的旗帜，那样鲜艳，那样夺目！那样鲜艳，那样夺目！”这些诗化的词句虽然感情洋溢，这些诗化的词句虽然感情洋溢，扣动人心，却破坏了公文简朴庄重的特色。扣动人心，却破坏了公文简朴庄重的特色。滥用复句，不会分条例列。例如在一份通告中，顺列下滥用复句，不会分条例列。例如在一份通告中，顺列下面几个同类型结构的句子面几个同类型结构的句子：“无证驾驶机动车者予以罚无证驾驶机动车者予以罚款款500500元；酒后驾驶机动车者予以罚款元；酒后驾驶机动车者予以罚款500500元，驾驶无牌元，驾驶无牌证机动车者予以罚款证机动车者予以罚款500500元元”。这些多次重复的语言，这些多次重复的语言，貌似加重强调，实则貌似加重强调，实则啰啰嗦拖沓，与明晰、简朴的公文语嗦拖沓，与明晰、简朴的公文语言相去甚远。言相去甚远。这里应用例列法，将同类型句子中的主语例列于后：这里应用例列法，将同类型句子中的主语例列于后：下列违章者，一律处以罚款下列违章者，一律处以罚款500500元：元：1.1.无证驾驶机动车者；无证驾驶机动车者；2.2.酒后驾驶机动车者；酒后驾驶机动车者；3.3.驾驶无牌证机动车孝。驾驶无牌证机动车孝。公文语言的主要表达方式叙述顺顺 叙叙实实 叙叙有有 分分 寸寸概概 述述议论议论的作用。公文对人或事作出自己的评价、判断，阐议论的作用。公文对人或事作出自己的评价、判断，阐明处理某些公务活动或社会事务的立场观点、政策原则、明处理某些公务活动或社会事务的立场观点、政策原则、决策主张，都离不开议论。议论在应用文书中是不可缺决策主张，都离不开议论。议论在应用文书中是不可缺少的一种重要表达方式。少的一种重要表达方式。议论的特征议论的特征1 1以正面议论为主，旗帜鲜明地表明观点。以正面议论为主，旗帜鲜明地表明观点。2 2多与其他表达方式结合使用，如夹叙夹议。多与其他表达方式结合使用，如夹叙夹议。议论的构成。完整的议论由论点、论据、论证三要素构成。议论的构成。完整的议论由论点、论据、论证三要素构成。1.论点，即是作者提出的观点、看法、主张、见解、态度，通常以判断的形式表现出来，如“革命是解放生产力，改革也是解放生产力。”2.论据，即是用以证明论点的材料，论据有事实论据和理论论据。3.论证，即是运用论据证明论点的过程和方法。论证有两种方式：一是立论，即用论据直接或间接证明论点的方式；二是驳论，即用论据反驳对方观点或驳斥对方论据的方式。在论证过程中，这两种方式常综合运用，共同完成对论点的证明。上述三要素中，论点是统帅、核心、灵魂，论据是基础，论证方式是联系论点和论据的桥梁。论点提出“被证