TQM-QP-01文件控制程序.doc

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文件编号：TQM-QP-01
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1. 目的
规范文件管理，确保使用质量环境一体化管理体系文件的所有部门都能获得文件的有效版本，使公司的各项工作按正确的程序进行。
2. 范围
公司所有与质量环境一体化管理体系有关的文件及外来文件的管理与控制。
3. 职责
3.1 总经理：负责批准管理手册及程序文件等相关文件。
3.2 各部门：负责编制本部门之程序文件、作业标准书及记录格式。
3.3管理者代表：负责编制质量环境管理手册及审核相关的程序文件。
3.4文控中心：负责体系文件、技术文件的建档、发放和管理、并及时更新《受控文件清单》。
4. 流程图：（见后面）
5. 程序内容：
5.1文件的制订，修订和废止作业
5.1.1质量环境一体化管理体系文件在制订、修订和废止前，需有相关部门填写《文件申请单》，交管理者代表审核，总经理批准后，方可执行文件的制订、修订和废止作业。
5.1.2已制订、修订好的质量环境一体化管理体系文件依5.2的要求进行审核、批准后，由文控中心依要求进行发放和管理。电子版文件原稿由文控中心保管，设立专用文件夹和访问权限，并作备份管理。
5.1.3 单页修改时只作抽换；整份修改时，均在封面记录，同时回收旧文件，发放新文件并登记《文件分发/回收记录表》，。
5.1.4文控中心回收的旧文件于回收后副本销毁，作废之正本文件由文控中心进行回收后加盖"作废”印章，保存一年。
5.2质量环境一体化管理体系文件的制订、审核和批准
为确保文件的充分性和适宜性，已制订、修订好的质量环境一体化管理体系文件在发放前需依以下要求进行审核和批准。

文件类型
编制
审核
批准
质量环境手册
管理者代表
管理者代表
总经理
程序文件
部门负责人
管理者代表
总经理
作业指导书
部门相关人员
部门负责人
管理者代表
质量环境记录格式
部门相关人员
部门负责人
管理者代表

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5.3 文件的分发管制
5.3.1 已制定或修改好之质量环境一体化管理体系文件依5.2的要求进行审核或批准后，交文控中心依《文件申请单》上“需分发部门”一栏之要求进行发放。
5.3.2文件正本在其反面盖红色“受控文件”印章，副本在其正面加盖红色“受控文件”。
5.3.3 文控中心在进行文件发放时，需将文件名称，文件编号、版本等内容，填写于《文件分发/回收记录表》内并交给相关人员，并由其签字以示接收此份文件，同时回收该文件的旧版文件，并将发放和回收结果记录于《文件分发/回收记录表》上。
5.3.4各使用部门若有文件遗失、破损等现象需重新申请补发时，相关人员需填写《文件申请单》经管理者代表批准后，文控中心方可依5.3.1-5.3.4的要求发放。
5.3.5质量环境记录格式的发放由文控中心填写《文件分发/回收记录表》，不需加盖”文控”印章，由接收人在《文件分发/回收记录表》签收作为发放记录。
5.3.6 本公司受控文件的范围分质量环境手册（QEM）；程序文件（QP）；作业指导书（WI）；质量环境记录（QR）及外来文件（WL）。
5.4 文件的编号原则
5.4.1 质量环境手册、程序文件和作业指导书由文控中心统一编号。
5.4.2 质量环境一体化管理体系文件编号原则规定如下：
A：质量环境手册： TQM—QEM—□□ --流水号
质量环境管理手册
B：程序文件 公司名称简写
TQM-- QP------□□

流水号
程序文件
公司名称简写
部门代号如下：
GM：经理室
HR：人事行政部
QC：品管部
SC：生产部
YW：业务部
GC：工程部
ZC：资材部
CW：财务部
C：规范或工程标准类
TQM - WI--□□--□□□
流水号
部门代号
作业指导书代号
公司名称简写

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D: 作业指导书类
TQM - WI--□□--□□--□□□□
流水号
客户代号
部门代号
作业指导书代号
公司名称简写
E：质量环境记录
TQM -QR---□□--□□/□

流水号/后一位用字母A.B.C…..Z代表版本
部门代号 注：部门代号请参考C部分
质量环境记录
公司名称简写
5.5文件的版本规定及修订
5.5.1质量环境手册，程序文件和作业指导书的版本用A.B.C.D….Z.AA.AB..来表示，修订次数用1.2.3.4.5来表示，当修订次数达到5次时需更新版本。
5.5.2 质量环境记录格式的版本用A.B.C.D……Z来表示，每更新一次需更新版本。
5.5.3文控中心对更改过的文件版本依5.8之要求及时更新《受控文件清单》。
5.6 文件的定期评审
5.6.1质量环境一体化管理体系文件在运行过程中若因各种因素需修改时需及时依5.1.1-5.1.4的要求进行。
5.6.2 特殊情况下不能及时修订时，文控中心每年一次定期召集各部门对现有的质量环境一体化管理体系文件的适宜性进行修订，其修订程序按5.1.1-5.1.4的要求进行。
5.7 外来文件的控制
5.7.1 公司的外来文件包括国际、国家标准、法律法规等。
5.7.2 文控中心须将所有之外来文件建立《外来文件登记清单》，定期与外部机构联系以保持文件的最新版本，并及时更新《外来文件登记清单》。
5.7.3文控中心根据实际使用需求依5.3.1-5.3.3的要求对外来文件进行分发管制。
5.8 文件清单
5.8.1 文控中心须制作《受控文件清单》，须显示质量环境手册、程序文件和作业指导书的编号、版本及修订次数等内容.

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5.8.2 各部门对文控中心所发放之《受控文件清单》与现有文件进行核对，若不符，应及时反映文控中心处理。
5.9技术资料等文件由文控中心分别参照体系文件要求从编写、审批、发放、修改、回收、作废进行控制并建立相应的记录。
5.10文件的查阅与调阅
5.10.1一般可公开的体系文件或记录，需要时，可以向文控中心进行查阅或调阅。如需对外发出体系文件或记录时，应由管理者代表批准后，方可发外查阅或调阅。

6. 相关文件：无
7.质量环境记录：
7.1受控文件清单
7.2文件申请单
7.3文件分发/回收记录表
7.4外来文件登记清单

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流 程
使 用 记 录
权责部门/人
配合部门/人
备 注

审核是否适用

YES
回收旧文件
并盖作废印
文件作废提出
批准
销毁，原件保留一年备查
文件管理
填写修订申请
并经过批准
文件修订提出
销毁，原件保留一年备查
进行文件修订
文件编制或
修订需求提出
NO
审 批
YES
NO
文件批准批
文件登记
发放、签收、使用
文件编制或修订
文件审核批
YES
YES
NO
NO
各部门文件归档

外来文件

文件编号

登记

发放

文件申请单

受控文件清单

文件发放/回收记录表、

文件申请单

文件申请单
文件发放/回收记录表
部门文件一览表

外来文件登记表
编制、修订、作废提出人

管理者代表

编制、修订提出人

审核、批准见审批权限规定

文控中心

文控中心

文件使用部门

文控中心

文控中心

文控中心

文件使用部门

接收部门

文控中心、管理者代表、使用部门

文控中心

文控中心

文件使用部门

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