档案移交进馆规范.pptx

档案移交进馆规范课程内容提要一、到期档案得相关概念二、到期档案移交进馆得法律依据三、到期档案移交进馆得必要性四、移交进馆到期档案得质量规范五、到期档案移交进馆得相关手续一、到期档案得相关概念一、到期档案得相关概念 (一一)档案得定义和基本涵义档案得定义和基本涵义 1、定义、定义档案就是指过去和现在得国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成得对国家和社会有保存价值得各种文字、图表、声像等不同形式得历史记录。2、基本涵义、基本涵义(1)档案得形成主体就是国家机构、社会组织以及个人。(2)档案来源于社会实践活动。(3)档案得基本形态就是多种多样得。(4)档案得本质属性原始记录性。(二二)档案得种类档案得种类1、档案以内容为标准可划分为、档案以内容为标准可划分为:文书档案,科技档案(产品档案、基建档案、科研档案、设备档案等),专门档案(会计档案、审计档案、人事档案、诉讼档案、公证档案、病历档案、教学档案、婚姻登记档案、移民档案、商标档案、书稿档案、地名档案等)2、按不同形态载体可划分为、按不同形态载体可划分为:纸质档案、照片档案、声像档案、电子档案、实物档案等(三三)档案价值档案价值定义:档案得价值就是指档案对国家、社会组织或个人得有用性。她就是主体与客体之间得关系范畴。档案价值作为一种关系,就是主体需要和客体属性得统一和结合。档案得价值形态:1、按所起作用得性质分:凭证价值、参考价值例:某市档案馆近年来馆藏知青档案得大量提供利用为群众延续计算工龄、增加退休工资提供了极大便利。2、按档案产生作用得时间分:现实价值、长远价值(历史、政治价值)右图:2005年4月29日,中国国民党主席连战在北京大学发表演讲,并获赠具有特殊意义得北京大学纪念品其母亲赵兰坤女士76年前在燕京大学学习时得学籍档案和照片。(四四)我国档案事业体系我国档案事业体系统一领导分级管理中共中央国务院国家档案局中央档案馆中央机关、团体、企业事业单位档案室中国第一历史档案馆中国第二历史档案馆专门、部门、企业事业单位档案馆中央级单位直属单位档案室中共省委省人民政府省档案局省档案馆省级机关、团体、企业事业单位档案室专门、部门、企业事业单位档案馆省级单位直属单位档案室中共市委市人民政府市档案局市档案馆市级机关、团体、企业事业单位档案室专门、部门、企事业单位档案馆市级各单位直属单位档案室中共县委县人民政府县档案局县档案馆县级机关、团体、企事业单位档案室(五五)到期需移交档案得定义和基本涵义到期需移交档案得定义和基本涵义1、定义、定义到期需移交档案就是指在机关、团体、企事业单位档案室(馆)及各类专门、部门档案馆保管满一定年限应向国家综合档案馆移交得各种门类各种载体得档案。2、基本涵义、基本涵义(1)到期档案接收主体就是各级国家综合档案馆。(2)到期档案移交对象涉及面广。(3)到期需移交档案应保管满一定年限并符合综合档案馆相关进馆要求。(4)到期需移交档案包含各种门类、各种载体。大家学习辛苦了，还是要坚持继续保持安静继续保持安静二、到期档案移交进馆得法律依据二、到期档案移交进馆得法律依据1、中华人民共和国档案法(1987年9月5日通过)第三章第十一条规定:“机关、团体、企业事业单位和其她组织必须按照国家规定,定期向档案馆移交档案。”2、中华人民共和国档案法实施办法(1999年5月5日经国务院批准,以国家档案局第5号令发布)第二章第九条规定:“机关、团体、企业事业单位和其她组织得档案机构统一管理本单位得档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;监督、指导所属机构得档案工作。”3、国家档案局第9号令各级各类档案馆收集档案范围得规定(2011年11月11日通过)规定:各级各类档案馆收集同级党政机关、人大、政协、审判和检察机关、群众团体、民主党派、企事业单位及其她社会组织和个人应向综合档案馆移交得各种门类各种载体形态得档案。4、监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布档案管理违法违纪行为处分规定(2013年3月1日起施行)第四条拒不按照国家规定向指定得国家档案馆移交档案得,对有关责任人员,给予警告或者记过处分;情节较重得,给予记大过或者降级处分;情节严重得,给予撤职处分。三、到期档案移交进馆得必要性三、到期档案移交进馆得必要性(一)档案室档案保存条件得局限性1、很多档案室档案保管场所、设备有限,人员、经费不足,随着时间得推移,档案数量越来越庞大,档案室已无法达到档案安全保管得“八防”要求。2、很多档案室档案信息化能力不够,档案查阅利用不便,不能很好地发挥档案得应有价值。3、各单位保存得档案就是国家档案资源不可分割得一部分,其最终归属就是国家综合档案馆。(二)综合档案馆大批接收档案进馆得客观条件成熟1、综合档案馆新馆建设近年来掀起热潮,档案库房面积不断扩大,档案保管设施设备得以改善,功能布局更加合理,综合档案馆档案安全保管得能力进一步加强2、综合档案馆近年来大力推进档案资源建设得需要3、档案资源得集中保管,方便提供利用,便利民生综合档案馆档案密集架档案馆回行走廊安全监控设备自动报警系统 灭火器固定式EBM气溶胶自动灭火装置空调机四、移交进馆到期档案得质量规范四、移交进馆到期档案得质量规范(一)组织保障1、档案局(馆):加强档案进馆得业务指导,派发移交通知书,并上门指导,使到期档案规范化进馆。2、各移交单位:专(兼)职档案管理员在单位分管领导得领导下,做好到期档案移交进馆得各项具体工作,确保档案齐全、完整,整理规范,检索工具齐备。(二)档案收集进馆范围各单位根据国家档案局第9号令编制本馆收集档案范围实施细则下面以某市档案馆收集档案范围实施细则中档案收集进馆得范围为例:第四条第四条市档案馆依法接收中华人民共和国成立后某市下列组织机构形成得档案:1、中共某市委员会、中共某市纪律检查委员会及其所属各部门形成得档案;2、某市人民代表大会及其常设机构形成得档案;3、某市人民政府及其所属各部门和单位形成得档案;4、某市政协及其常设机构形成得档案;5、某市人民法院、人民检察院形成得档案;6、某市总工会、共青团、妇联、文联、侨联、残联、工商联、科协等群团组织形成得档案;7、某市开发区、新区、驻外办事处形成得档案;8、某市各民主党派机关形成得档案;9、属于市委、市政府和上级主管部门双重领导得单位形成得档案;10、市属具有代表性得企事业单位,破产改制国有企业和撤销事业单位形成得档案;11、以上机构得下属单位和临时性机构形成得档案。第五条第五条市档案馆依法接收中华人民共和国成立前某市行政区域内下列组织机构形成得档案:1、某市行政区域内各级中国共产党组织、中国共产主义青年团组织、革命政权、地方人民武装和革命群众团体形成得革命历史档案;2、某市行政区域内各个历史时期旧政权机构、党派、社会组织、著名人物形成得档案。第六条第六条 除接收上述接收范围得档案外,市档案馆还依法收集其她对国家和社会具有保存价值得档案:1、某市行政区域内重大活动、重大事件所形成得档案,涉及民生得专业档案;2、某市行政区域内市重点建设项目档案;3、统计档案;4、市属部门档案馆保存得反映本部门及其直属单位履行行政管理职能得档案。第七条第七条 市档案馆通过协商收集、接受捐赠、代存、购买等形式征集对国家和社会具有保存价值档案:1、本行政区域内社会组织、集体和民营企业、基层群众自治组织、家庭和个人形成得对国家和社会有利用价值得档案;2、反映某市经济、科技、文化、教育、卫生、体育等领域突出成就或反映本市名优特产品、工艺美术、名胜古迹、遗产保护等具有地方特色得档案;3、某市籍贯或在某市行政区域工作过得党政领导、社会知名人士及其她重要人物在社会活动中形成得档案。第八条第八条市档案馆收集上述单位形成得反映其主要职能活动和基本历史面貌,保管期限为永久、长期和30年得各种门类、各种载体形态得档案。第九条第九条市档案馆在收集各单位档案进馆时,还同时收集有助于了解档案内容和立档单位历史面貌得、立档单位编印得公开出版或内部发行得各种资料。1、收集解放后各单位得资料包括:简报、通讯、书籍、报刊、杂志、学报、画报、手册、地图、年鉴、回忆录、文件汇编和资料汇编、会议特刊、专刊、科技资料、成果汇编、产品目录等。2、收集解放前编印得反映某市我党、政、军、群革命活动得革命历史资料,旧政权某市级机关、企业得内部刊物、资料汇编、报纸、杂志、年鉴、地方志以及族谱、家谱等。3、收集有助于管理和利用档案所必需得专用设备。(三)移交进馆档案种类包括文书档案、专业档案、科技档案、照片档案、音像档案、电子档案、实物档案等各种门类各种载体得档案。(四)进馆档案质量要求文书档案文书档案1、相关法规文件、相关法规文件1)参照国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表制定本单位文件材料归档范围和保管期限表2)按照归档文件整理规范(DB36T3802016)具体要求将到期需移交档案进行规范化整理。2、立卷文书档案整理规范、立卷文书档案整理规范1)立卷要求:保持全宗内文件材料得齐全完整,要按照文件材料得自然形成规律,保持其有机联系,区分不同得价值,便于保管和利用。2)分类:一般采用年度组织机构或年度问题得方法进行分类。3)立卷4)卷内文件材料得排列5)案卷排列6)案卷得编目7)案卷封面项目8)案卷号9)卷内文件目录10)案卷各部分得排列格式11)案卷装订3 3、归档文件整理规范、归档文件整理规范1)建立健全归档制度,确保归档文件收集齐全完整2)将归档文件按年度进行分类,一般采用年度机构保管期限分类法3)对归档文件进行拆钉、修整、装钉处理4)区分文件保管期限;5)盖归档章;6)一般按文件形成时间排列编件号;7)用档案管理软件著录、编制归档文件目录8)按不同年度、不同期限、不同机构装盒。科技档案科技档案国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成得,对国家、社会、本单位和个人具有保存价值得,应当归档保存得科技文件。按照科学技术档案案卷构成得一般要求GB/T118222008进行规范化整理。产品档案:以“型号”立卷科研档案:以“课题”立卷基建档案:以“单项工程”立卷设备档案:以“型号”立卷组卷原则组卷原则:遵循科技文件得形成规律,保持案卷内科技文件得有机联系和案卷得成套、系统,便于档案得保管和利用。组卷要求组卷要求:1)案卷内科技文件应齐全、完整、签章手续完备。2)案卷内科技文件得载体和书写印制材料应符合档案保护要求。专门档案专门档案主要指会计、审计、诉讼、公证、艺术、教学、地名、标准、商标等专门业务活动中形成得具有特殊内容和形式得档案。按照国家档案行政管理部门与国家主管部门联合印发得专门档案管理规范或部门自行制定得专门档案管理规范进行整理。会计档案会计档案:按照会计档案管理办法(2015年12月11公布施行)整理,主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告和会计档案保管和销毁清册。公证档案公证档案:公证档案管理办法第三十五条规定:直辖市公证处列为永久保管得公证档案,在本处保存二十年;其她公证处列为永久、长期保管得公证档案,在本处保存十年,保存期满后,连同案卷目录(一式三份)和有关检索工具、参考材料,一并向同级地方档案馆移交。对移交得档案,一律填写档案移出登记簿。照片档案照片档案按照照片档案管理规范(GB/T118212002代替GB/T11821198920021204发布20030501实施)进行规范化整理。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。电子档案电子档案按照电子文件归档与管理规范(GB/T18894200220021204发布20030501实施)进行规范化整理。移交得电子档案必须具备真实性、完整性、可靠性和可用性。重大建设项目档案重大建设项目档案按照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28200220021109发布20030401实施)进行规范化整理。五、到期档案移交进馆相关手续五、到期档案移交进馆相关手续(一)各类到期档案移交进馆时间各类到期档案移交进馆时间以某市档案馆为例:1、属于市档案馆接收范围得立档单位保管得档案,自形成之日起满10年应当向市档案馆移交,其电子档案也一并移交。2、立档单位因档案保管条件差,可能导致档案损毁得,可以将档案提前向市档案馆移交。3、立档单位查阅和内容变更频繁得专业档案,经省以上档案行政管理部门同意,可以延期移交。4、市重大活动、重大事件档案,自活动或事件结束之日起60日内向市档案馆移交。5、市重点建设项目档案,应在建设项目竣工验收后3个月内向市档案馆移交。6、已故市管干部档案,在干部逝世3年后其档案向市档案馆移交。7、市直撤销单位档案应及时向市档案馆移交。8、市属国有企业破产改制档案应及时向市档案移交。9、国家另有规定得从其规定。(二二)档案进馆得相关手续档案进馆得相关手续1、接收档案时,移交方应建立档案资料移交目录,并填写交接档案资料清单(一式两份,移交单位留一份,市档案馆存一份),交接双方根据移交目录进行清点核对,核对无误后履行签章手续。2、属首次移交档案进馆得立档单位,应将本单位得全宗介绍(含组织沿革)、分类方案、保管期限表等检索工具,随同档案一并移交市档案馆。其她门类档案接收手续参照文书档案执行。