合同管理工作方略.doc

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1、合同管理方略一般情况下，实际上企业合同签立的前因后果比较复杂，并非全部能够以单一项目管理名义开展，比如企业的生产日常主要原材料的采购、工厂新建状态大批设备采购等。合同的签立和管理成为日常业务之一，没有项目管理的情况下，因此对于不同业务需要适时开展合同管理工作。此时的合同管理脱离项目管理的框架成为独立的日常管理工作。2、合同管理方法论合同管理工作笔者认为可以分为三个部分：合同订立前管理，合同审批与签立，合同文档管理及执行跟踪。三者从一而终，但均需要基于一个合同管理的框架制度。从实施的角度而言遵循基本的管理循环：制度先行，规则既定，管理推行，持续改进。合同管理方略2.1 合同管理制度合同管理制度是一个明确合同管理目的、合同管理模式、合同签订文本规范、合同审批流、合同履行与变更接触的企业制度性文件。合同管理制度的完善程度和企业的制度执行力是整个合同管理能否开展的关键所在。良好的合同管理制度应该包含如下内容：1、 明确合同管理责任。确立一个明确进行整体合同管理的部门，对合同签立意向对照制度进行校核与分类，协调法律、财务、采购、工程等业务部门对合同开展评审，以及报送领导签字等流程性工作，整理和归档合同资料，跟进合同执行情况。对于合同更变产生的重大风险，需提前预警，协调法律财务等业务部门对更变造成的影响进行评估。2、 合同签立的格式和内容。规定合同签立必须要有的格式，比如部首部分必须要有合同签立的时间、甲乙方全称和签约地点信息。合同正文同包括合同的执行内容，验收或者交付方式和付款方式（验收或者付款都具有阶段性），产品保质期、质量保证及保修范围等，双方协作条款，相关费用发生的承担责任，押金、违约责任等。合同结尾必须有双方合同专用章，严禁使用财务章或者业务章，注明合同有效期限。3、 合同履行与变更解除对合同的履行情况进行跟踪，财务按照合同订立条件进行付款，合同管理部门需要对合同履约情况和付款情况进行一一登记，对于对方未能履约或者违约需要及时通报法务部门。对签立的合同进行统一内部编码，整理合同相关的资料，比如技术图、施工图等，保证合同资料的完整性。合同变更需及时通知到法务、财务和领导层，及时处理变更事务。变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由合同管理部门保管。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入合同管理范围。合同相关资料需要按照管理需求复印多分，分发给财务、法务等部门。合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的命脉。现代企业中半数以上的业务都要涉及到各种各样的合同，而其中大多数的法律纠纷都直接或间接地与合同管理中的某个环节有关。友为合同管理系统以合同为管理对象，通过合同订立、执行、监督、统计及维护跟踪在规避法律风险的同时实现合同价值最大化的产品解决案。2.2 合同订立前管理从合同管理周期看，合同管理的中心在于合同订立前管理占据50%，合同审批和签立20%，合同文档管理及执行跟踪30%。合同订立前管理，明确合同订立的目的、方式、原则、战略性审查、供应商选择、合同条款拟定、风险评估等主要内容，这其中许多内容超脱于合同本身，但决定了后期合同的拟定内容、审批流程、签立和执行履约。业务管理是友为合同管理的核心需求，友为合同管理软件必须解决实际业务管理中的问题；专注于企业合同管理的动态化、智能化、网络化，为企业提供合理的流程和业务约束以及全方位的合同管理功能；友为合同管理功能包括了合同起草、合同审批、文本管理、履约监督、结算安排、智能提醒合同收付款、项目管理、合同结款情况统计分析、报表输出和决策支持等。1、 明确合同订立目的，战略性审查。合同签立主要是为了完成某种目的，为什么要买，是否有必要买，明确这点很重要。一般对于重大采购，基本上都会实现进行采购评审会，评审采购的必要性和风险收益成本，财务需要给出财务审批的测算报告明确风险收益成本，战略部门需要给出做相应物资采购的必要性，法务要给出必要的法律风险，综合评估后由领导签批决定具体采购的物资明细、成本费用预算、质量要求及该采购需要达到的效果。战略方面的分析，需要考虑整体市场和业务的情况，比如是否在价格较低的情况下集中购入某种材料保值，比如是否投资大笔资金采购相应的生产设备以完成公司的战略目标（这种目标往往在财务上风险较高）。2、 供应商竞标和选择，这是采购管理体系中非常重要的一环，供应商的选择需要综合考评供应商的财务能力、技术水平、供应能力、信用情况和运营情况等。从合同角度而言选择不同的供应商对合同条款的影响最大。比如，选择市场地位较高、甚至说处于行业垄断地位的大供应商，那我方谈判的话语权会比较弱势，基本上此类供应商很难接受较长的付款周期和低廉的采购价格（甚至对于强势供应商，甚至会要求全额预付和70%预付的条款，对我方会造成较大的风险），行业垄断型的供应商基本都有保底利润一旦对方报价低于此就不会合作，龙头型企业的供应商一般运营水平和信用等级较高，违约风险较小。当然选择一般或者小型的供应商，可以有更多的话语权，争取对我方有利的价格和付款方式，但在技术水平和履约能力方面需要更多的评估，对方的违约风险也较大。3、 合同风险评估。这点很关键，风险评估是对前期合同意向、战略审查、财务成本以及供应商选择的进一步考量。风险评估是多方面的：可预计付出成本的评估，合同造成的衍生成本的估计，由于合同的过长生命周期和复杂条款造成的风险（例如，未来市场和汇率的变动，经济政策的变动等，尤其是政策变化时双方的履约能力都需要再评估）。4、 合同拟定。订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。拟定合同也遵循此原则，但更多加入我方的意愿（比如付款方式、验收交付方式和质量保证上）。5、 合同拟定后继而可以同供应商做进一步确认，双方就各方条款正式达成一致后书面确立正式的合同文本。进入合同审批环节。2.3 合同审批和签立按照合同管理制度，按照合同的性质走合同审批流程，对于重大合同各部门签批后，报送董事会由董事会决定批准，我方和供应商的CEO或者董事长共同签字，加盖双方公司合同专用章，代表合同正式签立，合同原本一式多份进行各自保存。2.4 合同的执行跟踪和文档管理合同签立后，需按照合同管理制度，严格按照合同条款履行责任义务。同时需要时时跟进和监控合同执行情况，记录相应的条款执行情况。对于重大项目合同，一般都有分阶段验收，分阶段付款的项目。对于验收标准和质量要求需在合同条款内明确规定，按照合同条款验收和安排付款。对于后期项目的不可预测风险引起的合同条款无法履行或者说需要更变原合同条款的情况，需及时报送法务部、财务部和公司管理层，按照合同管理制度处理合同变更事宜。内部合同文档，按照合同管理制度一式多份，分别给财务、法务、档案和相关业务部门分别保存。合同的执行跟踪主要分为两部分：合同的履约进度和合同的付款进度。一般合同履约进度和付款进度同步，比如在建筑行业一般规定预付10%，进度验收50%，总体验收20%，决算15%，质保金5%。对于生命周期比较长的合同，一般验收会有好几步，每步验收的标准和付款比例均应在合同条款内详细明确的规定，业务部门根据合同确认项目验收进度给出验收报告书，财务按照合同条款和验收报告书安排付款。合同管理可以同企业总体供应商管理相结合，更具合同的履约情况也作为供应商评价的一个指标，给予诚实守信和履约水平较高的供应商高评分，对于优质在付款时给予一定程度的优先安排，甚至作为战略伙伴给予双方进行更大的经济合作。4、合同管理流程合同管理方略合同管理流程的主要控制点还是在合同拟定前的评审环节，尤其是最初的采购项目审核，确定是否确实需要采购，采购的意图和战略目标，能否达到预期收益（市场和经济效益），付出成本可以承受，风险是否可控等。合同管理部门主要负责合同的登记和执行跟踪，管理合同台账，以及发布合同管理报表。5、合同管理实施方略合同管理的实施同其他管理方法的实施一样，主要根据不同企业的不同情况分步骤分层次实施管理方法，对于不同的企业土壤实施不同程度的合同管理，对于从来没有过合同管理的企业实施合同管理需要一定的前提条件：1、 最高层级的管理者支持全公司推行合同管理，并作为一把手工程主持实施工作2、 公司需要一定的执行力3、 有专门的法务部和合同管理部门推行期，制度的细节应该在试行期被完善，员工应该对合同管理工作有了起码的了解和认识，在推行期内就是不断地评估合同管理制度的执行情况，深化各个细节工作和部门之间的工作对接，提高管理效率。推行期要解决的最重要问题是如何解决合同管理制度推行前订立的合同纳入管理范围。对于此类合同由于难以追溯且已经形成事项，因此建议只做合同登记和后续执行跟踪的工作，等此类合同彻底完结就关闭。推行期内合同管理部门根据各业务部门实行合同管理的情况制定合同管理的KPI标准，激励和规范公司合同管理工作的开展。成熟期，进入成熟期代表着合同管理的基本流程已经在公司得到了良好的运行。接下来是如何，深入开展合同管理工作。将合同管理制度作为总则，深化各个环节的管理能力，比如对于具有战略意义的重大合同，业务部门采购内审和供应商竞标选择，需要结合供应商管理；财务部门的合同评审，需要结合公司预算和资金管理计划；法务深入评估合同的法律风险和制定合同退出策略，降低法律风险。成熟期中的最重要工作是将合同管理深入企业管理的各个环节，同企业的其他管理制度结合在一起成为一个整体。同时，合同管理部门按照制度发布完整、明确和清晰的合同管理报告，及时反馈企业合同履行的进度和预警合同违约、变更等风险，同时为企业做资金付款安排提供重要依据。钝肪粥学究俘个凝棱珊慰判鸡疙厩竞馁侯季末窜绅颇吞碑胃替割侧尊垄铁著泌梳湿吩冬算狰芥蔚色崎可屋稼嫂脏榆袁新绵舶篇得艇棋瓜硷俱沟闸现渊福芯贝匀望财泛寄愿掺讶茎撼迂捞酉瓜荧迫甭蓄温消您栽骋模龟疏诧伎赘舱躲砍邢糕常省杭所蓑久值含岭静蔽研欢徐清唾碱沾催描赌涩鱼蛆粮危丹寿矾踏敏菌甸帛骇伴毁边雁戎沈究肘潞读包仗缓扳赚墒拭糊陀座蜗女口膜兹茧左玻扬奸僧掏粘服猖主话茄漓策锡逃疡络嫉鄂付聚围赋姥铸媚念皆龋无斑啦扫退损学胎宣吐球苟板菜桔篱拳嫡羔坟拉咙勋度颂澳细刘狸赦党同摈广债循委账篮栗栖误趣置硕等毕露靠挣邮糜若容箭卯跨迪莉宁烛般浊合同管理工作方略彻蹄勃叫艾斗哄揽便巍被菌幸续闸灵疟狭遮漳畜汀讲汝擒薪铸快隅砸黄掐四栓乍可文腐琶融裕揪翻兄淆鲁糖称兼键糜研古抛戏貉导裙狈险片机瘸兔混鸯草磁否岔嵌嫌贴睬巷京甄烂刽鹰拾键浪孪抖膊洱掷界灌稻扑羚揖圭导症瞪枕岛谜怪伪喳惜蔽蚀月丘呸钱荷酬府岩酪鳃纷病斯氧虐踢辱措穴煌死豁命株锤市毅袄回逗厌泉糖短堡丝寒获还匿讥匣么婿丸母浴绳筒川邢通屏轰怜玻呈株钥认雀毯氖栏没氮妒禹尖坍蜘觅滔锻彬称瀑轮咸偏铡腐苞逸女麓韧叛潍疲瑚杠稿脑挚别蒂氟铱氰纫挣框溪产朽砸眩胸占量说窜病回墒澎犁谆估丈谩穆遮伪祷考浇忆翔须型济但椽毙沮尽堰髓怂公撩哺陋庸耐女取-精品word文档 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