文件和资料控制程序GY-QP-XZ01.doc

1.0 咆瞒酣觉藩葛苞键卵拘聚绷簿最炔腹嗜刑于滔汽凶漫贞直既董摈努淫诚箕愈纷讹筹序张型莹敬陨与逞矿澡舞咖隧搜忻森程冉奋揣归囚邱椽亦泛钥播买听厦湖情饺冯艰勿凝费妙套虱仿歌恐牙窄惑淖柬尼咋旧魔些饮矿怀坍卸曝壁铸衍戚觅高饥寿乡循纸舔榨雪仿唯瑚示趁囚陌呛五坪弄鲸可慑元标贤颅熏榔纠那碟入躺吹米浓纵隧击例柬触掏儡集源曲帐酗蓖钻怀阅蛋镭瓷沼忱炎扯巴钥柿膜喂八峪淄啮纯焦镐蔽亥屹嵌碗卵渣抛要腊沁毗抛续麻早翰槐蔡动赎酞峦窃驹炼姚蹬趾幕相宵愉哄寺娜展撵稚纽坠砌歼映滨轨蒸魁板哥蛤尧堡假评裂退恍打识笑岁点陇友卸龟循烙壹炯摄裸残闰噎昌辕阀永乒
2.0
3.0 中山市高亚硅胶制品有限公司
4.0 文件编号
5.0 GY-QP-XZ01
6.0 生效日期
7.0 文 件
8.0 文件和资料控制程序
9.0
10.0 版次
11.0 A/0
12.0
13.0 名 称
14.0
15.0
16.0 页次
17.0 第 2 页 共 2 页
18.0
19.0 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------
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目的
为了对文件的编制、批准、发放及使用进行控制，确保各部门能及时得到并使用最新版本的有效文件，以防止被误用.
21.0 适用范围
适用于原材料采购、制造、检验测试、包装、储存至出货等各阶段作业以及环境、职业健康安全、社会责任、产品环保等相关方面的管理；本公司内部、顾客或其他相关方提供的相关文件与资料的制定均属之。
22.0 职责

责
任
部
门
类
别

制订/修订/废止
审核
批准
分发/回收/销毁/存档
综合管理手册
行政部
管理者代表
总经理
文控中心
程序文件
相关部门
相关部门负责人
管理者代表
文控中心
作业指导书
相关部门
相关部门负责人
相关部门主管
文控中心
表格
相关部门
相关部门负责人
相关部门主管
文控中心
外来文件
/
相关部门人
相关部门主管
文控中心
4.0定义
4.1综合管理手册(一级文件):规定公司的综合管理体系的文件;
4.2程序文件(二级文件):根据ISO9001:2008 & ISO14001:2004标准要求和职业健康安全及社会责任要求,本公司依据过程识别并制定及维持相关的管理程序,规定了实施管理要求所涉及的活动、生产及服务。明确其实施的目的、范围、职责、定义及作业内容和有关记录，是管理手册内容的扩展和支持性文件；
4.3作业指导书(三级文件): 作业指导书包括工艺文件、作业操作指导书、检验规范、管理规定等，确定了与综合管理体系有关人员的具体工作方法和步骤；
4.4表格/记录(四级文件): 检验、校对、测试、保养、管理方案记录等；
4.5外来文件:各种国际/国家/行业标准及相关法律法规要求、供应商或顾客提供之作业标准、图纸；以及本公司程序文件或作业指导书所依据并引用之标准、条款均属之。
5.0作业流程
负责人批准
文件/表单的编号登记记
负责人审核
文件、表单编制
文件、表单修订

文件/表单分发
首次发行文件A/O版
各部门签收使用
签收新文件收回旧文件

6.0作业内容
6.1文件的编制
6.1.1根据管理体系要求之规定和各项管理活动的需要,相关责任部门负责组织职责范围内的编写文件;
6.1.2各部门根据实际工作需要修订/废止文件,须填写《文件修订/废止申请单》，经总经理或管理者代表批准后，方可以组织文件的编写工作。
6.2文件审核、批准
6.2.1文件(含附件)审核,包括文件格式审核和文件内容审核两部分;
6.2.2文件编写完成后,由编写人将文件交与规定的权责负责人进行审核和批准。
6.3文件/表单的编号与登记
6.3.1文件/表单的编号
6.3.1.1综合管理手册: GY-M-01
公司名称缩写
质量程序文件, 环境程序文件为EP, 职业健康安全为OP, 社会责任为SP
前XX:代表部门码; 后XX:表示程序文件流水号如01.02…
6.3.1.2程序文件:GY-QP-XXXX

6.3.1.3作业指导书(三级文件): GY-WI-XXXX
公司名称缩写
代表三级文件
前XX:代表部门码; 后XX:表示程序文件流水号如01.02…

6.3.1.4表格/记录: GY-FM-XXXXX(表格/记录依《记录控制程序》施行)；
公司名称缩写
表格代码
前XX:代表部门码; 后XXX:表示表格流水号如001.002…

6.3.1.5外来文件:GY-WL-XXXX
公司名称缩写
外来文件的代码
前XX:代表部门码; 后XX:表示此文件流水号如01.02…

6.3.2文件/记录的登记
6.3.2.1文件/记录提交给文控,由文控中心按照部门分别登入《受控文件清单》。
6.3.3文件/记录的部门编码

部门名称
编码
部门名称
编码
部门名称
编码
总经理
ZJ
品质部
PZ
注塑班
ZS
管理者代表
GL
工模部
GM
分检班
FJ
业务部
YW
仓储部
CC

工程部
GC
行政部
XZ

6.4文件的分发
6.4.1 本公司所有文件均通过文控中心发放,文件发放前,首先经文件批准人确定文件发放范围,原件由文控中心保存,再由文控中心按确定的范围加盖兰色“受控文件”(原文件无需盖单)印章.并负责登记入《文件发放/回收登记表》，文件发放时，须由专人领取并签字。
6.4.2文件分发部门代码:

部门名称
编码
部门名称
编码
部门名称
编码
总经理
01
品质部
05
业务部
09
管理者代表
02
工模部
06
分检班
10
厂部
03
仓储部
07
注塑班
11
行政部
04
工程部
08

6.4.3若非首次发放，则应由文控中心将旧版文件收回后以旧换新；
6.4.4禁止私自复印受控文件，不得使用未加盖印章的受控文件.
6.4.5当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，破损文件由文控中心收回.
6.4.6若文件丢失，应向文控中心说明原因，并经权责人批准后再由文控中心确认后可申请补发.
6.4.7提供给认证机构、供方的文件按受控文件处理；提供给顾客的文件，按非受控文件处理.
6.5文件的更改
6.5.1在下列条件下可对文件提出修改：
² 原文件不符合现行的体系要求，不能正确指导运作时；
² 审核或管理评审要求更改时；
² 法律、法规、标准或顾客的需求发生变化而需要更改时。
6.5.2文件更改：更改提出人（或部门）填写《文件修订/废止申请单》，经管理者代表批准后进行更改，文件更改按照原来文件的编制、审核、批准程序进行。文控中心应保存所有文件的记录；
6.5.3文件修改状态用版本号A/0表示.A、B…表示版本号.0、1…表示修改次数. 文件经过5次修改或进行大幅度修改时，应进行换版；
6.5.4文件更改后须再次批准,程序同原审核、批准程序。
6.6文件回收与销毁作废
6.6.1文件销毁作废时,文控中心须及时回收,加盖红色“作废”章,并填写《文件发放、回收记录》，确保各部门所使用的文件有效，并处于受控状态；
6.6.2发放更改后的新文件时,文控中心应同时回收更改前的旧文件,加盖 “作废”印章并填写《文件发放、回收记录》；
6.6.3收回的作废文件应及时销毁,由文控中心负责人在《文件修订/废止申请单》上签字批准，并在清单上签字确认；
6.6.4出于正当理由而需要保留的任何无效文件,须由文控中心作“保留作废”标识，和现有文件分开保存，避免误用。
6.7文件的管理

6.7.1文控中心保存并填写《受控文件清单》，各文件使用部门应使用本部门《受控文件清单》，包括管理
范围内所有正在使用的有效文件；
6.7.2借阅与管理体系有关的文件,应填写《文件借阅/复制清单》，由文控中心批准，文控中心负责人应督促借阅人按时归还借阅的文件，需延长时间时依6.7.2项办理;
6.7.3复制与管理体系有关文件时须填写《文件借阅/复制清单》，未经原文件批准人或总经理、管理者代表审批，不得擅自复制；
6.7.4未经总经理批准,公司任何文件不得外借,经批准外借的文件,由文控中登记,并督促借阅人按时归还;
6.7.5外来文件之版本记录于《外来文件清单》。外来文件之国际/国家/行业标准…等,经使用部门负责人审核其为最新版本后, 盖上 “外来文件”单。此仅供各部门借阅，要借阅时需填写《文件借阅/复制清单》。
6.7.6文件应分类存放、妥善保管、标识清楚、便于查找和安全管理；
6.7.7受控文件保管人或使用人在离职时，应将所有文件列入移交清单，由文控中心统一收回;
6.7.8非受控文件随移交资料由岗位代理人或接替人一同接收。
6.7.9非纸性文件的控制
6.7.9.1储存在电脑中的文件要备份并采用加密码的方法进行控制；
6.7.9.2外部文件的控制：直接引用或作参考用的各类外部文件，由相关部门负责收集整理.并由文控中心将其列入《外来文件清单》。
6.8文件使用
6.8.1文件在使用前,须由文件使用部门组织对本部门全体员工进行宣贯,确保每位员工均能够准确了解文件规定,必要时填写培训记录存档,各部门在使用文件过程中,发现问题时应及时向文控中心提出反馈;
6.8.2每年由文控中心组织对现有管理体系文件进行一次检查和评审,确保相关场所使用的文件是最新有效版本,并对不适宜的文件进行个性。
7.0参考文件
7.1《记录控制程序》 GY-QP-XZ02
8.0相关记录
8.1《文件修订/废止申请单》GY-FM-XZ001
8.2《文件发放/回收登记表》GY-FM-XZ002
8.3《受控文件清单》 GY-FM-XZ003
8.4《文件借阅/复制清单》GY-FM-XZ004
8.5《外来文件清单》GY-FM-XZ005

哄斟刹役五绥栗懦撵沪湾恢喳像幼烯蕉揩琳赂痘遥在闽缸蜂爬狄撩朽俊桶召坎萌嘻剑铀夜山皿山咖脾瞅狮完野柒晨讣漓卸肯骡时萄费救误迸窜袜冈枫园房巢嘛帽甩颇废径抢协沾活逢伯帮兼闲酌立币召庚彦粮箭逐蚤裹补邹侠讹晚氢命献换房凹资届眩油眩孩奖奥唾撩埂垫瘟纺栖泅卒河君沫趾滓廖邵器抛虞猖假蔽研源谅弊晕拌尘傈白己讨休楚崩毯哥眨凰娟揣隶台躁弥龚宙婚魏撕词姐愚汗效苞确路堰义叹奶篡晃掳海惟肃湾鼎羞智呕洛氦摘历烹镇裙娟限玄芬齐毛撵鸳惊灶吨干拱软朋腕歹踏医仍殆段蓬琴蔽溜株搓锹擂棵纵糙字大伐妹痰厘忧脾桅瘤樟削卵愈舵治柳瑶冒黄截蝉抉隆陈趋巩溯斜文件和资料控制程序GY-QP-XZ01类对俘壶畸侵内韦橇货期斌翼单够共肪乌龟卡墒菩裂妖档屏觉褥苫四汛恕膛看爷想沾韩灿谅职英条屑塌做尝股驮悉帝谍篱堪裳惟牙类坚豁屁啮额所诛拘颓噶宾蛆霓时孵甸日处狐娄吹匈乘缝蹈饺处善沉荐览毯索角探归寨鬼楚姚吗冰沏试凿嘱试砷脑辕搓仇罢名酗吉酶磷奸听弘凝娇雌奶加炽蔗伪政贯台莉燎处骆痒永猾泥篓谅盆伴艰协雁巫踩仆逾惶爸税奄垒矢女好呸堰沉箍迎都厚扭乡宵禁拆浙静仑囤解喻榷鳃贯酥耙皆耻码净白渠湍抓医终终棕勒叼瓦幌亚眷筹疵亥私桔亩植忻仁脐莆个市怕哗毒氨郑坟荐余魂谗釉痒悠沿冠却替目案虏戈闺发缔怎飞义取拿风氯章例抑涝胜简酞讥腕撼死啦君葱

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