物业公司档案管理制度.docx

物业公司档案管理制度一、物业公司档案管理规定：1公司各物业项目的档案资料规定由物业公司主管负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。2有关物业公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。3物业公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4物业公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5物业公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。6物业公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。8公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。9物业公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对公司有重大影响及损害公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。二、物业管理保密规定：1在工作范围内有关的公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。2业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。3物业公司管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务。4应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。5公司制定的各类规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅，每次限时一周实行借阅目的为指引的员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。6发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。7员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。8员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。三、物业公司档案资料：1物业公司验收档案：1）土建、设备安装竣工资料；2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件3）机电设备保养合约4）公共区域设施设备验收记录5）公共区域设施设备移交记录6）单元验收及移交记录2物业公司二次装修档案：1）用户单元二次装修图则及审批手续2）二次装修期间管理处监督检查资料3业户资料：1）入伙情况记录2）业主情况登记4物业公司管理文本汇编：1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册2）物业公司各类管理规章制度及装修规定等3）物业公司各项管理分包合约5物业公司设备维修保养类：1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施2）各类设施设备有独立的维修档案及日常巡检维修记录3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；6物业公司设施设备检测类：1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明4）避雷系统要有定期检测报告5）应有定期沉降检测报告6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录7）其它设施设备检测记录资料7物业公司物业管理处运作类：1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录2）物业公司管理费收缴情况3）物业公司管理费财务报告4）物业公司管理处运作报告8物业公司管理处会议记录：1）物业公司管理处值班记录2）保安值班记录3）设备值班与巡检记录4）物业管理工作计划与报告5）工程设备管理计划与报告6）物业公司管理处往来信函7）用户报修与投诉处理记录8）承包商维修或保养工作情况记录