合同管理办法新123.doc

合同管理办法第一章 总 则第一条 为了维护公司的利益，加强公司的合同管理，规范合同行为和合同起草、审核、签订、履行的程序，降低合同履行风险，预防纠纷的发生，根据有关法律、法规和公司相关制度，制订本办法。第二条 本规定适用于集团、所属子公司对外签订、履行的设立、变更、终止民事权利义务关系的一切合同，主要包括但不限于商品房买卖及租赁合同、建设工程施工合同、土方合同、桩基合同、监理合同、设计合同、安装合同、采购合同、劳动合同等。第三条 合同的订立应遵循下列原则：1、书面合同原则：订立合同，应当采用书面形式。2、格式合同原则：统一使用公司已制定的合同范本；若没有公司制定的合同范本参照政府有关部门制定的示范合同文本或者其他文本。3、事前签订原则：合同须先签订，然后开始履行。严禁未签合同即先行履行。在特殊情况有正当理由的，经办部门将事件缘由、合作方选择依据、结算方式、工作计划安排等事项进行说明，由经办部门负责人签字后实施。并在10日内由经办部门报合同管理部和公司批准。4、合同审查原则：所有合同的起草、修改、审核、签订、补充都必须按照本管理办法规定的相应审查流程进行报批。5、严禁任何部门在合同内容未经审查的情况下擅自签订。第四条 合同管理应遵循下列原则：1、合法性原则。合同管理应当符合国家法律、法规的规定。2、实用性原则。合同管理应当符合集团实际情况，以利于公司战略目标的实现3、岗位责任制原则。合同订立、审查、履行、监督、保管均须明确相关责任人。第二章 合同起草、审核、签订程序第五条 根据集团机构设置及职责范围，实行合同归口草拟的办法，合同由相关发起部门负责起草，具体如下：1、与客户签订的与商品房买卖有关的合同、服务推广合同、销售代理合同等与销售相关合同及协议由营销中心负责草拟； 2、与工程有关的施工、监理、土方、桩基等有关的合同，由合同管理部负责草拟；3、就甲供材料应与供应商签订的采购合同，由招标采购部负责草拟； 4、公司办公用设备的购置或加工，其合同由行政部负责草拟；5、与劳动人事有关的合同，由人力资源部负责草拟；6、借款、融资、担保、抵押等合同，由财务部负责草拟；7、建设工程设计合同由产品研发中心负责草拟；8、有关商铺、商场的租赁经营合同由商业公司负责草拟。第六条 由各部门起草的合同，有合同范本的，采用公司合同范本，没有公司合同范本的，由发起部门将起草合同文本，交由成本控制中心、财务部、合同管理部、集团领导审核会签。各级合同审核人员应认真审核合同文本并各自在合同文件审批会签表上签署意见，应做到字迹清楚，观点明确，词句不得存在歧义。如没有修改意见，要签署“同意”的字样。第七条 合同签订者要认真审查合同主要条款是否齐全，合同应具备以下主要条款：1、标的2、数量和质量 3、价款或者酬金4、履行的期限、地点和方式5、甲乙双方的权利和义务6、违约责任7、争议的解决条款 为保障合同的顺利履行，需要时可采用一切必要的保证手续，如履约保函、预付款保函或保险等。第八条 所有合同及补充协议一律采用书面形式。凡国家或工商行政管理部门颁布有统一文本的，必须使用统一文本；与合同有关的补充协议、电传及各项书面文件视为合同的组成部分，应一并保管并及时存档。第九条 合同由各归口单位负责签订，公司一切对外合同在正式签订之前，必须将合同文本提交合同管理部和公司领导审核。合同的签订必须在公司明确的授权范围内按如下程序办理：合同签署权在坚持分级签署的原则下，公司各部门独立负责的业务，由部门负责人签订。另外，设计类合同，由产品研发中心负责人签订；施工合同、监理、土方、桩基等合同，由公司相关主管领导签订。对于公司影响重大的合同、金额标的大的合同，如建设工程施工合同、土地买卖合同等由集团公司领导签订。第十条 合同管理部审核合同的重点在于乙方的主体资格，履约能力、合同违约责任条款、双方权利义务条款，争议解决方式等条款。第十一条 各类合同的签订必须加盖公司的合同专用章。合同文本在两页或两页以上时应加盖骑缝章。有附件的合同，附件应与合同一起加盖骑缝章。合同专用章由专人负责管理使用，使用用合同专用章时，必须进行登记。第十二条 合同履行过程中对于合同需要对某些特殊情况加以约定时，或某些条款需要修改时可以另行签订补充协议，但是应当保证补充协议与主合同主体的一致性，并须按照合同审批流程进行审批。补充协议审批时须提供原合同给各审批部门。第三章 合同的履行监督程序第十三条 合同签订后，合同签订部门应当及时跟踪合同的履行情况，对于合同中的不完善条款，可以提出修改意见，由合同管理部与相关公司协商后加以变更。第十四条 由相关部门负责签订的合同，在合同履行过程中，应有专人保持对合同履行情况进行监督，对不能按照合同规定履行的，应将履行情况反映给合同管理部门，并采取相应的解决措施。对于合同履行过程中发生的变更部分，要及时签订合同变更协议或补充协议，相关部门要将变更后协议及时下发给相关部门，同时要做好保存工作。合同的履行如果涉及到多个部门，各部门之间应相互协作，及时相互通报合同履行情况，如因一个部门的原因造成合同履行的延迟或对公司利益造成损害，应追究相关人员的责任。 第十五条 如合同在履行过程中发生变化部分，凡超出合同规定范围的，应及时办理书面变更手续，在结算时对合同额予以增减；必要时需要签订补充协议或者会议纪要，并做好资料保存工作。第十六条 合同履行过程中，如合同履行方发生合同规定的违约情形时，相关部门应及时向合同管理部及公司领导如实反映违约情况并立即采取相应处理措施。 第十七条 合同解除和终止：若发生合同约定或法律规定的可以解除的情形，或者双方协商同意解除或终止合同的，合同可以解除或终止，因此造成的损失由违约方承担。非因合同履行完毕而发生的合同解除或终止情况须提前会同公司、合同管理部和法律顾问确定解除方式及相关处理办法。解除合同，必须符合合同法的规定，并应办理相关手续，报有关领导批准、同意。合同执行完毕后，由合同发起部门和合同管理部共同写出执行情况总结。需要退还履约保证金的，由相关部门和合同管理部办理完手续，经财务部审核后办理退还手续。第十八条 合同纠纷的处理：1、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠份的，应按合同的有关规定，并符合合同法和公司有关规章制度的规定妥善处理，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯。2、合同纠纷由合同签订部门负责处理，合同管理部协助，涉及内部相关部门的，相关部门要协助解决。合同签订部门应负责处理到底。 3、合同纠纷处理完毕的，应及时通知合同管理部，并将有关资料汇总、归档，以备查用。 第四章 合同的归档管理程序第十九条 合同履行完毕后，合同双方应对合同的履行情况做一个总结评价，并由双方签字确认。相关部门做好合同和相关资料的归档保管工作。第二十条 相关部门对合同履行过程中的各种资料应妥善保存，对于其他部门需要借阅、运用的资料应及时提交相关的复印件，若其他部门需要原件的，应做好登记工作，同时相关部门要留存资料复印件。第二十一条 合同保管应遵循下列原则：1、及时归档原则2、完整保存原件原则3、便于查找原则第二十二条 合同保管部门：1、为了便于管理，合同签订后必须由各相关经办部门进行统一编号，编号时按合同分类和签订时间排序。2、合同签订后，合同发起部门、合同管理部、财务部各保存一份合同原件。公司其他部门根据业务需要借阅的，由合同管理部提供复印件，办理相关借阅手续后使用。第五章 考核与奖惩第二十三条 集团公司、集团所属各公司、各部门全体员工应当严格遵守本办法，切实维护公司的利益，合同管理部负责本制度执行情况的监督考核。第二十四条 对在合同签订、履行过程中发现的重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失，以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，根据有关规定予以奖励。第二十五条 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：1、未经授权批准或超越职权签订合同；2、为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；3、应当签订书面合同而未签订书面合同。第二十六条 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将向有关人员追偿损失：1、因工作过失致使公司被诈骗；2、公司履行合同未经对方当事人确认；3、遗失重要证据；4、发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；5、合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；6、其他违反公司相关制度的。第二十七条 公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。第六章 附则第二十八条 本合同管理办法自颁布之日起生效。本办法的有关规定由合同管理部负责解释、修改和补充，自下发之日起实施。合同管理办法 第 5 页 共 5 页 2011年8月26日