GTD时间管理.ppt

GTDGettingThingDone2021/10/101时间比金钱更重要2021/10/102计算：你的每秒价值多少呢？2021/10/103行政(自我工作管理)能力时间管理与排定目标与标准设定计划与安排工作沟通(与人沟通协调)能力倾听与组织讯息给予明确的讯息获得正确的讯息督导(建立工作团队)能力训练教导与授权评估部属与绩效行为规范认知(思考清晰缜密)能力问题确认与解决决断与风险衡量清晰思考与分析“管理才能评鉴”测评的经理人12项能力2021/10/104 今天，你的时间如何安排？今天，你的时间如何安排？科学科学oror非科学？！非科学？！接下来与你共同分享世界接下来与你共同分享世界500500强企业的时间管理之道强企业的时间管理之道!2021/10/1053.GTD的开始 2.2.GTD的方法4.GTD的意义 1.1.GTD的简介搞定它，我只要搞定它，我只要搞定它，我只要搞定它，我只要2 2分钟分钟分钟分钟我们的工作效率：蜗牛还是猎豹我们的工作效率：蜗牛还是猎豹我们的工作效率：蜗牛还是猎豹我们的工作效率：蜗牛还是猎豹规划人生，改变自己规划人生，改变自己规划人生，改变自己规划人生，改变自己 痛苦的第一周，成功的一生痛苦的第一周，成功的一生痛苦的第一周，成功的一生痛苦的第一周，成功的一生 目 录2021/10/106 GTDGTD是英文Getting Things Done的缩写,是由效率管理专家David Allen开创的一套完整个人管理系统。GTD是一套让你变得轻松自如，事半功倍的方法。国内目前已有部分GTD爱好者群，通过学习这样的一种行为管理方法来给自己增加能力值。GTD简介2021/10/107任务篮（Inbox）下一步跟踪垃圾桶某天也许已存档已完成GTD简介收集2021/10/108把每个项目用思维导图来体现提纲每个行动都有时间及相关负责人信息项目的目标清晰明确、可衡量、可达成、合乎实际、具时效性GTD简介项目或下一步行动2021/10/109事务重要性分类：四象限方法事务重要性分类：四象限方法GTD简介加工分类 不重要但紧急不重要但紧急（帮丈母娘交水费）（帮丈母娘交水费）重要且紧急重要且紧急 (陪女朋友逛街陪女朋友逛街)不重要不紧急不重要不紧急（陪老婆逛街）（陪老婆逛街）重要不紧急重要不紧急 （陪客户喝茶）（陪客户喝茶）杂事安排杂事安排2021/10/1010计划设定每天，每周的最重要的事(MIT)。每周，列下你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。每天，列出1-3个最重要的事(MITs)。这样，你的每一天和每一周都被设定了目标，你总是在完成那些最重要最有用的事情！GTD简介日程安排2021/10/1011每日回顾每天处理收集箱，这样永远不会有一大堆事等你；每天回顾日程安排，修改来不及完成的安排。每天回顾周月计划，调整安排。每周回顾周月计划回顾项目回顾日程及行动安排调整GTD简介回顾2021/10/1012GTD的方法2021/10/1013大脑是用来思考，不是用来记事的。GTD的方法2021/10/1014目标清晰，100%发挥自己的资源。建立一个能够保持顺畅工作流程的工作体系。因为掌控全局，所以随心所欲。GTD已被许多世界顶级机构（包括微软、洛克希德、甲骨文、世界银行和美国司法部等）视为成功的工作习惯来推广。GTD的方法2021/10/1015 过去、现在、未来 一连串事件连成线 让你的时间里发生该发生的事 无法管理时间便无法管理一切时间是什么？2021/10/1016“时间杀手”TimeKillers2021/10/1017影响时间效率的因素 1、电话2、打扰者、突然来访者3、会议（预约、没预约）4、争吵、发火5、缺乏目标、时间计划、优先计划6、杂乱的办公室和工作桌、个人的无序性7、无效率的代表、委托人8、作无用的尝试9、同一时间，想法、尝试过多10、不现实的时间期望11、无效的的通讯12、下属的训练和发展不充分13、拖延、犹豫、作白日梦14、不会说“不”15、努力不彻底、或努力改变 16、自己做缠人过多的细节17、员工不足或工作不力18、社会的、闲在的谈话19、缺少自律 20、保持优越感21、错误的倾听22、缺少反馈23、争议、个人问题24、忧虑、恐惧、焦急25、不充分的计划、错误的变更26、等待27、记忆本身28、差的记忆29、对结果行为的迷惑30、疲劳、讨厌 31、责备其它32、压力、紧张33、不充分的工具与设备34、公司策略35、不充分的登记系统36、过多的文案工作、邮件、读物37、宠物、外界活动38、不耐烦、草率39、不懂该做先做的事2021/10/1018 创造时间 Making Time时间是稀缺商品，“创造时间”是不可能的，但你一定能够在有限的时间里做更多的事情。2021/10/1019 提高事件掌握度，可以提高自我价值提高事件掌握度，可以提高自我价值 区分优先顺序：区分优先顺序：20%20%的重要事情产生的重要事情产生 80%80%的结果的结果 做对的事情比把事情做对更重要做对的事情比把事情做对更重要时间管理的关键：2021/10/1020创造时间第一招：做 好 规 划2021/10/1021为什么要做计划“上君，尽人之智；中君，尽已之智；下君，尽已之力”-商鞅“谋和断是哈佛职业经理的两大职能”-哈佛职业经理箴言“如果说远见不是管理的全部的话，那它至少是管理的核心部分”-法约尔2021/10/1022PLAN 计划计划是什么？不计划的原因是什么？长期计划周计划2021/10/1023怎样做好计划计划工作的着眼点计划的基础与关键目标计划的内容计划制定的一般过程特别提示计划锦囊2021/10/1024 主导价值:什么对我最重要?主导价值范例：冒险、健康、专业、诚实、信念、正直、事业、朋友、家庭、成长、教育、人际关系、自由、快乐、责任、勇气、感恩、奉献、财富、幸福、忠诚、合作、团队、智慧、坚韧、美貌、玩乐、卓越、成功、积极、乐观、创造、奋斗、谦虚、心态2021/10/1025关于使命宣言的几个问题我什么时候感到幸福并充满成就感？我的个人活动中最有价值的活动是什么？我在事业上最有价值的活动是什么？我有哪些天赋、才能、优点及能力？什么事情最能激励我，令我着迷并充满激情？我如何能为社会做出最大贡献？2021/10/1026长期目标SMART目标我的长期目标：主导价值观角色使命2021/10/1027每周计划1.2.3.4.2021/10/1028哈佛的调查哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：27%的人没有目标60%的人目标模糊10%的人有比较清晰的短期目标3%的人有比较清晰的长期目标2021/10/1029墨非定律(1)凡是可能出错的都会出错；(2)每次出错的时候，总在最不可能出错的地方；(3)不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限；(4)不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；(5)您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。2021/10/1030设定目标的SMART原则Specific目标要具体Measurable目标必须是可衡量的Attainable目标是可能实现的Relevant目标是切合实际的Trackable（Timebound）可跟进，要设定时间表。2021/10/1031耶鲁大学设定目标七步骤先拟出您期望达到的目标；列出好处：您达到这目标有什麽好处?列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍；列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等；列出寻求支持的对象；订定行动计划：一定要有一个行动计划；订定达成目标的期限。2021/10/1032计划的内容“如何做”实现目标的行动方案（途径、方法等）“如何分工”各成员分别做什么，分别承担什么样的责任“何时做”准备时间、起止时间、进度安排“涉及范围”涉及哪些部门、哪些地理范围“投入多少资源”成本、费用、代价“应变措施”考虑应付意外的对策2021/10/1033制定计划的一般过程1.围绕最终目标，明确当前目标范围要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度2.根据SMART原则，制定初步目标要点：使当前目标逐步成为好的工作目标针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则3.根据历史数据，现实情况，修订目标要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调整初步目标针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准2021/10/10345.制定相应行动方案要点：分析实现目标所需解决的问题针对点：考虑怎样做、技术路线问题6.落实责任人、奖惩要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明确相应的奖惩措施针对点：责任到位；奖罚分明7.制订进度表要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等针对点：约束条件8.分配资源要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量针对点：资源保证9.审定计划要点：评价计划的完整性和可行性针对点：计划与最终目标的必然联系制定计划的一般过程2021/10/1035特别提示“计划无须事无巨细”、“凡事计划则不如无计划”。“不需要大小事都周密计划，不必具体计划那些无关紧要的事”。只须周密计划好最紧要的20，其余的80事情只要有备忘就足够了！2021/10/1036计划锦囊*计划的基础和关注核心是目标。*好的目标要符合SMART原则。*目标要有主次之分和优先顺序。*目标设定最后期限，专人负责。*防火重于救火，预先评估问题。2021/10/1037创造时间第二招：要 事 第 一（确定优先顺序）2021/10/1038有效的行动紧 急不重要重要不紧急 时间矩阵图2021/10/1039工作重要性高低急切性处理危机传真或邮寄文件高出差开分公司回答一般电话查询处理经销商投诉准备今天早上开会用的茶点面试高职位员工AB低C参加一般工作会议准备季度工作报告制定下年度预算案初步评估应征者文件归档清理废物订购下月往北京机票D将信件初步分类及处理参观展览安排一场员工足球赛复印文件2021/10/1040创造时间第三招：组 织 得 当2021/10/10415S Practice 五常法改善品质及生产力的关键英语意义例子Structurise常组织Cleanupthetrash把垃圾清掉Systematise常整顿Findthedocumentyouwantwithin30second30秒内就可找到要找的文件Sanitise常清洁Responsibilitiesofpersonalhygiene个人清洁卫生责任Standardise常规范Transparencyofstorage贮藏的透明度Self-discipline常自律Applythe“5-Spractice”Method每天运用五常法2021/10/1042“常组织”活动概要常用程度使用频率（必需的程度）保存方法低过去一年都未使用过的物品过去一年只使用过一次的物品扔掉保存在比较远的地方中过去的二至六个月只使用过一次的物品一个月使用数次的物品把它保存在工作区域的中间部分高一周使用一次的物品每天都要使用的物品每小时都要使用的物品保存在工作最接近的地方，甚至随身携带2021/10/1043 讨论：如何使办公室成为省时工作站？杂乱无章的办公室：你会因此无法控制工作；生产率下降；分心、疲劳、紧张；使同事或其他目睹桌面状况的人对你留下不好的印象。2021/10/1044方法：及时处理，一次完成Filing 归档归档Executionm 执行执行Circulation 传阅传阅Abandonmen 废弃废弃处理文书2021/10/1045工作简化法崔西定律：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比；简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。2021/10/1046剔、合、排、简 剔剔除运用5W1H查问法，试试哪些可以剔除：oWHY?为何做？不做可以吗？oWHAT?做什么？不这样做可以吗？oWHERE?在那里做？一定要在这个部门做吗？oWHEN?何时做？换个时间可以吗？oHOW?如何做？变通办法做可以吗？合合并流程内的各项手续，试一试哪些可以合并排重经过剔除、合并以后，剩下的手续按顺序重排简简化经过剔、合、排之后，是否最简？能不能再简化，以达到最好的效果。2021/10/1047创造时间第四招：与人共事2021/10/1048问自己：你做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？为什么不授权？为什么要授权？什么是授权？授权要诀授 权2021/10/1049有效地沟通 YouYour ColleaguesYour PeopleYour BossesOther Dept.Your Dept.2021/10/1050创造时间第五招：应付“时间杀手”2021/10/1051应付时间杀手十大省时要诀时间管理八大对策善用时间的良好习惯2021/10/1052十大省时要诀1.了解自己的生理时钟，掌握个人生活的韵律，在最清醒的时间做最重要的事。2.工作前一定整理文件及用具，工欲善其事，必先利其器。3.制作每日、每周、每月工作计划表，按步就班心中压力自然纾缓。4.重视开始，做好准备，才能一路顺畅。5.勿忘优先顺序，先将应完成工作分类，每一次的出击达最高效益。2021/10/10536.6.勇于授权委任，可以交给别人做的事，不一定揽在自己身上，让自己去做最有价值的事情。7.7.一鼓作气，企划、创意、思考的事情一旦顺手就不要停顿下来。8.8.放弃完美主义，任何事情经过评估有胜算就放手去做。9.9.绝不拖延工作，该做的事绝不以任何理由、借口推拖。10.10.保持轻松，凡事全力以赴只要己经尽全力对自己能负责，保持轻松愉快的心情吧！2021/10/1054善用最有效率的时段2021/10/1055时间管理八大对策设定工作及生活目标，并分别其优先次序。每天把要做的事列出一张清单。执行工作应照已订之优先次序。自思“现在做什么事最能有效地利用时间”，然后立即去做。把不必要的事丢开。每次只做一件事。做事力求完成。立即行动，不可等待、拖延。2021/10/1056善用时间的良好习惯1、做事有计划-明白自己将要做什么2、真正把时间看得很宝贵-时间是财富3、懂得处理事情的轻重缓急-懂得做先做的事4、凡事不能拖拉-今天能做的事今天做-并让您的下属也知道您的习惯。5、重点的事重点对待-懂得关门做事6、要为下属形成一些习惯和程序-让他们知道什么时候该做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。7、懂得分工授权-实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的。2021/10/10578、不要贪大求全和拘泥形式-做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。9、不要去处理重复出现的事情-这样的事您应该总结一下，看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉。10、善于利用零星时间-一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候，利用这些时间来整理思路或看书等。11、有的事情可以一心几用-如边看电视边整理内务。12、学会说“不”-无谓的应酬可能浪费您大量的时间。13、学会利用工具-利用电脑可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作，利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间。2021/10/1058创造时间第六招：与拖延决战2021/10/1059成功是一种习惯，赚钱是一种义务，快乐是一种权利。成功、富有、快乐的微笑最好！成功者有成功者的习惯，失败者有失败者的习惯。成功很难，不成功更难！培养良好的习惯2021/10/1060净是处理无关紧要的事，而非必须优先解决的问题；你必须着手一篇重要的报告，你却在整理桌上的东西；不替一位大客户准备简报,却打电话给一个小客户；延误了和孩子共度的时光,等到他们快长大成人为时已晚。什么是拖延？2021/10/1061浪费了今天每天都是一个遗憾的生活逃避积极的人生长期在压力下工作的忧虑待处理问题的不断增多健康不良暗淡的前途优柔寡断的生活拖延的代价2021/10/1062做好规划每天都计划并写下当天要做的事情。有比较长远的理想（五年）。每周都安排一些时间去计划未来。对现时如何使用时间有清楚的了解。按目标去计划如何使用时间。为自己手头的工作找生趣。对自己的工作感兴趣。找些时间去定立目标，不要每天都把自己弄得忙得喘不过气来。2021/10/1063定下优先顺序知道每件工作的轻重缓急。将每天的工作依轻重缓急来分类。在适当的时候委任他人去执行任务。在明知没有时间去承担更多工作时，就断然拒绝新的工作。技巧地处理，不要因为情面而答应承担更多不能承担的工作。依问题的轻重缓急马上下手去处理，不要堆积。优先处理生命中你认为重要的事。懂得授权，要假手于人，不是事事都要亲力亲为。2021/10/1064组织得当清除那些在工作环境中使人不能集中精力工作的东西；把工作上需要的东西放在方便取用的地方；用日记簿安排每日的时间与约会；确保工作地方一切东西都运作正常，使工作能顺利进行；为每样东西找个“家”；将需要的资料放好，以免费时失事；将文件归档，不要堆满桌面；尽量集中在一个地方工作。2021/10/1065与人共事l做个“人民币”式的人物；l做好自己该做的事，帮助同事做有助于自己工作完成的事；l善于沟通，乐于沟通；l发扬团队精神，与他人一起工作；l学习同事省时的好办法；2021/10/1066避免荒废时间只出席那些真正需要出席的会议；专心工作，作出各种安排去减少骚扰；尽量多用更有效的方法沟通而少用文书；懂得婉拒不速之客；善用电话；善用旅途和等候时间；减少身旁无聊的人，全心投入工作；懂得授权，不要只靠自己处理积压的工作。2021/10/1067与拖延决战面对艰难的工作时，马上着手处理，不要找借口拖延；争取第一时间完成手上的工作，不要别人多次催促；把艰巨的问题优先在清早处理；把困难的工作优先办妥；面对艰难工作时要提起精神，控制自己的情绪，不要厌倦，紧张和不安；马上行动，不要说“不知从何入手”而延迟开展工作；积极面对，不要因为工作困难而迟迟不展开工作；坐言起行，不要说因为需要把事情做更深入的了解而把事情拖延。2021/10/1068GTD的开始痛苦的第一周2021/10/1069给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况有空去打篮球销售分析报表今天要交准备国庆节去旅游当当网买的书快到了周五上午会议室开例会家里牙膏没了给家里打电话，询问最近情况电话快欠费了下周一出差订票2021/10/1070你需要一个篮子，收集想法2021/10/1071 清空你所有的杂乱事项2021/10/1072制定计划制定待办清单找出自己最有效率的时间段千方百计保护它！良好睡眠、坚持运动、保持爱好2021/10/1073首先，制定计划1、给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况2、家里牙膏没了3、当当网买的书快到了4、销售分析报表今天要交5、给家里打电话询问最近情况6、周五上午会议室开例会7、国庆节准备去旅游8、电话快欠费了9、有空去打篮球10、下周一出差订票2021/10/1074然后，把想法从篮子取出，进行处理不可执行可执行2021/10/1075随时查看篮子里收集到的想法1、给小张打电话，跟进昨天的商务谈判情况2、家里牙膏没了3、当当网买的书快到了4、销售分析报表今天要交5、给家里打电话汇报询问最近情况6、周五上午会议室开例会7、国庆节准备去旅游8、电话快欠费了9、有空去打篮球10、下周一出差订票2021/10/1076可执行 单个行动Singleactions 项目projects2021/10/1077寻找下一步行动 next action2021/10/1078你需要进行的具体可见的下一个步骤，清晰的目的导向，从当前的实际指向完成。David Allen的解释：什么是下一步行动？2021/10/1079最有效的下一步行动它是可执行的它可以在一定的时间内完成它指向清晰的目标你是完成它的最佳人选best2021/10/1080从想法到行动，正确的描述很重要1、给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况2、家里牙膏没了-明天去超市买牙膏3、当当网买的书快到了-接收当当网买的书4、销售分析报表今天要交5、给家里打电话询问最近情况6、周五上午会议室开例会7、国庆节准备去旅游8、电话快欠费了-上淘宝网给手机充值100元9、有空去打篮球10、下周一出差订票-打电话给Lucy，订张去北京的机票行动行动行动行动行动行动项目行动行动2021/10/1081给下一步行动分分类行动action尽快处理Doasap指定时间处理scheduled指派他人处理delegated2021/10/1082下一步行动的第四类2分钟原则2021/10/1083给行动清单分分类1、给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况2、明天去超市买牙膏3、接收当当网买的书4、销售分析报表今天要交5、打电话回家询问最近情况6、周五上午科室病例讨论会7、准备国庆节旅游8、上淘宝网给手机充值100元9、下周一出差订票2分钟行动scheduled2分钟行动Do asapscheduled项目2分钟行动scheduleddelegated2021/10/108421、给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况2、打电话回家询问最近情况3、做销售分析报表1、接收当当网买的书1、明天去超市买牙膏明天晚上2、周五上午会议室例会周五上午9点3、今晚上淘宝网给手机充值今天晚上1、订去北京的机票Lucy2021/10/1085一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一种消灭压力的高效工作方法。总结：2021/10/1086GTD的意义2021/10/1087“做我们希望做的事”，时间管理会使我们在工作中，利用时间更有效在有限的时间里做更多的工作平衡我们花费在工作中的时间，留出更多的时间给我们自己和家人成为时间的主宰，使生活感到轻松2021/10/1088“避免做我们不希望做的事”，时间管理使我们减少可能被浪费的时间避免忘记去做重要的事避免仓促上阵，失去主动避免因迟到而失信于人避免天天在时间的压力下度过人生2021/10/1089时间管理不是去管理时间，而是自我管理抛弃陋习引进新的工作方式和生活习惯制定目标妥善计划及分配时间权衡轻重、权力下放自我约束、持之以恒速度与效果并重2021/10/1090Definition of time management:to continually urge oneself to change his/her working styles and living habits and to effectively use time so as to improve his/her work efficiency and quality of living and to live a more enriching and meaningful life.时间管理：不断的督促自己改变工作方式和生活习惯,有效地使用时间,务求提高工作效率和生活素质,使人生更丰富和更有意义。2021/10/1091Thank you!2021/10/1092