合同管理流程说明.doc

流程名称
合同管理流程
流程编号
FYXZ-001
主负责部门
行政部
总负责人

编制者

最后更新日期
2013年05月23日

合同管理流程图说明
流程目的
为加强集团合同管理，规范合同法律行为，减少合同失误，提高经济效益。
适用范围
本流程适用于集团总部各部门及下属单位需报集团审批的对外签订的非工程建设类合同管理工作。
职责划分
1. 行政部负责集团总部合同管理工作，以及下属单位合同管理的指导、监督工作；
2. 下属单位负责下属单位授权范围内合同管理工作，接受总部行政部的指导和监督。
流程说明
1. 行政部可会同相关部门制定合同示范文本，供集团各下属单位参考使用；条件成熟的，可以制定并下发合同标准文本要求集团各公司统一使用；劳动合同以及金额在10000元以上且不能即时清结的经济业务应当签订书面合同书；
2. 对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约，但经董事长特别授权并发给委托证明书的例外；
3. 各部门和下属单位的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先报本部门或企业的领导审查批准（凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续）。需报集团审批的，应由该企业领导签署意见，随合同初稿及有关资料、附件等，一并上报；
4. 本流程所称合同管理指需报集团审批、集团总部负责的各项经济合同，总部行政部组织的工程建设相关建筑材料和设备的大型招标采购合同参照本流程，其中节点8、11、12由下属单位自行办理，其他节点按照本流程；
5. 审核审批人因故不能履行签字职责时（如出差），可根据需要进行必要授权。
任务名称
节点
工作内容
工作标准
时限
相关资料/支持表单
填写合同审核表
1
合同主办部门填写合同审核表，部门负责人签批。
1. 准确填写，及时上报，随合同初稿及有关资料、附件等，一并上报；
2. 部门负责人签批手续齐全；
3. 需要送审的合同文件主要有：
(1) 拟签订的合同文本；
(2) 有关对方当事人主体资格、资信情况的证明文件；
(3) 合同附件及其他必备文件；
4. 重大合同还应包括经批准的可行性研究和立项申请报告。
1个工作日
合同会签单
行政部法律事务员审核相关条款
2
行政部收到合同后判断是否为标准和同。
如果不是标准合同，转交行政部法律事务员审核相关条款。
行政部判断是否采用统一合同文本，特别是合同对方单位起草的合同文本；
行政部法务主管应对合同的合法性和有效性进行审查并在2工作日内提出审查意见，审查内容如下：
1. 合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定；
2. 合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是具体、明确；文字表述是否确切无误；
合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是具体、明确；文字表述是否确切无误；
3. 合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

2个工作日
合同文本
工程审核相关工程条款
3
工程部负责审核相关工程条款
1. 工程部接收到合同，凡合同中涉及工程条款的，工程部应从部门职能管理角度给出专业的相关复核意见。

1个工作日
合同会签单
财务审核付款方式
4
财务部进行审核付款方式
1.凡合同中涉及财务条款的，财务部应从本部门职能管理角度提出相关复核意见。
2.有标的额或影响公司应收应付款项的合同，须在签署之前同时提交财务部审查。财务部经理应对合同财务条款的合理性、可行性和是否符合公司预算进行审查并在3个工作日内填写复核意见。
2个工作日
合同会签单
汇总相关意见，签署本部门意见，登记编号
5
行政部汇总集团相关部门意见，进行参考，并提出本部门的意见，进行登记编号。
1. 审查重点：合同内容应具体、确定，能明确界定各方当事人的权利、义务；客观情况在签约时确实无法明确规定的，应规定能明确权利、义务的依据；
2. 综合考虑各种意见，科学提出本部门意见，登记要及时，编号要准确。
1个工作日
合同会签单
审核或权限范围内审批
6
集团主管副总审核或权限范围内审批。
1. 认真审阅，必要时可进行调查研究，提出审核意见或最后做出：批准；不批准；
2. 通知申报部门或单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）；
3. 集团主管副总权限范围内的审批包括：合同标的、金额、业务量等具体合作内容；签署后是否会产生遗留问题或负面影响，如何规避；是否符合经营计划的要求，与经营目标保持一致。
1个工作日

审批
7
董事长进行审批。
1. 认真审阅，必要时可进行调查研究，最后做出：批准；不批准；
2. 通知申报部门或单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）。
2个工作日

印章使用管理流程
8
公司对外签订合同只能使用公司法定公章和公司合同专用章。进入印章使用管理流程。
1. 详见印章使用管理流程相关标准；
2. 要求加盖公章位置、份数要准确。
/

传递给对方单位盖章
9
由合同主办部门或单位传递给合同对方单位盖章。
1. 在3个工作日内及时传递；
2. 在5个工作日内返回双方都盖章的合同文本。
8个工作日

归档合同正本及审批表
10
行政部办理归档合同正本及审批表手续。
1. 合同档案管理是合同管理的基础工作，企业应当指定专人管理合同档案。合同档案包括：合同文本，立项批复文件，《合同会签单》、《授权委托书》及与合同签订、履行、变更、解除、合同纠纷处理等有关的各种资料；
2. 归档要及时，资料要齐全。
2个工作日
合同文本、合同会签单
财务部留存合同副本
11
财务部留存合同副本。
1. 保管妥当；
2. 根据合同条款内容，及时跟踪合同进度执行情况。
2个工作日

合同资金支付管理流程
12
财务部进入资金支付管理流程。
1. 详见资金支付管理流程相关标准；
2. 按照合同支付条款及进度执行情况及时支付。
/

留存合同副本，履行合同
13
合同主办部门或单位留存合同副本，并履行合同。
1. 本着“重合同、守信誉”的原则；
2. 严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
1个工作日

建立合同台账，进行履约记录和评价，及时上报
14
合同主办部门或单位建立合同台账，进行履约记录和评价，及时上报，集团行政部监控并掌握合同履行情况。
1. 合同主办部门或单位要及时上报，行政部应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任；
2. 集团所有合同（包括原始合同、变更协议和/或补充协议、终止协议）及类似法律文件，签署并由集团备案的正本为一式两份，一份交行政部，一份交对方，副本一式两份，一份交财务部，一份交各业务部门、单位；
3. 《合同会签单》、《合同变更（解除）审批表》、《合同争议情况说明表》等正本均一式一份，由行政部统一保管，各部门可保存上述文件的复印件。
3个工作日

是否发生合同变更/解除
15
合同主办部门或单位在履约过程中是否发生合同的变更/解除。
1. 在合同履行过程中碰到困难的，相关部门或单位首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行；
2. 对方当事人提出变更或解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。
5个工作日

办理合同变更协议或洽商
16
如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需变更或解除时，合同主办部门或单位办理合同变更/解除协议或洽商。
1. 应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商；
2. 变更、解除合同，一律需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律作废；
3. 在2个工作日内及时上报集团行政部。
5个工作日
合同变更（解除）审批表
是否发生合同纠纷
17
合同主办部门或单位在履约过程中是否发生合同纠纷。
如果在合同履行过程中没有发生纠纷，合同履行完毕。
/

能否协商解决
18
合同主办部门或单位在履约过程中发生合同纠纷后，看能否协商解决。
1. 若争议自产生之日起60日内无法通过友好协商的方式解决，各部门应填写《合同争议情况说明表》提交行政部，并附送与争议有关的资料，提请董事长决议；
2. 处理合同纠纷的原则是：
(1) 坚持以事实为依据、以法律为准绳原则，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准；
(2) 以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在维护本企业合法权益的基础上，公平合理，互谅互让，达成协议，解决纠纷；
(3) 因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，切实保障我方合法权益；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，尽量减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
10个工作日
合同争议情况说明表
与缔约方协商解决
19
如果可以协商解决，合同主办部门或单位与缔约方协商解决。
妥善、及时处理，进行友好协商。
5个工作日

法务管理流程
20
如果不能协商解决，合同主办部门或单位进入法务管理流程。
1. 详见法务管理流程相关标准；
2. 根据需要及时办理应诉或起诉。

附件：
1. 合同会签单
2. 合同变更（解除）审批表
3. 合同争议情况说明表

附件1：
合 同 会 签 单
部门（公司）名称： 年 月 日 合同号：
合同名称

合
同
方
甲方：
乙方：
合同主要内容

合同金额

合同正文页数

合同附件页数

签订时间： 经办人：
签订地点：
相
关
部
门
意
见
所属部门/单位意见：
集团法律事务员意见：
集团行政部意见：

集团其他相关部门意见：

领
导
审
批

集团主管副总：

董事长：

附件2：
合同变更（解除）审批表

合
同
简
介
合同甲方:
合同乙方：
合同名称: 原合同编号： 合同标的额:
履行期限:
原合同履行情况及变更（解除）原因：
合同承办单位及联系人、电话:
承办部门或下属单位： 送审日期：
财务部意见：
行政部意见：
监察审计部意见：
行政部审查意见：
集团分管领导批示：
法定代表人或企业负责人批示：

附件3：
合同争议情况说明表

合
同
简
介
合同甲方:
合同乙方：
合同名称: 合同编号： 合同标的额:
履行期限:
合同争议内容和情况说明：
合同承办单位及联系人、电话:
承办部门或下属单位： 送审日期：
财务部意见：
行政部意见：
监察审计部意见：
行政部审查意见：
集团分管领导批示：
法定代表人或企业负责人批示：

合同内容一般应包括但不限于以下条款：
1. 当事人的名称或者姓名、住所、电话；
2. 标的；
3. 数量；
4. 质量；
5. 价款或者报酬；
6. 履行期限、地点和方式：买卖合同以及其他涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）的合同，应以公司或项目所在地为合同履行地；在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合， 若对方履行义务时间较长，应尽量选择分期付款的方式。
7. 违约责任：包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等；
8. 解决争议的方法：一般应选择诉讼方式；公司与对方当事人不在同一城市的，应尽可能选择公司所在地为诉讼管辖地；
9. 根据合同性质与客观需要，合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款。