关于本钢建筑施工企业档案管理的思考.pdf

技术协作信息2023（10）总第 1491 期管理科学关于本钢建筑施工企业档案管理的思考范恩风本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司摘要：本文基于本钢建筑施工企业档案管理的现状，提出了进一步完善本钢建筑施工企业档案管理的建议，主要包括提高企业档案管理人员的政治素质和业务素质、抓好企业档案的收集、重视企业档案的保管和抓好企业档案的信息化建设，以期能为本钢建筑施工企业档案管理水平的提升提供参考。关键词：本钢建筑施工企业；档案管理；档案信息化建设随着鞍钢集团与本钢集团合并重组的融合，鞍钢集团与本钢集团不断加大企业管理力度，互补性增强，特别是鞍钢集团作为央企，高度重视企业档案管理，本钢集团在原有不断加强和改进企业档案管理的基础上，也在不断吸取鞍钢集团企业档案管理严格细致的经验，改进和加强本钢集团的企业档案管理。笔者长期从事本钢集团建筑施工企业档案管理，依据学习和掌握的档案管理理论知识和建筑施工企业档案管理的实践，参考鞍钢集团档案管理的有关规定和经验，试图探讨加强本钢集团企业档案管理的途径，特别是研究本钢集团建筑施工企业加大档案管理力度的有效措施。一、高度重视档案管理人员业务素质的提高笔者在长期的建筑施工企业档案管理工作中深刻体会到，建筑施工企业的档案管理人员要自强不息，要努力提高企业档案管理水平。其中提高企业档案管理人员的业务素质与提高企业档案管理水平是密不可分的，是相辅相成、相互促进提高的关系。档案管理是一门学科，企业的档案管理人员必须掌握档案管理理论知识，对档案管理的理论懵懵懂懂，是非不清，就不可能做好企业的档案管理。特别是建筑施工企业，其具有施工地点分散、人员及施工机械设备流动性大等特点，更需要建筑施工企业的档案管理工作人员爱岗敬业，在档案的收集、保管、利用、保护以及档案信息化建设等方面进行理论研究和应用。特别是在世界经济一体化的背景下，本钢所属的建筑施工企业档案管理人员更要与时俱进，学习和借鉴国外先进的档案管理经验，发力提高企业档案管理水平。二、抓好企业档案的收集建筑施工企业施工地点分散，人员、施工周转料具、施工机械设备等流动性大，会给建筑施工企业的档案收集带来很大的困难。（一）深入施工现场收集档案多年来，本钢建筑施工企业档案管理工作人员每天都在办公室等待各基层单位的兼职档案管理人员报送档案材料，企业专职档案管理人员坐等接收。企业某些专职档案人员在机关办公室“一杯茶，一支烟，一张报纸看一天”，没有工作可干。这是一个弊端，需要调整和改进，补短板。建筑施工企业专职档案管理人员要深入施工现场，跟踪收集工程档案等资料，只有到生产一线才能改进档案资源较贫乏的局面。企业档案的收集要按照法律、法规的规定，把分散在建筑施工企业各基层单位或各职能部门的档案文件及时收集或接收。档案收集工作是整个建筑施工企业档案管理工作的初始工作，意义重大，必须引起企业高管和企业档案管理人员的高度重视。应当澄清的是，认真抓好建筑施工企业档案的收集工作，是贯彻 中华人民共和国档案法 的重要工作内容，也是贯彻落实档案统一管理原则的重要内容和具体措施，是积累企业档案资源的最基本保证。可以试想：如果建筑施工企业档案收集工作抓得不实，档案收集得不完整，势必将直接影响到档案的整理、档案的鉴定、档案的保管以及档案的统计、档案窑窑技术协作信息2023（10）总第 1491 期管理科学信息的利用等等。对建筑施工企业而言，企业档案管理人员要离开办公室，主动走进基层，及时全面地收集档案。（二）动态研究档案管理问题建立企业档案收集管理规定，其目的就是规范企业档案收集工作标准化、程序化。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司高度重视企业档案的收集工作，企业组建了企业档案管理工作领导小组，企业经营经理担任企业档案管理工作领导小组组长，各有关职能科室的科长、主任任组员，定期或不定期地依据企业档案收集出现的问题，适时组织有关部门和有关人员，特别是企业专兼职档案工作人员参加研究分析会、研讨会，分析企业在档案收集工作中存在的问题。既摆问题，查找不足，又总结企业在档案收集过程中的成功经验，查找问题，提出措施努力改进，规范企业的档案收集工作。三、重视企业档案的保管企业应重视企业档案的保管工作，企业的档案保管工作要在受控之中，要根据档案的类型和状况，对其进行入库存放、库房管理及采取安全防护措施。档案保管工作的目的是维护档案的完整与安全，尽量避免和减少因自然因素和人为因素给档案带来的损害，延长档案的寿命，为档案工作奠定物质基础1。建筑施工企业在企业档案的保管过程中，要注意企业档案在利用过程中的保管，特别是对工程技术档案而言，档案在调卷、查阅、还卷的过程中，往往会对档案造成磨损及损坏，因此需要制定有效的档案保护制度，用制度来规范借阅人员的行为，促使他们爱护档案，有效地保护档案，促使工程技术等档案在施工过程中有效地发挥作用。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司建立了企业档案使用登记和交接制度，明确规定了档案出入库时对调卷、还卷及交接等环节进行登记、签收的手续，并要求严格执行，同时，本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司建立了 企业档案利用规范规定，规定中对企业档案利用行为进行了严格的规范，严禁在借阅的档案上勾画、涂抹，严禁未经过有关批准擅自将企业档案带离规定的使用现场，未经允许不得擅自拍照、抄录、复印，对损坏档案的行为都有严格的惩罚规定。（一）企业档案库房人员进入档案库房规定加强企业档案库房管控，就要建立档案库房人员进入制度，对进出档案库房的人员、时间、方式，都要有明确的制度规定。一般说来，档案库房只有企业档案工作人员可以进出，未经批准的人员不允许进入企业档案库房，非工作时间，不允许企业档案人员进入档案库房。企业档案室内无人，要关灯、关窗、锁门。（二）企业档案室防控措施要求为了使企业档案库房安全使用，要着力加强企业档案库房的安全防控。一是防火。要防止电火和人为火灾。要求电工仔细地检查企业档案库房的电灯照明和其他电器设备的线路，确保企业档案库房不能因为线路发生火灾。企业档案库房内不允许吸烟，违者必究，必罚。必须从严管控，坚决杜绝企业档案库房火灾的发生。二是防水。水火不留情，企业档案库房内原则上不能有水龙头，要远离水源，要注意防洪，确保企业档案库房不受水灾影响。三是防潮、防霉。企业档案库房要通风、防湿、防潮。文件纸张受潮就会损坏，防潮和防霉紧紧相连，档案潮湿就要变霉，要保持企业档案库房清洁卫生。严格控制档案室温度，经常检查，防患于未然。四是防虫。要抓好档案库房封闭性管理，要营造不利虫子生存的环境。加强企业档案库房的检疫，要利用驱虫药物加强企业档案库房防虫。五是防盗。要对企业档案库房的门窗进行加固，要安装防盗报警器，不断强化企业档案库房安全管控。（三）企业档案库房突发事件管控所谓突发事件是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。主要包括：针对潜在的灾害风险，如水灾、火灾、盗窃、地震、爆炸等编制档案应急抢救预案，在对永久保存的档案实行分级保管的基础上优先抢救珍贵档案。通过模拟演习提高和加强档案人员的应急抢救能力。对珍贵档案建立安全副本并实行异地保管，可在意外窑窑技术协作信息2023（10）总第 1491 期发生时避免遭受损毁。国际档案界对于档案的应急管理给予了高度关注，国际档案理事会于 1997 年编制发布了 档案灾难预防及应对指南，全面地阐述了灾害预防和应对所涉及的各不同方面内容。此外，美国、加拿大、澳大利亚等国的档案部门也制定了较为详细的档案灾害预防和应急管理策略2。我国国家档案局于 2008 年 10 月发布了档案工作突发事件应急处置管理办法。该 管理办法 规定，突发事件应急处置工作应贯彻统一领导、分级负责、及时反应、果断决策、合作互助的原则。各级档案行政管理部门、各级国家档案馆、中央和国家机关档案部门应建立严格的突发事件防范和应急处置责任制，制定相关工作预案，切实履行各自职责，保证突发事件应急处置工作有序进行。突发事件应急处置预案应向有关主管机关和上级档案行政管理部门备案。应急预案的内容包括：一是编制和实施预案的有关危机情况和背景。二是应急处置工作的目标、要求和具体措施。三是应急指挥机构的建立及其人员组成，应急处置工作队伍的数量、分工、联络方式、职能及调用方案。四是有关协调机构、咨询机构及能够提供援助的机构、人员及其联系方式。五是抢救档案的顺序及其具体位置、库房常用及备用钥匙、重要检索工具的位置和管理人员。六是档案库房所在建筑供水、供电开关及档案库区、重点部位的位置等。七是有关主管机关和上级档案行政管理部门报告的联系方式。八是其他预防突发事件、救灾应注意事项。四、抓好档案信息化建设企业档案管理信息化是指以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标的动态发展过程，在具体组织实施档案信息化建设的过程中，需要注意加强对若干策略的设计与研究。首先，要建立企业档案信息管理制度。数字经济的发展促进了数字档案信息的发展，数字档案信息是档案信息化建设的重要资源基础。数字档案信息一般有两个来源：一是伴随管理进程而形成的电子文件与电子档案；二是对纸质档案的数字化转换。为此，数字档案信息采集建设就围绕上述两个方面展开。针对电子文件与电子档案的管理标准化，国家档案局、建设部、国家科委、国家质量技术监督局等部门先后发布了 4 个有关 CAD 电子文件的管理标准及 电子文件归档及管理规范，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档等作了指导性规定：“应明确归档时间、归档范围、技术环境、相关软件版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。”与此相关，目前我国还制定了革命历史档案资料目录软磁盘数据交换格式（DA/T17.5-1995）、档案著录规则（DA/T18-1999）等近十个国家级行业标准。但在电子文件管理规范所提出的标准化目标上还存在标准和政策配套建设上的缺陷，如缺少与之配套的元数据标准、数据存储格式标准、术语标准、电子文件保管期限表等，因此，档案信息管理制度标准的制定仍需加强。其次，档案信息管理软件要标准化。标准化主要体现在应用软件的通用性和统一性两个方面。软件的标准化与规范性要求是绝对的，而软件的统一性和通用性要求则是相对的。从总体上看，数量众多、质量不齐、格式互异是目前我国档案信息管理软件的基本特点。从集约化和规范效应以及档案信息共享的要求出发，档案信息管理软件最终还是要求逐步趋于规范。最后，建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。技术标准规范包括电子文件、档案数据存储压缩格式数据交换标准规范、数据加水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。总之，全面加强建筑施工企业档案管理信息化建设，是一项加强和推进企业档案管理实现科学化的重要工作内容，需要认真探究，并在企业档案信息化建设过程中不断总结经验，填充完善和改进。参考文献：1冯惠玲，张辑.档案学概论 M.北京：中国人民大学出版社，2009.2肖秋慧.档案管理概论 M.武汉：武汉大学出版社，2010.管理科学窑窑