高效时间管理.ppt

高 效 时 间 管 理 1培 训 目 标在完成本课程后，参加者将能：了解时间管理失控的问题知道时间失控的原因掌握时间管理的基本技巧2培训内容概要时间的特点时间管理的含义时间管理的本质有效时间管理的好处个人时间管理方式评估时间管理的障碍时间管理不善的征兆和原因（录像）掌握时间管理的要诀（录像）时间管理的步骤时间管理一些值得注意的要点时间管理理论的发展时间管理金科玉律3时间有什么特点？宝贵一寸光阴一寸金，时间就是生命均等没有人拥有比你更多/更少的时间不可再生失不再来4时间管理的含义时间管理是自我管理时间管理对成功的启示时间的机会成本5时间管理是自我管理管理自己改变个人工作习惯做时间的主人，要么被时间管理6成 功 的 启 示生活现状生活越来越忙碌工作压力日甚一日成功的要求做得更多更好使用资源更少更简加快脚步永往直前走在他人的前面7时间的机会成本时间 =金钱 一小时看电视=一小时不阅读报纸一小时与人闲谈=少了一小时的工作机会成本与个人成就机会成本与机构成效您的时间值多少钱？8时间管理的本质是选择管理80%的效益来自于20%的工作掌握关键“我没有时间”，其实只是一个藉口时间管理的本质9有效时间管理的好处提高效率更高的工作满意度人际关系的改善减少紧张与焦虑10时间管理的障碍电话干扰,不能集中工作别人打扰,要放下重要的工作工作优先次序不明,重要工作未能按时完成多项重要工作须同时处理,时间出现冲突工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度人手不足,工作不能妥善分配不妥善处理文件,造成资料遗失无力拒绝要求,不能兼顾个人工作拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度11时间管理的障碍(续）不能有效授权时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作信息不足/不正确/延误沟通失误/不足犹豫不决职权不清缺乏自律急于求成12时间管理的障碍分类 我能够影响的因素我能够控制的因素我不能控制的因素13王延亮问题征兆与”美儿”电话聊天30分钟与朋友电话聊天工作信件未完成同事突然到访闲谈未能恰当婉拒会议未做准备开会时失控超时工作办公桌文件十分凌乱,虽有秘书协助,忙碌时间还亲自接听电话迟到赴会14梁美儿问题征兆电话聊天遇到同事有需要,便毫不考虑个人的工作时间个人工作未能按时完成超时工作没有组织有关部门和下属协助进行工作迟到赴会其它征兆感到较大的工作压力因工作进展问题，心情烦乱15时间失控的原因时间失控的原因缺乏计划缺乏计划缺乏组织缺乏组织缺乏分配缺乏分配缺乏控制缺乏控制16掌握时间管理要诀掌握时间管理要诀找出问题的根源找出问题的根源找出问题的根源找出问题的根源改善管理习惯改善管理习惯改善管理习惯改善管理习惯开发时间领域开发时间领域开发时间领域开发时间领域17掌握时间管理要诀掌握时间管理要诀找出问题的根源找出问题的根源找出时间失控的征兆找出时间失控的征兆找出时间失控的征兆找出时间失控的征兆客观分析问题的原因客观分析问题的原因客观分析问题的原因客观分析问题的原因检讨你的工作目标及内容检讨你的工作目标及内容检讨你的工作目标及内容检讨你的工作目标及内容18陈经理工作分类工作项目分类处理次数所费时间(分钟)浏览文件323处理邮件(拆阅及答复)440写会议记录449聊天（包括电话及同事）428接听电话523提点职员祖儿228个人事项及休息21019时间失控的根源时间失控的根源 做了根本不需要做的事做了根本不需要做的事做了根本不需要做的事做了根本不需要做的事 做了能够由别人做做了能够由别人做做了能够由别人做做了能够由别人做/应该由应该由应该由应该由别人做的事别人做的事别人做的事别人做的事 因考虑不周而耗时过多因考虑不周而耗时过多因考虑不周而耗时过多因考虑不周而耗时过多 不能惯彻，致使重复工作不能惯彻，致使重复工作不能惯彻，致使重复工作不能惯彻，致使重复工作 缺乏计划缺乏计划缺乏计划缺乏计划/组织组织组织组织/授权授权授权授权/控制控制控制控制 没有人愿意承认浪费了别人没有人愿意承认浪费了别人没有人愿意承认浪费了别人没有人愿意承认浪费了别人的时间的时间的时间的时间20掌握时间管理要诀掌握时间管理要诀改善管理习惯改善管理习惯计划计划计划计划组织与授权组织与授权组织与授权组织与授权控制进度控制进度控制进度控制进度自我约束自我约束自我约束自我约束21改善管理习惯改善管理习惯计划计划定立目标定立目标确定优先处理顺序确定优先处理顺序22定立目标的意义更有效地实现目标改进绩效提高你实现目标的动机提高你对成就的自豪和满足提高自信心消除止步不前和不高兴的想法更有效地利用时间23 您是先捡那些有兴趣的事做吗？您是先捡那些有兴趣的事做吗？您是先捡那些有兴趣的事做吗？您是先捡那些有兴趣的事做吗？是是是是 否否否否 您是先做容易的事再做困难的事吗？您是先做容易的事再做困难的事吗？您是先做容易的事再做困难的事吗？您是先做容易的事再做困难的事吗？是是是是 否否否否 您是先做紧急的事再做重要的事吗？您是先做紧急的事再做重要的事吗？您是先做紧急的事再做重要的事吗？您是先做紧急的事再做重要的事吗？是是是是 否否否否 您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？是是是是 否否否否 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？您是到接近最后期限才真正投入项目吗？您是到接近最后期限才真正投入项目吗？您是到接近最后期限才真正投入项目吗？是是是是 否否否否下面哪些做法是对您的描述：下面哪些做法是对您的描述：下面哪些做法是对您的描述：下面哪些做法是对您的描述：确定优先处理顺序24处理优先次序处理优先次序重要急不急不重要分析工作的轻重缓急25处理优先次序处理优先次序(续）续）重要急不急不重要分析工作的轻重缓急首先处理尽量少做 尽可能委派给下属用大多数时间最好别做或有时间再做26确定处理优先次序上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同-澄清您的工作目标和您的老板保持一致工作的优先顺序会变化，所以需要在每天开始时重新进行评估。越是接近自己目标的工作，集中、重点地处理就越重要271、把每天要做的事情列一份清单2、确定优先次序，从最重要的事情 开始做起3、每天都这么做通过计划帮您有效利用时间认清主要工作目标，围绕主要工作目标安排轻重缓急28练练 习习日工作计划日工作计划29改善管理习惯改善管理习惯-组织及授权组织及授权充分准备充分准备充分准备充分准备促进合作促进合作促进合作促进合作责权清晰责权清晰责权清晰责权清晰适当人选适当人选适当人选适当人选30 改善管理习惯改善管理习惯控制进度控制进度定出完成时间定出完成时间定出完成时间定出完成时间安排跟进安排跟进安排跟进安排跟进帕金森定律表明，工作往往会越拖越长，最终耗尽所有可用时间。31改善管理习惯改善管理习惯自我约束自我约束处理电话干扰处理电话干扰处理电话干扰处理电话干扰应付不速之客应付不速之客应付不速之客应付不速之客改善拖延的习惯改善拖延的习惯改善拖延的习惯改善拖延的习惯整理文件整理文件整理文件整理文件有效地进行会议有效地进行会议有效地进行会议有效地进行会议32有效地打电话有效地打电话 像准备会议一样准备你的电话像准备会议一样准备你的电话像准备会议一样准备你的电话像准备会议一样准备你的电话 集中打电话。如果一个号码占线，集中打电话。如果一个号码占线，集中打电话。如果一个号码占线，集中打电话。如果一个号码占线，试完其他号码再重拨试完其他号码再重拨试完其他号码再重拨试完其他号码再重拨 按照一定的优先顺序打电话按照一定的优先顺序打电话按照一定的优先顺序打电话按照一定的优先顺序打电话 掌握并主导交谈掌握并主导交谈掌握并主导交谈掌握并主导交谈 简短，节省自己和他人的时间简短，节省自己和他人的时间简短，节省自己和他人的时间简短，节省自己和他人的时间33有效地接听电话有效地接听电话 让秘书先处理，减少不重要的电话让秘书先处理，减少不重要的电话让秘书先处理，减少不重要的电话让秘书先处理，减少不重要的电话 询问需要多长时间询问需要多长时间询问需要多长时间询问需要多长时间 转给可以处理的人转给可以处理的人转给可以处理的人转给可以处理的人 集中精力，有效聆听集中精力，有效聆听集中精力，有效聆听集中精力，有效聆听 控制接听时间控制接听时间控制接听时间控制接听时间 留言电话留言电话留言电话留言电话34结束电话结束电话 在我走之前，还有什么需要讨论在我走之前，还有什么需要讨论在我走之前，还有什么需要讨论在我走之前，还有什么需要讨论的吗？的吗？的吗？的吗？我有一个电话要接，以后再回电我有一个电话要接，以后再回电我有一个电话要接，以后再回电我有一个电话要接，以后再回电给你行吗？给你行吗？给你行吗？给你行吗？进一步的问题可以下次再谈进一步的问题可以下次再谈进一步的问题可以下次再谈进一步的问题可以下次再谈 我得去开会了，老板在等我呢我得去开会了，老板在等我呢我得去开会了，老板在等我呢我得去开会了，老板在等我呢 我得走了，同事正招呼我呢我得走了，同事正招呼我呢我得走了，同事正招呼我呢我得走了，同事正招呼我呢35如何应付不速之客如何应付不速之客?秘书安排秘书安排秘书安排秘书安排 选择到对方办公室选择到对方办公室选择到对方办公室选择到对方办公室 不要坐下不要坐下不要坐下不要坐下 事先说明事先说明事先说明事先说明 婉拒婉拒婉拒婉拒“正在开会，谢绝打扰正在开会，谢绝打扰正在开会，谢绝打扰正在开会，谢绝打扰”36如何改善拖延的习惯如何改善拖延的习惯?工作计划工作计划工作计划工作计划贯彻完成贯彻完成贯彻完成贯彻完成定期检讨定期检讨定期检讨定期检讨化整为零化整为零化整为零化整为零37备忘录和宣传品放在电脑上重要联系人名单贴在电脑上电话机被纸张淹没了废纸溢出未清理废纸撒落在地上阅读文件塞入文档中被遗忘了文件数量在膨胀，却未随时更新文件柜中充斥着无关的资料整理文件-从清理办公桌开始38只打开正在使用的文件发函文件经常清理只保留当前的来函文件文件都是最新的最频繁使用的文档极易拿到电话伸手可及常用文档靠近办公桌无用的东西及时清除清理办公桌39处理文件处理文件紧急：立即处理紧急：立即处理紧急：立即处理紧急：立即处理不紧急：待处理不紧急：待处理不紧急：待处理不紧急：待处理 只摆放目前手头需要处理的文件只摆放目前手头需要处理的文件只摆放目前手头需要处理的文件只摆放目前手头需要处理的文件每天都清理，扔掉存档已处理文件每天都清理，扔掉存档已处理文件每天都清理，扔掉存档已处理文件每天都清理，扔掉存档已处理文件40如何有效进行会议如何有效进行会议?没必要不开会没必要不开会没必要不开会没必要不开会 电话会议电话会议电话会议电话会议 明确目的明确目的明确目的明确目的 必要的人参加、准时必要的人参加、准时必要的人参加、准时必要的人参加、准时 用日程安排，紧扣主题用日程安排，紧扣主题用日程安排，紧扣主题用日程安排，紧扣主题 控制讨论及进程控制讨论及进程控制讨论及进程控制讨论及进程 结论简单明了，措施可行结论简单明了，措施可行结论简单明了，措施可行结论简单明了，措施可行 书面记录、跟进行动书面记录、跟进行动书面记录、跟进行动书面记录、跟进行动41掌握时间管理要诀掌握时间管理要诀-开发时间领域开发时间领域42开发时间领域开发时间领域 提高阅读能力提高阅读能力提高阅读能力提高阅读能力 加强决策能力加强决策能力加强决策能力加强决策能力 使用工具使用工具使用工具使用工具 训练下属提高工作效率，授权训练下属提高工作效率，授权训练下属提高工作效率，授权训练下属提高工作效率，授权 定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康 增广见闻，拓宽视野增广见闻，拓宽视野增广见闻，拓宽视野增广见闻，拓宽视野 早起晚睡早起晚睡早起晚睡早起晚睡 根据个人的节律安排时间根据个人的节律安排时间根据个人的节律安排时间根据个人的节律安排时间43根据个人节律安排时间根据个人节律安排时间 记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的时间长度们持续的时间长度们持续的时间长度们持续的时间长度 将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰期力的高峰期力的高峰期力的高峰期 将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作 将不重要的工作放在精力低谷期将不重要的工作放在精力低谷期将不重要的工作放在精力低谷期将不重要的工作放在精力低谷期44要做什么？-可以不做？/可以授权？按先后排序轻重缓急？分配时间按计划行动自我约束评估工作及时间效益时间管理的步骤45时间管理一些值得注意的要点遵循遵循遵循遵循20/8020/8020/8020/80法则法则法则法则记住帕金森定律记住帕金森定律记住帕金森定律记住帕金森定律（Parkinsons LawParkinsons LawParkinsons LawParkinsons Law）把不太重要的事集中起来办把不太重要的事集中起来办把不太重要的事集中起来办把不太重要的事集中起来办避免将整块时间拆散避免将整块时间拆散避免将整块时间拆散避免将整块时间拆散4D4D4D4D原则原则原则原则464D原则 Do it nowDo it nowDo it nowDo it now（亲自做）（亲自做）（亲自做）（亲自做）：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。Delegate itDelegate itDelegate itDelegate it（授权）（授权）（授权）（授权）：学会授权，将能派出去的事尽量学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。Do it laterDo it laterDo it laterDo it later（稍后再办）（稍后再办）（稍后再办）（稍后再办）：把一些偏离目标的精神情绪把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。待有空时再去处理。DonDonDonDont do itt do itt do itt do it（丢掉不管）（丢掉不管）（丢掉不管）（丢掉不管）：把一些与目标无关的事，把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管无效益的事，应差的事丢掉不管47时间管理理论的发展 第一代：利用便条和备忘录第一代：利用便条和备忘录第一代：利用便条和备忘录第一代：利用便条和备忘录 第二代：强调日历与日程表第二代：强调日历与日程表第二代：强调日历与日程表第二代：强调日历与日程表 第三代：讲求优先顺序第三代：讲求优先顺序第三代：讲求优先顺序第三代：讲求优先顺序 第四代：以原则为重心，着眼第四代：以原则为重心，着眼第四代：以原则为重心，着眼第四代：以原则为重心，着眼个人计划，兼顾重要性和紧急个人计划，兼顾重要性和紧急个人计划，兼顾重要性和紧急个人计划，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进性，强调效果和效率齐头并进性，强调效果和效率齐头并进性，强调效果和效率齐头并进48 注重结果，注重结果，注重结果，注重结果，而不是注重忙忙碌碌。而不是注重忙忙碌碌。而不是注重忙忙碌碌。而不是注重忙忙碌碌。（Concentrate on results,not on being Concentrate on results,not on being busy busy）49行动计划行动计划找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动501.设立有挑战但可实现的目标2.设定所有工作的完成期限3.建立固定的日常工作模式4.在精力最充沛时做最用脑力的工作5.不要推迟你不喜欢但重要的事情6.不重要的事迟一点做7.分析你在时间管理方面的障碍8.确立你不希望被打扰的时间9.一次只做一件事10.如果你开始做一件事，尽可能做完它时间管理金科玉律5111.做好电话沟通的计划12.在工作效率低时做几次小休的安排13.用固定的时间/会议与下属讨论日常事宜14.有选择，要学会拒绝15.在同一地方收集你所有的想法16.定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法17.如不能确定你会做什么就避免带作业回家18.弄清问题才去做19.把事情做得足够好，避免过份的完美主义20.养成记笔记组织思路的习惯时间管理金科玉律（续）52马上行动！马上行动！学以致用53