关于行政单位加强内部控制的几点思考.pdf

财经论坛关于行政单位加强内部控制的几点思考朱 琳(江西省鄱阳县住房和城乡建设局江西 上饶)摘 要:新时期我国对单位内部控制要求愈来愈高强化社会组织内部控制已然成为自上而下的共识而行政单位作为该组织架构中的重要组成部分应该更加注重加强内控制度建设 从现代管理理论入手将“经济管理”作为单位内部控制的落脚点有效减少违法违纪行为有助于单位提高自身风险防控能力 基于此文章主要围绕内部控制的相关概述分析该项工作在单位实际实施过程中现存的问题依据相关问题深入探究其缘由并制订有效的解决方法关键词:行政单位内部控制思考中图分类号:.文献标识码:文章编号:()():.“”.:引言单位内部控制活动涉及面较广涵盖各类经济活动由于单位的资金来源主要是国家财政资金内部控制质量会直接影响国有资产的使用情况从而影响单位的社会权威性和影响力降低单位的社会服务能力 因此单位需强化全员内部控制意识调动工作人员参与该项工作的积极性为其树立正确的内部控制意识 优化现有的内部控制制度为该制度搭建“设计执行评价报告”的框架体系在该体系中不断融入佐证资料库、在线填报等信息技术提高内部控制报告的填报质量与效率有效避免内部资金浪费与损失避免出现内部控制活动形式化问题让单位内部控制执行朝着留痕化、信息化方向发展 内部控制的相关概述.内涵内部控制主要是指单位为实现内部经营、管理目标为保障资产使用安全、完整保证财务信息准确、有效开展的一系列评价内部实行效果对该类活动进行优化、调整、控制等方法的总称 单位在开展内部控制工作时需优化内部环境对各环节现存的风险关键点进行动态管控 内部控制人员还需对各项内部控制活动进行内部审计保障内控机制有效执行提高单位内部控制效率为管理层制订战略决市场周刊策提供内部控制依据.原则其一适应性原则 单位所开展的内部控制工作需与自身风险承受能力、组织规模等相适应在综合考量内外环境情况、单位战略目标等因素的基础上对内部控制制度进行适应性调整其二成本效益原则 虽然部分单位开展的内部控制工作并未以经济效益为核心但是在业务环节应该遵循成本效益原则在开展内部控制工作时要以成本控制为关键点尽可能地实现降本增益的目标其三全面性原则 单位在实施内部控制活动时要站在全局的角度去考量各个方面因素对现有的经济活动、业务流程实施全面性掌控针对一些关键点需加大管控力度其四制衡性原则 内部控制活动的开展需以制衡为核心单位需对内部组织架构进行优化明确不同层级、不同部门的岗位职责优化业务流程遵循不相容岗位相分离的原则使得部门之间、岗位之间形成相互制约、相互监督的局面 尤其是针对经济活动的开展需要两个相互制约的部门进行该项工作保障经济活动有效开展 在相互制衡的局面下实施内部控制活动才能不断强化单位抗风险能力提升其管理水平 行政单位加强内部控制建设的重要意义其一有助于保证会计信息质量提高 单位在实施内部控制制度后内部各部门工作人员都需严格按照该制度执行各项工作为财务工作的有序开展提供制度保障确保账实相符 随着新政府会计准则的落实财务部门与其他部门的联系更为紧密尤其是在内部控制制度的推动下内部各部门之间实现信息互通互联为财务部门提供更加精准、及时、有效的数据有效避免信息传递有碍、信息壁垒造成的会计信息失真问题其二有助于保障内部资金使用安全 实施内部控制的基本目标是保障内部各项经济活动资金使用安全便于单位更快地适应现代化财务管理需求保障国家财政的使用满足制度要求始终维持资金使用方向与单位发展目标一致避免出现随意更改资金项目、先使用预算资金后申请等行为确保各项资金使用稳定、透明和安全有效降低资金使用风险 单位制订的内部控制制度需遵循现行相关法律规则依据国家财政相关要求建设完善的内部控制体系为各项经济活动的使用提供制度保障其三有助于单位加强反腐建设 在实施内部控制时以国家反腐倡廉准则为基准开展内部控制活动避免各部门出现公款挪用、贪污等行为 部分单位的个别部门都是以自主执行为主资金使用过程较为随意内部控制效果不佳 在该种情况下加强内部控制的建设为各项活动的开展制订完善的监督机制、评估机制有利于对内部控制建设质量实现动态评估依据评估结果不断调整内部控制活动从源头杜绝出现违法违规行为 单位还需加大内部审计力度对单位内部控制制度的可行性、有效性进行审查与评价同时还需对各部门执行内部控制情况进行审查与评价将内部控制制度有效落实提升单位内部控制水平 分析行政单位加强内部控制存在的问题.全员内部控制意识较为淡薄全员参与性不足单位管理层以及基层员工对内部控制的认识缺乏全面性由于认识不足使得内部控制的建设出现诸多问题 管理层未能意识到内部控制的重要性在日常经营管理过程中依然采用传统的管理模式致使出现各种问题 尤其是在单位经营规模以及范围不断扩大的背景下内部控制涉及的领域越来越广泛涵盖的内容十分烦冗如果单位不能充分意识到内部控制的重要性会造成单位内部控制混乱建设不彻底员工参与积极性不高严重影响单位良好发展.缺乏完善的内部控制制度内部控制效果不佳目前虽然部分单位都设有相对科学的内部控制制度体系但是该制度的大部分内容与单位内部各项经济活动、实际工作联系性不强 部分单位的制度甚至是直接照搬大型国有企业的内部控制制度使得制度与实际匹配度不高严重抑制内部控制效率 如所设置的人资规划制度、岗位晋升机制、监财经论坛督机制、审计核算等制度都缺乏合理性 由于制度的缺失各部门在执行内部控制工作时缺乏制度保障使得内部控制效果不佳同时也抑制各部门的协调性一旦发生问题则会出现各部门互相推卸责任、互相扯皮的情况 此外单位所配套的管理制度在设计时未能综合考量单位实际的业务性质、业务流程等因素内部控制所能发挥的作用十分有限最终使内部控制制度流于形式.风险防控能力较弱容易出现运营危机现阶段部分单位在开展内部控制工作时基本都是运用无纸化办公设备设有较为完善的线上平台以及相关信息系统能够实现对内部各项经济活动的实时监控保障数据往来之间及时和准确 信息时代的到来虽然为单位管理带来各种便利但是也存在着不容忽视的风险 信息时代背景下外部环境形势十分复杂这对内控人员的专业水平要求较高需要其对市场情况以及行业信息进行深入分析为单位及时规避各项经营风险奠定基础 然而部分单位现阶段的内部控制人员并不具备较高的风险防控能力对互联网信息了解较少无法熟练地使用大数据分析等信息技术工具 并且部分单位所构建的风险防控机制未能突出信息的公开化、透明化无法保障内部控制工作的有序进行 一旦出现各种风险单位无法及时应对造成运营危机的出现.信息化建设水平较低内部控制缺乏技术支持虽然当前是信息化时代部分单位已经意识到信息技术的重要性但是由于信息化建设所需投入的资金较大专业性较高使得部分单位信息技术处于相对滞后的阶段 所建设的预算信息系统依然是以事后控制为主对事前预防、事中控制等方面涵盖较少 内部各部门之间信息传递有碍系统之间无法实现有效衔接缺乏完善的信息沟通机制内部各部门信息公开不透明等问题 优化行政单位内部控制的有效策略.加大宣传力度强化全员内部控制意识内部控制的有效建设需单位管理层以及基层员工的大力支持充分意识内部控制工作的重要性其一加大宣传力度 单位可通过线上、线下的方式为全体员工做好内部控制的宣传活动在线下可通过召开内部控制建设启动大会、专题培训、标语宣传等方式为管理层以及基层员工宣传内部控制建设的相关内容确保该项内容在宣传时要全面覆盖所有工作人员不断强化不同层级人员对内部控制建设的认同感为其树立正确的内部控制建设意识 线上可通过内部互联网平台定期发布内部控制建设的相关内容通过潜移默化的影响使全员都能充分意识到该项工作的重要性其二管理层要充分发挥自身管理作用以身作则主动参与理论知识的学习充分意识到全面落实从严治党的核心内容是内控建设并且该项工作亦是党风廉政建设的要求是提升内部管理水平、规范干部职工工作行为的有效方式因此需将内部控制工作全面落实到经营管理的全过程.健全内部控制制度明确岗位职责制订完善的配套制度是保障内部控制工作有序开展的重要基础因此单位在制订内部控制制度时需对每个环节有针对性地设计明确各个主体的职责才能起到规范管理流程、业务流程的作用推动单位各项经济活动效益与价值的最大化 在编制过程中需依据内部实际情况在综合考量内部各项因素、国家相关政策法规的基础上突出量体裁衣的特征确保该制度能具有一定的指导性、适用性、灵活性 在具体的实施过程中主要从整体逐步向局部进行在综合内部实际情况的基础上主要从内部控制、业务控制两个方面对内部控制制度进行调整其一从内部控制入手 单位需重新梳理各部门职责、控制措施、管理流程、业务流程等激发职工工作的积极性使其有更多的精力投入岗位工作中充分发挥内部控制的作用突出内控制度运营的有效性 对制度执行过程实施实时监控及时发现潜在问题结合反馈结果不断优化内部控制制度其二从业务控制入手 单位在开展资产管控时尝试从日常控制着手对流动资产、固定资产、无形资产进行全方位管理细化各部门、岗位人员的职责权限针对一些关键环节如固定资产的购置、资产的使用、处置等环节要重点管控主要采用归口方市场周刊式进行资产管理明确资产使用人的权责.提高单位抗风险能力有效降低运营风险单位在建设内部控制体系时需重视对运营、管理、财务等风险的防控能力这要求单位需对经济市场的变化趋势以及行业政策十分了解在综合各方面因素后采用有效的方式对内部各项经济活动中的风险关键点进行预测与防控 一方面保障内部经济活动往来的高效率、高质量另一方面亦是降低各类风险对单位造成的不利影响 在实际开展中内部控制人员需对行政监督、审计等工作进行实时监督与动态预警加强财务部门与其他部门的联系为各部门搭建线上内部控制系统便于内部控制人员及时行使审核、监督职权 除此之外单位还需加大对内部控制人员的培训力度使其充分了解单位所处的行业规定以及内部战略管理方法将该类内容融入内部控制体系细则中 例如针对行业政策变化内部控制人员需重点关注单位所对接各个项目的合同加强合同管理及时扫描各类纸质合同生成电子版便于内部控制人员及时查看和管理 业务人员在签署合同之前内部控制需对合同内容以及合同方的权责等方面进行深入考察综合考量合同方经营情况、信誉等级等内容有效规避出现合同风险合同双方发生权责纠纷等问题.加强信息化建设提高内部控制效率其一单位需积极引进先进的信息技术、互联网技术为其搭建内部控制数据平台实现内部各部门信息的互联互通 同时借助信息技术实现对预算、资金支出、采购管理、资产等内容的整合将单位各项经济活动的风险点从“人控”转向“机控”避免人为操作造成的失误为有效实施内控制度提供技术保障其二在信息系统中将财务、预决算、政务信息实现互通为单位生成内部控制报告有利于单位利用信息公开实现对内控执行状况的监督与约束 搭建内控信息沟通平台保障内部各项数据的实时传递便于单位工作人员动态化掌控职责范围内的资金运转活动分析各部门预算的规划以及各部门考核指标的执行情况有效防范人为风险提升内部控制水平其三单位管理层需重视信息化建设加大对该方面的人力、物力、财力的投入力度同时还需做好信息技术专业人才的培养工作强化其专业水平能定期为单位信息系统进行升级与维护保障信息系统的稳定性、安全性避免出现信息失窃、系统瘫痪等情况 结论总而言之单位内部开展内部控制工作不仅有利于提升单位内部管理水平也有利于高质量地履行自身社会服务职能推动单位持续发展 因此单位管理层需重视内部控制工作通过线上、线下结合的方式在单位内部宣传内部控制相关内容引导全员树立正确的内部控制意识 单位综合考量各方面因素后在遵循适应性、成本效益、全面性等原则的基础上制订科学合理的内部控制制度为不同级别、不同岗位制订清晰明了的岗位职责 将信息技术与内部控制结合实现对内部各项经济活动的实时监控尤其是针对一些风险关键点要加强管控有效降低内部经营、管理风险提高单位预防风险的能力参考文献:苏华琪.行政事业单位内部控制制度建设问题及其对策探讨.老字号品牌营销():.杨利红.事业单位内部控制体系存在的问题与对策.学园():.石毓.事业单位内部控制建设存在的问题及改进路径分析.质量与市场():.孙扬乐.行政事业单位内部控制制度的建设.行政事业资产与财务():.刘云.事业单位内部控制体系建设及优化路径探析.质量与市场():.王源.事业单位内部控制问题及对策研究.行政事业资产与财务():.作者简介:朱琳女汉族江西鄱阳人江西省鄱阳县住房和城乡建设局研究方向:财务管理分析全面预算管理