上市公司董事离职及聘任程序总结.doc

I董事离职程序一、概述：我根据相关法规的描述，董事辞职有以下程序可循，董事分为独立董事和非独立董事，辞职原则为：1.董事辞职应向董事会提交书面辞职报告（上市公司章程指引（2006年修订）规定）。（1）董事、监事和高级管理人员应当在辞职报告中说明辞职时间、辞职原因、辞去的职务、辞职后是否继续在上市公司任职（如继续任职，说明继续任职的情况）等情况。辞职原因可能涉及公司或其他董事、监事、高级管理人员违法违规或不规范运作的，提出辞职的董事、监事和高级管理人员应当及时向本所报告（深圳中小板规定）；（2）董事因任期届满离职的，应向上市公司董事会提交离职报告，说明任职期间的履职情况，移交所承担的工作。2.若董事辞职不会导致“公司董事会低于法定人数”、“职工代表监事辞职导致职工代表监事人数少于监事会成员”（深交所主板、中小板规定）、“独立董事辞职导致独立董事人数少于董事会成员的三分之一或独立董事中没有会计专业人士”（深交所主板、中小板规定），则董事的辞职自辞职报告送达董事会或监事会时生效（未提及交由股东大会审批）；3.若董事辞职导致上述情形发生，则辞职报告应当在下任董事或监事填补因其辞职产生的空缺后方能生效。在辞职报告尚未生效之前，拟辞职董事或监事仍应当按照有关法律、行政法规和公司章程的规定继续履行职责。出现第一款情形的，上市公司应当在二个月内完成补选（深交所主板、中小板规定）。如因董事的辞职导致公司董事会低于法定最低人数时，在改选出的董事就任前，原董事仍应当依照法律、行政法规、部门规章和本章程规定，履行董事职务（公司法、上市公司章程指引（2006年修订）规定）。4. 董事可以在任期届满以前提出辞职。董事辞职应向董事会提交书面辞职报告。董事会将在2日内披露有关情况（上市公司章程指引（2006年修订）规定）；董事非因任期届满离职的，除应遵循前款要求外，还应在离职报告中专项说明离职原因，并将离职报告报上市公司监事会备案。离职原因可能涉及上市公司违法违规或者不规范运作的，应具体说明相关事项，并及时向本所及其他相关监管机构报告（上海证券交易所上市公司董事选任与行为指引规定）；董事任期届满未及时改选，在改选出的董事就任前，原董事仍应当依照法律、行政法规、部门规章和本章程的规定，履行董事职务（上市公司章程指引（2006年修订）规定）。5. 董事辞职生效或者任期届满，应向董事会办妥所有移交手续，其对公司和股东承担的忠实义务，在任期结束后并不当然解除，在本章程规定的合理期限内仍然有效。注释：公司章程应规定董事辞职生效或者任期届满后承担忠实义务的具体期限。（上市公司章程指引（2006年修订）规定）6.关于独立董事的特别规定：（1）独立董事在任期届满前可以提出辞职。独立董事辞职应向董事会提交书面辞职报告，对任何与其辞职有关或其认为有必要引起公司股东和债权人注意的情况进行说明。如因独立董事辞职导致公司董事会中独立董事所占的比例低于本指导意见规定的最低要求时，该独立董事的辞职报告应当在下任独立董事填补其缺额后生效。（2）独立董事在任期内辞职或被免职的，独立董事本人和证券公司应当分别向公司注册地及主要办事机构所在地中国证监会派出机构和股东会提供书面说明。二、法规中的规定：（一）公司法规定：1.股东大会的职权：2、选举和更换非由职工代表担任的董事、监事，决定有关董事、监事的报酬事项。2如因董事的辞职导致公司董事会低于法定最低人数时，在改选出的董事就任前，原董事仍应当依照法律、行政法规、部门规章和本章程规定，履行董事职务。（二）上市公司章程指引（2006年修订）规定：1董事任期从就任之日起计算，至本届董事会任期届满时为止。董事任期届满未及时改选，在改选出的董事就任前，原董事仍应当依照法律、行政法规、部门规章和本章程的规定，履行董事职务。董事可以由经理或者其他高级管理人员兼任，但兼任经理或者其他高级管理人员职务的董事以及由职工代表担任的董事，总计不得超过公司董事总数的1/2。2董事可以在任期届满以前提出辞职。董事辞职应向董事会提交书面辞职报告。董事会将在2日内披露有关情况。如因董事的辞职导致公司董事会低于法定最低人数时，在改选出的董事就任前，原董事仍应当依照法律、行政法规、部门规章和本章程规定，履行董事职务。除前款所列情形外，董事辞职自辞职报告送达董事会时生效。3董事辞职生效或者任期届满，应向董事会办妥所有移交手续，其对公司和股东承担的忠实义务，在任期结束后并不当然解除，在本章程规定的合理期限内仍然有效。注释：公司章程应规定董事辞职生效或者任期届满后承担忠实义务的具体期限。4独立董事在任期内辞职或被免职的，独立董事本人和证券公司应当分别向公司注册地及主要办事机构所在地中国证监会派出机构和股东会提供书面说明。（三）关于在上市公司建立独立董事制度的指导意见规定：1独立董事在任期届满前可以提出辞职。独立董事辞职应向董事会提交书面辞职报告，对任何与其辞职有关或其认为有必要引起公司股东和债权人注意的情况进行说明。如因独立董事辞职导致公司董事会中独立董事所占的比例低于本指导意见规定的最低要求时，该独立董事的辞职报告应当在下任独立董事填补其缺额后生效。（四）深圳证券交易所主板上市公司规范运作指引/深圳证券交易所中小企业板上市公司规范运作指引规定：1 董事、监事和高级管理人员辞职应当提交书面辞职报告。除下列情形外，董事、监事和高级管理人员的辞职自辞职报告送达董事会或监事会时生效：（1）董事、监事辞职导致董事会、监事会成员低于法定最低人数；（2）职工代表监事辞职导致职工代表监事人数少于监事会成员的三分之一；（3）独立董事辞职导致独立董事人数少于董事会成员的三分之一或独立董事中没有会计专业人士。在上述情形下，辞职报告应当在下任董事或监事填补因其辞职产生的空缺后方能生效。在辞职报告尚未生效之前，拟辞职董事或监事仍应当按照有关法律、行政法规和公司章程的规定继续履行职责。出现第一款情形的，上市公司应当在二个月内完成补选。（五）深圳证券交易所中小企业板上市公司规范运作指引规定：1. 董事、监事和高级管理人员应当在辞职报告中说明辞职时间、辞职原因、辞去的职务、辞职后是否继续在上市公司任职（如继续任职，说明继续任职的情况）等情况。辞职原因可能涉及公司或其他董事、监事、高级管理人员违法违规或不规范运作的，提出辞职的董事、监事和高级管理人员应当及时向本所报告。（六）深圳证券交易所创业板股票上市规则规定：1.上市公司出现下列情形之一的，应当及时向本所报告并披露：（7） 公司董事长、经理、董事（含独立董事）或者三分之一以上的监事提出辞职或者发生变动；。（七）上海证券交易所上市公司董事选任与行为指引规定1. 董事因任期届满离职的，应向上市公司董事会提交离职报告，说明任职期间的履职情况，移交所承担的工作。董事非因任期届满离职的，除应遵循前款要求外，还应在离职报告中专项说明离职原因，并将离职报告报上市公司监事会备案。离职原因可能涉及上市公司违法违规或者不规范运作的，应具体说明相关事项，并及时向本所及其他相关监管机构报告。三、附网上搜得某论坛分析：“我国公司法虽然对公司董事、监事选举和替换作出规定，但对其辞职缺没有明确规定，以至于在公司治理实践中出现了一些问题。我国公司治理实践中主要有两种董事辞职程序，一种认为，董事的辞职报告送达董事会时，董事的职务即解除；另一种观点认为，董事的辞职申请需经股东大会通过，董事的职务才能解除。本文依据民法和公司法的基本原理对此问题试做探讨。一、股东大会与董事、监事的关系根据公司法规定，股东大会是公司权力机关，有权选举和更换董事和由股东代表担任的监事。这些董事和监事都是由股东大会选举和更换，根据法律和公司章程的规定履行职责，它们与股东大会关系的性质是相同的。公司和董事的关系属于何种性质，向来有不同主张。现代大陆法系国家认为股东大会与董事之间的关系是民法上的委任关系，而不是代理关系。股东大会是代表公司与董事建立、解除这种委任关系的机关。股东的选任行为与被选任人的承诺表示构成两者之间的委任关系，后者处于受任人的地位。所谓委任，指当事人约定一方委托他方处理事务，它方承诺处理的契约。这种委任关系，与其他委任契约有别，它仅依股东大会的选任决议和董事答应任职而成立。委任关系的特点之是，委任是当事人信赖的基础，委任人和受任人都对这种信赖关系的建立和存续负有义务。委任关系是一种合同关系，除公司法的有关规定适用于股东大会与董事的关系外，合同法的有关规定对之仍有适用余地。我国现行合同法规定的委托合同就是委任合同。根据我国公司法的规定，监事会由股东代表和适当比例的公司职工代表组成。监事会中的职工代表由公司职工民主选举产生，与股东大会没有法律关系。职工代表担任的监事与职工大会或职工代表大会大关系是委任合同关系。三、辞职程序 根据我国合同法第96条规定，解除合同应当以通知的方式作出，合同自通知到达对方时解除。因此，只需要解除权人单方的意思表示就可以把合同解除，该意思表示到达相对人时发生合同解除的效力。董事、监事等辞职时，只需要将辞职报告送达相对人，即可以辞去相应的职务。由于董事、监事与相对人的关系不同，因此辞职的程序也就有一些差异。 （一）董事辞职程序 董事与股东大会之间是委托合同关系，董事辞职就是与股东大会解除委托合同，因此，应当将解除合同的通知（辞职报告）送达股东大会。 由于股东大会不是常设机关，需要由董事会召集股东大会会议，将董事辞职的议案提交股东大会。董事会需要知道董事辞职的意思表示，才能做出董事会决议，召集股东大会决议，并将该董事的辞职通知作为议案提交股东大会。因此，辞职董事应当辞职通知交给董事会，由董事会向股东大会提交。但是，董事会不是董事与股东大会之间委托合同关系的相对人，将辞职通知送达董事会不发生董事辞职的后果。我国公司治理实践中两种主要董事辞职程序都有一定问题。 董事的辞职通知送达董事会时，董事的职务即解除的做法来源于1997年12月中国证监会发布的上市公司章程指引及其解释。上市公司章程指引第八十六条规定，“董事可以在任期届满以前提出辞职。董事辞职应当向董事会提交书面辞职报告”。对于董事向董事会提交辞职报告的后果，上市公司章程指引章程没有进一步规定。有关部门对此解释为，辞职报告提交给董事会即日生效，董事的职务解除。众多的上市公司以此为据进行操作，将辞职报告提交给董事会应当是在董事会会议上宣读该辞职报告，但一些公司仅仅把董事将辞职报告交给董事长或董事会秘书就产生了董事辞职的效力。从理论上说，董事将辞职报告提交董事会确实产生了法律效力，但其效力不是董事的职务解除，因为董事只有将辞职的通知送达股东大会时才可以解除合同，而股东大会行使权力的方式是股东大会会议，决定董事变动的权利是专属于股东大会的权利，是一种法定的权利。董事提交辞职报告的行为是法律行为，依法具有法律效力，其到达董事会的法律效力表现在两个方面，一是立即对该董事产生法律约束力，该董事不得再撤回或撤销该意思表示，同时，该意思表示的效力是确定的，不得附有条件或期限，以免置公司于不确定状态；二是董事会接到该辞职报告后，应当立即着手依法定程序召集股东大会会议，将该董事的辞职报告作为股东大会会议的提案，同时，董事会也可以提名新的董事人选，在辞职董事的职务解除后向股东大会提出。董事的辞职申请需经股东大会通过，董事的职务才能解除的做法来源于我国计划体制下的传统做法。在计划经济体制之下，干部、职工与单位之间是一种行政隶属关系，是一种管理与被管理的关系，干部、职工辞职必须经过单位同意，否则，就是擅自离职。上市公司章程指引第八十九条规定的“任职尚未结束的董事，对因其擅自离职使公司造成的损失，应当承担赔偿责任”就体现了这种思想。在现代公司治理结构上，董事会与股东大会之间的关系是一种委任关系，选任者和被选任者之间不具有行政法上的隶属地位，股东大会不是董事的上级。这种做法实质上剥夺了董事的任意解除合同权，限制了董事的辞职自由，也不利于公司的高效运行。试想，如果一名董事对公司失去了信任，提出辞职而不获得批准，该董事还能够尽心尽责为公司的事业工作，还能够忠于公司吗？实际上，这种做法混淆了两种解除合同的方式。合同解除可以分为协议解除和单方解除，在没有单方解除权时，合同一方当事人要解除合同必须与对方协商并经对方同意，如果不经对方同意就不履行合同义务，是违约行为，应当承担违约责任；在合同一方当事人享有解除权时，可以直接行使解除权将合同解除，而不需要对方同意，对方只能承受合同解除的后果。基于委托合同关系，董事享有辞职权，其辞职不需要股东大会表示同意，只需要股东大会接收到董事辞职的意思表示，董事的职务即解除。在实践中，尚未发生董事辞职未获批准的情形，因此，这种做法在效果上与董事行使辞职权没有多大差异。 就目前这两种做法来说，第二种做法对公司的稳定运营更有利一些，与理论上的辞职程序也更接近一些。 在特定情况下，基于特定的目的，法律或章程也可以对董事辞职的自由予以适当限制，。例如上市公司章程指引第八十七条规定“如因董事的辞职导致公司董事会低于法定最低人数时，该董事的辞职报告应当在下任董事填补因其辞职产生的缺额后方能生效”。其目的在于维持公司的正常运行。但是，对董事辞职自由的限制应当是有限度的，不能为了限制该董事的辞职而无限期的不选任替任董事。”II聘任董事程序一、总结：关于董事的聘任，法规中的描述偏向于董事的任职资格。一般董事的任职资格可参见上市公司章程指引（2006年修订）相关规定，包括：“董事资格：有以下情形的，不得担任股份有限公司的董事：（1）元民事行为能力或限制民事行为能力者；（2）因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产罪和破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚，执行期满未逾5年，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾5年；（3）担任破产清算的公司、企业的董事或厂长、经理，并对该公司、企业的破产负有个人责任的，自该公司、企业破产清算完结之日起未逾3年；（4）担任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人，并负有个人责任的，自该公司、企业被吊销执照之日起未逾3年；（5）个人所负数额较大的债务到期未清偿。”以及上海证券交易所上市公司董事选任与行为指引“（1）近三年未受中国证监会行政处罚；（2）近三年未受证券交易所公开谴责或两次以上通报批评；（3）未处于被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事的期间。”而独立董事的任职资格可参见关于在上市公司建立独立董事制度的指导意见的描述。关于董事的聘任程序，相关法规中未能找到合适的描述，仅于公司法中获取“股东大会选举董事、监事，可以依照公司章程的规定或者股东大会的决议，实行累积投票制。累积投票制是指股东大会选举董事或者监事时，每一股份拥有与应选董事或者监事人数相同的表决权，股东拥有的表决权可以集中使用”。上市公司公告亦未见较为细致的描述。二、法规中的规定：（一）公司法规定：1股东大会的职权：选举和更换非由职工代表担任的董事、监事，决定有关董事、监事的报酬事项。2.股东大会选举董事、监事，可以依照公司章程的规定或者股东大会的决议，实行累积投票制。累积投票制是指股东大会选举董事或者监事时，每一股份拥有与应选董事或者监事人数相同的表决权，股东拥有的表决权可以集中使用（二）上市公司章程指引（2006年修订）：1.董事资格：有以下情形的，不得担任股份有限公司的董事：（1）元民事行为能力或限制民事行为能力者；（2）因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产罪和破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚，执行期满未逾5年，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾5年；（3）担任破产清算的公司、企业的董事或厂长、经理，并对该公司、企业的破产负有个人责任的，自该公司、企业破产清算完结之日起未逾3年；（4）担任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人，并负有个人责任的，自该公司、企业被吊销执照之日起未逾3年；（5）个人所负数额较大的债务到期未清偿。违反本条规定选举、委派董事的，该选举、委派或者聘任无效。董事在任职期间出现本条情形的，公司解除其职务。（三）上海证券交易所上市公司董事选任与行为指引1. 第八条 董事候选人除应符合公司法的相关规定外，还应符合下列要求：（1）近三年未受中国证监会行政处罚；（2）近三年未受证券交易所公开谴责或两次以上通报批评；（3）未处于被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事的期间。以上期间，按拟选任董事的股东大会召开日截止起算。2.第十条 董事候选人应在审议其选任事项的上市公司股东大会上接受股东质询，按照本指引第十六条的要求全面披露本人及其近亲属是否与上市公司存在利益往来或者利益冲突，承诺善尽职守，并应在任职后向本所提交董事声明及承诺书。（四）上市公司治理准则1.第一节 董事的选聘程序第二十八条 上市公司应在公司章程中规定规范、透明的董事选聘程序，保证董事选聘公开、公平、公正、独立。第二十九条 上市公司应在股东大会召开前披露董事候选人的详细资料，保证股东在投票时对候选人有足够的了解。第三十条 董事候选人应在股东大会召开之前作出书面承诺，同意接受提名，承诺公开披露的董事候选人的资料真实、完整并保证当选后切实履行董事职责。第三十一条 在董事的选举过程中，应充分反映中小股东的意见。股东大会在董事选举中应积极推行累积投票制度。控股股东控股比例在30以上的上市公司，应当采用累积投票制。采用累积投票制度的上市公司应在公司章程里规定该制度的实施细则。第三十二条 上市公司应和董事签订聘任合同，明确公司和董事之间的权利义务、董事的任期、董事违反法律法规和公司章程的责任以及公司因故提前解除合同的补偿等内容。2.第二十条 控股股东对上市公司董事、监事候选人的提名，应严格遵循法律、法规和公司章程规定的条件和程序。控股股东提名的董事、监事候选人应当具备相关专业知识和决策、监督能力。控股股东不得对股东大会人事选举决议和董事会人事聘任决议履行任何批准手续；不得越过股东大会、董事会任免上市公司的高级管理人员。3. 公司章程应规定规范、透明的董事选聘程序。董事会成员中可以有公司职工代表，公司章程应明确本公司董事会是否可以由职工代表担任董事，以及职工代表担任董事的名额。董事会中的职工代表由公司职工通过职工代表大会、职工大会或者其他形式民主选举产生后，直接进入董事会。