烟酒管理规定.doc

烟酒管理规定

总则
第一条  为进一步满足公司日常招待工作的需要，加强招待用烟酒采购、保管、领用、使用过程中的管理工作，堵塞漏洞，减少不合理支出，从而降低招待成本，特制订本规定。
第二条  本规定中的烟酒是指公司采购的用于业务公关和招待的香烟、白酒、红酒。其使用范围为：
1、用于上级主管单位、政府部门到我公司检查指导工作，以及兄弟单位之间的因公接待。
2、用于公司组织和承办的各类活动的招待；
3、用于业务公关方面的招待；
4、用于各部门对外工作的必要招待。
第三条 公司烟酒由行政部负责管理。采用内部回避管理，采购人不得兼任保管，保管人不得自己领用。如遇特殊情况需报总经理核准。

采购及报销
第四条 烟酒采购工作由行政部司机负责采购。行政部经理对采购工作进行监督，确保采购烟酒的质量合格、价格合理。考核部进行考核。
第五条 由行政部经理根据上月烟酒领用和库存情况，于每月5日前提出采购计划，并填写《烟酒采购申请表》，交予总经理批示。
烟酒每月的大致库存情况可参考如下：
苏烟为10条
鄂尔多斯烟为6条
软中华为10条
双开国缘为5箱
熊猫烟为6条
四开国缘为5箱
铂金苏烟为6条
飞天茅台53°为2箱 
第六条 采购人需要每六个月对烟酒市场进行市场调查，并于每年1月，7月的第二个星期向行政部经理提供三个及以上烟酒供应商的信息，由行政部经理挑选其中一家作为公司烟酒供应商。如采购人未按期进行研究的市场调查随意选择供应商，罚款100元/次。
第七条 采购人根据《烟酒采购申请表》于三个工作日内采购公务接待烟酒。逾期未能采购者罚款30元/次。
第八条 各部门临时性采购提出采购申请，申请人必须填写《烟酒采购申请表》，并交由部门经理及总经理批示。如遇特殊情况表单未能直接签字，必须持有总经理的短信批复，方可采购。申请人需后补《烟酒采购申请表》。如至当月底表单仍未补签者，罚款80元/次。特殊情况时间较长，可写情况说明交予总经理特批。
第九条 采购回来的烟酒必须当天入库，并获取保管人开具的《入库单》。如遇特殊情况，保管人不在或无法返回公司，采购人对已经采购但未入库的烟酒负保管责任，遗失或损坏都由采购人负责赔偿。
第十条 采购人持《烟酒采购申请表》、《入库单》、烟酒发票申请报销，财务部走正常报销流程。临时性采购，未能入库直接使用，需要填写烟酒使用情况说明，并交予总经理批示后，凭《烟酒采购申请表》及烟酒发票方可申请报销。

保管
第十一条 行政部专员负责烟酒保管工作。行政经理对保管工作进行监督，确保帐实相符。
第十二条 烟酒保管人员必须建立烟酒台账，烟酒入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量等，做到账物相符。保管人应每半个月定期进行账物盘查。行政部经理应不定期进行盘查，并至少每一个半月参与一次定期盘查。如未按期盘查者保管人罚款30元/次，行政经理80元/次。
第十三条 采购人采购回烟酒后凭《烟酒采购申请表》入库，保管人认真清点核实数量，品类，生产日期后，开具《入库单》，一式三份，保管人一份，采购人一份，备存一份（月底汇总交予财务经理留存三年备查）。入库单编号必须连续，不跳号。如遇跳号，对保管人处50元/次罚款。
第十四条 采购回的烟酒堆放整齐，防霉防潮。烟酒需要按照保质日期依次排放，领用时依次发放。以保证烟酒的品质。对于临期烟酒应至少在临期前1个月向行政经理提出。由行政经理填写烟酒使用情况说明向总经理汇报解决处理。如临期未向行政经理汇报，保管人负保管责任，罚款50元/件，并由总经理助理和考核部经理共同了解其情况并根据过期烟酒的价格，会议确定赔偿比例。
第十五条 烟酒领用出库需凭《烟酒领用单》。如遇特殊情况领用人未能取得《烟酒领用单》需要填写烟酒使用情况说明，持总经理的短信批复方可领 用，领用人须后补《烟酒领用单》。如至当月底表单仍未补签者，罚款80元/次。特殊情况时间较长，可写情况说明交予总经理特批。
第十六条 保管人每月月末将《烟酒领用单》汇总，提交行政部经理。以便行政部了解烟酒使用及需求情况，及时调整及编写采购计划。
第十七条 保管人换岗或离岗时，应将账物盘点清楚，随入库单、烟酒台账一并移交下任专管人员。保管人因其他原因不在时，应由行政部经理代管，在专管人员到岗后立即与代管人员核查账物，以免出现账物不符。在代管期间的一切责任，都由代管人员负责。
第十八条 在保管期间内如遇帐物不符的情况，处理办法如下
1、在保管人日常盘点中发现账物不符，并及时向上级汇报经，行政部经理与考核部经查实，未能明确责任人的，保管人按照遗失烟酒的50%赔偿。
2、由行政经理盘查发现账物不符的，经考核部和人力资源部查实，未能明确责任人的，保管人按遗失烟酒的80%赔偿。
3、经发现擅自拿取烟酒者，按拿取烟酒市价的2倍作为罚款。且公司保留对其辞退的权利。

领用
第十九条 烟酒的领用由需要申领烟酒的部门经办人提出申请，并完整填写《烟酒领用单》，经由部门经理签字，行政部经理审核，总经理审批。方可领用。
第二十条 烟酒的级别分类：
品名
价格区间
级别
品名
价格区间
级别
白酒
（瓶）
150以内
A
香烟
（条）
400以内
A
150-300（不含300）
B
400-550（不含550）
B
300-450（不含450）
C
550-700（不含700）
C
450-600（不含600）
D
700-850（不含850）
D
600-1000（不含1000）
E
850-1000（不含1000）
E
1000以上
F
1000以上
F
（注：1、由于红酒不为常用酒，且保质期较短，一般不做库存和级别区分，有需要可申请临时采购，部门经理负责审核，总经理审批。
2、以上标准由行政部经理按照国家物价进行适时调整。100元以内行政部直接签调下发，高于100元由总经理审批。）
第二十一条 烟酒领用参考标准
招待对象
级别
备注
公司员工活动
A
特殊情况经使用部门经理审核，按高级别领用烟酒。并由总经理审批。
上级单位指派人员及合作单位科员
B
招投办及招管办科级人员及客户的科级人员
C
重点客户的关键人
D
政府局级以上领导（含局级）
E
F

使用
第二十二条 领用人领用的烟酒必须依照《烟酒领用单》上的使用情况如实使用，领用部门经理对使用情况进行监督审核。如与实际情况有出入，需要依照实际情况补充出具烟酒使用情况说明，并交予部门经理，行政部经理及总经理签字。
第二十三条 领用的烟酒尽量在公司常用酒店使用，如未能使用或有结余，必须于次日下班前归还，并填写《烟酒归还单》。保管人员做好入库手续，并将《烟酒归还单》付在领用单之后。如使用人直接将酒存放于酒店，需要向保管人出具烟酒使用情况说明，保管人必须向酒店核对存酒的数量，品类。并登记好台账。
第二十四条 公司建立烟酒使用监督制度，对于每次领用的烟酒使用，陪同招待人员有监督职责。行政部经理应不定期向招待酒店服务人员或陪同人员核实烟酒使用情况。如遇与实际情况不符，经公司行政部及考核部查证属实的，公司匿名奖励检举人员500元/次。
第二十五条 在使用期间如遇未使用或使用有结余领用人私自将烟酒据为己有，按拿取烟酒市价的2倍作为罚款。且公司保留对其辞退的权利。其所在部门经理负管理连带责任。并处罚款500元/次。
第二十六条 对于使用期间陪同人员包庇领用人私吞公司烟酒者，经公司行政部及考核部查证属实，陪同人员按所包庇烟酒市价作为罚款。且公司保留对其辞退的权利。
附则
第二十七条 如遇特殊情况，经总经理批示后，另行处理。
第二十八条 本规定由行政部制定，经总经理批示后正式执行。

烟酒采购申请表
编号： 年 月 日
申请部门

申请人

申请内容
序号
名称
品类
数量
单价预算
备注
1

2

3

合计预算

采购用途说明：

部门经理意见
年 月 日
总经理批示
年 月 日
采购人接收
年 月 日

烟酒入库单
编号： 年 月 日
序号
名称
品类
单价
数量
保质日期
级别
采购单编号

采购人： 保管人： 复核人：

烟酒领用单
编号： 年 月 日
领用部门

领用人

使用时间

招待对象

招待人数

领用标准

酒店名称

房间号

领用内容
序号
名称
品类
数量
备注

部门经理
年 月 日
行政部经理意见
年 月 日
总经理意见
年 月 日
保管人： 领用人：

烟酒归还单
编号： 年 月 日
归还部门

归还人

领用单编号

序号
名称
品类
数量
备注

保管人： 归还人： 复核人：