管理类文件编制要求.ppt

管理类文件编制要求 2009/06/302009/06/302009/06/302009/06/30 SPASE1.安全安全2.目的目的3.时间表时间表4.行为准则行为准则5.期望期望6.角色角色2Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007内容介绍内容介绍1.背景背景2.体系规定要求体系规定要求3.文件编制文件编制4.样表样表5.批准发布批准发布6.实施实施7.修订修订3Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007一、背景介绍一、背景介绍1.公司内提倡不断改进公司内提倡不断改进2.公司新流程公司新流程-信息系统信息系统3.关键过程关键过程-6PC4.国家法规、标准变化国家法规、标准变化5.现在管理类文件出现的问题现在管理类文件出现的问题4Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,20071.文件的作用文件的作用 文件表达了确定的信息，能够使人们沟通意图，统一文件表达了确定的信息，能够使人们沟通意图，统一行动，优化、规范工作流程，提高效率。行动，优化、规范工作流程，提高效率。二、体系规定要求二、体系规定要求 实现预期的质量和质量改进；实现预期的质量和质量改进；为各类人员提供所需的适宜的培训；为各类人员提供所需的适宜的培训；确保产品的重复性及可追溯性；确保产品的重复性及可追溯性；为活动结果提供客观证据；为活动结果提供客观证据；依据各类文件评价活动的有效性。依据各类文件评价活动的有效性。5Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007二、体系规定要求二、体系规定要求2.ISO 9001对文件要求对文件要求 4.2.33.公司体系要求公司体系要求nQ/JWA 01002管理类文件控制程序管理类文件控制程序nQ/JWA 01024 管理体系文件编写规定管理体系文件编写规定nQ/JWA 01004 记录控制程序记录控制程序4.编制流程（编制流程（文件流程图文件流程图、记录编制流程记录编制流程、管理文件新增管理文件新增/更改申请单更改申请单）5.文件、样表管理及编号控制文件、样表管理及编号控制n共享文件、空调厂自用文件、记录管理及编号共享文件、空调厂自用文件、记录管理及编号-空调厂空调厂 质保部质保部 体系组体系组 鲍敏敏鲍敏敏nAEC自用文件、记录自用文件、记录-AEC 技术支持部技术支持部 文控组文控组 熊景华熊景华nJCI 压缩机自用厂文件、记录压缩机自用厂文件、记录-压缩机厂压缩机厂 质保部质保部 体系组体系组 彭晓春彭晓春6Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007三、文件编制三、文件编制-格式格式（Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定）管理体系文件编写规定）1.文件版式文件版式n首页页眉首页页眉n内页页眉内页页眉n页脚页脚 “专有和保密信息专有和保密信息 200X 江森自控有限公司江森自控有限公司 版权所有版权所有”xxxxxx程序程序/规定规定xxxxxx process or Regulation for*标准编号 No.Q/XXXXXXXX版本号 Rev.00页 码 PagePage x of x7Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007三、文件编制三、文件编制-格式格式（Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定）管理体系文件编写规定）2.正文格式正文格式-文字描述文字描述8Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007三、文件编制三、文件编制-格式格式（Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定）管理体系文件编写规定）3.正文格式正文格式-流程图流程图9Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007三、文件编制三、文件编制-格式格式（Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定）管理体系文件编写规定）4.流程图图例流程图图例 六角形符号表示准备，过程的开始准备的动作写在符号内。椭圆符号表示终端，过程的结束（输出）写在符号内。矩形符号表示活动，过程中的一个单独的步骤。简要说明写在矩形内。菱形符号表示判断，过程中的一项判定或分岔点。判定或分岔的说明写在菱形内。流线符号表示进展，流线的箭头指向表示过程的流程方向。文件符号表示信息，过程的书面信息。文件的题目和说明写在符号内。数据库符号表示过程的电子储存信息。数据库的题目和说明写在符号内。圆圈符号表示延续，在相互联系的流程图内，圈内使用同样的字母或数字，以表示各个过程间是如何连接的。数据符号表示过程中的数据存储信息，数据说明写在符号内。10Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007三、文件编制三、文件编制-正文正文1.章节编排章节编排（Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定）n第一章第一章 范围范围 本文件规定了本文件规定了。本文件适用于。本文件适用于。本文件不适用于。本文件不适用于（如有）（如有）。n第二章第二章 引用文件（可选，如有，正文中所有提到的文件均应列入）引用文件（可选，如有，正文中所有提到的文件均应列入）n第三章第三章 定义（可选，如有）定义（可选，如有）n第四章第四章 职责接口职责接口n第五章第五章 管理管理/工作流程及其管理要求工作流程及其管理要求n第六章第六章 记录及其存在媒体（可选，如有，一定是本文件产生的记录）记录及其存在媒体（可选，如有，一定是本文件产生的记录）n文件终止符文件终止符 幅面的幅面的1/4长度、水平方向距中放置，表示全文到此结束，以下无内容。长度、水平方向距中放置，表示全文到此结束，以下无内容。11Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007三、文件编制三、文件编制-正文正文2.文件起草顺序文件起草顺序n适用范围适用范围n管理管理/工作流程（流程图）工作流程（流程图）n管理要求管理要求n定义定义n职责接口（职责接口（*功能组负责功能组负责）n记录及其存在媒体记录及其存在媒体n引用文件引用文件12Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007三、文件编制三、文件编制-正文正文3.编写原则编写原则n用词准确、简洁、可操作性强用词准确、简洁、可操作性强 错别字、标点符号（中文），主、谓、宾齐全，主动语态错别字、标点符号（中文），主、谓、宾齐全，主动语态n逻辑严谨、条理清晰、职责分工明确并正确逻辑严谨、条理清晰、职责分工明确并正确n何时、何人、做何事，怎样做，输出是什么，放行权限何时、何人、做何事，怎样做，输出是什么，放行权限n尽可能使用表、图的方式来代替语言描述尽可能使用表、图的方式来代替语言描述n描述应避免：模糊、两可、不同的人看了有不同的理解描述应避免：模糊、两可、不同的人看了有不同的理解n尽可能不要使用以下字样：尽可能不要使用以下字样：最好最好、非常、非常、马上、马上、立刻、立刻、尽量、尽量、宜、宜n助动词的使用要求助动词的使用要求13Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007三、文件编制三、文件编制-正文正文助动词助动词表示含义表示含义使用说明使用说明可可允许、许可、准许允许、许可、准许在在“允许允许”的情况下，不使用的情况下，不使用“可能可能”或或“不不可能可能”；在在“允许允许”的情况下，不用的情况下，不用“能能”代替代替“可可”。不必不必不需要、不要求不需要、不要求能能能够、有能够、有的可能性、可能的可能性、可能不能不能不能够、没有不能够、没有的可能性、不可能的可能性、不可能应应有必要、要求、要、只有有必要、要求、要、只有才允许才允许不使用不使用“必须必须”作为作为“应应”的替代词；的替代词；不使用不使用“不可不可”代替代替“不应不应”表示禁止；表示禁止；为了表示直接的指示，例如涉及试验方法中所为了表示直接的指示，例如涉及试验方法中所采取的步骤，使用祈使句。采取的步骤，使用祈使句。不应不应不允许、不准许、不许可、不要不允许、不准许、不许可、不要宜宜推荐、建议推荐、建议公司文件中，建议不使用这两个词。公司文件中，建议不使用这两个词。不宜不宜推荐不、推荐推荐不、推荐不、建议不、建议不、建议不、建议不不14Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007三、文件编制三、文件编制-例文例文例例1：草案：草案：从从对约克工业冷冻系统（对约克工业冷冻系统（PRS）有需求的客户接触开始）有需求的客户接触开始，一直一直到到约克约克最终完成交货最终完成交货为止为止的整个流程，的整个流程，可分为以下几个阶段：询价（可分为以下几个阶段：询价（Inquiry），方案设计和报价（），方案设计和报价（Quotation），），。建议更改为：建议更改为：从接触工业冷冻产品有需求的客户，到公司最终完成生产并交货的整个流程中，可分询价从接触工业冷冻产品有需求的客户，到公司最终完成生产并交货的整个流程中，可分询价（Inquiry）、方案设计和报价（）、方案设计和报价（Quotation）、）、。例例2：草案：草案：客户服务部（客户服务部（CSD）/工业冷冻项目部（工业冷冻项目部（PPD）提供给的防爆技术方案的准确性；辨识客户需求，保）提供给的防爆技术方案的准确性；辨识客户需求，保证合同技术要求与所提供产品的一致性，保证订单条款与公司防爆技术能力相符合证合同技术要求与所提供产品的一致性，保证订单条款与公司防爆技术能力相符合;了解客户的需求，了解客户的需求，并对客户的有关防爆标准规范进行归纳总结并对客户的有关防爆标准规范进行归纳总结；基于市场的新需求，促进各部门改进防爆制造能力，基于市场的新需求，促进各部门改进防爆制造能力，提高防爆产品的市场竞争力提高防爆产品的市场竞争力 建议更改为：建议更改为：订单组：负责订单的评审、订单后的策划和产品发运订单组：负责订单的评审、订单后的策划和产品发运。系统方案组、产品维护组：负责提供给的防爆技术方案的准确性，辨识客户需求，保证合同技术要系统方案组、产品维护组：负责提供给的防爆技术方案的准确性，辨识客户需求，保证合同技术要求与所提供产品的一致性，保证订单条款与公司防爆技术能力相符合。求与所提供产品的一致性，保证订单条款与公司防爆技术能力相符合。15Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007三、文件编制三、文件编制-例文例文例例3：草案：草案：根据根据QIS质量问题汇总、检查发现，针对重复发生的质量问题和重大质量问题，发出质量问题汇总、检查发现，针对重复发生的质量问题和重大质量问题，发出CAR表格，应及时跟踪、回顾更改措施的落实情况，表格，应及时跟踪、回顾更改措施的落实情况，CAR表格应归档保存。表格应归档保存。建议更改为：建议更改为：CAR：何为：何为CAR，增加名词术语的解释，增加名词术语的解释（谁？）（谁？）根据根据QIS质量问题汇总、检查发现，针对重复发生的质量问题质量问题汇总、检查发现，针对重复发生的质量问题（类似问题重复发（类似问题重复发生生*次及以上）次及以上）和重大质量问题（和重大质量问题（损失金额损失金额*元及以上）元及以上），（向谁）（向谁）发出发出CAR表格。表格。（谁？）（谁？）应应（在？工作日内）（在？工作日内）进行跟踪，进行跟踪，（在一个月、半年？后）（在一个月、半年？后）回顾更改措施的落实回顾更改措施的落实情况。情况。CAR表格应表格应（由谁？）（由谁？）归档保存。归档保存。例例4：草案：草案：SCM组织组织开会开会评议采用现有供应商还是寻找新的供应商来试制样品评议采用现有供应商还是寻找新的供应商来试制样品。建议更改为：建议更改为：SCM组织组织相关部门相关部门进行评进行评审审，确定采用现有供应商还是寻找新的供应商来试制样品。，确定采用现有供应商还是寻找新的供应商来试制样品。16Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007三、文件编制三、文件编制-例文例文例例5：草案：草案：AEC电气设计组根据订单要求，进行防爆产品的设计以及相关零部件的选型，其中机组使用的电气设计组根据订单要求，进行防爆产品的设计以及相关零部件的选型，其中机组使用的无防无防爆认证的爆认证的元器件元器件需需进行相应的防爆认证，进行相应的防爆认证，并把相关的资料和图纸流转给后续执行部门（并把相关的资料和图纸流转给后续执行部门（PRO、CID、QAD），以便其输出对应的工艺、检验等过程文件），以便其输出对应的工艺、检验等过程文件，输出的内容为：，输出的内容为：机组的技术资料机组的技术资料、图纸，防爆、图纸，防爆元器件认证证书；同时元器件认证证书；同时EE负责协调负责协调CQST对产品图纸审核工作（此句建议归入职责中）。对产品图纸审核工作（此句建议归入职责中）。建议更改为：建议更改为：产品设计组和产品应用组应：产品设计组和产品应用组应：n根据订单要求，进行防爆产品的设计以及相关零部件的选型；根据订单要求，进行防爆产品的设计以及相关零部件的选型；n选用的元器零部件必须进行防爆认证，并在其采购要求相关文件中提出认证要求；选用的元器零部件必须进行防爆认证，并在其采购要求相关文件中提出认证要求；n输出相应的设计文件为：机组的技术资料（应说明具体名称）、图纸，防爆元器件认证证书。输出相应的设计文件为：机组的技术资料（应说明具体名称）、图纸，防爆元器件认证证书。例例6：草案：草案：生产组生产组负责负责按产品图样、工艺文件和流转卡进行防爆产品的生产制造按产品图样、工艺文件和流转卡进行防爆产品的生产制造。并负责防爆零部件的合格证并负责防爆零部件的合格证和说明书的收集，归档到机组随机资料。和说明书的收集，归档到机组随机资料。建议更改为：建议更改为：n生产组生产组应应按产品图样、工艺文件和流转卡进行防爆产品的生产制造。按产品图样、工艺文件和流转卡进行防爆产品的生产制造。n检验组收集防爆零部件的合格证、说明书，并归入机组产品档案中。检验组收集防爆零部件的合格证、说明书，并归入机组产品档案中。17Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007四、样表四、样表 （Q/JWA 01004 记录控制程序记录控制程序）1.样表格式（横式样表格式（横式-中英文件对照）中英文件对照）样表内容样表内容Content样样 表表 名名 称称 Name记录编号 SN Page*of*样表编号 Form No.版本Rev.启用日期Eff.Date 200 x-xx-xx18Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007四、样表四、样表2.样表格式样表格式（竖式（竖式-中英文对照）中英文对照）（Q/JWA 01004 记录控制程序记录控制程序）样表内容样表内容Content样样 表表 名名 称称 Name记录编号 SN Page *of*样表编号 Form No.版本Rev.启用日期Eff.Date 200 x-xx-xx19Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007四、样表四、样表（Q/JWA 01004 记录控制程序记录控制程序）3.样表编制要求样表编制要求n样表至少应包括：公司标识、样表名称、样表内容、样表编号（样表至少应包括：公司标识、样表名称、样表内容、样表编号（Form No.）、版本（）、版本（Rev.）、记录启用日期、页码。）、记录启用日期、页码。n样表一般还应包括样表一般还应包括“记录编号记录编号SN”，以方便记录归档和快速检索。如果有，以方便记录归档和快速检索。如果有其他编号能独立区分记录，或该记录很少（不超过其他编号能独立区分记录，或该记录很少（不超过20个个/年、不经常变更）年、不经常变更）同时可以通过其他标识予以明确区别的话，可以不需要记录编号。同时可以通过其他标识予以明确区别的话，可以不需要记录编号。n“样表编号样表编号Form No.”由代号和流水号组成。由代号和流水号组成。n“版本号版本号Rev.”以以XX表示，两位数字都用阿拉伯数字。起始编号为表示，两位数字都用阿拉伯数字。起始编号为00，依次，依次是是01、02、03、n“启用日期：年月日启用日期：年月日”来表示样表的开始启用时间，年用四位数表示、月来表示样表的开始启用时间，年用四位数表示、月和日用两位数表示和日用两位数表示,年月日之间用年月日之间用“-”隔开。隔开。n示例示例质保部使用的管理类样表质保部使用的管理类样表管理文件新增管理文件新增/更改申请单更改申请单，其样表编号流水号，其样表编号流水号002，第一次修改，第一次修改的启用时间为的启用时间为2006年年3月月20日，该记录的样表编号、版本号和启用日期分别表示为：日，该记录的样表编号、版本号和启用日期分别表示为：样表编号样表编号Form No.A002；版本版本Rev.01；启用日期；启用日期Eff.Date：2006-03-2020Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007五、批准发布五、批准发布会审会审1.文件起草、修改过程中文件起草、修改过程中n各部门的职责达成一致各部门的职责达成一致n流程、要求和操作方法，各部门达成共识（不同部门、不同公司的相关部门）流程、要求和操作方法，各部门达成共识（不同部门、不同公司的相关部门）2.部门内部审核通过部门内部审核通过3.体系组组织会审（样表不适用）体系组组织会审（样表不适用）n体系组体系组/文控组织相关部门的人员，对文件进行会审文控组织相关部门的人员，对文件进行会审n起草起草/修改人员按会审意见修改文件后交体系组确认修改人员按会审意见修改文件后交体系组确认n会审组织人员会审组织人员n共享文件、空调厂自用文件：空调厂质保部体系组鲍敏敏负责组织会审共享文件、空调厂自用文件：空调厂质保部体系组鲍敏敏负责组织会审nAEC自用文件：自用文件：AEC文控组熊景华负责组织会审文控组熊景华负责组织会审n压缩机厂自用文件：压缩机厂质保部体系组彭小春负责组织会审压缩机厂自用文件：压缩机厂质保部体系组彭小春负责组织会审4.办理文件批准手续办理文件批准手续21Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007五、批准发布五、批准发布审批审批文件类型文件类型文件类型文件类型文件名称文件名称文件名称文件名称编制编制编制编制审核审核审核审核批准批准批准批准一级文件一级文件一级文件一级文件（手册）（手册）（手册）（手册）管理和各类质量管理和各类质量管理和各类质量管理和各类质量手册手册手册手册体系组体系组体系组体系组/文控组文控组文控组文控组管理者代表或质保工程师管理者代表或质保工程师管理者代表或质保工程师管理者代表或质保工程师或压力容器设计技术负责或压力容器设计技术负责或压力容器设计技术负责或压力容器设计技术负责人人人人总经理总经理总经理总经理管理方针管理方针管理方针管理方针体系组体系组体系组体系组/文控组文控组文控组文控组总经理总经理总经理总经理管理目标管理目标管理目标管理目标体系组体系组体系组体系组/文控组文控组文控组文控组总经理总经理总经理总经理二级文件二级文件二级文件二级文件程序文件及管理程序文件及管理程序文件及管理程序文件及管理手册说明手册说明手册说明手册说明职能部门职能部门职能部门职能部门压力容器体系责任人压力容器体系责任人压力容器体系责任人压力容器体系责任人/部门经理部门经理部门经理部门经理/主任主任主任主任管理者代表管理者代表管理者代表管理者代表岗位职责岗位职责岗位职责岗位职责职能部门职能部门职能部门职能部门人力资源发展部经理人力资源发展部经理人力资源发展部经理人力资源发展部经理总经理总经理总经理总经理三级文件三级文件三级文件三级文件管理规定管理规定管理规定管理规定职能部门职能部门职能部门职能部门压力容器体系责任人压力容器体系责任人压力容器体系责任人压力容器体系责任人/主任主任主任主任部门经理部门经理部门经理部门经理记录样表记录样表记录样表记录样表职能部门职能部门职能部门职能部门主任主任主任主任/部门经理部门经理部门经理部门经理22Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007六、实施六、实施1.宣贯、培训学习宣贯、培训学习2.相关其他文件的修改相关其他文件的修改3.实施、执行情况的监督实施、执行情况的监督23Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007七、修订标识七、修订标识 可参照可参照 Q/YWT 01023 文字类文件修改规定文字类文件修改规定 BIT第一步第一步第二步第二步第三步第三步24Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007七、修订标识七、修订标识25Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,200726Johnson Controls PowerPoint Guidelines|May 7,2007