全宗指南编制方法.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,全宗指南编制方法,业务指导科,王莹,全宗指南的结构,全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书,全宗指南的结构,封页,正文,一、全宗构成者沿革,二、全宗内档案情况简介,三、全宗内档案内容与成分介绍,备注,封页,2.,时间,3.,全宗号,1.,全宗指南名称,全称或通用简称,+“,全宗指南”,起年,止年,全宗的编号,全宗构成者沿革简介,全宗构成者沿革简介由：全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。,全宗构成者沿革简介,主要职能,性质特征,职权范围,主要工作与任务,全宗构成者沿革简介,隶属关系,和上级主管机关的组织关系、业务关系,和重要的直属下级机关的组织关系、业务关系,上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中,全宗构成者沿革简介,全宗构成者主要负责人名录,正副职负责人姓名、职务、任期时间,全宗构成者沿革简介,内部机构设置及其各历史阶段演变情况,内部一级机构的名称,内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间,内部一级机构的主要职能,内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况,全宗构成者沿革简介,其它,涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动,全宗构成者改组和撤销的原因,全宗构成者沿革简介,个人全总,个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。,全宗内档案情况简介,档案的数量及保管期限,档案的完整程度,档案的利用价值及鉴定情况,检索工具的配置情况,档案的整理情况,全宗内档案内容与成分介绍,档案内容与成分介绍的方式,以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍,按组织机构介绍：以组织机构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍,按问题介绍：以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目介绍,以其它体系分类的档案全宗，应根据该全总分类的特点结合问题介绍,全宗内档案内容与成分介绍,档案内容与成分介绍的一般方法,档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：,1,、反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案,2,、反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案,3,、涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案,4,、馆藏年代久远和特殊载体的档案,全宗内档案内容与成分介绍,需要专门说明的档案按下列方法介绍：,1、指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间,2、列出该档案文件的检索要素,3、对其档案文件内容单独介绍,全宗内档案内容与成分介绍,一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则：,1、引文有助于阐述文件的内容实质,2、引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件,全宗内档案内容与成分介绍,和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代,控制使用的档案在内容介绍上映从简，并在全宗指南封页上注明“控制使用”字样,档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做详细介绍，并在封页上注明密级或使用范围,全宗内档案内容与成分介绍,人物全宗内容与成分介绍,人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况撰写，介绍内容包括：,个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录,来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件,财产状况与经济活动的材料,家庭亲属与主要社会关系的材料,图片、照片、录音、录像材料,备注部分,本全宗指南的编制情况,有关全宗内档案的补充说明,全宗指南中需加解释的名词、事件及问题,全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明,其它有关问题的说明,