培训教程Office办公软件使用.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,3/20/2021,#,1,Office办公软件使用,1,2021/3/20,2,Office办公软件使用,培训内容,office软件简介,基础设置：选项，定制工具栏,使用“快捷键”使工作事半功倍,Word常用技巧,Excel常用技巧,Excel中公式的使用,2,2021/3/20,3,Office办公软件使用,office软件简介：家族成员,Office软件家族主要成员,Word,Excel,PowerPoint,Access,Outlook,FrontPage,文字排版,数据统计,与计算,演示文稿,建立网站,数据库管理,组织电子邮件,3,2021/3/20,Office办公软件使用,office软件简介：发展历程,Microsoft,Word,6.0(Office,4.0)（1994年）,Microsoft,Office,97,（1996年）,Microsoft,Office,2000,（1999年8月）,Microsoft,Office,2002(XP),（2001年6月）,Microsoft,Office,2003,（2003年11月）,Microsoft,Office,2007（2006年12月）,Microsoft,Word,1.0,(1989年),4,Office,97中文标准版包括全新的支,持html格式的文字处理软件Word,97、电子表格处理软件Excel,97、,电子幻灯演示软件PowerPoint,97和,集日程管理、邮件信息交换等功能于,一体的个人事务管理软件,Outlook97。,在Office,97中文专业版中,还增加了,首次实现全部中文化的数据库软件,Access,97。,为用户提供了集个人办公与网络通信,于一体的全面解决方案,将Intranet,应用提升到一个新的高度。,Office,2007新增功能：,界面更加美观,网络发布功能加强,强大的结构图制作工具SmartArt,强大的公式编辑器,支持直接将Word文件转换成PDF格式,。,4,2021/3/20,5,Office办公软件使用,基础设置：选项,工欲善其事，必先利其器。,提示：,在使用Office之前，有必要对软件进行符合自己操作习惯的设置。,例如：,将常用的命令放置在快捷工具栏上；设定文件自动保存的时间间隔；,给需要保密的文件设定打开权限密码；是否显示段落标记和空格；,Excel表中是否显示网格、行号列标；设定新工作簿内的工作表数等。,5,2021/3/20,6,Office办公软件使用,基础设置：选项,“,视图,”选项中，可设定：,文本中的空格与段落标记,是否显示；页面视图中是,否显示页间空白等。,6,2021/3/20,7,Office办公软件使用,基础设置：选项,“,常规,”选项中，可设定：插,入“自选图形”时是否自动创,建绘图画布，定义度量单,位等。,7,2021/3/20,8,Office办公软件使用,基础设置：选项,“,保存,”选项中，可设定：自,动保存间隔，默认保存格,式等。,8,2021/3/20,9,Office办公软件使用,基础设置：选项,“,安全性,”选项中，可设定：,打开文件的密码，修改文,件时的密码等。,9,2021/3/20,10,Office办公软件使用,基础设置：定制工具栏,“,自定义-工具栏,”命令，,可对工具栏进行符合自己,操作习惯的定义。,10,2021/3/20,11,Office办公软件使用,基础设置：定制工具栏,“,自定义-命令,”命令，可,对快捷工具栏无法显示的,命令进行自定义。,11,2021/3/20,12,Office办公软件使用,使用“快捷键”使工作事半功倍,ctrl+b,粗体,ctrl+d,字体格式,ctrl+f,查找,ctrl+h,替换,ctrl+j,两端对齐,ctrl+n,新建,ctrl+p,打印,ctrl+s,保存,ctrl+v,粘贴,ctrl+y,重复,ctrl+1,单倍行距,ctrl+=,下标和正常切换,ctrl+shift+=,上标和正常切换,Alt+shift+T,时间,ctrl+end,文件尾,ctrl+,缩小字号,ctrl+a,全选,ctrl+c,拷贝,ctrk+e,居中对齐,ctrl+g,定位,ctrl+i,斜体,ctrl+l,左对齐,ctrl+o,打开,ctrl+r,右对齐,ctrl+u,下划线,ctrl+x,剪切,ctrl+z,撤消,ctrl+2,双倍行距,Alt+shift+D,插入日期,Alt+shift+P,插入页码,ctrl+home,文件头,ctrl+,放大字号,12,2021/3/20,13,Office办公软件使用,Word常用技巧,Word,常用技巧之,1:,另有妙用的,Ctrl+Z,Word,常用技巧,之,2:,格式刷的使用,Word,常用技巧之,3:,使用查找、替换成批更改文字,Word,常用技巧,之,4:,使用页眉、页脚统一文件格式,Word,常用技巧,之,5:,使用绘图工具,Word,常用技巧,之,6:,使用,“,模板,”,及,“,样式,”,进行快速排版,13,2021/3/20,14,Office办公软件使用,Word,常用技巧一,:,另有妙用的,Ctrl+Z,Ctrl+Z,最基本的用法是“撤消键入”。,其它用法：,取消编号自动创建,取消网址及电子邮件自动添加的下划线,取消其它不希望“自动更正”的键入,14,2021/3/20,15,Office办公软件使用,Word,常用技巧一,:,另有妙用的,Ctrl+Z,原因：系统有“自动更正”的,功能，可以按照一些约定将,键入的内容自动替换。,15,2021/3/20,16,Office办公软件使用,Word,常用技巧二,:,格式刷的使用,格式刷的功能是将,某一格式应用到其,他文本。,格式刷可应用的格,式包括字体、字,号、填充色等。,16,2021/3/20,17,Office办公软件使用,Word,常用技巧三,:,使用查找、替换，成批更改文字,17,2021/3/20,18,Office办公软件使用,Word,常用技巧四,:,使用页眉、页脚统一文,件格式,在页眉、页脚中结合制表位可,实现左、中、右三部分显示。,制表位1：,左对齐,制表位2：,居中对齐,制表位3：,右对齐,18,2021/3/20,19,Office办公软件使用,Word,常用技巧五,:,使用绘图工具,部,长,生产副部长,工序主管,领班,设,备,维,护,员,设备副部长,后段设备组长,。,党支部/分工会,主席,。,小,组,。,长,操作检验员,。,前段设备组长,设备工程师,19,2021/3/20,20,Office办公软件使用,Word,常用技巧六,:,使用,“,模板,”,及,“,样式,”,进行快速排版,明确两个概念：,模板：,任何Word,文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构,和文档设置，例如字符格式、段落格式、页面格式等其它样式。我们一,打开word时，就是在normal.dot这个模板下创建文档，这个模板就是,采用的宋体、5号字等格式。,我们可以根据需要创建自己的模板，比如规定一份文档的格式：A4纸、,上下左右页边距、分两栏、栏间线、栏间距等，设好后存为模板，以后,创建新文档时直接利用这个模板创建文档就行，不必每次都去设置这些,格式了。,样式：,是一组存储在Word中的段落或字符格式的集合，包括有字符样式,和段落样式两种类型。字符样式保存了字符的格式化，段落样式保存了,对字符和段落的格式化。使用样式既可以快速地格式化文档，又可以确,保文本格式前后一致。,20,2021/3/20,21,Office办公软件使用,Word,常用技巧六,:,使用,“,模板,”,及,“,样式,”,进行快速排版,（1）使用现有模板,Office,本身准备了很多精美模板，只要选择“文件”“新建”，在Word,窗口右侧会出现“新建文档”窗口任务格，单击“本机上的模板”，弹出“模,板”选择窗口，在这里所有模板已经分门别类放置好了，有常用、Web,页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等,几类向导或模板，而且可以单击相应标签打开，其中会有相应模板文件,名及模板描述信息，并可预览。,选中你需要的模板，然后单击“确定”按钮即可打开已经套用该模板的,新文件。有的模板可能还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置。,21,2021/3/20,22,Office办公软件使用,Word,常用技巧六,:,使用使用现有模板,22,2021/3/20,23,Office办公软件使用,Word,常用技巧六,:,使用,“,模板,”,及,“,样式,”,进行快速排版,（2）定制符合自己要求的模板,途径：修改、改造已有模板,Office,本身带有大量各式各样的文件模板，但有些在使用时可,能并不尽如人意。这时，可以自己来修改已有的文件模板，使它更,符合你的要求。,选择“文件”“新建”，单击“本机上的模板”，弹出“模板”选择窗,口，从中选择一个类别，如“报告”，然后选择“现代型报告”，再依次,在相应位置填入信息，最后单击“文件”“另存为”，在“另存为”对话,框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，并默认保存在模板文件夹,下。,以后使用时，只要选择“文件”“新建”，就能在“常用”模板标签中,看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己修改后的模板了。,23,2021/3/20,24,Office办公软件使用,Word,常用技巧六,:,使用,“,模板,”,及,“,样式,”,进行快速排版,使用“样式”进行快速排版：,新样式的定义：,1.执行“格式”“样式和格式”，打开“样式和格式”任务窗格。,2.单击“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。,24,2021/3/20,25,Office办公软件使用,Word,常用技巧六,:,使用,“,模板,”,及,“,样式,”,进行快速排版,新样式的定义：,3.在“名称”框中输入新名称。,4.选择新建样式的类型，“段落”或“字符”。,5.在“样式基于”下拉列表框中选择一种参照的基,准样式，或选择“无样式”。,6.如果需要，可指定后续段落的样式，即应用此,新样式后回车，新段落将自动应用指定的后续样式。,7.设置新建样式的字符格式或段落格式。,8.如果要在其他基于同一模板新建的文档中使用,这一新建样式，可选中“添加至模板”复选框;选中“自,动更新”复选框，则只要对应用此样式的段落重新定,义了新格式，此样式将自动改变并更新活动文档中所,有应用了此样式的段落。,9.单击“确定”按钮，关闭对话框，新建样式将自,动保存。,25,2021/3/20,26,Office办公软件使用,Word,常用技巧六,:,使用,“,模板,”,及,“,样式,”,进行快速排版,样式使用举例：,对压焊工序绩效考核办法利用样式进行排版。,通过观察，压焊工序绩效考核办法主要有三级样式，定义如下：,样式定义：,标题1：,黑体，四号,标题3：,仿宋，小四号,标题1,标题2,标题3,标题2：,楷体，四号,正文：,宋体，五号,应用新设定样式的方法？,26,2021/3/20,27,Office办公软件使用,Excel常用技巧,Excel,常用技巧一：利用,“,顶端标题行,”,快速设定每页打印标题,Excel,常用技巧二：利用,“,冻结窗格,”,增强表格的直观性,Excel,常用技巧三：隔行着色,Excel,常用技巧四：将特定的数据醒目显示,Excel,常用技巧五：快速填充相同数据,Excel,常用技巧六：避开,Excel,的误差,27,2021/3/20,28,Office办公软件使用,Excel常用技巧,Excel,常用技巧一：利用,“,顶端标题行,”,快速设定每页打印标题,在平时工作中，经常看到有人在Excel中制表时，将表头在每一页复制一份，,以便在打印时在每张表格中都有表头，这样不仅麻烦而且当每页内容多少发生变,化时，还得重新调整排版。,事实上这大可不必，只要在整个表格前面设置一个表头，然后将表头设置成打,印标题，问题便迎刃而解。,具体方法是选择文件“-页面设置，然后选中工作表选项卡，点击顶端,标题行输入框右边的按钮，然后在工作比标中将需要作为表头的一行或多行选,中，点击确定即可。,28,2021/3/20,29,Office办公软件使用,Excel常用技巧,Excel,常用技巧,一：利用,“,顶端标题,行,”,快速设定每页打印,标题,29,2021/3/20,30,Office办公软件使用,Excel常用技巧,Excel,常用技巧二：利用,“,冻结窗格,”,增强表格的直观性,当我们在制作一个EXCEL表格时，如果列数较多，行数也较多时，一旦向下,滚屏，则上面的标题行也跟着滚动，在处理数据时往往难以分清各列数据对应的,标题，事实上利用“冻结窗格”功能便可很好解决这一小问题。,具体方法是：将光标停在要冻结的标题行（可以是一行或多行）的下一行，然,后选择菜单“窗口冻结窗格”即可，滚屏时，被冻结的标题行便总是显示在最上,面，大大增强了表格编辑的直观性。,30,2021/3/20,31,Office办公软件使用,Excel常用技巧,Excel,常用技巧二：利用,“,冻结窗格,”,增强表格的直观性,31,2021/3/20,32,Office办公软件使用,Excel常用技巧,Excel,常用技巧三：隔行着色,我们在Excel中浏览一个非常大的工作簿中的数据时，有时会出现看错行的现,象发生。如果能隔行填充上不同的颜色，这种现象就应该不会发生了。我们利用,条件格式和函数来实现这一需求。,方法：,1、选中数据区域(或用Ctrl+A组合键选中整个工作表)。,2、执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。,3、单击“条件1”下面左侧方框右边的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选,择“公式”选项，并在右侧的方框中输入公式：=MOD(ROW(),2)=0。,说明：,MOD（被除数，除数），该函数的功能是返回,两数相除的余数,。,ROW(需要得到其行号的单元格或单元格区域)，该函数的功能是返回,引用的行号,。,4、单击其中的“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框。,5、切换到“图案”标签下，选中一种颜色，确定返回到“条件格式”对话框，按下,“确定”按钮退出。,6、隔行填充不同颜色的效果得以实现。,32,2021/3/20,33,Office办公软件使用,Excel常用技巧,Excel,常用技巧三：隔行着色,33,2021/3/20,34,Office办公软件使用,Excel常用技巧,Excel,常用技巧四：将特定的数据醒目显示,醒目格式显示出来，以便一目了然，易于查阅。,具体方法:,先选定一块区域，然后选择格式“-条件格式，在打开的窗口中输入条件，,然后单击格式按钮，对满足条件的数据的显示格式(字体、边框和图案)进行设,置，若要增加条件，还可按添加按钮添加下一个条件。,这样在选定的区域内满足条件的数据都将以您设定的格式进行显示。,34,2021/3/20,35,Office办公软件使用,Excel常用技巧,Excel,常用技巧,四：将特定的数据,醒目显示,条件：,数值介于1000和3000,之间，颜色变红。,35,2021/3/20,36,Office办公软件使用,Excel常用技巧,Excel,常用技巧五：快速填充相同数据,（1）如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么,你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还,比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的,单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：,A、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可,在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；,B、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则,刚才选中的所有单元格同时填入该数据。,（2）用填充柄自动填充工作表,在Excel,2003工作表中，如果需要在一行或一列单元格中填入按,顺序排列的项目序号，用自动填充功能可以帮助您快速输入这些数据,序列，而且还不容易出错。,36,2021/3/20,37,Office办公软件使用,Excel常用技巧,Excel,常用技巧六：避开,Excel,的误差,当用Excel进行复杂算术运算时，其计算出来的结果有时会与电子计算器的结果有些微小,的差别，特别是在进行多项除法运算而留有余数的情况下，算术“误差”很容易产生，究其原,因，就是Excel在除不尽的情况下，不会自动对数值进行四舍五入的操作。这在要求严格的,财务报表上当然是不允许的，避开这种“误差”的途径有两种：,1,利用Round函数对中间值四舍五入,Excel中Round函数的格式为：Round(数值，保留的小数位数），它的作用就是对指,定数值进行四舍五入的操作并保留指定小数位数。比如Round(8.8888,2）的意思就是对,8.8888的千分位进行四舍五入、结果就是8.89，当然为工作方便，此函数括号内的数值也,可以是单元格地址或别的算术公式，每个中间值经过这样处理后得到的最终运算结果就和计,算器算出来的一致了。,2,正确设置Excel选项来避开“误差”,上述函数方法虽然方便，不过遇上大型Excel表格时，如果每个单元格都要设置这个函,数，工作量未免太巨大，这时我们就可以进入Excel的工具菜单选项重新计,算，在“工作簿选项”处勾选“以显示精度为准”，上述Excel“误差”也可有效避免，而默认情况,下这个小选项是没有被勾选的。,37,2021/3/20,38,Office办公软件使用,Excel中公式的使用,Excel中的公式就是对工作表中的数值进行计算的,等式，通常是以“”开头的。,在公式中可以调用许多现成的函数，Excel中的函,数分为财务、日期、统计、逻辑、查找与引用等不,同类别。,举例1：,我们在Excel中计算一下公式y=（3x+1）/2在x从,1变化到20时y的值：,方法：先在第一列中输入好1到20这些数，然后在,B1单元格中输入“=（3*A1+1）/2”，将其填充到,下面的单元格中，就可以得到直观的结果了。,38,2021/3/20,39,Office办公软件使用,举例2：从身份证号码中提取出生年月和计算年龄。,从身份证号码中,提取出生年月,从身份证号码,中计算年龄,39,2021/3/20,40,Office办公软件使用,Excel中公式的使用,本例中用到的函数：,IF(条件判断,条件成立时值,条件不成立时值),说明：执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。,可以使用函数,IF,对数值和公式进行条件检测。,LEN(文本),说明：返回文本字符串中的字符数。,CONCATENATE,(文本1，文本2,.),说明：将几个文本字符串合并为一个文本字符串。,MID(文本,开始位置,字符数),说明：返回文本字符串中从指定位置开始的特定数,目的字符，该数目由用户指定。,VALUE(带引号的文本),说明：将代表数字的文本字符串转换成数字。,YEAR(日期值),说明：返回某日期对应的年份。返回值为,1900,到,9999,之间的整数。,NOW(,),说明：返回当前日期和时间所对应的序列,号。默认情况下，1900,年,1,月,1,日的序列,号是,1,而,2008,年,1,月,1,日的序列号是,39448，这是因为它距,1900,年,1,月,1,日,有,39448,天。,40,2021/3/20,41,Office办公软件使用,Excel中公式的使用,公式讲解：从身份证号码中提取出生年月,=IF(,LEN(C3)=15,CONCATENATE(19,MID(C3,7,2),.,MI,D(C3,9,2),IF(LEN(C3)=18,CONCATENATE(MID(C3,7,4),.,MID(C3,11,2),身份证错),),CONCATENATE(19,MID(C3,7,2),.,MID(C3,9,2),IF(LEN(C3)=18,CONCATENATE(MID(C3,7,4),.,MID(C3,11,2),身份证错),CONCATENATE(MID(C3,7,4),.,MID(C3,11,2),41,2021/3/20,42,Office办公软件使用,Excel中公式的使用,公式讲解：从身份证号码中计算年龄,=IF(,LEN(C5)=15,YEAR(NOW()-1900-VALUE(MID(C5,7,2),IF(LEN(C5)=18,YEAR(NOW()-VALUE(MID(C5,7,4),身份证错),),YEAR(NOW()-1900-VALUE(MID(C5,7,2),举例：2007,1980,=,2007,(1900,+,80),=,2007,1900,80,IF(LEN(C5)=18,YEAR(NOW()-VALUE(MID(C5,7,4),身份证错),YEAR(NOW()-VALUE(MID(C5,7,4),42,2021/3/20,43,学无止境，共同进步!,谢谢大家,！,43,2021/3/20,