九龙坡企业档案工作规范管理.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,九龙坡企业档案工作规范管理文档ppt,企业档案管理规定,（,档发,20025,号，国家档案局、国家经贸委、国家计委）,国有企业资产与产权变动档案处置办法,（,档发字,19986,号国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经贸委、国家国有资产管理局）,一、企业档案和企业档案工作,（一）企业档案的定义及构成。,档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的 记录。,档案法,企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件,。,企业档案工作规范,如何理解企业档案？,企业档案是企业活动整体的反映和记录,；,企业档案是直接记录企业活动的一种信息材料,原始记录（区别图书）；,企业档案是由企业活动中形成的企业文件材料有条件地转化而来的,；,企业档案具有相对性、孤本性,。,企业档案构成,特殊载体档案,企业档案,文,书,档,案,科,技,档,案,专,门,档,案,（二）企业档案工作的定义及原则,企业档案工作,企业履行档案管理职责的行为。收集、整理、保管、鉴定、统计、利用六个基本环节。,收是基础，管是手段，用是目的。,档案工作的基本原则,统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于各方利用。,二、企业档案规范管理基本要求,有机构、有人员、有制度,有库房、有档案,企业档案工作规范,对企业档案工作的基本要求,企业档案与企业档案工作的性质与作用,企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。,企业档案工作的管理体制,企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。,企业档案工作任务与目标,企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。,企业依法管理档案的责任要求,企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。,1、有机构企业要根据规模和管理模式设置档案管理机构，或指定负责档案工作的机构。,职责：统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。,负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。,指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。,监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和 的全资、控股企业)的档案工作。,依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。,2、有人员,领导：企业应确定档案工作的分管领导，确定各部门、各项目部档案工作的负责人，确定档案部门负责人。,工作人员：企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专 档案人员；各部门、各项目应配备专职或 档案人员。,档案人员岗位职责,1,、彻执行有关档案工作法律、法规和业务规范；,2,、制定本单位的档案工作计划和长远规划，起草本单位各项档案管理制度；,3,、做好本单位档案的收集、整理、保管、统计、利用等工作，保管本单位各种门类和载体的档案，并对下属单位的档案工作进行监督、指导；,4,、主动做好档案信息的开发利用，为本单位生产、经营、管理提供利用工作；,5,、保守秘密，杜绝档案材料丢失、毁损和其他意外事件发生。,建立网络、明确职责,企业职责,为档案工作持续发展提供保障；,将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行考核；,采取必要的措施确保档案的完整、准确、系统和安全；,在产权发生变动时做好档案的处置；,对档案管理奖成绩、惩损失。,计算机检索系统：计算机检索分为条目检索和全文检索。,一次加工：对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编。,该项职能工作具体事务的文件材料；,依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。,企业档案具有相对性、孤本性。,主营业务范围发生重大变化；,档案存放示意图 定期检查(设备),每个企业都应制定本单位档案的分类方案。,有机构、有人员、有制度,3、做好本单位档案的收集、整理、保管、统计、利用等工作，保管本单位各种门类和载体的档案，并对下属单位的档案工作进行监督、指导；,专 档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。,归档文件材料一般一式一份。,档号编制规则DA/T13-94,企业档案分类层次不宜过多。,2、制定本单位的档案工作计划和长远规划，起草本单位各项档案管理制度；,企业部门职责,企业各职能部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。,企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。,专 档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。,3、,有制度,规章有：企业档案管理办法、责任追究制度、应急预案,基本制度有,7,：文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、档案人员岗位责任制,业务规范有：分类及档号编制方案、归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范,以正式文件下发部门及下属单位贯彻执行。,基本制度之三：,档案鉴定与销毁制度。,应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求,。,成立鉴定工作领导小组：企业领导、有关职能部门负责人及业务、科技人员、档案人员参加。,明确鉴定小组职责：编制和修订企业文件材料归档范围和保管期限表；确定鉴定的原则和方法；定期对到期档案进行鉴定；提出无保存价值档案的目录；写出鉴定报告报分管领导审批。,鉴定工作程序：制订工作方案，组织鉴定工作实施，形成鉴定报告，经企业法定代表人批准后进行监督销毁，组织鉴定销毁（监销并签字），销毁清册永久保存。,并应保持相对稳定性和可扩充性。,计算机检索系统：计算机检索分为条目检索和全文检索。,领导：企业应确定档案工作的分管领导，确定各部门、各项目部档案工作的负责人，确定档案部门负责人。,随时归档:机构变动、人员调动、离岗时留在部门和个人手中的材料；,磁性载体档案管理与保护规范DA/T15电子文件归档与管理办法 GB/T18894,归档范围和档案保管期限表制订或修订满5年,交接双方应认真核对移交清册，并履行归档手续，移交清册各留一份以备查考。,一次加工：对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编。,提出无保存价值档案的目录；,企业档案具有相对性、孤本性。,柜架满足工作需要：数量充足，满足不同载体存放需求。,企业档案工作企业履行档案管理职责的行为。,一般一式一份，重要的、使用频繁的可以归档二份以上。,一次加工：对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编。,九龙坡企业档案工作规范管理文档ppt,重庆市照片档案收集整理实施细则（渝档发200636号）,具体要求：归档文件材料应是原件。,2、明确档案整理质量要求,4,、有库房,对库房的要求,位置,：,应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，一般不宜设置在地下或顶层。,承重：档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求,。密集架（均布货载,800-1200,公斤,/,米,2,）、铁皮柜（,500,公斤,/,米,2,）,面积：档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。,窗、电源、缓冲间,对档案工作用房要求,一般要求做到三室分开；也可两分开。,有条件的企业可设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化及安全监控等用房。,库房设施设备要求,柜架满足工作需要：数量充足，满足不同载体存放需求。装具符合标准要求。,配备相应设施设备满足,“,八防,”,要求：,八防：防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防鼠,档案库房的温湿度要求：,14-24 ；45%-60%,库房管理,库房内不能堆放杂物 相关标识醒目,库房柜架编号,（独立）,档案上架排列,档案存放示意图 定期检查,(,设备,),定期施放防虫药物 定期清理核对档案,坚持温湿度记录、控制,5、,有档案,开展收集工作，制订归档制度,归档范围（结合,10,号令）,归档时间,归档要求,归档份数,归档手续,归档范围：,（一）制订归档范围的依据：,企业管理类档案,国家档案局,10,号令,项目档案,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、企业档案工作规范,产品档案、设备档案,企业档案工作规范,会计档案,会计档案管理办法,（二）处理好,10,号令与企业档案工作规范的关系,（三）,10,号令的条文解读,（四）如何编制企业文件材料归档范围和档案保管期限的规定,从程序上讲：,成立领导小组,草拟归档范围,征求部门意见,汇总上报领导,召开会议通过,体例格式：,文字说明+附表,附表中归档文件材料的排列可按机构或类别为主线进行排列,以机构为主线：,一般包括如下内容：,本机构制订的业务工作的规章、制度；,本机构工作的中长期规划、计划、总结；,本机构组织召开的会议文件材料；,本机构业务工作形成的文件材料；,其他文件材料。,以职能为主线,一般包括如下内容：,该项职能工作的规章、制度；,该项职能工作的中长期规划、计划、总结；,该项职能工作的会议文件材料；,该项职能工作具体事务的文件材料；,其他文件材料。,错误编写法,（五）报审及修订,送预审（电子版、附机构设置和主要业务范围）,修改完善,正式上报（函或请示、规定、附表、职能职责）,档案行政管理部门、企业集团,（六）印发执行,（七）适时修订,资本结构或生产经营规模发生重大变化；,主营业务范围发生重大变化；,归档范围和档案保管期限表制订或修订满,5,年,归档时间：,文书档案：一般应在第二年的上半年即,6,月底前整理上架。,科技档案：定期和及时,项目档案：施工单位在实体完工后,3,个月内向建设单位移交；,科研档案：按阶段或鉴定后及时归档；,设备档案：设备安装试运行后及时归档。,会计档案：在会计年度终了后，由会计部门整理保存一年后向单位档案部门移交。,特殊载体档案：磁带、照片、实物、光盘等应在工作结束后及时归档。,随时归档,:,机构变动、人员调动、离岗时留在部门和个人手中的材料；参加重大活动形成的文件材料。,归档要求：,（,1,）,齐全、完整、准确,齐全指按归档范围的要求收齐；归档文件材料一般一式一份。完整指每份文件要齐全完整，不能缺张少页。准确是指归档文件签字签章手续完备，图样清晰。,具体要求：,归档文件材料应是原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。,非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。,具有永久保存保值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。,文件材料用纸符合国家规定格式，文件格式要统一规范，,各类合同内容填写完整，盖章签字手续完整。,归档文件应完整，不能缺张少页（合同与备忘录、合同与补充合同）。,特殊载体归档文件说明,照片文字说明包括,:,事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等,电子文件文字说明包括,:,存储文件的内容、运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等,归档要求：,（）,符合档案保管保护的要求,用纸规格应符合要求。,（,A4,、,16,开）,载体和书写材料符合要求。,符合要求的材料,蓝黑墨水、碳素墨水或黑色签字笔；,不符合要求的材料,禁用热敏纸、铅笔、彩色墨水、复写纸、圆珠笔；打印机最好用激光的。,档案整理所用材料符合档案保管保护要求。,贴封面,归档份数,一般一式一份，重要的、使用频繁的可以归档二份以上。,归档手续（交接手续一定要清）,各部门的专 档案人员应清理核对、检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后向档案部门移交。,交接双方应认真核对移交清册，并履行归档手续，移交清册各留一份以备查考。,档案整理质量符合要求,1、,编制档案分类及档号编制方案,2、,明确档案整理质量要求,档案分类及档号编制方案。,档号编制规则,DA/T13-94,档案分类方案：应明确分类的依据、类别标识、类目范围。并应保持相对稳定性和可扩充性。还应附有说明。企业档案分类层次不宜过多。,据分类方案编制档号，档号应指代单一，具唯一性。企业档案档号结构：,全宗号,分类号,(,项目代号、目录号,),案卷号,(,件号、盘、张,),阿拉伯数字、英文字母、,拼音字母中的一种或两,种混合方法设定,连写时上、下位代码之间用,“”,短横线相隔；不同级位的类别之间,用间隔符,“”,分开,企业档案分类层次不宜过多。,每个企业都应制定本单位档案的分类方案。,工业企业档案分类试行规则,群工作类 行政管理类,生产技术管理类 经营管理类,产品档案类 科研档案类,基本建设档案类 设备档案类,会计档案类 职工档案类,档案整理质量符合要求,文书档案(管理类档案）-归档文件整理规则DA/T22、重庆市企业事业单位归档文件整理规定渝档发 39号文件,科技档案-科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822,会计档案-会计档案管理办法财会字199832号、关于进一步规范会计档案整理工作的通知（渝档发 26号）,职工档案-企业职工档案管理规定劳力字199233号,特殊载体档案,照片档案管理规范,GB/T11821,重庆市照片档案收集整理实施细则,（渝档发,200636,号）,磁性载体档案管理与保护规范,DA/T15,电子文件归档与管理办法,GB/T18894,CAD,电子文件光盘存储、归档与档案管理要求,5.3,注重档案利用，开展编研,建立检索系统,手工检索系统：常见的有：分类目录、卷内目录、归档文件目录、专题文件目录等。,规范的格式要求,计算机检索系统：计算机检索分为条目检索和全文检索。,软件功能完善录入规范,开展编研为利用工作服务,一次加工：对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编。,二次加工：对档案信息进行综合整理，形成专题材料。（介绍、简介）,深层次加工：对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料。（年鉴、史志）,谢谢观看！,