UFO报表处理和图表分析实训.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,第,14,章,UFO,报表处理和图表分析,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,UFO,报表处理和图表分析,在,UFO,报表系统中，报表格式和公式只为系统自动生成报表提供了基本的规则和要求，要想生成会计报表数据，还需要按照用户预先编制的报表，随着日常经营业务的进行，定期从账套中采集有关账套数据。因此，在完成会计报表的前期编制之后，还需要对会计报表进行日常的处理，包括根据已记录的经营业务生成报表、进行表页管理和对报表进行数据汇总、将生成的报表输出打印并进行图表分析等。,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,UFO,报表处理和图表分析,14.1,会计报表数据处理,14.2,会计报表输出,14.3,图表分析,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,14.1,会计报表数据处理,14.1.1,生成报表,生成报表是会计报表日常管理的主要工作，又称为编制报表，其目的是要根据报表格式所定义单元公式对报表数据准确无误的生成报表数据。,1.,录入关键字,具体的操作步骤如下：,（,1,）在,【,UFO,报表,】,窗口中，选择,【,数据,】【,关键字,】【,设置,】,菜单项，即可打开,【,设置关键字,】,对话框。在关键字名称中选择一个并确认之后，在选定单元中显示关键字名称为红色。,【,设置关键字,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,（,2,）切换到数据状态之后，选择,【,格式,】【,关键字,】【,录入,】,菜单项，即可打开,【,录入关键字,】,对话框，输入单位名称（如“新起点工作室”）之后，在“年”、“月”和“日”文本框中输入“,2007,”,、“,11,”,和“,27,”,。,（,3,）单击,【,确认,】,按钮，即可弹出一个信息提示框。单击,【,是,】,按钮，即可根据公式自动计算相应的数据。,2.,编制报表,具体的操作步骤如下：,（,1,）在,【,UFO,报表,】,窗口中的“数据”状态下，选择,【,数据,】【,表页重算,】,菜单项，即可打开信息提示框，询问用户是否需要进行重算。,【,录入关键字,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,（,2,）单击,【,是,】,按钮，即可自动在注册的账套和会计年度内，根据单元公式进行计算，从而生成报表数据。,如果没有选中,【,计算时提示选择账套,】,菜单项，则在选择,【,整表重算,】,菜单项或,【,表页重算,】,菜单项，或在命令窗和批命令中选择,【,整表重算,】,菜单项及,【,表页重算,】,菜单项时，在,【,格式,/,数据,】,状态转换的情况下，报表计算将采用进入系统时选择的账套，即默认启动注册,UFO,时所选择的账套。,计算结果,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,14.1.2,审核报表,如果在会计报表中设置了审核公式并生成报表数据之后，在数据状态下，则可以用审核公式对报表进行审核，以检查报表数据是否正确。在实际应用中，只要报表的数据发生了变化，都必须进行审核。通过审核不仅可以找出一张报表内部的问题，还可以找出不同报表文件间的问题。,一般情况下，只要对报表数据进行了调整或重算，都应对报表进行数据审核，当发现报表中的数据有不符合审核公式时，系统会给出错误信息提示，可以根据提示信息对数据或公式进行检查、修改。如果按照错误提示信息修改了错误之后，需要重新计算并再次审核，如此反复，直到系统不再出现错误信息为止。,在数据状态下，选择,【,数据,】【,审核,】,菜单项，即可开始进行审核。,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,14.1.3,报表舍位操作,当报表编辑完毕，需要对报表进行舍位平衡操作并进入数据处理状态之后，选择,【,数据,】【,舍位平衡,】,菜单项，即可按照所定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位操作。,进行舍位操作时，可在系统提供的功能中执行舍位平衡操作，系统按定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位，按平衡公式对舍位后的数据进行调整使其平衡，然后将经舍位平衡处理后的数据存入指定的新表中去，将舍位后的报表置于当前活动报表。,在打开舍位平衡公式指定的舍位表之后，即可看到调整后的报表。,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,14.1.4,表页管理,1.,增加表页,：,增加表页可以通过插入表页或追加表页来实现。,（,1,）插入表页,插入表页即是在当前表页前面插入一张空白表页。,在,【,UFO,报表,】,窗口中，选择,【,编辑,】【,插入,】【,表页,】,菜单项，即可打开,【,插入表页,】,对话框。在输入要插入表页的数值后，单击,【,确认,】,按钮，即可插入成功。,【,插入表页,】,对话框,插入表页,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,（,2,）追加表页,追加表页即是在最后一张表页后追加,N,张空的表页。在,【,UFO,报表,】,窗口中，选择,【,编辑,】【,追加,】【,表页,】,菜单项，即可打开,【,追加表页,】,对话框。在输入需要追加的表页数后，单击,【,确认,】,按钮，即可追加成功。,【,追加表页,】,对话框,追加表页后的报表,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,2.,删除表页,删除表页的类型有两种，一种是直接输入表页号进行删除，另一种是输入删除条件进行删除。,（,1,）用表页号删除,所谓的表页号删除，就是指通过输入要删除的表页号码来对表页进行删除的操作。,在报表中选择,【,编辑,】【,删除,】【,表页,】,菜单项，打开,【,删除表页,】,对话框。在“删除表页”文本框中输入要删除表页的表页号之后，单击,【,确认,】,按钮，即可自动删除所选表页。,【,删除表页,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,（,2,）用删除条件删除,用删除条件删除需要对报表的关键字进行取值，关键字的取值可以是等于、大于或小于等多种表达方式。,在报表中选择,【,编辑,】【,删除,】【,表页,】,菜单项，可打开,【,删除表页,】,对话框，在“删除条件”文本框中输入要删除的条件或单击,【,条件,】,按钮，即可打开,【,定义条件,】,对话框。在选择相应的删除条件之后，单击,【,确认,】,按钮，即可返回到,【,删除表页,】,对话框。单击,【,确认,】,按钮，即可成功删除相应的表页。,【,定义条件,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,3.,表页排序,表页排序是指按照一定的规则对报表文件中的表页进行排序整理，可以按关键字取值或者按照报表中的任意一个单元的值，以递增或递减的方式进行排序。,具体的操作步骤如下：,（,1,）在报表中，选择,【,数据,】【,排序,】【,表页,】,菜单项，即可打开,【,表页排序,】,对话框。,（,2,）在选择相应的关键值之后，单击,【,确认,】,按钮，即可自动进行表页排序。,【,表页排序,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,4.,表页交换,在编制报表过程中，有些具有相互联系的表页需要放在相近的位置，但在制作的过程中并没有按顺序进行排列，这就需要将表页交换位置，以满足使用的需要。,具体的操作步骤如下：,（,1,）在报表中选择,【,编辑,】【,交换,】【,表页,】,菜单项，即可打开,【,交换表页,】,对话框。,（,2,）在“源页号”文本框中输入原来的页号，并在“目标页号”文本框中输入要调整到位置的页号之后，单击,【,确认,】,按钮，即可进行表页交换。,【,交换表页,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,14.1.5,报表汇总,1.,透视,具体的操作步骤如下：,（,1,）在,【,UFO,报表,】,窗口中，选择,【,数据,】【,透视,】,菜单项，即可打开,【,多区域透视,】,对话框。,（,2,）在“输入透视区域范围”和“输入列标字串”文本框中输入相应的内容之后，单击,【,确定,】,按钮，即可打开,【,透视,】,对话框。,【,多区域透视,】,对话框,【,透视,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,（,3,）在其中可以查看各个单元对应的各个表页的具体数值，单击,【,保存,】,按钮，即可打开,【,保存为,】,对话框。,（,4,）在选择好文件的存放路径之后，单击,【,另存为,】,按钮，可弹出一个信息提示框。单击,【,是,】,按钮，即可自动进行重算功能，计算完毕之后将在报表的左下方有文字提示。,【,保存为,】,对话框,计算结果,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,2.,数据汇总,具体的操作步骤如下：,（,1,）在,【,UFO,报表,】,窗口中单击,【,格式,/,数据,】,按钮，即可进入数据状态。,（,2,）选择,【,数据,】【,汇总,】【,表页,】,菜单项，可打开,【,报表汇总,三步骤之一,汇总方向,】,对话框。,（,3,）根据实际需要选择相应的单选项之后，单击,【,下一步,】,按钮，即可打开用于指定汇总哪些表页的,【,报表汇总,三步骤之二,汇总条件,】,对话框。,【,报表汇总,三步骤之一,汇总方向,】,对话框,【,报表汇总,三步骤之二,汇总条件,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,（,4,）在确定好汇总条件之后，单击,【,下一步,】,按钮，即可打开用于处理报表中可变区的,【,报表汇总,三步骤之三,汇总位置,】,对话框。,（,5,）最后单击,【,完成,】,按钮，即可自动开始汇总并生成汇总结果，同时还显示“汇总完毕”的提示文件。,【,报表汇总,三步骤之三,汇总位置,】,对话框,汇总结果显示,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,UFO,报表系统在进行可变区汇总的表页中，将自动追加一个可变行或可变列，把汇总结果保存在其中。,具体的操作步骤如下：,（,1,）在,【,UFO,报表,】,窗口中单击,【,格式,/,数据,】,按钮，即可进入数据状态。,（,2,）选择,【,数据,】【,汇总,】【,可变区,】,菜单项，即可打开用于指定对报表中哪些表页进行可变区汇总的,【,可变区汇总,二步骤之一,表页汇总条件,】,对话框。,（,3,）单击,【,下一步,】,按钮，即可打开用于指定汇总可变区中的哪些可变行（可变列）的,【,可变区汇总,二步骤之二,可变区汇总条件,】,对话框。,【,可变区汇总,二步骤之一,表页汇总条件,】,对话框,【,可变区汇总条件,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表数据处理,3.,数据采集,具体的操作步骤如下：,（,1,）在报表中选择,【,数据,】【,数据采集,】,菜单项，即可打开,【,数据采集,】,对话框,（,2,）在其中选择源数据所在的文件之后，单击,【,采集,】,按钮或双击该文件名，即可执行数据采集，,UFO,将在当前报表中自动追加表页以存放数据。,【,数据采集,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表输出,14.2,会计报表输出,14.2.1,报表查询,1.,查找表页,具体操作步骤如下：,（,1,）在,【,UFO,报表,】,窗口的数据状态下，选择,【,编辑,】【,查找,】,菜单项，即可打开,【,查找,】,对话框。,（,2,）选择“表页”单选项并在查找条件下拉列表框中选择相应的查询条件之后，可根据需要选择“并且”或“或者”单选项。,（,3,）单击,【,查找,】,按钮，则第一个符合条件的表页将成为当前页。单击,【,下一个,】,按钮，则下一个符合条件的表页将成为当前页。,【,查找,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表输出,2.,联查明细账,用友,ERP-U8,报表管理系统为用户提供了在报表上联查明细账的功能，并可以通过明细账查询相应总账和记账凭证。,但要实现联查明细账，还需要注意如下几点：,（,1,）必须在数据状态下使用联查明细账功能。,（,2,）必须在有单元公式的单元格中使用，单元公式必须是有口会计科目参数的期初类函数,（,3,）必须同时具备,UFO,明细功能、总账函数、总账明细账查询权限的用户，才可以通过函数联查明细账。,（,4,）当用户选中某个单元格时，只要当前单元格内有总账函数，即可联查当前科目的明细账，如果当前单元格有多个科目，则显示第一个科目的明细账，其他科目可以通过明细账的查询窗口进行切换查看。,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表输出,14.2.2,网络传送,网络传输方式是通过计算机网络将各种报表，从一个工作站传递到另一个或另几个工作站的报表传输方式。使用计算机网络进行报表传输，可在各自的计算机上方便、快捷地查看相关的报表，大大提高了会计数据的时效性和准确性，又有很好的安全性，并可以节省报表报送部门大量的人力、物力、财力。,随着计算机网络的日益普及，网络传输方式的优势越来越明显，正在逐步取代其他的传输方式。用户只要将报表生成网页,HTML,文件，就可以将其发布在企业内部网或互联网上了。,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,会计报表输出,14.2.3,报表打印,打印输出方式是指将编制出来的报表以纸质介质的形式打印输出。打印输出是将报表进行保存、报送有关部门而不可缺少的一种报表输出方式。用户在打印之前需要在报表系统中做好打印机的有关设置，以及报表打印的格式设置，并确认打印机已经与主机正常联接。打印报表之前用户可以进行预览，以便及时调整不满意的地方。,此外，将各种报表以文件的形式输出到磁盘上也是一种常用的方式，这对于下级部门向上级部门报送数据，进行数据汇总是一种行之有效的方式。,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,图表分析,14.3,图表分析,14.3.1,追加图形显示区域,具体的操作步骤如下：,（,1,）在,【,UFO,报表,】,窗口的“格式”状态下，可选择,【,编辑,】【,追加,】【,行,】,菜单项，即可打开,【,追加行,】,对话框。,（,2,）在其中输入要追加的行数（如：,10,）之后，单击,【,确认,】,按钮即可。,14.3.2,选取数据区域,插入的图表是依赖报表的数据而存在的，反映报表指定区域中数据的对比关系，所以在插入图表对象之前，必须事先选择图表对象反映的数据区域。,具体的操作步骤如下：,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,图表分析,（,1,）在,【,UFO,报表,】,窗口中单击,【,格式,/,数据,】,按钮，即可使报表处于数据状态。,（,2,）此时，即可选取一个数据区域（如,A3:B7,）。,14.3.3,插入图表对象,具体操作步骤如下：,（,1,）在报表窗口中单击,【,格式,/,数据,】,按钮，,进入数据状态之后，选择,【,工具,】【,插入图表对象,】,菜单项，即可打开,【,区域作图,】,对话框。,（,2,）在“数据组”中选择,【,行,】,单选项。,（,3,）在“操作范围”中选择,【,当前表页,】,单选项，,则利用当前表页中的数据作图。,（,4,）在“图表名称”和“图表标题”框中,输入相应的名称和标题。,选取数据区域,【,区域作图,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,图表分析,（,5,）在列出的图表格式中选择一种图形之后，单击,【,确认,】,按钮，即可插入一张图表。,14.3.4,编辑图表对象,1,编辑标题,图表标题、,X,轴标题、,Y,轴标题可以在建立图表,时的,【,区域作图,】,对话框中输入内容，也可以,在图表建立以后进行编辑。,具体操作步骤如下：,（,1,）双击图表对象的任意部位，图表即被激活，此时，图表及图形四周均出现,8,个黑点。,（,2,）选择,【,编辑,】【,主标题,】,菜单项，即可弹出,【,编辑标题,】,对话框。,销售情况直方图,编辑图表,【,编辑标题,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,图表分析,2,改变主标题的字型和字体,具体操作步骤如下：,（,1,）选中图表对象中要改变的标题之后，选择,【,编辑,】【,标题字体,】,菜单项，即可打开,【,标题字体,】,对话框。,（,2,）在字体框中选择字体、字型和字号之后，单击,【,确认,】,按钮，标题的字型和字体即可修改成功。,3,定义数据组,具体的操作步骤如下：,（,1,）选择,【,编辑,】【,定义数据组,】,菜单项，,即可打开,【,定义数据组,】,对话框。,（,2,）在选择“以一列数据为一组进行比较”,单选项之后，单击,【,确认,】,按钮，图形将会以,一列数据为一组进行比较。,【,定义数据组,】,对话框,以一列数据为一组进行比较,图表分析,4,改变图表格式,UFO,报表系统提供了,10,种图形格式，在,【,格式,】,菜单中选择相应的图形格式菜单项，就可以完成相应图形格式的转换。另外，单击工具栏中的图标也可以改变图表格式。,选择,【,格式,】【,立体成组直方图,】,菜单项之后，系统将会自动切换编辑框里的图形格式。在普通直方图、立体直方图、圆饼图、面积图等格式中，只能显示第一行或第一列的数据。,5.,对象置前对象置后,具体的操作步骤如下：,右击选定的对象之后，在弹出的快捷菜单中选择,【,对象置后,】,菜单项。系统将会自动切换图形。,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,立体直方图,选择当前对象置后,对象置后的图形,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,图表分析,6,图表对象预览打印,图表对象也可以打印和预览，它们可以和报表数据一起打印,/,预览，也可以单独打印,/,预览，这里的图表对象的预览,/,打印功能仅对图表对象有效，不打印或预览报表的数据。,右击选定的对象之后，在快捷菜单中选择,【,对象预览,】,菜单项，则系统会自动生成预览模式，如图所示。,如果要将图表和报表一起打印，可以选择,【,文件,】【,打印,】,菜单项进行打印操作。如果存在多个图表对象，则对象预览,/,打印将只对最上层的图表对象有效。,图表预览,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,图表分析,14.3.5,图表窗口,1,打开图表窗口,在报表窗口中选择,【,工具,】【,图表窗口,】,菜单项，即可打开,【,图表,】,窗口。,2,打开图表,在,【,图表,】,窗口中选择,【,图表,】【,打开,】,菜单项，即可打开,【,打开图表,】,对话框，,在其中列出了本报表文件已有的所有图表名称，,选择要打开的图表图之后，单击,【,确认,】,按钮，,即可打开所选图表。,图表窗口,【,打开图表,】,对话框,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,图表分析,3,删除图表,如果不需要某一张图表，可以随时将其删除。选择要删除的图表使之成为当前图表窗口之后，选择,【,图表,】【,删除,】,菜单项，即可将当前图表删除。也可以单击工具栏中的删除按钮,进行删除。,4,关闭图表,选择,【,图表,】【,退出图表窗口,】,菜单项，即可关闭正在运行的图表，并在关闭图表的同时自动保存图表。,用友,ERP-U8,财务处理实务（,8.7X,版）,The End,