恭喜你当上了主管.ppt

按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,成功永遠屬於有準備的人,(,作者序,),記得第一次憑著自己的努力當上主管時，那種欣喜的心情是難以言喻的。雖然那只是一家五位員工的小公司，但能當上主管卻是在我的努力下，為老闆打下大部分的經銷區域，才贏得的榮譽。然而，也因為我過於衝鋒陷陣，缺乏管控經驗，最後造成公司面臨現金週轉不靈的窘境。,這是我第一次感受到：管理不是靠努力及勇氣就能到位的事實。於是，我開始進修學習，參與名師課程，研讀管理書籍。,幾年下來，我有幸接觸到，國內外許多正規且完整的專業管理培訓。在潤泰集團擔任人事科長任內，當時的主管協理宋炎本和總經理鄭銓泰，給了我許多指導和培訓的機會，而我也接受了大企業嚴謹的管理制度洗禮，並對集團總裁尹衍樑一再強調企業止於人的人本管理文化，有深刻的體會。後來我投入管理訓練，至今，這些恩師的指導仍讓我受益良多。,同時我也發現，坊間的管理書籍，都把管理複雜化了，幾乎每一本都是厚厚的。雖然，專家告訴我們：一本書只要有一個觀念或論點，對我們的工作或生活產生作用，就是值得的。但是，我認為，在這個多元又快速競爭的年代，主管不能靠教室中的學習，及痛苦地抽離每本書中,10%,的重點知識，繼續摸索下去。,我在企業教育訓練界，十多年的輔導和培訓教學過程中，與近三萬名學生接觸，其中有一半的學生是主管身分。發現很多學生都曾面臨這樣的困境；當他們成為初階主管時，幾乎沒有人已經做好成為主管的基礎準備。導致在職場跌跌撞撞多年，才慢慢從中領悟一些道理，甚至有些人至今仍舊搞不清楚，管理的真義到底為何？不僅浪費了企業寶貴的資源，也浪費了許多管理者不必要的時間和精神。,在和學員互動的過程中，我感受到他們的需求及期盼，希望我能將課程中，那些淺顯易懂的管理知識及運作技巧，付諸文字。於是，才有這本集合我多年實務經驗及授課精華的著作誕生。,這本書是針對一般初、中階主管所必須具備的基本能力而寫的，希望能幫助剛晉升主管的優秀企業伙伴，有一個系統化總整理的機會。所以，全書內容以人和事思考面開始，透過人性風格管理的檢測，了解自己和部屬；再進入，管理前必須先學習的人際溝通素養和技巧，以及情緒壓力的處理方式；然後，才是管理機制、執行能力的知識和實務操作面；並提供一個系統化的問題解決技巧；最後，提醒每一位主管，要好好正視自己的工作價值觀，面對自我成長的機會，才能成功地站上管理舞台。附錄於每章後面的重點摘要，是希望能幫助你在閱讀後，輕鬆整理，快速上手。,如果你現在剛好有機會當上主管；或者你已經當了主管好多年，但仍不能得心應手；或是你目前還不是主管，不過你想先做好準備，那麼這本書就非常適合你。它不是管理的理論書，而是一本務實又實用的管理秘笈。不管你學的是什麼，只要你有機會當上主管，你一定會需要這份秘笈。想當一位稱職且出色的主管，是需要經過自我吸收學習的。本書將指引你一條簡單易懂的輕鬆管理之路，讓你當上主管，能快速上手，在管理上如魚得水，遊刃有餘，展現領導者的魅力。,別忘了，成功是永遠屬於有準備的人。,這本書從構思到完成，特別要感謝：我的職場導師翰園資訊總經理劉慶聰的支持；好友資深經理人林惠美的彙整，並提供許多寶貴經驗；還有一路支持鼓勵我的師長、伙伴、家人及孩子。我會再接再勵繼續努力！,利得國際財務顧問股份有限公司,總經理,陳振平,一、恭喜你當上主管了,主管面臨的需求轉變,從員工變成主管時，最需要調整的是,心態思考,上的轉變。,當上主管，在角色上就要將,個人需求,，轉化為滿足,員工需求,的導向。,你要帶領部屬，完成部門的工作目標，也就是,你要協助部門每一個人，都達成他們的工作目標。,人事緊扣的管理核心,管理思維的發展，以,道格拉斯,麥格里哥,（,Douglas McGregor,）,所提出的人性假說,X,、,Y,理論為分水嶺。,X,理論主張,/,人性本惡,，是以事為導向的思維，認為,人是被動,的。,Y,理論主張,人性本善,，是以人為導向的思維，認為,人是主動,的。,融合,X,、,Y,，能兼顧任務的目標性和員工的感受性，則會有較佳的管理成果。,當上主管，,要先管理人，再操作事,。事的管理其實只是工作目標的一環；人才是管理的關鍵。,二、了解風格 管理可以更輕鬆,個人行為影響管理風格,每一個人的行事風格，都與自己從小的生活背景和家庭環境有關，影響長大後所形成的個性。也就是說，當你愈能了解自己的個性，就愈能知道自己適合的管理風格。,個人行為風格檢測表,(,測驗題請參考書中,),個人行為風格類型，有四種單純風格：,A.,合群謙讓,B.,活躍彈性,C.,嚴謹踏實,D.,自信挑戰,有六種混合風格組合：,AB,、,AC,、,AD,、,BC,、,BD,、,CD,；有五種複雜風格組合：,ABC,、,ABD,、,BCD,、,CDA,、,ABCD,。,正向風格指在順境或平時最常展現的風格；負向風格指逆境或壓力衝突發生時最常表現的風格。兩者落差大，表示情緒起伏較大。,風格類型的行為特質,A,、,B,型的人是以,人,為出發的風格,A,型為大我人,B,型為小我人,C,、,D,型的人是以,事,為出發的風格,C,型為大我事,D,型為小我事。,單純風格,A,型，屬於協助合作的風格。,互動原則：嘴要甜、腰要軟、腿要勤。,B,型，屬於人際開創的風格。,互動原則：展現絕佳公關能力。,C,型，屬於理性客觀的風格。,互動原則：提供大量數據和資料，來證明論點。,D,型，屬於主動積極的風格。,互動原則：第一時間做出反應，並給予明確的交代。,混合風格,1.AB,型，是擅長管理人的風格，是天生的人際高手。,必須學習時間管理、事情輕重緩急順序，以及計畫分析能力。,2.AC,型，是典型的工作狂風格，也是典型的環保意識支持者。,必須學習安排休閒生活、授權工作、以及先聽再說的溝通方式。,3.AD,型，是屬於互補矛盾的風格，會展現暨被動又主動的作風。,必須學習三思而後言，要先處理情緒再處理事情，與好友商量。,4.BC,型，也是互補矛盾的風格，會展現暨有彈性又很保守的作風。,必須學習不立即處理，多聽聽別人意見，找出單一標準講清楚。,5.BD,型，是屬於自我為中心的風格，會展現以自己利益為導向的作風。,必須學習融入群體，多為別人著想，聽聽組織團體的聲音。,6.CD,型，也是互補矛盾的風格，會展現暨客觀又主觀的作風。,必須學習管理自我情緒，提高對人的敏感度，多欣賞別人。,各類型風格的價值互動關係,會議時間觀,/A,型不主動發言但已準備好，求完美會拖時間；,B,型不太 在意內容，時間不重要，愉快最要緊；,C,型不喜歡臨時性，重視時間和目標；,D,型會直接發表想法，以最後期限為時間管理目標。,活動承辦觀,/,A,型會謙虛推辭，認真投入，需要協助時會動用親友；,B,型樂於參與，歡樂無限，但常落東落西；,C,型會提出詳細企畫案，也會有替代方案；,D,型要大家都來協助，有意見先說，否則分配後自己想辦法。,金錢處理觀,/,A,型出門錢帶足，別人借錢不好意思拒絕；,B,型出門不清楚帶錢沒，別人借錢事後常忘；,C,型出門清楚帶多少錢，別人借錢會紀錄；,D,型出門錢包整齊回來就亂，別人借錢教人如何還。,三、做好人際溝通,建立良好人際關係互動,溝通方式基本上可分為：面對面溝通、電話溝通、書面溝通。,面對面溝通，身體語言占,55,語氣語調占,38,用字遣辭占,7,；電話溝通，語氣語調占,75,用字遣辭占,25,；書面溝通，,100,用字遣辭。,在談溝通技巧之前，你要先建立人際關係真愛心的基本態度。,人際溝通準則,溝通的三個基本準則：,(1).,要是雙向的。,(2).,不要先入為主。,(3).,要先處理情緒再處理問題。,系統性溝通運用,系統性溝通系統模式，共區分為三個部分,聽、問、說,(1).,傾聽，化解情緒所造成的障礙,(2).,提問，釐清狀況並進一步探詢細節,(3).,述說，表達立場、看法和指正，以,達成溝通目標。,有效的協商溝通技巧,和部屬溝通互動三個原則：聽得清楚明白、問得清楚明白、說得清楚明白。,聽,/,培養積極的傾聽,1.,培養積極傾聽五大重點：,(1),營造關注氣氛,(2),解讀所有訊息,(3),運用同理心感受,(4),不要妄下評斷,(5),解析肢體語言。,2.,傾聽會讓對方有發洩空間，可以讓對方情緒降溫。良好的積極傾聽，可以讓對方情緒平復，樂於表達真正含意。,問,/,發掘聰明的提問,1.,聰明提問的五大步驟：,(1),了解你的目的,(2),適當發出問題,(3),確實傾聽內容,(4),仔細評估訊息,(5),適時給予回饋。,2.,平時多練習用一句話轉換成一個問句，而且應該多利用開放式提問來發,掘更多訊息，讓提問成為聰明溝通的助力。,說,/,建立明確的述說,1.,述說的三種方式：,(1),告知實際狀況,(2),指正改善做法,(3),指導提供意見。,2.,當公司政策不是部屬喜歡的，就要以員工需求為導向做為訴求，先和部,屬對話，了解部屬的想法，廣納意見，向公司反應，再運用溝通技巧引導並銷售給部屬，讓部屬願意接受，並去執行。,實用的各項面談要訣,聘僱面談,在企業組織的選才中，要掌握三大原則：,(1),選擇適合的人，而不是最優秀或最想要的人；,(2),找對的人，放在對的位置，做對的事；,(3),避免選擇太多同類型風格的人。,面談前準備：,(1),確認任用準則,(2),詳細閱讀履歷,(3),通知安排作業,(4),設計面談提問,(5),準備面試表格。,面談中技巧：,(1),開場白,(2),話天地,(3),入主題,(4),提簡介,(5),做結尾。,面談後評估：應仔細觀察應徵人員的儀容舉止、態度及回答方式。,離職面談,先明確目標，確認是要留才還是流才，再進行面談。,留才面談步驟：,(1),建立良性互動,(2),了解問題核心,(3),探討解決方案,(4),提供必要協助,(5),肯定激勵對方。,流才面談步驟：,(1),善用換位思考,(2),肯定對方專長,(3),分析發展空間,(4),提供必要協助。,績效面談,必須先建立績效目標管理機制，設計績效評估表，事前訂定雙方認同的績效目標，定期考核，應著重長期觀察和實際紀錄。,面談之前，請員工先做自我評估，可對照主管評估是否有認知落差。,成功訣竅：,(1),營造良好氣氛,(2),引導正面思考,(3),表達成效看法,(4),提供開放對談,(5),給予明確期許。,禁忌守則：,(1),不要主觀批評,(2),不要感到抱歉,(3),不要過當幽默,(4),不要找人比較,(5),不要隨便承諾。,異動面談,針對部屬工作調動或晉升，進行順利有正向激勵作用。,會談基本步驟：,(1),開場白,(2),入主題,(3),解疑異,(4),予肯定。,四、面對情緒壓力,情緒壓力的產生,情緒壓力通常來自以下四個層面：,(1),工作本身、,(2),組織發展、,(3),人際關係、,(4),個人因素。,情緒與壓力是一體的兩面，情緒是外露；壓力是內隱。壓力大時，常伴隨情緒而來；而情緒發洩時，也常會帶來後續的壓力。,個性樂觀的人情緒管理能力好，面對挫折壓力時，比較能自我調適，積極向目標邁進。會比能力相近的悲觀者，創造出更佳的表現。,面對情緒的處理解決之道,情緒處理最好的紓解過程面對它、接受它、處理它、放下它。,情緒管理的四項能力,現代人都應該具備四個簡單情緒管理的能力：,(1),自我覺察力、,(2),情緒整理力、,(3),自我激勵法、,(4),學習同理心。,避免情緒化的方法,避免情緒化的四個方法：,(1),了解別人、,(2),清楚自己的極限、,(3),把自己變成一本打開的書、,(4),頻繁溝通。,最佳,XYZ,抱怨法,最佳的吵架模式,XYZ,抱怨法，簡單的規則是：,因為你的,X,行為，讓我產生,Y,的感覺，我希望你能改正為,Z,的行為。,面對壓力的處理解決之道,紓解壓力可從二方面著手：,(1),在工作上，建立良性工作循環；,(2),在生活上，養成健康生活習慣。二者兼顧能創造平衡型態，享受愉快工作生活。,建立良性的工作循環,讓工作良性循環的五個妙方：,1.,有效管理時間,/,設定合理工作目標，工作超量試著拒絕或做轉移處理。,2.,製作重要待辦表,/,針對事情的重要和緊急程度，安排優先順序。,3.,學習工作授權,/,別以為只有自己做得最好，適當權能賦予通常做得到。,4.,尋求其他支援,/,找同事談談，聽聽建議，或請上司提供實際的協助。,5.,創造和諧環境,/,營造一個愉快的工作氣氛，展現美感和吸引力。,培養優質的健康生活,養成健康生活的五個基礎方法：,1.,均衡攝取營養,/,三餐一定要定時定量，減少偏食，多喝開水。,2.,充分休息睡眠,/,每天有,78,小時睡眠時間，可幫助身體達到和諧狀態。,3.,適當休閒運動,/,設定每天或每週的活動量，並盡量確實執行。,4.,學習放鬆靜坐,/,學習每天做,1020,分鐘的放鬆運動或靜坐。,5.,安排親友時間,/,每天或每週一定要安排，和喜歡的親友有相處的機會。,五、建立管理機制,建立實用的管理工具,工作會出現混亂情形，不外乎是沒按照或不清楚原先制定的工作流程，或者找不到因果關係，不知從何著手。,工作流程圖製作,真正能滿足顧客需求的是超越顧客期望值的高品質服務，才是現代企業競爭優勢的策略目標。,所謂流程圖是藉由符號和文字，檢視特定工作進行的連貫性和順序，並確認在一定範圍內，避免不必要的步驟。,製作工作流程圖，特別要採取工作小組每一個人相同觀點，而非個人認知的偏頗觀點，也就是以實際作業為基礎的規劃作業。,每一個流程都要關注主體媒介物的流向（指主體流程），並要對其相對的注意事項，或資料、表單流向（指資訊流程），給予明確定義，並密切關注，才不至於有多重的終結點。,繪製流程圖必須注意五個步驟：,(1),確認特定的流程、,(2),設定流程的始末、,(3),選擇繪製的人選、,(4),按實際步驟繪製、,(5),邀請執行者參與。,流程設計就是要建立一個第一次就把事情做對的最短流程，所以要尋找最佳捷徑，必須不斷檢視流程的正確性。,幫助腦力激盪的屬性歸類圖,進行腦力激盪時，應遵守五個原則：,(1).,設定標題名稱,(2).,接受每個構想,(3).,紀錄任何意見,(4).,盡量避免討論,(5).,時間不要太短。,製作屬性歸類圖時，要把握五個步驟：,(1).,讓議題問題化,(2).,選擇適當方法,(3).,分發紙條書寫,(4).,歸類所有意見,(5).,定義每類標題。,幫助解決多重問題的因果關係圖,使用因果關係圖（魚骨圖）問題主要因素類別可分為四：,(1).,方法,(2).,設備,(3).,人員,(4).,環境,可運用腦力激盪，找出次要因素。,因果關係圖簡易的分析思考：,(1).,特性分析法,(2).5W2H,分析法。,製作因果關係圖有六項基本準備工作和步驟：,(1).,準備工具,(2).,設定主題,(3).,開始思考,(4).,意見彙整,(5).,歸類細分,(6).,整理魚骨。,建立適當的授權管理,1.,有信任才會有授權，授權可以幫助主管增加時間、減輕壓力，進而激勵部屬。,2.,主管應該盡量把低階執行工作交辦部屬執行，讓時間用在決策、規畫、掌控以及人員的訓練上。,3.,授權的定義：權能賦予，也就是灌能。在授權的同時，要授與解決問題的能力，並相對給予解決問題的權力及相對的資源。,適當授權的步驟,1.,適當授權有三個重要步驟：,(1),明確指派任務、,(2),授與工作權能、,(3),檢核責任成效。,2.,要讓部屬明白，接受分派工作後，就有責任去完成任務，讓主管滿意。,授權面臨的困境,1.,反授權是指派出去的工作任務被反彈回來，也就是部屬把已分派給他的工作，返回來讓主管做。,2.,面對部屬反授權時，三個處理步驟：,(1),傾聽了解狀況、,(2),詢問對方看法、,(3),提出解決建議。,授權中的工作教導,1.,教導部屬工作之前，必須先做好的準備：,(1),教導的內容；,(2),必要的工具、設備和材料；,(3),適當安排工作環境，要和實際執行的環境一樣。,2.,授權工作指導的四個步驟：,(1),激發部屬工作興趣、,(2),耐心告知作業內容、,(3),確認部屬了解狀況、,(4),定,期追蹤執行成效。,3.,做好監督與控制的管理手段：,報告、分析、視察、考核、檢討。,建立良性的績效管理,績效管理可以從三方面著手：監督追蹤、考績評估、賞罰制度，這三方面都要讓部屬清楚了解，才能達到好的績效。,監督追蹤,1.,監督追蹤管理要從日常工作做起，可針對工作性質，設計工作日誌，日報表或週報表。,2.,進行早會的功能和步驟如下：,(1).,人力盤點,(2).,工作盤點,(3).,工作分派,(4).,政令宣達,(5).,教育訓練,考績評估,績效考評目的，是考評部屬過去一年或一期的貢獻度，而非部屬的素質。,賞罰制度,1.,賞罰制度宜多採用激勵因子，鼓勵部屬繼續付出努力，是最容易鼓舞士氣，提升績效的。,2.,激勵的途徑有：,(1).,環境激勵,-,工作挑戰、變動、使命,(2).,團隊激勵,-,共同目標、成長、學習,(3).,自我激勵,-,實現理想、效益、前進。,3.,激勵的方式可採用雙因子：,(1),激勵因素、,(2),維持因素。,4.,人性無法改變，只能改變人的行為；想改變別人的行為，就得改變觀念；觀念必須從影響人的想法與信仰著手。,5.,想要部屬為公司打拼，就必須從關心部屬開始。,建立有用的預算管理,預算制定並非憑空而來，一定是有所依據的。,預算編列,1.,預算編列的基本考量步驟：,(1).,擬定計畫內容,(2).,編列預算項目,(3).,參考費用經驗值,(4).,執行預算編列。,2.,要考慮整個預算的合理性，如果公司採取利潤中心制，則需要進一步了解預算和利潤之間的掌握程度，不要忘記目標。,建立有效的時間管理,時間有三八原理，一個人能夠成功，關鍵不在於前二個八小時，而是誰能把握第三個八小時！,最忙的人不一定最有成就，最有成就的人也不一定最忙。人生只有追求成就感，讓自己覺得有用的過程，才是維持生命力最重要的來源。,一般人會面臨時間困境的原因：目標不清楚、事必躬親、追求完美、消極懶散、不懂得授權和拒絕、缺乏計畫，導致時間永遠不夠用。,每個人在時間上都有二個範圍，內圈的是影響範圍，外圈的是關心範圍，成功的時間管理應該，擴大影響範圍，縮小關心範圍，不要浪費時間在不重要的事。,時間管理分配的目的，在於釐清工作的重要性和急迫性，排列出工作的優先順序，清楚每天的工作目標和重點。,第一優先要做的是非常重要也非常緊急的事情，其次應該是非常重要但不緊急的事情，再其次是不重要但非常緊急的事情，最後才是不重要也不緊急的事情。,時間管理的運用策略,左腦思考的人，重邏輯、靠流程、條理分明、目標明確；右腦思考的人，靠直覺、創意強、彈性大、適應佳。最好是左右腦並行管理時間。,有效運用時間的六個基本策略：,(1),設定工作目標、,(2),安排優先順序,(3),規畫工作進度、,(4),使用適當記事、,(5),授權與人合作、,(6),增加工作樂趣。,運用,To Do,單做時間管理，列下每天要做的事情，包括項目優先順序、工作內容、預計完成時間。每完成一個就刪除劃掉。,時間管理的陷阱,用別人的方式,/,沒考慮到工作性質和個性可能和對方不同。,自己做一定好,/,總是認為別人無法把工作做好，而讓自己精疲力竭。,不好意思拒絕,/,想建立同事間良好互動，導致自己熬夜加班。,建立優質的會議管理,會議功能包括：理念政策的佈達宣導、觀念溝通、意見整合、解決問題和培育訓練等。,會議前的準備,會議前的六項準備：,(1),確認會議需求、,(2),設定議程綱領、,(3),選擇參與人員、,(4),時空確認通知、,(5),準備相關資料、,(6),設想可能衝突。,會議中的主持,會議中主席的六項要訣：,(1),推派會議記錄、,(2),掌控發言內容、,(3),謹守主題範圍、,(4),調解意見衝突、,(5),掌控會議時間、,(6),做出決議或結論。,會議後的追蹤,會議後的三項追蹤：,(1),追蹤會議紀錄、,(2),彙整決議事項、,(3),跟催行動項目。,六、充實執行力,規劃企畫專案,進行企畫案，最簡單的方式是朝,5W2H,思考，並先製作一張目標與計畫表，再進行細部化的思考和規劃。,企畫案基本架構：,(1),前言、,(2),目的、,(3),現況分析、,(4),目標對象、,(5),實施期間、,(6),實施地點、,(7),定位確立、,(8),策略運用、,(9),方案內容、,(10),執行細則、,(11),預算效益、,(12),總結。,最簡單的分析方式可採取,SWOT,分析法：,S,是優勢點；,W,是劣勢點；,O,是機會點；,T,是威脅點。,在書面呈現時，要特別注意編排方式，標題、字體和重點要清楚。,簡報成功技巧,成功的簡報技巧，也是你成為優秀主管必備的能力之一。,事前做好準備,1.,簡報前五項準備工作：,(1),清楚場地時間、,(2),了解你的聽眾、,(3),確認報告目的、,(4),製作簡報檔案、,(5),檢核各項演練。,2.,簡報架構規劃：,(1),提案的主要理念和賣點，目的和行動；,(2),支持的資料，包括數據事實、調查結果、圖案表格、實做範例、類比資訊。,3.,簡報論點說明：,(1),圖案表格、,(2),範例案例、,(3),類比推論、,(4),統計數字、,(5),專家意見、,(6),現場示範。,4.,簡報編排重點：,(1),文字和圖案要簡潔、,(2),色彩和字體要搭配、,(3),字數和行數的選擇、,(4),版面和切換的出現、,(5),音樂和整體的檢核。,簡報當下要訣,1.,簡報當下的要訣包括：,(1),克服恐懼感、,(2),選擇開場白、,(3),肢體和語調、,(4),掌握關鍵話、,(5),輕鬆答客問。,2.,具有凝聚力的開場白：,(,1),直問法、,(2),引述名言、,(3),震撼的統計數字、,(4),引述新聞、,(5),標語短句、,(6),引述文獻、,(7),旁敲側擊法、,(8),利用歷史故事、,(9),個人的際遇、,(10),感謝詞。,3.,具有衝擊力的結尾：,(1),行動利益模式、,(2),鼓動前進模式、,(3),呼應主題模式、,(4),證據顯示模式。,呈報公文簽呈,公文含括：,令、呈、咨、函、公告、其他公文,六種用法。,簽呈撰寫步驟,簽是幕僚處理公務表達意見以供上級了解案情，並做抉擇的依據；稿是公文的草案，可依各公司規定程序審定後，發出適用的公文。,簽辦結構為：,(1),主旨、,(2),說明、,(3),擬辦。,撰寫公文要特別注意，陳述要正確清晰、用詞要簡明扼要，並要保持公文的整潔完備和一致性。,撰寫商業書信,書信撰寫要訣,1.,先清楚收件人，也就是了解讀者是誰，針對讀者的性別、年齡、教育程度、文化背景、層級、關係，來決定寫信的方式和風格。,2.,正式書信結構：,(1),稱呼,用名或姓加頭銜或稱呼；,(2),敬辭,長輩用鈞鑒、平輩用惠鑒；,(3),本文,用字簡潔明瞭；,(4),結語,敬語和問候語；,(5),署名年月日。,3.,一般書信結構：,(1),稱呼、,(2),本文、,(3),署名年月日。,4.,使用電子郵件寄送，最好加上公司名稱、地址、電話、傳真和網址。,5.,採用郵局寄送，中式信封右邊要寫收件人詳細地址和單位名稱；中間要寫收信人姓名稱呼；左邊則寫寄件人地址姓名和單位名稱。,契約撰寫要訣,1.,契約是一種法律行為，是依據法律和習慣訂立條件共同遵守，並用來規定同意立約的雙方當事人權利和義務。,2.,訂立契約內容有六項重點：,(1),題目和原因、,(2),當事人姓名、,(3),標的物內容、,(4),雙方權益和保證、,(5),立契人書名畫押、,(6),立契期限和日期。,3.,契約結構有四：,(1),前段,/,說明原由、,(2),中段,/,詳載事實、,(3),後段,/,申述約束、,(4),末尾,/,署名記時。,備忘錄撰寫要訣,1.,備忘錄用於：政策改變、會議總結、提醒事項、查詢聯絡、遏止謠言、標示期限、合作、等。,2.,無論是備忘錄、簡便行文表、或是聯絡單，都必須具備四大基本要素：收文者、發文者、日期、主題,/,主旨，還有副本收受者。,七、做對問題解決,停看聽應變法,1.,遇到問題要先學會停、看、聽：,(1),停下來，先冷靜面對事情，了解事情的來龍去脈；,(2),看看相關事情的資料和數據，釐清問題所在；,(3),聽聽別人意見，不要自己立即下判斷。,2.,進行問題處理：,(1),了解事情嚴重部分，針對因果部分，找相關同事或部屬一起來腦力激盪，並做屬性歸類打包；,(2),針對事情的輕重緩急，優先順序，進行重點式腦力激盪；,(3),將結果打包，去處理解決。,3.,召開檢討會議的目的：不是找兇手，而是尋找是否有更好的處理方式。,4.,經驗不是年資，也不是時間累積而成，而是每一次認真面對問題時，從中抽離出知識以後，變成行動力和智慧，所累積而成的才是經驗。,5.,成功不會學到經驗，只有失敗才會給我們啟示。任何事情發生後，一定要去了解問題所在，從中學習，抽離出真正的問題。,問題分析決策法,處理人的問題，就必須進行面談溝通，可多多運用之前提到的溝通面談技巧；處理事的問題，就必須採用停看聽，然後尋求替代方案。,KT,決策法基本架構有四：,(1),問題分析、,(2),狀況評估、,(3),決策分析、,(4),潛在問題分析。這四項可以是一個循環，也可以是獨立存在的。,解決問題和做出決策的差異在於：問題需要回答為什麼？，是過去某個時間所存在的某一原因，現在顯現出來的可見影響；決策則需要回答：如何？、哪個？、目的？，通常於問題發生後，用以解決企業經營問題的策略，或是於問題發生前，選定經營方針的策略。,問題分析（,PA,）,1.,目的在於找出問題的真正原因。問題的產生，通常來自基本條件水準的改變。,2.,進行問題分析的五個過程：,(1),敘述偏離情況、,(2),指明問題描述、,(3),導出可能原因、,(4),檢驗可能原因、,(5),證明真正原因。,3.,問題描述需清楚四個層面：,(1),確認,/,什麼事情？或是什麼人？,(2),地點,/,在什麼地方觀察到？,(3),時間,/,什麼時候發生？,(4),廣度,/,發生的程度範圍有多廣？多嚴重？,狀況評估（,SA,）,1.,目的在於排列出處理的優先順序。是在分析的過程中，必須找出相關事項，分割成可以管理的部分，進而設定優先順序，有效率管理許多同時進行的活動。,2.,狀況評估的四個步驟：,(1),找出有關事項、,(2),分解細部事項、,(3),設定優先順序、,(4),計畫解決程序。,決策分析（,DA,）,1.,目的在於針對問題如何解決。是一種有系統的思考程序，也是做選擇時所使用的思考模式，並加以擴充和昇華。,2.,決策分析的運作技巧有四：,(1),決策名稱聲明、,(2),建立決策目標、,(3),目標分類權衡、,(4),導出選擇方案。,潛在問題分析（,PPA,）,1.,目的在於找出後遺症。是一種能改變和改善未來的思考模式，也是一種保護性的方法，能確定未來跟想要塑造的一樣美好。,潛在問題分析的五個基本步驟：,(1),行動方案說明、,(2),預料問題次序、,(3),預料可能原因、,(4),選擇預防行動、,(5),提供進展資料。,決策法運用範例,遇到任何事情，你可以先評估狀況，再決定採用問題分析、決策分析或潛在問題分析。通常有偏離點的問題，適合採用問題分析法；如果有多重方案和作法，適合採用決策分析法；如果是活動進行的風險預防，可採用潛在問題分析法。,針對問題召開腦力激盪會議，進行問題分析，找出幾個可能性，並刪除可能性較低或可合併的問題；接著，進行優先順序的狀況評估，排列出問題的重要性和急迫性次序；並提出解決方案的決策分析，將可能解決的方向和方法都列出來；最後，一定要思考是否有任何後遺症的潛在問題分析。,做出決策後，務必要落實執行，並觀察追蹤成效。,八、登上成功管理舞台,認清階段性的價值觀,衡量工作價值觀的二個指標：,(1),工作的績效,完成工作具備的工作技能；,(2),工作的意願,完成工作足夠的動機和信心。,工作職場四個階段的價值象限：,(1),第一階段（新人入門）,意願高、績效低，要多聽少說；,(2),第二階段（到職三,六個月）,意願降低、績效些許進步，要結交知心朋友；,(3),第三階段（到職一年以上）,意願起起伏伏、績效中到高，要尋找職場導師；,(4),第四階段（公司棟樑）,意願高、績效高，要注意身體健康。,尋找最短的最佳路徑,想要在一個組織環境中被重用，就要跳出牛徑，不要滿足於現狀，為組織找出一條最短的最佳路徑，創造新氣象和新價值。,創新的勇氣,1.,縱橫思考法：垂直思考是沿直線連鎖關係進展，每一個環節都可以導入；水平思考則允許問題解決者改變方向，以別的角度來看問題。,2.,六大創心法：運用疑問心、發問心、假設心、應用心、整合心、精進心等六大心法來創新。,3.,策略養成法：公眾承諾、專注前進、馬上去做、重複行動、隨時修正、自我暗示等。至少要讓自己連續二十一天或二十一次去養成。,足夠的知識,1.,上課培訓：要先設定目標，找對課程和講師，有系統栽培自己，效果會是最快最顯著的。上課學習時，一定要寫筆記，記下內容重點、可以應用在工作上的工作構想、以及想到的問題。,2.,讀書充電：讀書方法有三個基本步驟,(1),第一遍要一面看，一面劃重點；,(2),第二遍只看重點，著重系統化的連結；,(3),第三遍摘錄重點做筆記，資料整合後要強迫記憶。最後要自我檢測方式。,3.,經驗交流：把學習得來的知識或經驗說出來，就有機會讓自己真正獲得知識。並要不斷鞭策自己最想學的東西，分享或幫助需要的人，自然別人也會分享經驗，激發產生新的構想。,尋找職場和生活導師,企業要的是功勞，不是苦勞；一個人的年資不等於職場的經驗或能力。,在工作上遇到瓶頸時，需要一位職場導師，授業解惑，釐清目標，勇往直前。,在生活上遇到瓶頸時，需要一位生活導師，指引美滿生活的方向，創造出毫無後顧之憂的生活情境。,職場導師和生活導師，一般會是出社會第一位欣賞的主管或同事；也可能是曾經受教的老師或長輩；更可能是第一位事業成功或家庭美滿的好朋友或朋友的朋友。,設定生涯規劃的目標,設定生涯規劃目標時，一定要非常務實，問自己：我的終生使命是什麼？我想做什麼？我能做什麼？我該做什麼？三年後我人在哪裡？三年後我擁有什麼？現在我應該如何進行？,大方向決定後，再深入探討工作表現的目標：我要培養多少位各級主管？我要領導多少人的單位？我領導的單位平均產能是多少？我領導的單位業績目標是多少？我要如何開始？何時達成認諾？,登上成功管理舞台,成功的管理秘訣：一是帶人帶心，做好關係；一是學做修教，當好教練。,帶人帶心做好關係,1.,給每一位部屬開設一個感情銀行帳戶，平時要多存款，多給予幫助、信任、讚美、肯定。但必要時也必須勇於面對問題，做出提款動作。,2.,設立感謝支票，書面化的感謝，更能加深彼此情誼。,學做修教當好教練,1.,能夠教會別人的時候，才是真正的會，才真正屬於自己的知識。,2.,只有自己最了解自己缺少的和需要的，也唯有不斷的學習才不會被淘汰，因為知識是全世界折舊速度最快的。,3.,能夠協助或教導需要幫助的人，就是最有力量的心靈學習教材。,4.,身為管理者，要不斷地看自己、看別人、看未來。,