ZYCW01整车出入库及结算管理制度.doc

专用制度】
制度编号
ZYCW-01
制度名称
《整车出入库及结算管理制度》
适用范围
销售部、财务部
执行时间
2015年*月*日
作用
保持整车的完整性和最佳状态，规范车辆购销结算行为；
关键控制点
业务：
1、 资源前置计划的审核及请款单据审核；
2、 整车采购、入库、调拨/移库、出库审核；
财务：
1、 整车采购关注现款车与监控车不同的付款方式，特别要关注监控车的库龄及监控车转现款车的处理；
2、 整车销售关注车辆出库，以及赊销车辆的审批
3、 车辆合格证管理。
整车出入库及结算管理制度
销售部根据部门目标和业务需求采购车辆，销售车辆和对车辆的日常维护。
财务部负责车辆采购所需资金的审核与调配以及结算、发票管理、账务处理；
库管员负责日常维护和出入库。

流程目录：
《整车采购流程》
《整车采购入库流程》
《车辆移库/调拨入出库管理流程》
《车辆销售出库流程》

一． 整车采购管理及结算

二．说明：
1. 前置计划：销售经理根据销售现状、4S资源库存情况、厂家季度销售指标及商务政策要求，不定期制定前置计划，上报销售副总审批并下达采购指令；
2. 零采申请：销售顾问已经实现销售，库存里没有的资源，需要临时申报采购订单的。由销售顾问填写《采购申请单》，报销售经理审核并下达采购指令。
3. 信息员在收到采购指令后，依据《资源前置计划表》或者《采购申请单》在厂家系统中提报订单。
4. 信息发布：订单评审成功后，由销售文员定期发布订单申报情况。
5. 采购计划知会财务：财务在收到采购计划后，安排好资金需求；
6. 信息员付款：依据订单申报周期，信息员按时申请付款。
7. 财务经理审核：审核业务请款需求，是否符合公司付款政策，并决定付款方式；
8. 出纳付款：对于审批完整的请款需求，完成付款；

二． 整车入库管理及结算
三．
1、整车采购入库流程

说明：
1. 新车到达时库管员应按《东风商用车新车验收单》内容要求验收，确定车况的完整性和附件齐全后方可办理入库；
2. 在验收过程中对不符合《东风商用车新车验收单》要求的整车由销售经理判定责任和处理办法；
3. 新车入库后，4S系统打印《车辆采购入库单》、《东风商用车有限公司商品车运输验收单》交财务备案；
4. 销售文员在系统入库后将4S入库单据、《运输验收单》及合格证交到财务；
5. 销售文员在系统入库后将入库单据提交财务账务处理；
6. 监控车要到期之前，销售部计划员依据付款周期，填制付款申请单交销售部经理、销售副总、财务经理、总经理审批，财务部根据审批后的申请单合理安排筹措资金；

3、 车辆移库/调拨入出库管理流程

说明：
1. 各展场/分公司之间整车移库/调拨需填写《移库出库单》/《调拨出库单》，经审批后方可执行；
1) 移库：不发生账务往来的商品调动；
2) 调拨：发生账务往来的商品调动；
2. 整车库管必须见到有销售经理和财务经理签字的《移库出库单》/《调拨出库单》方能交付车钥匙，并在出库单上签字确认后底联交付财务备案。（出库都是一个程序，调拨申请单-财务签字盖章-库管签字放行。调拨出库要对方的确认单需对方销售经理的签字和财务的盖章）；
3. 保安必须见到有整车库管、销售经理和财务经理的签字的《移库出库单》/《调拨出库单》才能放行；
4. 调拨出库结算：出纳收款；销售文员应收开票申请；财务开票并账务处理；
5. 调拨入库结算：销售文员请款，销售经理、副总审核，财务经理审核后，出纳付款，销售文员收票提交财务账务处理。

三．整车日常维护管理
说明：
各展场商品车日常维护管理工作由库管员负责；展场没有配备库管员岗位的，由销售顾问负责；销售经理负责检核。
整车日常维护管理工作主要包含以下内容：
1． 展场车辆摆放整齐，车辆外观良好；
2． 展场整车车况良好（水电油充足，GPS正常工作）；出现产品质量问题的，及时报修处理；
3． 随车附件、工具、备胎，钥匙的保管；
4． 库管员每月19日-22日会同财务做库存车辆扫描盘点，盘点结束相关人员（销售部库管、财务会计）审核确认；
5． 服务部提出整车配件拆件申请的，在保证不影响正常销售的前提下，由需求部门填写并提报《整车拆件申请单》，经销售经理审批-库管登记后方可实施，维修部负责在约定期限内对拆件车辆进行恢复并由库管员验收。附件：《整车拆件管理考核流程》

四．整车出库管理及结算

1. 销售出库：
1) 销售顾问按合同要求做好各项业委工作，及时安排上牌。
2) 车辆按合同条款改装及上牌后，销售顾问通知客户提车并做好车辆出库前准备（洗车，喷字，随车资料准备）。
3) 交车前，销售顾问必须先按规定做好新车整备，在CRM系统中做GPS出库再拆卸设备。
4) 交车过程中要按要求做售时培训并交车后录入CRM系统（扫描当天完成）。
5) 销售顾问完成全部交车手续后，对车辆扫描出库，客户结清余款；检查完毕无误后，通知文员打印《出库单》，交财务盖章后，车辆凭《出库单》出库。
6) 监控车销售出库后，在收到厂家合格证之后转交客户。
2. 车辆移库/调拨出库：
参见《整车移库/调拨入出库管理流程》
3. 贷款销售车辆：
1) 客户提交相关资料，消贷部通过家访、担保、公司内部消贷审批流程后，报《东财融资平台》审批，东财审批通过后，销售顾问与客户订立销售合同；
2) 销售顾问开具《消贷车辆结算单》；
3) 收银员根据结算单收取车款（不低于总车款的30%、贷款代理费、押金、续保金、GPS费、保险代理费等相关费用），余下结算流程与库存车结算流程一致；
4) 消贷部负责消贷客户月供款的催收工作，当月未交纳的，由公司代垫后向客户催收月供款；
4. 整车临时出门：
商品车因改装（车厢，尾板，其他改装）、移车、上牌验车、检测等需临时出门的情况，由销售顾问填写《出门条》，在系统中打印《移库出库单》，经销售经理签字同意后，保安方可放行，整车回场后由库管验车并在系统中办理移库入库手续。
五．整车结算单据传递及周报制度
1. 出纳应将收到现金及时缴存银行； 【金额超过*W及时存银行】
2. 出纳每天早上9点将上一工作日收到的车辆销售日报表、银行回单等交会计做核算处理；
3. 对于银行承兑汇票执行东风公司银行承兑汇票的收票标准及查验票据要素（详见东风收票标准书）；
4. 财务部每周出具应收账款明细表报整车销售部及总经理，并敦促销售部及时清欠，加速资金周转

东风不接受三家银行汇票：齐鲁银行、渤海银行、广州商业银行
公司不接受：农村商业银行承兑汇票、其他银行超过5次背书汇票。

附件：
1. 《资源前置计划表》

2. 《车辆采购申请单》

3. 《东风商用车新车验收单》

4. 《车辆采购入库单》
5. 《移库申请单》
6. 《调拨申请单》
7. 《整车拆件申请单》
8. 《出门条》
9. 《整车拆件管理考核流程》

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