商务邮件写作.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2016-5-9,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2016-5-9,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2016-5-9,#,商务邮件写作,发邮件和打电话作为我们日常工作中使用到的两种沟通方式，各有优点。,打电话：,快捷性,&,时效性,发邮件：准确性,&,连续性,俗话说“空口无凭”，在日常工作中重要的信息不能只靠电话等即时工具进行沟通，还要使用邮件进行书面确认，以免产生“空口无凭”的尴尬。,总目录,一、信息栏,二、内容,三、附件,四、字体和字号,五、回复技巧,六、,TIPS,一、信息栏,一、信息栏,收件人,To,是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。可以是一个或多个,.,2.,抄送,CC,是需要知道这回事的人，,CC,的人没有义务对邮件予以响应，当然如果,CC,的人有建议，淡然可以会,Email,。,3.,密件抄送,BCC,与抄送不同的 是，密件抄送的收件人地址不会显示在收件人的邮件中。,Attention,：,To,和,CC,中的各收件人的排列应遵循一定的规则。适当的规则有助于提升你的形象！,一、信息栏,信息栏的最后一项也是比较重要的一项，即,“主题”,！,主题一定不能是,空白,！,2.,主题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。,3.,一封信尽可能只针对一个主题,4.,可适当使用大写字母字符（如“,！”等）,5.,回复对方邮件时，应当根据回复内容更改标题，,不要,RE,一大串,。,6.,最重要的一点，主题千万不可出现,错别字和不通顺之处。,二、内容,适当地称呼,收件人,。,2.,开头结尾最好有,问候语,。,3.,正文。,4.,结尾签名,1,、适当,地称呼收件人,邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向,他,/,她的,，要求其给出必要的回应,。,在多个收件人的情况下可以称呼“,大家,”、,“,各位,”。,如果对方有职务，,一般以职务,尊称对方，如：“,X,总,”,、“,X,经理,”,如果不清楚职务，则应按通常的“,X,先生,”、“,X,小姐,/,女士,”称呼，但要把性别先搞清楚。,如果不清楚性别“,X,先生,/,小姐,”、“,敬启者,”。,1,、,适当,地称呼收件人,英文邮件中对收件人的称呼也是有讲究的,：,在不知道收信人姓名的情况下，有以下 几种称呼方式：,Dear Sir,（姓名未知的男性）,Dear Madam,（姓名未知的女性）,Dear Sir/Madam,（不确定收件人）,如果是发往某公司邮件还可用,“,Dear Sirs/,Madams,”,1,、,适当,地称呼收件人,英文邮件中对收件人的称呼也是有讲究的：,在知道收信人姓名的情况下，有以下几种称呼方式,：,Dear Mr Smith,（男士）,Dear Mrs Brown,（已婚女士）,Dear Miss Jones,（未婚女士）,Dear Ms Todd,（,Ms,不显示收件人的婚姻状况,）,2,、开头,结尾最好有问候语,开头,：,正式：“您好”“各位好”,非正式：“你好”“大家好”,结尾：,正式：“祝您工作顺利”“此致敬礼”（长辈）,非正式：“祝好！”,2,、开头,结尾最好有问候语,英文开头（很少用）,：,How are you?,How have you been?,I hope everything is fine with,you.,英文结尾（一般同称呼相对应）,：,PS:,“,Yours truly”,、“,Sincerely,（,yours,）”、“,Very truly yours”,在美国英语中常见。,开头,结尾,Dear Sir,/,Dear Madam,Yours faithfully,Dear Mr.Smith/,Dear Mrs.Brown,Yours sincerely,3,、正文,email,正文要简明扼要，行文通顺。,注意,email,的论述语气。尊重对方，“请”、“谢谢之类”的语气要经常出现。,email,正文多用,1234,之类的列表，,或者配图片、表格，,以清晰明确。,一次邮件交代完整信息。,尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用 拼写检查。,合理提示重要信息。,不要动不动使用,:),之类的笑脸字符，在商务信函里这样显得比较轻佻。,4,、结尾签名,1),签名信息不宜过多,。,电子邮件消息末尾加签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般,不超过,4,行,。,2),不要只用一个签名档,。,对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行,简化,。,3),签名档文字应选择与正文文字匹配，字 号一般应选择比正文字体,小,一些。,商务电子邮件范例（中文一）,张经理：,您好！,附件是,关于,XX,的调查报告,，请查收。,祝您工作顺利！,韩宇,项目经理,雅致人生管理顾问有限公司,电话：,021-038556,邮箱：,hanyu,商务电子邮件范例（中文二）,尊敬的王先生，,您好！非常感谢您长期以来对,世界经理人,杂志的支持！,为了回报您对我们的拥护，我在这里很荣幸地邀请您为我们上线,1,周年的尚品人生网的尊贵会员，您将享受到我们仅为尚品人生尊贵会员提供的所有优惠和特权，更有机会在尚品人生社区中结实与您一样成功的精英人士。,您只要点击“接受”，便可以自动成为尚品人生网的尊贵会员。,非常感谢您的关注，期待您加入尚品人生网！,此致,敬礼！,李立群,环球资源执行总裁,世界经理人,尚品人生,出版人,商务电子邮件范例（英文一）,Dear Mr.Shenwei,A,s discussed and agreed please find our proposal for the additional WMS functionalities.,If you have further questions please do not hesitate to contact us.,We would be very glad to receive your order.,Kind regards,Bernd Fingerle,Project Manager,PAA,SMS Logistics GmbH,Obere Industriestrasse 8,57250 Netphen/Germany,Phone:[phone],Fax:[phone],Mobile:[phone],E-mail:,bernd.fingerlesms-,www.sms-logistics-,商务电子邮件范例（英文二,）,Dear Mr.Zhu,As anticipate on my hereunder message,in order to check the machine foundation,our Mechanical supervisor Mr.Giovanni Limitone will arrive in Yantai tomorrow evening and on Friday will be present at your premises.,Could you please organize the hotel pick-up on Friday morning?,For your reference his mobile phone number is 138,XXXXXXXX,.,Thanks and best regards,Luisa Bollini(Mrs.),Project Management Pomini Tenova Roll Grinders,Pomini Division,Via Leonardo da Vinci,20,21053 Castellanza Italy,Phone,：,[phone],Fax,：,[phone],luisa.bollini,三、附件（,Do Not Forget,！,）,1.,如果邮件带有附件，应在,正文里面提示,收件人查看附件。,2.,附件命名：,应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。,3.,附件大小：,不宜超过,4,个，数目较多时，应打包压缩成一个文件，如果附件过大（不宜超过,2MB,），应分割成几个小文件分别发送。,4.,附件格式：,如果是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。,Attention,：有附件时，先加,附件,再写内容！,四、字体和字号,字体：中文：,宋体,或者,新宋体,；,英文：,Verdana,或者,Arial,字型。,字号：五号或,10,号字即可。,Attention,：,1,、不要用稀奇古怪的字体或斜体。,2,、最好不用背景信纸，特别是对公务邮件。,五、回复技巧,及时回复。,2.,进行针对性回复。,3.,回复不得少于,10,个字。,4.,不要就同一问题多次回复讨论。,5.,要区分,Reply,和,Reply All,（区分单独回复和回复全体）。,6.,转发邮件要突出信息。,PS,:,一般来讲，答复时的字体字号、格式等应当同收件人的一样。但是现在有的为了突出，会改变一下,字体,或者,颜色,。,六、,TIPS,Tip 1.,先加附件，再写内容。,Tip 2.,行文顺畅、简洁明了。,Tip 3.,发邮件之前，自己以收件人的身份，读一遍。,Tip 4.,检查收件人 。,Tip 5.,关键邮件要保存,。,Thanks,！,Good Night,