合同签订及审批制度.doc

合同签订及审批程序编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修订内容修订人审核人批准人1.流程概况流程目的为规范合同签订，履行和付款程序，并最大限度的避免风险，起草以下管理和签订程序。本办法适用于恒旭置地签署的所有经济类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。本流程是宜宾恒旭置地合同管理制度（HXJT-HXZD-0017）的补充。适用范围适用于公司开发、承建的所有项目、所有部门所签署的合同金额超过十万元的工程类合同，其它类型合同须根据实际情况将会签人进行调整后进行会签流程。定义无流程主导及参与部门监审部、行政部、法务部、财务部、各项目公司（部门）上游流程名称下游流程名称子流程名称部门流程中承担职责行政部1、 组织合同的会签2、 合同的履行监督；3、 项目所有合同的汇总、统计。财务部1、 组织年度、月度资金计划编制、审核和监督；2、 负责付款审批和支付。法务部1、 负责合同法律相关条款的审核。监审部1、合同签订到终止的全过程跟踪、监督各项目公司（部门）1、 负责组织职责范围内合同的起草和谈判，组织会签；2、 合同履行的监督2、合同签订的审核流程（1）、合同承办部门按照恒旭置地合同管理制度（HXJT-HXZD-0017）对合同条款进行完善后须填写合同会签及审批表、并附合同文本，合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件，合同条件约谈记录，按权限审核报批；如合作方为个人的，须提供个人身份证及相应的资信证明文件。（2）对邀请招标、比选或指定中标合同的签署，招标人员在与对方针对合同重要条款进行谈判时（如二次报价、合同金额、付款周期、技术要求、工期要求等），须填写合同条件约谈记录并会签留档，作为合同会签及审批表的附件之一。（3）、合同会签及审批表中须会签人数和部门的设置须严格按照恒旭置地合同管理制度（HXJT-HXZD-0017）执行，原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。3、合同的审核1、行政部负责审核合同文字和结构、通用条款、专用条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款；2、监审部全过程参与合同的谈判、定价及监督合同的履行。3、工程部、项目公司审核合同的相应技术条款；4、成控部负责审核合同价款及价款调整（项目价款计算书作为合同附件）、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款；5、财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。6、法律顾问分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括担不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。4、合同的签署和盖章1、合同原则上由对方先签字盖章。合同按照规定审批顺序全部完成后按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，然后加盖合同骑缝章后发给合作方，由合作方签字盖章后返还给行政部，行政部确认无误后，按照印章使用管理规定办理签字盖章手续；2、合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本原件及副本原件全部交行政部存档，合同副本复印件交财务部、监察审计部及项目公司留存使用；（原则上合同原件严禁外借）3、在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量、安全文明措施的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证，如对方拒收应即改为特快专递方式重发。4、合同执行过程中，行政部应及时对合同履行情况进行监督检查，并定期对合同执行情况进行分析；5、原则上禁止办理先建设后补合同的程序。5、合同的变更、转让及解除1、变更合同范围和付款条件，转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式，补充合同须会签及审批；2、变更、转让或解除后合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知，方式和范围同恒旭置地合同管理制度（HXJT-HXZD-0017）的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。3、行政部为合同变更、转让及解除的主办部门。附件1：合同会签及审批表附件2：合同条件约谈记录合同会签审批表（工程类）合同名称合作单位（个人）合同编号合同范围工 期合同金额预付款计价方式进 度 款质保金履约保证金退还条件水 电 费税 金经办部门经办人现场负责人、现场监审员意见送达时间成本负责人意见送达时间项目财务负责人意见送达时间项目总经理意见送达时间法务部意见送达时间置地公司领导意见送达时间集团监审部意见送达时间集团公司领导意见送达时间注：原则上不超过72小时会签完成。项目公司会签在24小时内，集团及公司领导会签在48小时内。合同条件约谈记录 编号：约谈时间约谈地点约谈单位约谈项目约谈内容： 1、确定事项： 签字确认栏约谈单位代表（个人）我司（个人）同意以上填写的约谈确定事项，并由约谈代表签署后作为新要约生效。单位：代表签署：恒旭公司代表签署以上约谈内容须我公司工程采购/招标领导小组批准后才能承诺。代表签署：工程招标领导小组审批：是否按受此约谈内容确定合同条款是 否 置地公司领导签名： 集团领导签名： 注：直接签名即表示同意文件内容，签署意见表示按意见修改后同意文件内容。